何強(qiáng)

摘要：當(dāng)前，人類(lèi)社會(huì)已經(jīng)步入信息時(shí)代，信息系統(tǒng)項(xiàng)目在社會(huì)生活的各個(gè)方面發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。本文基于此，從精細(xì)化管理、價(jià)值流分析、精益求精三個(gè)方面，解讀了精益理念的內(nèi)容，分析了信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中的問(wèn)題，包括管理范圍模糊、管理流程粗放、管理主體混亂、風(fēng)險(xiǎn)管理不足，最后從精益理念出發(fā)，圍繞信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中的問(wèn)題，提出了針對(duì)性的管理策略。

關(guān)鍵詞：精益理念；信息系統(tǒng)項(xiàng)目；風(fēng)險(xiǎn)管理

引言

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息技術(shù)與各行各業(yè)的融合日益密切，信息系統(tǒng)項(xiàng)目得到了長(zhǎng)足發(fā)展，并呈現(xiàn)出集成化、一體化的特點(diǎn)。與一般項(xiàng)目相比，信息系統(tǒng)項(xiàng)目既有一般項(xiàng)目的共性，也有信息系統(tǒng)項(xiàng)目的獨(dú)特性，對(duì)項(xiàng)目管理要求更高[1]。然而，在實(shí)踐層面，信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理情況并不樂(lè)觀，面臨著多重問(wèn)題。精益理念是現(xiàn)代項(xiàng)目管理的重要理念，以精細(xì)化管理為核心，在信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中具有廣闊的應(yīng)用價(jià)值。因此，要立足信息系統(tǒng)項(xiàng)目的特點(diǎn)及管理現(xiàn)狀，加強(qiáng)精益理念在信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中的應(yīng)用，優(yōu)化信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理模式，提升信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理水平。

1. 精益理念解讀

精益理念源自20世紀(jì)80年代豐田公司創(chuàng)立的精益生產(chǎn)方式。20世紀(jì)70年代，接連兩次石油危機(jī)引發(fā)了嚴(yán)重的全球經(jīng)濟(jì)危機(jī)，豐田公司憑借著以準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)、全員積極參與改善為核心的精益生產(chǎn)方式，取得了巨大的成功，從而引發(fā)了廣泛關(guān)注，在《精益思想》一書(shū)中，美國(guó)學(xué)者Janes P.Wonack和Daniel T.Jones對(duì)精益生產(chǎn)方式進(jìn)行了系統(tǒng)性研究，并將其從生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)提升為管理理念[2]。當(dāng)前，學(xué)界關(guān)于精益理念的闡述已經(jīng)非常豐富。綜合前人的研究成果來(lái)看，精益理念的內(nèi)容主要有以下三點(diǎn)。

1.1 精細(xì)化管理

精細(xì)化管理是精益理念的核心內(nèi)容，要求從管理目標(biāo)出發(fā)，依據(jù)一定的邏輯、標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)管理對(duì)象進(jìn)行細(xì)化，如管理內(nèi)容的細(xì)化、管理任務(wù)的細(xì)化、管理責(zé)任的細(xì)化等，將整體的、復(fù)雜的、系統(tǒng)的管理對(duì)象，細(xì)分為一個(gè)個(gè)具體的管理模塊，再責(zé)成專(zhuān)人開(kāi)展管理活動(dòng)。精細(xì)化管理為精益理念提供了行動(dòng)方案，是在管理中落實(shí)精益理念的必由之路。

1.2 價(jià)值流分析

價(jià)值流是精益理念的重要內(nèi)容，對(duì)項(xiàng)目管理而言，價(jià)值流指項(xiàng)目從初始設(shè)計(jì)到最終成型的完整過(guò)程。價(jià)值流與項(xiàng)目流程重疊，精益理念認(rèn)為項(xiàng)目流程中存在大量錯(cuò)綜復(fù)雜的浪費(fèi)現(xiàn)象，導(dǎo)致項(xiàng)目成本增高、效率下降，主張從價(jià)值流的角度對(duì)項(xiàng)目流程進(jìn)行價(jià)值流分析，查找出項(xiàng)目流程中的浪費(fèi)環(huán)節(jié)，并逐步消除浪費(fèi)環(huán)節(jié)，從而實(shí)現(xiàn)提高效率、節(jié)約成本的目標(biāo)。

