王鈺娟

（重慶市軌道交通［集團(tuán)］有限公司，重慶 400050）

引 言

審計(jì)檔案管理工作屬于影響審計(jì)監(jiān)督工作真實(shí)性與完整性的主要工作，并且在整體審計(jì)監(jiān)督工作當(dāng)中占據(jù)著十分重要的地位。做好審計(jì)檔案管理工作是后續(xù)審計(jì)監(jiān)督職能夠順利發(fā)揮的基本保障，能夠確保審計(jì)工作質(zhì)量穩(wěn)步提升。因此，需要針對(duì)審計(jì)檔案管理工作所具備的作用進(jìn)行深入研究，以此為基礎(chǔ)來(lái)促進(jìn)后續(xù)工作的順利開(kāi)展，還要將審計(jì)檔案的基本特征作為主要的切入點(diǎn)，準(zhǔn)確找出當(dāng)前審計(jì)檔案管理工作中存在的各種問(wèn)題，在明確審計(jì)檔案的地位與作用的基礎(chǔ)上采取有針對(duì)性的措施進(jìn)一步解決這部分問(wèn)題，以此來(lái)促進(jìn)檔案管理工作效率與工作質(zhì)量的穩(wěn)步提升。

一、審計(jì)檔案的基本特征

審計(jì)檔案主要將審計(jì)部門(mén)作為主體，并在長(zhǎng)時(shí)間的審計(jì)監(jiān)督及調(diào)查的過(guò)程中所形成的內(nèi)容，其包括文字、聲音及圖像等多種形式，屬于針對(duì)審計(jì)活動(dòng)開(kāi)展的真實(shí)記錄。同時(shí)，審計(jì)檔案也是保證后續(xù)審計(jì)活動(dòng)順利開(kāi)展的基本環(huán)節(jié)，其不僅屬于審計(jì)監(jiān)督工作的主要證據(jù)，也是針對(duì)審計(jì)工作質(zhì)量加以衡量的主要依據(jù)。由此可以看出，逐步深化對(duì)于審計(jì)檔案管理工作的認(rèn)知程度十分重要，審計(jì)檔案作為后續(xù)審計(jì)監(jiān)督的主要證據(jù)，必須重點(diǎn)提升審計(jì)檔案的專(zhuān)業(yè)性與公正性。

（一）審計(jì)檔案的專(zhuān)業(yè)性特征

審計(jì)檔案的專(zhuān)業(yè)性特征主要是由審計(jì)檔案自身的性質(zhì)，以及審計(jì)檔案針對(duì)審計(jì)監(jiān)督及審計(jì)活動(dòng)進(jìn)行的記錄與反映所決定的。因此，在審計(jì)檔案當(dāng)中就必須結(jié)合相關(guān)的條例內(nèi)容來(lái)做好歸檔、整理等工作，以此來(lái)穩(wěn)步提高審計(jì)檔案的完整性及準(zhǔn)確性，為后續(xù)檔案調(diào)取工作的順利開(kāi)展提供更大的便利，保證審計(jì)質(zhì)量能夠得到全面的提高。

（二）審計(jì)檔案的整體性特征

由于各大審計(jì)監(jiān)督環(huán)節(jié)之間具備著相互性與聯(lián)系性，審計(jì)監(jiān)督可以劃分為確定被審計(jì)對(duì)象、發(fā)出審計(jì)通知書(shū)及得出審計(jì)結(jié)論等多個(gè)步驟。首先，審計(jì)監(jiān)督工作主要是在被確定審計(jì)對(duì)象的條件下開(kāi)展的，其中涉及了成立審計(jì)小組及制定審計(jì)方案等多個(gè)工作環(huán)節(jié)；其次是由審計(jì)組向被審計(jì)對(duì)象發(fā)出對(duì)應(yīng)的審計(jì)通知書(shū)，并在審計(jì)方案的指導(dǎo)作用下開(kāi)展審計(jì)工作；最后，審計(jì)組還要應(yīng)當(dāng)針對(duì)各方面因素進(jìn)行綜合考慮，并做出對(duì)應(yīng)的審計(jì)結(jié)論。這三個(gè)環(huán)節(jié)之間存在著十分緊密的聯(lián)系，是無(wú)法分割的整體，這也使得審計(jì)檔案具備較為顯著的整體性特征。

（三）審計(jì)檔案的公開(kāi)性特征

審計(jì)檔案自身所具備的公開(kāi)性特征，主要是基于審計(jì)檔案對(duì)于經(jīng)濟(jì)等內(nèi)容的審計(jì)監(jiān)督情況決定的。并且審計(jì)檔案能夠?qū)⒏鞔髮?zhuān)業(yè)審計(jì)單位作為主體，在對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)下開(kāi)展工作，屬于社會(huì)性質(zhì)與法律效能之間的統(tǒng)一結(jié)合體。因此，需要保證審計(jì)檔案的公正性與客觀性特征，只有這樣才可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于審計(jì)活動(dòng)的高效監(jiān)督，在審計(jì)檔案當(dāng)中也要結(jié)合對(duì)應(yīng)的條例，規(guī)定好檔案的制定部門(mén)，以此來(lái)保證審計(jì)檔案的完整性與準(zhǔn)確性，在真正意義上實(shí)現(xiàn)審計(jì)質(zhì)量與審計(jì)效率的穩(wěn)步提高。

