穆軍 鐘曼麗 林欣

摘? 要：當前信息化項目蓬勃發(fā)展且不斷朝向復雜化、大型化等趨勢發(fā)展，信息化項目管理難度增加，傳統的監(jiān)理模式已不足以滿足當前信息化項目的管理需求。在傳統監(jiān)理工作模式中加入信息化手段，借助信息化系統可以有效彌補傳統監(jiān)理手段的不足，不僅有助于提升工作效率，而且便于文檔管理和信息共享，大大提升項目管理水平，實現信息化工程監(jiān)理的智能化、高效化、規(guī)范化和可視化。推動信息化系統在信息化工程監(jiān)理中的應用是大勢所趨。

關鍵詞：信息化系統；信息化工程監(jiān)理；文檔管理；信息共享；智能化

中圖分類號：TP315；TP39 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2023）15-0126-05

Application of Information System in the Information Engineering Supervision

MU Jun1， ZHONG Manli1， LIN Xin2

（1.Guangzhou Qingyu Information Technology Co.， Ltd.， Guangzhou? 510030， China;

2.Guangdong Financial Operation Monitoring Center， Guangzhou? 510030， China）

Abstract： At present， information projects are developing vigorously and increasingly towards the trend of complexity and large size， meanwhile the difficulty of information project management is increasing. The traditional supervision mode is no longer enough to meet the management needs of current information projects. Adding the information approach to the traditional supervision working mode and using information system can effectively make up for the shortcomings of the traditional supervision methods. It not only helps to improve the work efficiency， but also facilitates document management and information sharing， so as to improve the level of project management greatly and realize the intelligentization， high efficiency， standardization and visualization of information engineering supervision. It is the general trend to promote the application of information system in information engineering supervision.

Keywords： information system; information engineering supervision; document management; information sharing; intelligentization

0? 引? 言

我國信息化監(jiān)理衍生于傳統的建筑行業(yè)的建設監(jiān)理，通過吸取其經驗和思路，并結合信息化工程行業(yè)自身特點，為解決信息化建設屢遭失敗、信息化建設市場混亂等問題，信息化監(jiān)理業(yè)應運而生并得以發(fā)展[1]。作為對項目審查和監(jiān)督的第三方機構，信息化工程監(jiān)理需要以“質量第一、預防為主、一切用數據說話，科學、公正、守法”作為監(jiān)理原則，以“四控制（投資控制、進度控制、質量控制、變更控制）；三管理（合同管理、信息管理、安全管理）；一協調（溝通組織協調）”作為管理辦法，從技術和管理的角度對項目實施過程控制和管理，從而確保項目按照用戶要求，保質保量地按時完成，并實現預期的建設目標[2]。

當前信息技術飛速發(fā)展，政府、企業(yè)等信息化項目蓬勃發(fā)展且不斷朝向復雜化、大型化等趨勢發(fā)展，加之信息化項目投資數額一般較大，風險較大，復雜性及變更性強，設計性要求高，因此信息化項目管理難度增加。傳統的監(jiān)理模式信息管理手段落后，信息共享不及時，應用管理水平低，已不足以滿足當前信息化項目的管理需求，亟需將信息技術手段與傳統監(jiān)理模式融合起來從而更高效地管理項目。近年來，已有不少監(jiān)理企業(yè)開始引入信息化系統開展監(jiān)理業(yè)務，信息化系統在建筑工程監(jiān)理、電力監(jiān)理、通信工程監(jiān)理領域都已經有相關研究及應用[3-5]。信息化工程監(jiān)理行業(yè)也開始逐步引入信息化系統，但大多還是采取傳統手段，如采用社交軟件或者電子郵件等形式溝通項目進展和發(fā)送項目資料，這類方法需要手動整理、保存、歸檔，整理標準不一，后續(xù)監(jiān)理工程師檢索和查閱不便，而且對于監(jiān)理項目數量多、項目工作量大、周期長、技術要求高且安全性高的信息化工程項目十分不便，不利于項目信息和項目資料的安全保護，很難確保監(jiān)理質量[6]。推動信息化系統在信息化工程監(jiān)理行業(yè)的應用，有助于解決監(jiān)理信息量大、監(jiān)理過程復雜等問題，規(guī)范監(jiān)理管理工作，提升監(jiān)理水平，具有良好的發(fā)展前景[7]。