1.3 精益求精

精益理念認(rèn)為，管理活動(dòng)是一個(gè)長(zhǎng)期性、復(fù)雜性的過(guò)程，受內(nèi)部、外部因素的影響，管理活動(dòng)中不可避免地會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。精益求精作為精益理念的要點(diǎn)，主張將PDCA循環(huán)納入管理活動(dòng)中，在管理活動(dòng)結(jié)束后，結(jié)合預(yù)設(shè)的管理目標(biāo)，分析、歸納管理中的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的整改建議，為下一階段管理活動(dòng)的開(kāi)展提供參考，從而持續(xù)提高管理質(zhì)量[3]。

精益理念的內(nèi)涵、內(nèi)容，使得其在信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中具有巨大的應(yīng)用價(jià)值，是重構(gòu)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理模式、提高信息系統(tǒng)項(xiàng)目效率及綜合效益的可靠憑借。

2. 信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理問(wèn)題

2.1 管理范圍模糊

精準(zhǔn)界定項(xiàng)目范圍，是項(xiàng)目管理的先決條件。信息系統(tǒng)項(xiàng)目，特別是大型集成化信息系統(tǒng)項(xiàng)目，組織架構(gòu)極為復(fù)雜，項(xiàng)目范圍界定難度較高，容易出現(xiàn)范圍不明確的問(wèn)題。比如，信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)初期，客戶(hù)與承建方缺乏深入溝通，客戶(hù)未能將需求準(zhǔn)確、全面地傳達(dá)給承建方，致使承建方對(duì)客戶(hù)需求的理解存在偏差，對(duì)項(xiàng)目范圍的界定產(chǎn)生了負(fù)面影響。又如，在項(xiàng)目建設(shè)中，客戶(hù)臨時(shí)變更需求，使得項(xiàng)目范圍擴(kuò)大或縮小，給項(xiàng)目管理帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。此外，承建方未對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分解，也是導(dǎo)致項(xiàng)目管理模糊的重要因素。一些承建方在信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中，未能從項(xiàng)目的總體要求與結(jié)構(gòu)特征出發(fā)，將項(xiàng)目分解，致使項(xiàng)目籠統(tǒng)、含混，影響了資源配置的有效性。項(xiàng)目范圍模糊對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理有著非常負(fù)面的影響，是導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度延遲、項(xiàng)目超支的重要因素。

2.2 管理流程粗放

當(dāng)前，信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理面臨著管理流程粗放的問(wèn)題。首先，管理流程覆蓋不足。管理流程需要與信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)流程精準(zhǔn)銜接，才能發(fā)揮項(xiàng)目管理在信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中的保障作用。信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)主要包括可行性研究、項(xiàng)目分析、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收以及項(xiàng)目運(yùn)維六個(gè)階段[4]。當(dāng)前，項(xiàng)目管理的重點(diǎn)聚焦于項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收三個(gè)階段，對(duì)前期的可行性研究、項(xiàng)目分析以及后期的項(xiàng)目運(yùn)維缺乏足夠的關(guān)注，影響了信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理效果。其次，價(jià)值流分析不足。信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段，均包含若干個(gè)環(huán)節(jié)。承建方需要進(jìn)行價(jià)值流分析，剔除浪費(fèi)環(huán)節(jié)。但在實(shí)踐中，不少承建方缺乏價(jià)值流分析的意識(shí)，導(dǎo)致信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中存在大量浪費(fèi)現(xiàn)象，影響項(xiàng)目的進(jìn)度與成本。比如，在項(xiàng)目設(shè)計(jì)中，缺乏協(xié)同化設(shè)計(jì)的機(jī)制，導(dǎo)致設(shè)計(jì)方案屢次修改。

