孫微微

（廣州港股份有限公司，廣東 廣州 510100）

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型發(fā)展趨勢(shì)不可阻擋。2020年6 月新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱“新《檔案法》”）進(jìn)一步明確電子檔案的形成與管理，為企業(yè)可以只存檔電子檔案提供依據(jù)。2021 年6 月《財(cái)政部 國(guó)家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》已經(jīng)明確，打印電子原件的紙質(zhì)版作為憑證附件的，也要同時(shí)保存該電子原文件。通知的要求對(duì)企業(yè)是否正確保存電子憑證的原文件帶來難度。在這一背景下，企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化歸檔模式勢(shì)在必行。那么，企業(yè)怎樣實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案單套管理，具體如何操作，成為研究電子會(huì)計(jì)檔案單套管理的重要課題。

一、港口企業(yè)會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)狀

港口企業(yè)檔案管理工作大多還是采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷入賬還是采用紙質(zhì)單據(jù)傳遞、審批、入賬、歸檔的流程方式，存在紙質(zhì)單據(jù)量大、儲(chǔ)存成本高、歸檔效率低、內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)大等諸多難點(diǎn)。

（一）紙質(zhì)單據(jù)量大

企業(yè)職工日常報(bào)銷單據(jù)多，比如就醫(yī)、通訊、交通等紙質(zhì)單據(jù)，外部單位資金支付附件涉及合同、工程資料等，業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)算單據(jù)眾多，加上會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等諸多財(cái)務(wù)資料。隨著港口業(yè)務(wù)復(fù)雜多樣化、財(cái)務(wù)核算精細(xì)化的特點(diǎn)，紙質(zhì)單據(jù)量遠(yuǎn)超以往，紙質(zhì)文件輸出打印耗費(fèi)高。

（二）儲(chǔ)存成本高

企業(yè)根據(jù)內(nèi)部控制管理辦法的要求，保管會(huì)計(jì)檔案，配備專門的管理人員，提供檔案室保管檔案資料。隨著企業(yè)單據(jù)量逐步增加，實(shí)物存檔占用空間大，明顯增加了企業(yè)儲(chǔ)存成本。近幾年，港口企業(yè)發(fā)生搬遷重建、運(yùn)營(yíng)地改變等諸多情形，增加了紙質(zhì)檔案異地調(diào)閱運(yùn)輸成本，另外要梳理檔案完成遷移工作，期間也耗費(fèi)了大量人力成本。

（三）歸檔效率低

按照檔案的管理要求，財(cái)務(wù)人員每月整理憑證附件，除了紙質(zhì)原件外，電子單據(jù)也需要打印歸檔，整理裝訂成冊(cè)。每年度整理一套歸檔文件，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等紙質(zhì)文件，同時(shí)還需要完成電子文件報(bào)盤數(shù)據(jù)。全部歸檔文件量大，且耗時(shí)耗力。

（四）內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)大

經(jīng)辦人通過線下填寫紙質(zhì)單據(jù)，財(cái)務(wù)人員完成各項(xiàng)資金支付及費(fèi)用報(bào)銷，同一紙質(zhì)單據(jù)可能存在重復(fù)報(bào)銷的情形，沒有電子系統(tǒng)復(fù)核，只能通過臺(tái)賬人工核對(duì)，容易存在內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。且線下紙質(zhì)單據(jù)資料容易被篡改、偽造，缺乏有效的追溯途徑，無法核實(shí)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

二、港口企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)路徑

港口企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案單套管理的推行與落地，可以通過設(shè)計(jì)管理方案、搭建電子會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)、制訂內(nèi)部管理制度等路徑實(shí)現(xiàn)。

（一）頂層設(shè)計(jì)管理方案

企業(yè)決定實(shí)施電子會(huì)計(jì)檔案單套管理，應(yīng)建立頂層設(shè)計(jì)管理方案。首先尋找電子檔案存在的政策依據(jù)；其次搭建電子檔案歸檔系統(tǒng)，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)建立會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)手段；評(píng)估企業(yè)可用資源，為實(shí)施電子會(huì)計(jì)檔案提供便利條件。

1.政策依據(jù)

