樊 莉

（作者單位：揚州大學(xué)）

高校后勤保障部門，是總負責學(xué)校后勤工作，為教學(xué)、科研及師生和員工生活提供保障的服務(wù)與管理機構(gòu)。在審計年度計劃安排中，大多數(shù)高校側(cè)重于對高校領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟責任履行情況進行審計，對后勤保障部門的綜合性專項審計相對較少。隨著教育規(guī)模的擴大和部門經(jīng)費的增加，后勤保障部門的管理內(nèi)容日趨分散化[1]、多樣化，加強對其的內(nèi)部監(jiān)督，提高管理效能，是學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展的必然需求。本文基于審計工作理論，詳細介紹Y大學(xué)后勤保障處審計實施過程，并針對審計過程中遇到的困難提出對策。

一、案例概況

（一）部門簡介

Y 大學(xué)是A 省省屬高校之一，其后勤保障處是行政管理部門中年度預(yù)算資金安排量最大、業(yè)務(wù)種類最多的部門。2022 年，Y 大學(xué)后勤保障處全年財政預(yù)算資金安排總額達到3.62 億元，包含校撥資金1.57 億元，自收自支部門資金2.05 億元。Y 大學(xué)后勤保障處現(xiàn)下設(shè)10 個二級部門，分別為綜合管理科、質(zhì)量運行與安全管理科、計劃項目科、醫(yī)療服務(wù)中心、能源動力與節(jié)能管理科、飲食服務(wù)中心、公寓服務(wù)中心、物業(yè)服務(wù)中心、公共與衛(wèi)生科和幼教服務(wù)中心。其中，飲食服務(wù)中心與幼教服務(wù)中心采取自收自支的運行模式，財務(wù)單獨核算。

（二）部門特點

后勤保障處管轄的業(yè)務(wù)種類較多，內(nèi)部管理的難度大，故相較于其他教學(xué)單位、行政管理部門，其專項審計難度也較大。

1.業(yè)務(wù)分布跨度大

Y 大學(xué)后勤保障處下設(shè)10 個二級部門，業(yè)務(wù)涉及工程項目建設(shè)、醫(yī)療服務(wù)、水電服務(wù)、幼教服務(wù)、物業(yè)管理、公寓管理和質(zhì)量監(jiān)督等，包含高校師生日常生活的方方面面。對于部門專項審計來說，眾多的業(yè)務(wù)類型要求審計人員了解不同業(yè)務(wù)的特點和內(nèi)部管理制度，對審前情況調(diào)查、審計方法和審計問題定性都提出了較高的要求。

2.校區(qū)分設(shè)數(shù)量多

Y 大學(xué)是一所由多所高等院校合并組建而成的高校，包含原師范學(xué)院、農(nóng)學(xué)院、工學(xué)院、醫(yī)學(xué)院、水利工程專科學(xué)校和商業(yè)?？茖W(xué)校，具有分設(shè)校區(qū)多、學(xué)生分散等特點。后勤服務(wù)因具有基礎(chǔ)性特點，需要涵蓋所有校區(qū)，而這給庫存材料管理、資金收支情況等業(yè)務(wù)活動審計的開展帶來了極大不便，大大增加了審計難度。

3.財務(wù)核算制度多

Y 大學(xué)后勤保障處雖經(jīng)改革調(diào)整后已從后勤集團整合為學(xué)校內(nèi)設(shè)部門，但由于其管轄內(nèi)容的特殊性，會計核算由校后勤處內(nèi)設(shè)的財務(wù)科和資產(chǎn)經(jīng)營公司負責。由于核算主體不同，核算制度也存在差異，分別為行政事業(yè)單位會計制度和企業(yè)會計制度，需要依據(jù)《企業(yè)會計準則》《事業(yè)單位會計制度》和《高等學(xué)校會計制度》進行管理。財務(wù)管理性質(zhì)和制度的特殊性也給審計工作的開展帶來了一定挑戰(zhàn)。

4.部門相對獨立性高

在后勤保障處的實際管理中，學(xué)校給予其相對獨立的自主權(quán)。例如，在人員管理方面，由于幼教服務(wù)中心和飲食服務(wù)中心等部門存在用人需求大、人員流動性強等特點，部分聘用人員由其自行管理；在庫存管理方面，校區(qū)數(shù)量多也導(dǎo)致倉庫數(shù)量等隨之增加。本次審計時間短、任務(wù)重，而后勤保障處業(yè)務(wù)范圍廣、種類雜，導(dǎo)致審計人員難以有效掌握實際情況，發(fā)現(xiàn)問題的難度大大提高，難以作出準確判斷。