2.3 管理主體混亂

承建方是信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理主體，而管理主體自身的混亂，也是信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中的典型問(wèn)題。

首先，組織架構(gòu)不合理。一些承建方僅設(shè)立了項(xiàng)目組，并沒(méi)有合理劃分管理層次，且未從分工、合作的角度出發(fā)，對(duì)項(xiàng)目組進(jìn)行合理設(shè)置，嚴(yán)重影響了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)的秩序，不利于信息系統(tǒng)項(xiàng)目的如期交付。

其次，權(quán)責(zé)劃分不明確。信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理是一項(xiàng)整體性工程，需要項(xiàng)目組全體人員參與其中，合理劃分權(quán)責(zé)，這是信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理有效、有序開(kāi)展的內(nèi)在要求。但在實(shí)踐中，信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的權(quán)責(zé)劃分并不明確，增加了項(xiàng)目管理中推諉扯皮的風(fēng)險(xiǎn)。

最后，制度建設(shè)滯后。不少承建方在信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中，仍然停留在口頭管理的階段，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作的開(kāi)展，制度建設(shè)較為滯后。制度建設(shè)的缺失，使得信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理存在很大的隨意性，不利于建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.4 風(fēng)險(xiǎn)管理不足

信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中存在大量風(fēng)險(xiǎn)，其中，既有來(lái)自?xún)?nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)，也有外部環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)管理是信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的重點(diǎn)內(nèi)容，然而，當(dāng)前信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理卻存在風(fēng)險(xiǎn)管理不足的問(wèn)題。首先，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱。一些承建方在項(xiàng)目管理中缺乏足夠的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，將項(xiàng)目設(shè)計(jì)、實(shí)施階段暴露出來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，視作偶發(fā)性事件，未采取有效的應(yīng)對(duì)措施，致使風(fēng)險(xiǎn)逐漸加大，最終對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生嚴(yán)重危害[5]。其次，風(fēng)險(xiǎn)管理能力低下。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的識(shí)別與評(píng)估是信息系統(tǒng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的基礎(chǔ)性?xún)?nèi)容，部分承建方風(fēng)險(xiǎn)管理能力較弱，在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的識(shí)別中缺乏全面性，也不善于利用先進(jìn)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的評(píng)估，由此導(dǎo)致的結(jié)果便是風(fēng)險(xiǎn)管理難以有效開(kāi)展。最后，缺乏應(yīng)急預(yù)案。風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生，輕則影響信息系統(tǒng)項(xiàng)目的進(jìn)度，重則導(dǎo)致信息系統(tǒng)項(xiàng)目推翻重來(lái)，而承建方并沒(méi)有匹配的應(yīng)急預(yù)案。

3. 精益理念下信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理策略

3.1 明確項(xiàng)目管理范圍

明確項(xiàng)目管理范圍是精益理念下信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的第一步，對(duì)此，要從以下三個(gè)方面出發(fā)采取措施。

3.1.1 做好項(xiàng)目啟動(dòng)之前的充分溝通

項(xiàng)目立項(xiàng)后，承建方應(yīng)主動(dòng)與客戶(hù)進(jìn)行深入、細(xì)致的溝通，將客戶(hù)各項(xiàng)需求全面記錄下來(lái)，形成文件檔案，并反饋給客戶(hù)，待客戶(hù)確認(rèn)無(wú)誤后，再確定項(xiàng)目的基本范圍，最大限度減少因溝通不足而導(dǎo)致的誤差。

