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        檔案治理視域下高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型優(yōu)化的路徑分析

        2023-10-08 13:34:30王素平宋倩
        四川勞動(dòng)保障 2023年9期
        關(guān)鍵詞:檔案管理工作發(fā)展

        文/王素平 宋倩

        隨著科技進(jìn)步與發(fā)展,高校檔案管理模式以及方法等也發(fā)生了變化,如何適應(yīng)這種新變化,使高校檔案管理朝著高質(zhì)量的方向發(fā)展,是當(dāng)前高校亟待解決的問(wèn)題。

        高校檔案管理工作存在的不足

        檔案管理理念認(rèn)知存在一定偏差。部分工作人員認(rèn)為檔案管理就是整理資料文件,沒(méi)有對(duì)管理模式以及方法等進(jìn)行優(yōu)化,所應(yīng)用的依然是傳統(tǒng)管理模式以及方法等。部分高校檔案管理工作還處于相對(duì)被動(dòng)的狀態(tài),對(duì)于檔案管理工作的性質(zhì)以及整體性把握不足。

        檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。高校檔案管理是一項(xiàng)極為復(fù)雜的工作,涉及多個(gè)部門(mén)以及專業(yè),對(duì)于管理人員的綜合素質(zhì)以及能力等均提出了較高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。各部門(mén)在工作期間都會(huì)產(chǎn)生檔案,檔案對(duì)于部門(mén)的工作影響很大,需要安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理工作。但是結(jié)合當(dāng)前相關(guān)工作實(shí)施的實(shí)際情況來(lái)看,許多高校對(duì)于檔案管理的重視度不足,檔案管理人員的綜合素質(zhì)并不是很高,且管理人員相對(duì)比較固化,即負(fù)責(zé)檔案管理的人員工作很少出現(xiàn)變動(dòng),長(zhǎng)時(shí)間從事相關(guān)工作容易導(dǎo)致管理人員的思維固化。

        管理方式滯后。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步,檔案管理也開(kāi)始朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。當(dāng)前,高校檔案管理工作中信息化技術(shù)的應(yīng)用并不徹底,傳統(tǒng)管理模式應(yīng)用相對(duì)比較廣泛。傳統(tǒng)管理模式下,檔案主要以線下服務(wù)為主,檔案管理服務(wù)可能會(huì)因此受到時(shí)空的局限,服務(wù)質(zhì)量、效果因此受到較大的影響和干擾。

        檔案信息資源利用單一化。高校檔案信息資源豐富,但是在對(duì)諸多高校檔案管理情況進(jìn)行分析時(shí),發(fā)現(xiàn)存在很多重管理輕應(yīng)用的現(xiàn)象,檔案利用范圍相對(duì)較小,檔案信息資源開(kāi)發(fā)乏力。一些高校要求對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,這種管理模式雖然可以避免檔案遺失或者是出現(xiàn)其他方面的紕漏,但是也容易導(dǎo)致檔案管理工作不夠靈活。一些高校沒(méi)有大范圍地應(yīng)用檔案,且部分檔案局限于紙質(zhì)文件,難以充分發(fā)揮其價(jià)值。

        檔案管理制度不完善。在檔案管理工作實(shí)施過(guò)程中,通常會(huì)建立各種各樣的制度,當(dāng)前,我國(guó)高校檔案管理雖然構(gòu)建了相應(yīng)的制度,但有些制度不健全,沒(méi)有對(duì)檔案管理的模式以及方法等進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整,所用的依然是傳統(tǒng)管理制度和方法。

        優(yōu)化路徑

        轉(zhuǎn)變檔案管理思想觀念。思想是行動(dòng)的先導(dǎo),為了更好地解決檔案管理中存在的問(wèn)題,助力檔案管理朝著更加高質(zhì)量的方向發(fā)展,還需要積極主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念,明確檔案管理工作實(shí)施的重要性。高校在開(kāi)展檔案管理工作時(shí),需要用發(fā)展的眼光看待問(wèn)題。檔案管理對(duì)于高校的發(fā)展有著多元化的促進(jìn)作用,比如檔案管理工作的實(shí)施可以幫助高校更好地開(kāi)展人力資源管理工作,使各個(gè)崗位職工能夠充分發(fā)揮自身能力與價(jià)值。同時(shí),通過(guò)檔案管理所反饋出來(lái)的情況還可以幫助高校總結(jié)反思工作中存在的問(wèn)題與不足,更好地解決問(wèn)題。當(dāng)然,要轉(zhuǎn)變高校檔案管理思想觀念也絕非一朝一夕能夠做好的事情,需要從多個(gè)層面著手。一方面,需要做好檔案管理人員的思想教育工作,讓他們充分認(rèn)識(shí)到自身工作的意義以及價(jià)值。另一方面,還需要做好非檔案管理人員的思想觀念轉(zhuǎn)變工作。檔案管理對(duì)于高校的發(fā)展建設(shè)影響重大,任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)缺陷或是失誤,都將會(huì)對(duì)高校的發(fā)展產(chǎn)生不良影響和干擾。因此,非檔案管理人員要夠積極主動(dòng)配合各項(xiàng)檔案管理工作的推進(jìn)。