二、審計實踐過程

（一）審計范圍

選取2022 年度后勤保障處財務(wù)收支情況作為審計范圍，包含二級核算部分和在企業(yè)賬套核算部分，必要時可追溯到以前相關(guān)年度。某些方面如工程建設(shè)情況、非編用工情況等選取2020—2022 年的數(shù)據(jù)作為審計范圍。

（二）審計方法

主要采用的審計方法包括詢問、審核、分析性復(fù)核、監(jiān)盤、穿行測試等。

（三）審計程序

1.內(nèi)部控制及管理情況了解

在審計進場前，審計組充分進行審前調(diào)查，了解到后勤保障處工程項目預(yù)算金額大、部門內(nèi)非編用工人數(shù)眾多等情況，確定了部分審計重點。通過設(shè)計固定要素表格，要求后勤保障處相關(guān)職能科室進行統(tǒng)計和填報，收集有效信息用于進一步分析，把握整體情況，減少零散抽查，提高審計核查效率。

2.實質(zhì)性程序

（1）工程項目管理情況審計。對比工程項目實施臺賬填報的進度款支付與校財務(wù)實際支付明細，核查部門填報數(shù)據(jù)的準確性和可用性，查看是否存在超進度支付工程款項等情況；對比工程項目開工時間與立項時間，查看是否存在未立項便開工或先開工后立項的情況；對比項目實施預(yù)算金額與施工單位報審金額，查看是否存在項目隨意變更或變更未經(jīng)審批的情況；對比項目竣工驗收時間與實際送審時間，查看是否存在延遲送審的情況。

（2）非編用工情況審計。對比非編用工人員名冊與人事處提供的備案名冊，通過VLOOKUR 函數(shù)查找身份證號匹配非編人員備案情況；運用Excel，以身份證號部分出生年月字段計算非編人員的年齡，與實際繳納社保情況進行匹配，查看是否存在未達到退休年齡便未按規(guī)定繳納社保的情況。

（3）庫存管理情況審計。詢問相關(guān)職能科室，了解庫房分布地點與庫存管理情況；不提前通知進行突擊檢查，要求庫存管理人員按照當日庫存管理系統(tǒng)進行材料盤點，形成完善的記錄；檢查材料入庫及領(lǐng)用臺賬原件，查看是否存在未按規(guī)定進出庫或賬實不符的情況。

（4）水電收費審計。審核常規(guī)水電收入項目是否按照學(xué)校規(guī)定標準計費，是否存在未按規(guī)定收費或不合理收費的情況。

（5）采購情況審計。分析2022 年部門財務(wù)明細賬，篩選零星支付較多的科目。本次審計選取的科目為印刷費，審計人員查看憑證附件，重點關(guān)注印刷服務(wù)單位，分析是否存在未按規(guī)定實施采購或拆分采購金額規(guī)避招標的情況。

3.審計發(fā)現(xiàn)的問題

（1）工程項目管理方面。立項依據(jù)不充分，存在未立項便開工或先開工后立項的情況（見表1）。例如，2022 年存在35 個項目未在維修管理小組會議討論決定或未見項目立項書，42 個項目開工時間早于立項時間。

表1 未立項便開工或先開工后立項的工程項目（示例）

（2）非編用工管理方面。目前，非編用人由各部門提出用工申請，經(jīng)處長辦公會討論通過，后續(xù)的招聘錄用、合同簽訂及管理、工資標準的確定及調(diào)整均由各二級部門自行負責，未做到定崗定薪。工資調(diào)整由各中心提出調(diào)整方案，經(jīng)二級部門相關(guān)會議討論確定，缺少正常的調(diào)薪機制。同時，大部分非編用工未在人事處備案，學(xué)校無法掌握后勤保障處整體非編人員用工情況。

（3）財務(wù)核算制度未及時更新。飲食服務(wù)中心與幼教服務(wù)中心的財務(wù)核算為二級核算，單獨在后勤保障處設(shè)立財務(wù)科，未在Y 大學(xué)校財務(wù)賬內(nèi)核算。財務(wù)核算機制仍然采用收付實現(xiàn)制，未及時根據(jù)行政事業(yè)單位管理制度的要求建立新賬套，采用平行記賬的方式。