二、審計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題

（一）審計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

審計(jì)檔案的規(guī)范性及有序性主要體現(xiàn)在各個(gè)方面，是審計(jì)管理工作部門(mén)在遵循客觀與公平等基本原則的基礎(chǔ)上，針對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施開(kāi)展管理建設(shè)中所實(shí)現(xiàn)的工作內(nèi)容。審計(jì)檔案的規(guī)范性及有序性主要體現(xiàn)在檔案管理制度與審計(jì)人員等方面。首先，站在審計(jì)人員的角度上來(lái)看，隨著對(duì)于審計(jì)檔案管理工作重視程度的不斷提升，審計(jì)人員也應(yīng)當(dāng)更好地認(rèn)識(shí)檔案管理活動(dòng)所具備的重要性，通過(guò)講座等多種互動(dòng)方式來(lái)學(xué)習(xí)檔案管理的審計(jì)方針與審計(jì)策略，并在后續(xù)的實(shí)踐階段充分貫徹對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)，為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供必要的人員保障。其次，站在檔案管理制度的角度上來(lái)看，隨著國(guó)家對(duì)于審計(jì)檔案重視程度的不斷提升，相關(guān)部門(mén)出臺(tái)了各類(lèi)法律法規(guī)，為審計(jì)檔案管理制度的完善提供了重要保障。同時(shí)，這部分審計(jì)檔案管理制度的出現(xiàn)主要從審計(jì)工作實(shí)際情況的角度出發(fā)，針對(duì)審計(jì)檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)等多種內(nèi)容進(jìn)行更加明確的規(guī)定，這也為審計(jì)檔案管理效率的提高提供了保障。

（二）審計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

站在企業(yè)審計(jì)檔案實(shí)際情況的角度上來(lái)看，應(yīng)當(dāng)針對(duì)審計(jì)檔案管理工作開(kāi)展進(jìn)程中存在的各類(lèi)問(wèn)題開(kāi)展深入探究，防止各類(lèi)不良因素影響審計(jì)工作的開(kāi)展質(zhì)量。首先，在管理制度的角度上來(lái)看，審計(jì)檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展進(jìn)程中存在著各類(lèi)制度與方式?jīng)]有得到充分落實(shí)的問(wèn)題，隨著企業(yè)針對(duì)審計(jì)管理制度的完善優(yōu)化，審計(jì)檔案管理工作已經(jīng)得到了較為全面的發(fā)展，但部分企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)人員對(duì)于各類(lèi)規(guī)章制度所產(chǎn)生的認(rèn)知不夠到位，這樣就會(huì)導(dǎo)致制度與實(shí)際情況之間出現(xiàn)互相脫離的情況，也不利于審計(jì)檔案管理效率的提高，更不利于后續(xù)審計(jì)工作質(zhì)量的提升。其次，在檔案質(zhì)量方面，審計(jì)檔案在質(zhì)量管理過(guò)程中存在著排列不夠規(guī)范等多種問(wèn)題，這也不利于審計(jì)檔案質(zhì)量的提高，而檔案質(zhì)量出現(xiàn)的問(wèn)題主要涉及檔案內(nèi)容不夠全面及排列不夠規(guī)范等多方面內(nèi)容，同時(shí)也屬于各方面因素的綜合，這部分問(wèn)題主要是審計(jì)監(jiān)督工作開(kāi)展進(jìn)程中各類(lèi)工作環(huán)節(jié)不規(guī)范，或是工作人員重視程度比較低引起的，這樣也會(huì)對(duì)后續(xù)審計(jì)檔案的調(diào)取產(chǎn)生不良影響。最后，站在檔案歸檔程序的角度上來(lái)看，其中存在著檔案歸檔時(shí)間與檢查不夠規(guī)范等多種問(wèn)題，這也不利于審計(jì)檔案管理效率與管理質(zhì)量的提高。在實(shí)際工作階段中，沒(méi)有針對(duì)檔案歸檔工作人員與時(shí)間進(jìn)行明細(xì)化規(guī)定會(huì)導(dǎo)致整體歸檔時(shí)間無(wú)法得到保障，這也會(huì)對(duì)審計(jì)檔案的管理效果產(chǎn)生直接影響。并且審計(jì)檔案當(dāng)中對(duì)于立卷單位的職責(zé)沒(méi)有制定明確的規(guī)定，這樣也會(huì)大幅度降低審計(jì)檔案檢查工作的規(guī)范性，并會(huì)影響審計(jì)結(jié)果的真實(shí)性與客觀性，也會(huì)影響審計(jì)檔案管理工作實(shí)際作用的發(fā)揮。除此之外，部分檔案管理人員缺少過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì)，這一點(diǎn)也是導(dǎo)致審計(jì)檔案管理工作產(chǎn)生問(wèn)題的主要原因。部分檔案管理人員缺少專(zhuān)業(yè)知識(shí)與正確的職業(yè)態(tài)度，使得審計(jì)檔案管理工作無(wú)法充分結(jié)合實(shí)際情況來(lái)制定出較為詳細(xì)的規(guī)劃內(nèi)容，這樣也會(huì)對(duì)審計(jì)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)程度產(chǎn)生影響。