新《檔案法》指出電子檔案可以以電子形式作為憑證使用，與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案具有同等效力，這一規(guī)定為電子檔案的存在提供了立法依據(jù)?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）對(duì)業(yè)務(wù)、檔案系統(tǒng)相關(guān)功能提出了明確要求，描述了電子檔案歸檔范圍、電子文件的收集與整理、電子檔案的管理與處置等主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理要求，為電子檔案歸檔提供了規(guī)范指引?！稌?huì)計(jì)改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》明確提出在下一個(gè)五年規(guī)劃里，會(huì)計(jì)核算流程和管理的全面電子化，推動(dòng)電子會(huì)計(jì)憑證數(shù)字化和無紙化，涉及單據(jù)開具、接收、入賬和歸檔全流程鏈條。企業(yè)應(yīng)持續(xù)關(guān)注、梳理電子檔案歸檔依據(jù)，為開展電子會(huì)計(jì)檔案管理提供政策支持。

2.數(shù)據(jù)安全

電子檔案的數(shù)據(jù)安全要做到系統(tǒng)全流程的數(shù)據(jù)保密、承載完整、信息清晰等基本要求。會(huì)計(jì)檔案承載企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，一旦出現(xiàn)泄漏、遺失等問題，會(huì)給企業(yè)帶來不可估量的風(fēng)險(xiǎn)。那么，企業(yè)必須構(gòu)建檔案安全管理體系，全流程對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案做安全保護(hù)，涉及到附件采集、系統(tǒng)存儲(chǔ)、憑證調(diào)閱和鑒定銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。隨著數(shù)字化技術(shù)手段的不斷發(fā)展，企業(yè)應(yīng)引入加密技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、分布式文件存儲(chǔ)系統(tǒng)、電子簽名等技術(shù)保障數(shù)據(jù)安全。

3.統(tǒng)籌資源

企業(yè)實(shí)施電子會(huì)計(jì)檔案單套管理，需要評(píng)估可用資源，需要獲得企業(yè)管理層的支持，改變?cè)袀鹘y(tǒng)歸檔習(xí)慣還需要投入大額的資金支持，引入先進(jìn)的信息技術(shù)手段，需要配備人員參與到項(xiàng)目的開發(fā)推進(jìn)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況和電子檔案實(shí)施需求，明確評(píng)估利用資源，包括但不限于資金投入程度、人員配備情況、信息系統(tǒng)成熟程度等，為電子檔案單套管理工作提供基礎(chǔ)保障。

（二）電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)

企業(yè)以信息化手段為抓手，建立電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)歸檔平臺(tái)，單據(jù)從產(chǎn)生到加工、處理、歸檔的環(huán)節(jié)，形成完整的閉環(huán)管理流程。結(jié)合港口企業(yè)電子檔案試點(diǎn)工作以及財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)項(xiàng)目，為實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案提供了基礎(chǔ)保障。通過梳理憑證附件、全面對(duì)接異構(gòu)系統(tǒng)，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化。

企業(yè)升級(jí)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，啟用線上審批單據(jù)的功能模塊，應(yīng)用具備電子發(fā)票采集功能和相關(guān)驗(yàn)證功能的模塊，通過發(fā)票池歸集所有發(fā)票，開啟銀企互聯(lián)功能，對(duì)接電子檔案系統(tǒng)。整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)將資金支付功能、財(cái)務(wù)核算功能、歸檔功能三者建立起關(guān)聯(lián)關(guān)系，形成了憑證附件歸集平臺(tái)，將報(bào)銷單據(jù)、電子發(fā)票及相關(guān)附件作為憑證附件歸檔，實(shí)現(xiàn)單據(jù)、發(fā)票與記賬憑證的檢索。至此，付款憑證已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了附件線上歸集、報(bào)銷、入賬、歸檔。搭建附件歸集平臺(tái)后，對(duì)接財(cái)務(wù)系統(tǒng)與行政辦公系統(tǒng)，獲取合同審批文件、內(nèi)部請(qǐng)示文件等原文件。對(duì)接財(cái)務(wù)系統(tǒng)與人力資源管理系統(tǒng)，各類職工待遇審批單據(jù)及附件推送到財(cái)務(wù)系統(tǒng)生成憑證，各類審批文件作為憑證附件自動(dòng)存儲(chǔ)歸檔。對(duì)接財(cái)務(wù)系統(tǒng)與銀行端口支付系統(tǒng)，將審批的付款單直接推送到銀行端系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全鏈條電子化支付流程。付款憑證歸檔流程如圖1 所示。