（4）庫存材料出入庫管理混亂。部分水電維修材料入庫即出庫，材料采購驗收后，由倉庫保管員驗收合格后收入采供部倉庫，直接整批出庫。同時，對已領(lǐng)用出庫但實際未使用完的材料管控不到位，也未定期對臨時倉庫材料庫存進行盤點，存在材料丟失、毀損的風險。

（5）部分收入收費標準不統(tǒng)一。部分商戶水電費收費標準不符合學(xué)校制度規(guī)定。例如，Y 大學(xué)校屬車隊按照制度水費核定單價為3.63 元/噸、電費0.60 元/千瓦時，但實際收取的水費是按3.43 元/噸計算的；校內(nèi)經(jīng)營的對社會開放的餐廳水費為3.96 元/噸、電費為0.93 元/千瓦時，但實際收取的電費是按0.60 元/千瓦時計算的。

（6）采購計劃安排不合理。相同采購內(nèi)容未整合，造成采購資金使用效益低下，如各類宣傳打印設(shè)計制作、圖文標牌設(shè)計制作等分散在各個中心，各自按照實際使用需求進行印刷制作，未進行統(tǒng)一招標采購。2022 年全年與印刷服務(wù)單位共發(fā)生95 筆相關(guān)業(yè)務(wù)，均為5 萬元以內(nèi)的零星采購，合計金額已達公開招標標準。

4.審計建議

（1）強化建章立制，加強部門內(nèi)部管理。后勤保障處部分內(nèi)部管理制度未依據(jù)業(yè)務(wù)實際及時更新，建議從制度入手，排查內(nèi)部管理疏漏，強化制度建設(shè)，健全長效機制。一是建立非編人員管理制度，固化人員聘用、工資調(diào)整、辭退補償?shù)葮藴?，明確二級部門職能權(quán)限，讓各項業(yè)務(wù)有據(jù)可依。二是改變現(xiàn)有非編人員管理體制，從根本上剝離勞動關(guān)系，充分運用勞務(wù)派遣機制將人員管理職能劃分清晰。三是根據(jù)工程項目管理流程完善相關(guān)制度，填補制度空白。

（2）同類業(yè)務(wù)整合，強化部門牽頭實施。建議后勤保障處開展牽頭管理，設(shè)置專人專崗，設(shè)定統(tǒng)一標準。一是收口用人管理，由辦公室牽頭管理非編用工，各部門對非編人員的崗位調(diào)整、人員增減及時進行實名制上報，并及時掌握各崗位人數(shù)變動情況。二是在采購方面，合并同類型采購，按年度統(tǒng)計采購需求，由辦公室在年初統(tǒng)一完成采購比價流程，設(shè)定固定服務(wù)供應(yīng)單位，減少同類型業(yè)務(wù)零星購買的情況。

（3）完善內(nèi)部監(jiān)督，降低業(yè)務(wù)管理風險。作為眾多業(yè)務(wù)的歸口管理部門，后勤保障處應(yīng)在編制部門業(yè)務(wù)流程規(guī)范時重視部門內(nèi)部的監(jiān)督，從業(yè)務(wù)管理源頭降低管理風險。第一，在工程項目管理方面，要切實加強項目全流程管理，有效落實歸口部門責任，減少施工途中的臨時變更，確保項目滿足使用需求；完善變更簽證等審批流程，要求工程簽證必須在項目竣工驗收前提交審批完畢，并按照發(fā)生的時間順序做好簽證編號；明確不同金額項目的審批限額權(quán)限，嚴格按照提交審批金額設(shè)置多級審批程序。第二，在庫存管理方面，建立不定期抽檢機制，確保材料出庫按時按要求登記，避免進庫即出庫的情況再次發(fā)生。