1? 信息化系統在信息化工程監(jiān)理中的必要性

1.1? 規(guī)范業(yè)務流程

監(jiān)理需要對項目實施情況進行全過程、全方位的監(jiān)控。在以往的信息化工程建設監(jiān)理中，由于缺少有效的管理和溝通的橋梁和工具，經常會導致甲、乙、丙三方信息失真，溝通困難，甚至監(jiān)理方無法確切得到乙方的項目資料[8]，項目各環(huán)節(jié)運行情況不清晰，項目管控力度不足等問題。引入信息化系統有助于甲乙丙三方在線互動交流，及時了解項目進度和更新項目信息，協調項目工作中的問題，提升工作效率。此外系統可以將信息化項目從立項到驗收的每個環(huán)節(jié)變得清晰可見，便于監(jiān)理工程師對項目各個環(huán)節(jié)科學把控，及時發(fā)現項目實施中的問題和安排后續(xù)工作；可以建立監(jiān)理知識庫，收集信息化監(jiān)理政策、培訓視頻及項目經驗，便于監(jiān)理工程師查閱學習，提高專業(yè)知識儲備和業(yè)務水平。信息化系統既能為三方提供一個實時的溝通交流平臺，為監(jiān)理工程師提供一個業(yè)務學習平臺，也可以實現對項目全過程、全方位的可視化監(jiān)控管理，大大提升工作效率和項目監(jiān)管質量，實現業(yè)務流程規(guī)范化。

1.2? 規(guī)范文檔管理

監(jiān)理工作的實施需要依據所記錄的項目文檔，監(jiān)理工作反饋的結果也涉及較多文檔。文檔不僅是監(jiān)理方在項目全過程中的紀實工作記錄，也是監(jiān)理方按照合同要求控制信息化工程項目的施工質量、進度和最終結果的實際記錄[9]。在傳統監(jiān)理模式下，文檔管理經常存在文檔編寫不及時，文檔遺漏，文檔內容缺乏真實性與規(guī)范性，文檔審查不嚴格等問題。通過信息化系統可以有效避免出現事后補文檔、文檔不齊全、項目文檔與實際情況不符現象，便于用戶隨時隨地查閱和審核文檔，還可以加強文檔的安全管理，實現文檔管理規(guī)范化。

1.3? 高效管理項目

信息是監(jiān)理決策的依據，是監(jiān)理工程師協調項目建設各有關單位的重要媒介，也是監(jiān)理公司內部管理和決策的重要依據。在信息化工程項目實施過程中，項目建設各有關單位之間的信息不同步和不共享很容易造成“信息孤島”，嚴重影響項目進度和項目目標的實現。信息化系統的應用，不僅可以實現甲乙丙三方的信息共享，確保信息的完整性和及時性，保證項目保質保量按時完成建設；還可以實現監(jiān)理公司內部信息共享，一方面有利于各類關鍵數據信息的采集，能夠對海量信息進行有效的處理、保存，實現高效的數字檔案管理，便于監(jiān)理工程師在項目現場及時獲取相關信息，對項目開展有效的檢查和監(jiān)督工作，進一步保證管理的質量提升[10]，另一方面便于公司內部各級管理人員實時掌握各監(jiān)理項目的工作情況，實時在線溝通和監(jiān)管，提升了公司內部對項目的有效監(jiān)管和便捷服務，為公司領導層的精準決策提供了信息支撐，實現了項目管理高效化。

2? 監(jiān)理信息化系統的架構及主要功能

2.1? 系統架構

監(jiān)理信息化系統基于云架構設計，系統分為三層：Iaas基礎設施即服務層，Pass平臺即服務層及Saas軟件即服務層，系統架構如圖1所示。

Iaas基礎設施即服務層：利用公有云搭建基礎環(huán)境，包括云計算服務（虛擬主機）、數據存儲系統、網絡及通信服務、操作系統、數據庫、中間件等。

Pass平臺即服務層：包括兩個層，一個是數據支撐層，包括基礎數據庫和業(yè)務數據庫；另一個是平臺支撐層，主要是平臺的控制和管理，包括身份認證、用戶管理、訪問控制、日志管理等。

Saas軟件即服務層：主要為應用服務軟件，包括項目管理系統、知識庫系統、資源庫系統、文檔管理系統、協同辦公系統等應用。

2.2? 主要功能

監(jiān)理信息化系統主要實現用戶管理、項目管理及文檔管理，通過信息系統固化項目管理流程，實現項目信息遠程查看，項目文檔批量上傳、快速存檔和隨時隨地查看，使項目管理流程更加規(guī)范化和標準化，系統主要功能如圖2所示。

2.2.1? 用戶管理

用戶管理包含用戶注冊、用戶審核、用戶授權、顯示用戶列表及顯示用戶項目，如圖3用戶管理流程圖所示。用戶通過填寫個人信息注冊賬號，使用賬號和密碼驗證登錄身份認證，新注冊用戶在注冊成功后可進入系統，但無操作權限，下次登錄操作需經過管理員審核方可使用。管理員負責審核注冊的新用戶及新增或刪除用戶、修改用戶信息。用戶信息主要包括用戶名、姓名、職位、電話、郵箱等。當用戶遇到忘記密碼的情況，可以通過注冊賬號時填寫的密碼找回方式找回原密碼，也可設置新密碼。用戶管理可以實現切換用戶賬號和注銷賬號，還可以創(chuàng)建不同角色用戶，如圖4所示。用戶列表顯示分為監(jiān)理方、建設方及承建方，管理員點擊查看的操作選項可對其用戶進行刪除和修改信息。系統管理員還可根據用戶角色設置不同的用戶權限，不同角色用戶可使用的功能模塊及可查看的信息不同，從而實現多方參與項目管理。