3.1.2 防范項(xiàng)目中的變更

客戶(hù)提出的新需求，是導(dǎo)致項(xiàng)目變更的主要因素。承建方要審慎看待新需求的合理性以及新需求與原項(xiàng)目方案的兼容性，及時(shí)向客戶(hù)反饋。對(duì)可能引起項(xiàng)目重大變更的需求，承建方要明確告知客戶(hù)可能引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)，如進(jìn)度延遲、成本超支等，并在商量一致的情況下，重新調(diào)整項(xiàng)目方案。

3.1.3 做好項(xiàng)目分解

如前所言，精細(xì)化管理是精益理念的核心內(nèi)容，要將精細(xì)化管理納入信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中，采用WBS工作分解結(jié)構(gòu)，將信息系統(tǒng)項(xiàng)目分解為若干個(gè)既有獨(dú)立性，又有內(nèi)在聯(lián)系的小項(xiàng)目，確定好每個(gè)小項(xiàng)目的范圍，責(zé)成專(zhuān)門(mén)主體完成小項(xiàng)目的建設(shè)，有條不紊地推進(jìn)項(xiàng)目[6]。

3.2 優(yōu)化項(xiàng)目管理流程

粗放式的項(xiàng)目管理流程對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理產(chǎn)生了非常負(fù)面的影響，對(duì)此，要從以下兩個(gè)方面優(yōu)化項(xiàng)目管理流程。

第一，將管理流程拓展到前、中、后三個(gè)階段。以往的項(xiàng)目管理，多聚焦于項(xiàng)目中的管理，如設(shè)計(jì)、實(shí)施中的管理，對(duì)項(xiàng)目前期的論證以及后期的運(yùn)維缺乏關(guān)注，影響了項(xiàng)目建設(shè)的品質(zhì)。承建方要重視項(xiàng)目的前期管理，一方面，開(kāi)展好項(xiàng)目可行性論證，從技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、業(yè)務(wù)等多個(gè)方面論證項(xiàng)目的可行性；另一方面，邀請(qǐng)客戶(hù)代表共同組建需求分析小組，明晰項(xiàng)目需求，減少項(xiàng)目中的變更問(wèn)題。同時(shí)，承建方也要注重項(xiàng)目的后期管理，將信息系統(tǒng)的運(yùn)維作為項(xiàng)目管理的重要方面，并根據(jù)信息系統(tǒng)運(yùn)行情況，修改、完善系統(tǒng)程序[7]。

第二，做好價(jià)值流分析。精益理念強(qiáng)調(diào)以最小的投入實(shí)現(xiàn)最佳的目標(biāo)，而基于價(jià)值流分析的浪費(fèi)消除，則是實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)的必由之路。承建方要從精益理念出發(fā)，做好項(xiàng)目管理流程的價(jià)值流分析工作，剔除項(xiàng)目管理流程中的浪費(fèi)環(huán)節(jié)，凸顯項(xiàng)目管理流程的價(jià)值屬性，從而提高項(xiàng)目管理的綜合效益。

3.3 加強(qiáng)管理主體建設(shè)

針對(duì)管理主體中存在的問(wèn)題，要以精益理念為指導(dǎo)，從三個(gè)方面加強(qiáng)管理主體建設(shè)。

3.3.1 健全組織架構(gòu)

承建方要推行項(xiàng)目管理委員、項(xiàng)目組、項(xiàng)目小組三層次的管理架構(gòu)，項(xiàng)目管理委員會(huì)統(tǒng)籌負(fù)責(zé)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、建設(shè)、管理，并對(duì)項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)展監(jiān)督、考核工作。項(xiàng)目組是項(xiàng)目建設(shè)的具體實(shí)施主體，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，主要職能是將項(xiàng)目建設(shè)方案落地，并做好資源的優(yōu)化配置。項(xiàng)目小組為具體職能的負(fù)責(zé)者，如設(shè)計(jì)組負(fù)責(zé)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、實(shí)施組負(fù)責(zé)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)、市場(chǎng)組負(fù)責(zé)與客戶(hù)的溝通等。