三、提升審計質(zhì)量的思考

（一）提升審計人員專業(yè)素質(zhì)和審計組的綜合審計能力

審計人員的綜合素質(zhì)直接決定了審計質(zhì)量，提高審計人員的專業(yè)能力是做好高校后勤保障專項審計工作的基礎(chǔ)要求。首先，在日常工作中，要注重加強審計人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)[2]，幫助其優(yōu)化審計知識結(jié)構(gòu)，不斷了解國家、省市、行業(yè)和校內(nèi)的各項規(guī)章制度，打牢審計組的專業(yè)能力基礎(chǔ)。其次，在組建審計組時，也可以適當引入?yún)f(xié)同部門人員，這部分人員熟悉其管理業(yè)務(wù)的特點，也對學(xué)校內(nèi)部管理情況和需求有充分的了解，能達到“1+1 ＞2”的效果，大大提高審計效率和質(zhì)量。最后，充分運用外部審計力量，如審計事務(wù)所，部分不涉及學(xué)校內(nèi)部敏感信息的常規(guī)審計可由事務(wù)所人員完成，給審計組減少重復(fù)性工作任務(wù)[3]。

（二）點面結(jié)合開展專項審計，實現(xiàn)審計監(jiān)督范圍全覆蓋

綜合性專項審計具有時間緊、任務(wù)重的特點，審計組很難在規(guī)定時間內(nèi)對部門做到全面了解和監(jiān)督。高校在編制年度審計計劃時，可以考慮將綜合審計與專項審計相結(jié)合，通過綜合性審計掌握部門內(nèi)部管理的整體情況，精準確定需要進一步深入監(jiān)督的部分，為開展專項審計打好基礎(chǔ)。確定審計重點后，可以組織安排有目標的專項審計，對某一業(yè)務(wù)類型深入排查存在的風險點，并形成對應(yīng)的專項審計報告，有的放矢地提出針對性的審計建議，有效促進某一方面的內(nèi)部管理不斷完善。

（三）構(gòu)建評價指標體系，明確審計情況評價標準

目前，高校開展專項審計多采用定性評價的方式，對資金使用的定量績效考核相對較少。在下一步審計中，審計組可以對此進行有益嘗試，結(jié)合部門特點和內(nèi)部管理現(xiàn)狀，以學(xué)校發(fā)展目標為導(dǎo)向，按照科學(xué)性、可操作性、有用性、系統(tǒng)性、完整性、動態(tài)性等原則合理設(shè)置評價指標[4]，并對評價指標進行合理的層次劃分，對部門運用學(xué)校預(yù)算資金獲得的工作業(yè)績進行定量評價，從績效的角度反映部門整體管理效益，提升現(xiàn)階段部門管理的運轉(zhuǎn)效率，從而促進學(xué)校內(nèi)部管理更加高效。

（四）加強部門信息聯(lián)動，強化信息有效溝通

學(xué)校各單位具有一致的目標，即維護學(xué)校利益、推進高校治理。因此，可把審計監(jiān)督與決策管理、組織人事、學(xué)生權(quán)益、財務(wù)管理等各方面貫通起來，既有助于增強審計剛性，快速聚力攻堅，進一步發(fā)揮各部門的職能優(yōu)勢和特長，精準找準切入口，緊盯關(guān)鍵領(lǐng)域，縱深推動解決重點難點問題；又能積極利用信息完善審計重點，持續(xù)健全各項工作機制，進一步做到有重點、全覆蓋審計。同時，審計結(jié)果的有效運用也需要各部門參與進來，可以在審計完成后召開部門會議，各部門集思廣益，結(jié)合實際提出操作性強的審計建議，多維度助推審計成果有效運用。

（五）開展審計整改回頭看，落實審計結(jié)果運用

有效落實審計結(jié)果的運用，需要從建立完善的整改運行評價機制入手[5]。學(xué)校黨委領(lǐng)導(dǎo)下的審計委員會應(yīng)將審計整改作為核心工作，考慮將回頭看與常規(guī)審計工作相結(jié)合，有計劃地在各項審計任務(wù)中開展以前年度審計問題的回頭看。同時，將審計問題的整改情況作為領(lǐng)導(dǎo)干部履責考核的重要參考，進一步增強審計發(fā)現(xiàn)問題、整改工作的權(quán)威性，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)干部的領(lǐng)頭作用，推動審計問題改好用好。

四、結(jié)語

后勤部門社會化程度高，是高校內(nèi)部運營體系中的重要部門，其管理水平直接影響整個學(xué)校服務(wù)師生的水平和資金使用績效。審計監(jiān)督是高校內(nèi)部監(jiān)督的重要組成部分，加強對高校后勤保障部門的審計有利于促進高校管理和內(nèi)部監(jiān)督整體進步。