2.2.2? 項目管理

項目管理主要實現項目信息、項目合同、項目進度、項目資金及項目變更等的管理。項目管理模塊的流程如圖5所示，用戶通過錄入項目負責人、項目名稱、項目周期、承建方、建設方、項目啟動時間、項目結束時間、投資規(guī)模、合同金額、關聯父項目等項目信息完成新項目的建立，創(chuàng)建后的項目根據項目進度可分類為立項項目、進行中項目和完結項目，進行中項目錄入各階段信息和上傳完各階段項目文檔后，點擊確認完結，該項目即歸類為完結項目。用戶點擊圖6中的查看操作選項可以查看和修改項目基本信息，如項目類型、項目金額、項目周期、項目負責人及其聯系方式、以及項目當前進度等情況，對于需要刪除的項目也通過點擊查看選項后點擊刪除項目進行刪除。項目搜索功能是便于通過關鍵字快速查找項目，用戶可通過輸入項目關鍵信息，如項目名稱、立項年度、項目所處階段等快速搜索查詢所要找的項目，如查找“廣州某某所視頻監(jiān)控系統建設項目”可選定項目名稱，通過錄入“視頻監(jiān)控”關鍵字來快速搜索到該項目。此外，項目管理模塊也可對項目合同及項目資金支出情況實施統一管理，用戶可錄入項目合同的關鍵信息及項目資金支出情況，將合同中要求的項目付款期數及對應每期付款金額，與項目實際支付期數及對應支付金額作對比，統計各項目在各年度、各月度的計劃支付金額與實際支付金額，實時動態(tài)了解項目資金的支付情況，便于為后續(xù)項目資金的合理支付做出妥善安排?？紤]到部分項目在實施過程中可能出現變更的情況，設置項目變更管理，便于對變更項目及變更事項進行記錄和查看。

2.2.3? 文檔管理

運用文檔管理系統可實現對監(jiān)理項目文檔的整理、上傳和歸檔，確保文檔的真實完整性、及時有效性、保密性及規(guī)范性，便于用戶全面、準確地掌握項目文檔，為當前出現或未來可能出現的問題做出及時、正確的判斷和決策提供依據。該模塊主要功能為顯示當前登錄用戶所管理的項目文件，并以列表形式展現，支持文件搜索、文件本地上傳、在線預覽、下載、刪除、創(chuàng)建目錄、刪除目錄和屬性修改等。如圖7文檔管理流程圖所示，用戶先在項目列表中選中對應項目，如“2022年廣州某某學校信息化建設和運行維護項目”，創(chuàng)建目錄“合同文件”即建立了合同文件的文件夾，選中該文件夾后即可上傳本項目的相關合同，如圖8所示。在該模塊中，需要用到分布式異地互備的文檔存儲方式，保證多臺服務器中都能存有當前系統下的所有文檔備份。開發(fā)過程中使用到FastDFS技術，保證其在文件上傳、下載、同步、存儲和負載均衡等方面不出現致命性問題。這樣用戶可以不受時空場所等原因的限制，隨時隨地查閱文檔。系統可根據項目進度及時提醒相關人員上傳項目的相關文檔，記錄項目文檔上傳時間，一鍵檢查項目文檔完整性，如檢查“2022年廣州某某學校信息化建設和運行維護項目”的文檔是否齊全，可在文檔管理中點擊“完整性檢查”，項目名稱中選擇“2022年廣州某某學校信息化建設和運行維護項目”，在檢查項目中選中建設方案、批復文件、合同文件、招標文件、初驗報告、終驗報告便可檢查該項目對應的文檔是否齊全，便于用戶查缺補漏，且文檔可按照項目時間順序或文檔格式有序分類。為確保項目文檔的保密性，系統可根據項目安全等級及文檔的保密要求，對用戶設置文檔訪問權限，明確哪些文件可以查看，哪些文件需要訪問權限才可以查看。此外，可以將企業(yè)規(guī)章制度、法律法規(guī)、行業(yè)政策、培訓資料、項目典型案例及優(yōu)秀項目經驗上傳共享形成知識庫，為監(jiān)理工程師提供知識共享平臺，促進企業(yè)文檔知識的沉淀、共享、學習、應用和創(chuàng)新。

3? 結? 論

綜上所述，信息化系統在信息化工程監(jiān)理行業(yè)的應用已是大勢所趨，可以有效彌補傳統監(jiān)理方式的不足，既能實現監(jiān)理工作流程透明化，規(guī)范項目建設各方的行為，推進信息化工程項目的健康有序發(fā)展，又能實現信息實時共享和文檔規(guī)范管理，為監(jiān)理企業(yè)降本增效，從而為信息化工程監(jiān)理的智能化、高效化、規(guī)范化和可視化提供了一個良好的輔助工具，讓監(jiān)理工作由煩瑣變簡單，實現信息化工程監(jiān)理由傳統的粗放型管理模式向以信息技術為主要依托的精細化管理轉變和監(jiān)理服務質量質的飛躍。

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