文/陳文國
通告是法定公文之一,屬知照性下行文,適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。因其使用廣泛,受到各單位、部門、系統(tǒng)的普遍重視和關注,這對通告的質量提出了高標準要求。一般來說,通告都要明確發(fā)布范圍、個性特點、約束要求、規(guī)范格式四個方面,只有這“四維”準確無誤,通告才能發(fā)揮應有的效用。
把握站位,劃定覆蓋面。通告是下行文,需依據(jù)管理權限來確定發(fā)布范圍,絕對不能超越管理權限行文。作為管理序列的上級,發(fā)文方在形成通告時,要視通告內容、目的,劃定一定范圍,或者是全口徑覆蓋,或者是局部性周知,必須交代清楚。在實際行文過程中,存在著范圍不明、邊界不清的現(xiàn)象,造成現(xiàn)實中的“非必要告知”“必要未告知”問題,根源就在審定告知對象和范圍不嚴謹。為此,需從源頭把關做起,弄清楚為何通告、告知內容、關涉對象,這樣才能做到文、事、人精準鉚接,令、行、效快速暢達。
區(qū)別屬性,突出差異點。在公文實際運行中,有些公文有相同的屬性,有相類的效用,甚至還有相近的表述,于是造成了錯用、亂用的現(xiàn)象,這在公告、通告、通報上表現(xiàn)得尤為突出,也給如何選用通告、寫好通告造成了不小的難度。對此,要把握等級的高低,公告只能由中央權威部門制發(fā),一般的單位和部門無權發(fā)布;要把握范圍的大小,公告是全口徑的,無地域、對象差別,通告有范圍、對象的局限;要把握用處的異同,除告知性外,通告的約束性更為突出一些,而公告、通報稍弱。理清屬性和用處差異后,可針對通告的獨特性,先擺正位置、區(qū)別對象、斟酌內容、拿捏分寸,后履行文件制發(fā)程序,這樣才不會跑偏脫軌。
聚焦目的,體現(xiàn)權威性。通告有兩個鮮明特點,一是告知性,二是制約性,前者構成后者的方法條件,后者成為前者的目的結果,因而更能體現(xiàn)通告的本質特征,即有著較強的、直接的、具體的約束力。立足規(guī)于事前、文必周嚴,擬寫通告時,應從所要達到的目標出發(fā),理清為什么寫通告、寫什么樣的通告、通告什么內容、怎樣把握分寸等,加以分層次表述。特別要注重三個方面,一要有權威依據(jù),或者法律規(guī)范,或者政策規(guī)定,或者行政條例,或者組織章程,做到有根有據(jù)立得??;二要有專業(yè)水平,用規(guī)范的、專業(yè)的語言去表達,體現(xiàn)嚴正文風和專業(yè)標準;三要有明確要求,提倡什么、反對什么、禁止什么、警示什么,需旗幟鮮明、內容具體,如《關于禁止燃放煙花爆竹的通告》。
遵循體例,符合格式化。同其他法定公文一樣,通告也有嚴格的體例要求,有規(guī)范的表現(xiàn)格式。一般講,通告的結構包括標題、緣由、事項、結語幾部分,結語常常采用“特此通告”固定格式(緣由中出現(xiàn)“特此通告”字樣的,結語可省略),最后落制發(fā)單位名稱和日期(標題出現(xiàn)單位名稱、標題下署明時間的,無須落款)。標題的樣式相對靈活,有最簡版的“通告”“緊急通告”,有全型版的“×××關于×××的通告”,還有介于兩者之間刪減版的“關于×××的通告”“×××通告”。緣由主要闡述發(fā)布通告的背景、根據(jù)、目的、意義等,常用“為……,特通告如下”或者“根據(jù)……,決定……,特此通告”等特定承啟句式。事項是通告全文的核心部分,包括周知事項和執(zhí)行要求,視內容多少可采取“篇段同一”或“撮要分條”的形式表現(xiàn),做到條理分明、層次清晰、內容具體,便于受文方理解和執(zhí)行。