        圖據(jù)網(wǎng)絡(luò)。

        落實(shí)檔案治理多向協(xié)同化。高校檔案管理工作并非某一個(gè)部門(mén)單獨(dú)的工作,其事關(guān)高校發(fā)展建設(shè),與高校各個(gè)部門(mén)以及院系之間有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。檔案治理視域下,要做好檔案管理、治理工作,就應(yīng)當(dāng)做到多向協(xié)同。管理主體不能只是局限于檔案管理部門(mén),要盡可能讓更加多元化的主體參與到相關(guān)工作之中,可以將檔案館、圖書(shū)館、二級(jí)學(xué)院、行政部門(mén)等融合在一起,構(gòu)建新型檔案管理系統(tǒng)模式,明確各個(gè)部門(mén)在檔案管理中所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任,使檔案管理朝著更加高質(zhì)量的方向發(fā)展。

        從檔案管理保管員朝治理組織者轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理模式下,管理人員年齡偏大,對(duì)于管理方面新的知識(shí)以及技巧等不了解,難以靈活解決管理工作中存在的問(wèn)題與不足。因此,為了提高檔案管理質(zhì)量效果,解決檔案管理中存在的問(wèn)題,就需要積極引導(dǎo)從事檔案管理的工作人員轉(zhuǎn)變思想,讓其從保管員朝著組織者轉(zhuǎn)型。可以根據(jù)高校檔案管理工作的實(shí)際需要,組織與檔案管理存在有一定關(guān)聯(lián)性的機(jī)構(gòu)或者是部門(mén)參與到檔案管理工作中,共同商議檔案管理優(yōu)化對(duì)策、檔案管理的重難點(diǎn)等,為檔案管理質(zhì)量的優(yōu)化以及提升等做好準(zhǔn)備。而且,檔案管理人員從傳統(tǒng)的保管員轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織者,他們的工作負(fù)擔(dān)也會(huì)大幅度降低,可以將更多優(yōu)質(zhì)資源應(yīng)用于檔案管理之中,提高檔案管理的靈活性,使資源得到更好配置。

        積極推進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)共享。在檔案治理理念下,傳統(tǒng)的管理手段以及方法已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前的需求,推進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)共享是發(fā)揮檔案作用價(jià)值的有效手段之一。在具體的推進(jìn)工作中,高校需要加大投入力度,積極構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理數(shù)據(jù)共享信息化平臺(tái),落實(shí)好軟硬件建設(shè)工作。同時(shí),還需要加強(qiáng)電子信息系統(tǒng)整合,做到多資源接入以及多平臺(tái)集約共享。當(dāng)然,在此過(guò)程中需要較高水平的信息技術(shù)支持。因此,高校也應(yīng)當(dāng)立足自身的情況,因地制宜開(kāi)展相關(guān)工作,發(fā)揮好信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用。

        實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源利用多元化。當(dāng)前,高校雖然都進(jìn)行了檔案管理,但是結(jié)合管理現(xiàn)狀來(lái)看,其信息資源開(kāi)發(fā)利用依然呈現(xiàn)出單一化的趨勢(shì)。隨著科技發(fā)展,傳統(tǒng)的開(kāi)發(fā)手段無(wú)法滿足多元主體對(duì)于檔案信息資源便捷性、豐富性、針對(duì)性、知識(shí)性以及共享性的需求。高校檔案記錄了學(xué)校發(fā)展建設(shè)的各項(xiàng)信息,對(duì)于高校的發(fā)展建設(shè)意義重大,未來(lái)要想進(jìn)一步凸顯檔案的作用與價(jià)值,就需要從多元化的角度出發(fā),分析檔案對(duì)于學(xué)校各項(xiàng)工作的推進(jìn)有哪些積極作用,然后在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行優(yōu)化。

        健全制度。健全的檔案管理制度,有利于對(duì)高校各項(xiàng)工作產(chǎn)生促進(jìn)作用。因此,高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視,對(duì)制度不斷進(jìn)行規(guī)范和完善。同時(shí),與時(shí)俱進(jìn),提高檔案管理質(zhì)量效果,解決好檔案管理中存在的問(wèn)題。

        總之,做好檔案管理工作,明確管理環(huán)節(jié)的重難點(diǎn)所在,制定科學(xué)合理的管理措施以及方法,提升管理人員的綜合素質(zhì),都可以助力高校各項(xiàng)工作高質(zhì)量開(kāi)展。高校應(yīng)重視檔案管理工作,繼續(xù)加大投入,充分發(fā)揮檔案管理的作用,助推高校高質(zhì)量發(fā)展。

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