圖1 付款憑證歸檔流程

除了付款憑證全流程歸檔外，收款憑證應(yīng)用財(cái)務(wù)系統(tǒng)銀企互聯(lián)功能，通過銀行流水推送收款單生成收款憑證，收款憑證有其他附件的，通過使用行政辦公系統(tǒng)平臺(tái)推送提醒功能，提醒經(jīng)辦人上傳附件，實(shí)現(xiàn)收款憑證附件的收集。港口企業(yè)轉(zhuǎn)賬憑證電子化歸檔可以分為兩種情況，一種情況是沒有業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)的單位，應(yīng)用財(cái)務(wù)系統(tǒng)專有平臺(tái)生成轉(zhuǎn)賬憑證，通過此平臺(tái)上傳附件生成轉(zhuǎn)賬申請(qǐng)單，選擇配置好的憑證模板，推送生成憑證，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)賬憑證附件的入賬、歸檔。另一種情況是有業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)的單位，通過對(duì)接業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)結(jié)轉(zhuǎn)收入憑證的入賬、歸檔。業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成原始附件，包括結(jié)算方式確認(rèn)通知書、預(yù)收通知書、出納收款通知書、預(yù)收款項(xiàng)憑單等單據(jù)，不再需要打印紙質(zhì)單據(jù)作為憑證附件。業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接生成防止篡改的文件，且該文件所包含業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)是已完成業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)環(huán)節(jié)處理后的最終狀態(tài)數(shù)據(jù)，不能是待處理的中間狀態(tài)數(shù)據(jù)。此外，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)配置人員電子簽章、企業(yè)電子公章。

（三）電子會(huì)計(jì)檔案制度管理

企業(yè)要實(shí)現(xiàn)電子檔案單套管理，需要制訂一系列電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，包括但不限于基本管理制度、歸檔范圍與保管期限制度、移交制度、借閱使用制度、鑒定銷毀制度等。

1.基本管理制度

（1）基本要求

電子會(huì)計(jì)檔案最基本的要求是滿足四性檢測(cè)，包括真實(shí)、完整、可用、安全。真實(shí)性，確保歸檔的電子會(huì)計(jì)資料來源可靠，檢測(cè)內(nèi)容是否被非法更改或非法調(diào)換，是否完全和正確表達(dá)所歸檔材料。完整性，檢測(cè)待歸檔信息包中的文件數(shù)量、元數(shù)據(jù)項(xiàng)是否完整。可用性，指對(duì)電子文件的可理解性和可利用性，包括可識(shí)別性、文件信息記錄的軟硬件環(huán)境檢測(cè)。安全性，指對(duì)文件載體安全、信息包是否包含病毒等進(jìn)行檢測(cè)，以及歸檔過程的安全、可控。

（2）管理職責(zé)分工

會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)納入相關(guān)部門職責(zé)范圍，落實(shí)工作人員和崗位責(zé)任。應(yīng)明確會(huì)計(jì)檔案管理工作分管領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置或指定負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的管理責(zé)任部門。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門、檔案日常管理部門共同監(jiān)督和指導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案工作。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案資料的歸集、整理、保管；檔案日常管理部門指導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作；信息系統(tǒng)維護(hù)管理部門為電子會(huì)計(jì)檔案歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案管理提供信息技術(shù)支持；提交原始會(huì)計(jì)憑證的責(zé)任部門負(fù)責(zé)原始會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性、完整性；會(huì)計(jì)檔案管理員為指定的專門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案臨時(shí)保管及負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案移交的人員，按要求執(zhí)行電子會(huì)計(jì)檔案借閱審批流程。