3.3.2 明確明晰權(quán)責(zé)關(guān)系

根據(jù)精益理念，將項(xiàng)目分解，明確各主體如小組、個(gè)人在項(xiàng)目建設(shè)與管理中的權(quán)責(zé)，遏制項(xiàng)目管理中推諉扯皮的現(xiàn)象，提高項(xiàng)目管理的針對(duì)性。

3.3.3 加強(qiáng)制度建設(shè)

“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”，制度建設(shè)是精益理念下信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的根本保障。承建方一方面要加強(qiáng)項(xiàng)目組工作制度建設(shè)，提高項(xiàng)目組工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平；另一方面也要做好管理制度建設(shè)，如項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理制度等，為管理主體開(kāi)展項(xiàng)目管理工作提供依據(jù)。

3.4 提高風(fēng)險(xiǎn)管理能力

風(fēng)險(xiǎn)管理層面的問(wèn)題，是當(dāng)前信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中的一大癥結(jié)，嚴(yán)重影響了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的綜合效益。因此，提高風(fēng)險(xiǎn)管理能力就成為精益理念下信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的必然要求。

首先，提高風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)。信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中存在大量風(fēng)險(xiǎn)，這些風(fēng)險(xiǎn)具有客觀性、多樣性、危害性的特征。承建方要提高風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，將風(fēng)險(xiǎn)管理作為信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的重要方面。

其次，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的識(shí)別與評(píng)估。在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的識(shí)別中，要以全面性、針對(duì)性為原則，將信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中的所有風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)均識(shí)別出來(lái)，如設(shè)計(jì)階段的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、實(shí)施階段的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等，形成信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)體系。在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)評(píng)估中，要加強(qiáng)現(xiàn)代風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)評(píng)估中的應(yīng)用，依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的發(fā)生概率以及危害程度，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行分級(jí)，篩選出關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，明確風(fēng)險(xiǎn)管理的重點(diǎn)。

最后，出臺(tái)應(yīng)急方案。依托信息技術(shù)，構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警模型，將風(fēng)險(xiǎn)管理的重點(diǎn)從事后應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑胺婪?，同時(shí)，出臺(tái)應(yīng)急方案，在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后，及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急方案，著力降低風(fēng)險(xiǎn)對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的影響。

結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)取得長(zhǎng)足進(jìn)展，也面臨著多重問(wèn)題，而管理層面的問(wèn)題是影響信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量的重要因素。源自日本車(chē)企豐田的精益理念，在信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中有著巨大的應(yīng)用價(jià)值。對(duì)此，要從明確項(xiàng)目管理范圍、優(yōu)化項(xiàng)目管理流程、加強(qiáng)管理主體建設(shè)、提高風(fēng)險(xiǎn)管理能力四個(gè)方面采取策略。

參考文獻(xiàn)：

[1]崔芹葉.計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理的相關(guān)思考[J].中國(guó)管理信息化，2022， 25（21）：173-175.

[2]詹姆斯·P.沃麥克，丹尼爾·T.瓊斯.精益思想[M].沈希瑾，張文杰，李京生，譯.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2011.

[3]鐘佩玲.基于精益管理理念的XY公司成本預(yù)算管理研究[D].重慶：重慶理工大學(xué)，2021.

[4]顧鳴.項(xiàng)目管理在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成中的應(yīng)用探討[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2022，（10）：177-180.

[5]周恩龍，李榮.大型信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理中的問(wèn)題與對(duì)策研究[J].中國(guó)管理信息化，2022，25（4）：108-110.

[6]張海濤，王小麗.論項(xiàng)目管理在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成中的應(yīng)用[J].智能城市，2020，（24）：93-94.

[7]譚君楊.項(xiàng)目管理在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成中的應(yīng)用研究[J].信息與電腦（理論版），2020，（6）：13-15.

作者簡(jiǎn)介：何強(qiáng)，本科，研究方向：信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理。