2.歸檔范圍與保管期限制度

會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、年度審計(jì)報(bào)告、年度所得稅匯算清繳報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10 年和30 年，屬于定期保管期限的會(huì)計(jì)資料一般執(zhí)行電子檔案管理，永久類的會(huì)計(jì)檔案執(zhí)行雙套管理，部分會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍與保管期限如表1 所示。

表1 歸檔范圍與保管期限

3.移交制度

電子會(huì)計(jì)檔案移交，應(yīng)做好清點(diǎn)、鑒定，并做好登記、填寫歸檔登記表。應(yīng)清點(diǎn)核實(shí)電子會(huì)計(jì)檔案名稱、起止年度、檔案編號(hào)、保管期限及其元數(shù)據(jù)數(shù)量等。應(yīng)鑒定電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。清點(diǎn)、鑒定完畢后，按批次或者歸檔年度填寫歸檔登記表，交接雙方簽字蓋章后，完成電子檔案的交接工作。電子會(huì)計(jì)檔案的移交時(shí)間不能晚于電子文件形成后的次年6 月。

4.借閱使用制度

企業(yè)在進(jìn)行借閱管理時(shí)，通過行政辦公系統(tǒng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)。經(jīng)履行借閱審批手續(xù)后，由會(huì)計(jì)檔案管理員在電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，將相關(guān)借閱資料以電子形式通過辦公郵箱發(fā)送至借閱人，并在借閱資料上增設(shè)水印標(biāo)記，借閱人做好會(huì)計(jì)檔案的保密工作。

5.鑒定銷毀制度

在電子檔案系統(tǒng)設(shè)置不同類別檔案的保管期限，待保管期限屆滿，系統(tǒng)自動(dòng)提示并按照流程開展鑒定。檔案日常管理部門負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案鑒定工作，召集相關(guān)職能管理部門共同進(jìn)行。經(jīng)各部門鑒定后，會(huì)計(jì)檔案如果屬于繼續(xù)保存的資料，需要重新劃定期限，起始日從保管期滿日開始計(jì)算；如果屬于不需要繼續(xù)保存的資料，可以銷毀。鑒定結(jié)果需形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書，經(jīng)審批同意后方可進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的銷毀。經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案,檔案管理機(jī)構(gòu)填寫會(huì)計(jì)檔案銷毀登記表并歸檔保存。

三、全面推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案單套制管理建議

（一）宣傳電子檔案管理知識(shí)

企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案單套管理實(shí)踐，目前還處于逐步開展試點(diǎn)，不斷摸索的階段。加大電子檔案宣傳知識(shí)，有利于轉(zhuǎn)變?cè)兴季S，擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔思想的羈絆，調(diào)動(dòng)企業(yè)自身能動(dòng)性；加大電子檔案制度的普及，有利于深刻理解檔案電子化歸檔的政策性依據(jù)；加大電子檔案數(shù)字化信息培訓(xùn)，加強(qiáng)全員信息化專業(yè)知識(shí)，打消原有顧慮，如認(rèn)為電子化歸檔會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)易遺失、電子資料不清晰等問題；加大電子檔案管理系統(tǒng)知識(shí)，有利于檔案管理部門、信息技術(shù)部門、各業(yè)務(wù)部門等人員的綜合能力培養(yǎng)。建議做好政策宣傳、電子檔案實(shí)施計(jì)劃推廣、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、典型企業(yè)案例分享等具體措施，推進(jìn)電子檔案單套管理工作。

（二）推進(jìn)電子票據(jù)資料普及范圍

在電子票據(jù)還未全領(lǐng)域普及的情況下，企業(yè)還存在大量紙質(zhì)票據(jù)需要做實(shí)物歸檔，如增值稅專用發(fā)票、合同、醫(yī)療報(bào)銷票據(jù)、交通費(fèi)用單據(jù)等，大量紙質(zhì)原件給全面實(shí)行電子檔案單套管理帶來了困擾?！稌?huì)計(jì)改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》中明確提出，在下一個(gè)五年規(guī)劃里，會(huì)計(jì)核算流程和管理的全面電子化，推動(dòng)電子會(huì)計(jì)憑證數(shù)字化和無紙化。建議全方面加快推進(jìn)電子票據(jù)資料的普及范圍。