三、審計(jì)檔案管理的地位作用與優(yōu)化措施

（一）審計(jì)檔案管理的地位與作用

審計(jì)檔案是各大企業(yè)內(nèi)部檔案的重要組成部分，同時(shí)也是針對(duì)審計(jì)工作所進(jìn)行的真實(shí)記錄，能夠?yàn)楹罄m(xù)審計(jì)監(jiān)督提供依據(jù)。通過(guò)對(duì)材料的不斷累積來(lái)進(jìn)一步促進(jìn)審計(jì)工作質(zhì)量與工作效率的穩(wěn)步提高，為審計(jì)工作后續(xù)的綜合研究提供必要的信息，這也使其成為開(kāi)展審計(jì)宣傳工作的主要材料。并且審計(jì)檔案大多都來(lái)自實(shí)踐內(nèi)容，就是在不斷實(shí)踐的過(guò)程中針對(duì)審計(jì)工作的具體過(guò)程加以反映，這樣可以更加真實(shí)、客觀地反映出審計(jì)監(jiān)督工作的具體情況。首先，審計(jì)部門(mén)所具備的基本職能就在于選擇對(duì)應(yīng)的審計(jì)對(duì)象進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，這樣就可以大幅度地降低違規(guī)行為的發(fā)生概率，確保審計(jì)工作的質(zhì)量可以得到穩(wěn)步的提高，為企業(yè)后續(xù)的穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，審計(jì)檔案也是審計(jì)監(jiān)督的主要工作環(huán)節(jié)，可以為審計(jì)案件的查證與復(fù)審提供主要依據(jù)，在提高審計(jì)工作質(zhì)量中起到了十分重要的作用。并且目前的審計(jì)工作制度及工作體系在本質(zhì)上仍舊處在一種逐步完善的過(guò)程中，而工作制度屬于審計(jì)工作物質(zhì)與精神文明之間的統(tǒng)一體，涉及的范圍十分廣泛。其次，審計(jì)檔案管理通過(guò)對(duì)各類(lèi)材料的不斷累積，更好地提高審計(jì)工作的開(kāi)展效率，通過(guò)審計(jì)管理工作來(lái)進(jìn)一步保證審計(jì)材料的客觀性與真實(shí)性，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)于上級(jí)與下級(jí)的有效監(jiān)督，確保審計(jì)人員針對(duì)審計(jì)工作基本規(guī)律產(chǎn)生更加深刻的認(rèn)知，促進(jìn)審計(jì)檔案管理工作質(zhì)量進(jìn)一步提高。

（二）審計(jì)檔案管理的優(yōu)化措施

結(jié)合目前審計(jì)檔案管理的實(shí)際開(kāi)展情況，應(yīng)當(dāng)對(duì)審計(jì)檔案在審計(jì)質(zhì)量工作的地位與作用進(jìn)行綜合考慮，在多個(gè)角度上出發(fā)來(lái)穩(wěn)步提高檔案管理的工作效率，從而為后續(xù)審計(jì)工作質(zhì)量的提高奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。首先，站在審計(jì)人員的角度上來(lái)看，審計(jì)檔案管理效率的提高更加依賴(lài)審計(jì)人員的綜合素質(zhì)與管理意識(shí)，而審計(jì)人員素質(zhì)的提高主要依賴(lài)各大工作部門(mén)對(duì)于審計(jì)人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)與教育，以此來(lái)保證審計(jì)人員可以按照對(duì)應(yīng)的規(guī)定內(nèi)容進(jìn)行歸檔整理，也可以為后續(xù)檔案的調(diào)取提供更大的便捷性。審計(jì)人員在檔案管理意識(shí)的提升方面，主要依賴(lài)于工作部門(mén)對(duì)于檔案管理工作所進(jìn)行的日?？己?，通過(guò)這種方式能夠有效提升檔案管理人員對(duì)于工作的重視程度，使得審計(jì)管理工作的整體質(zhì)量可以逐步提高。其次，站在檔案工作制度的角度上來(lái)看，完善的審計(jì)檔案工作制度是保證審計(jì)程序及審計(jì)檔案完整性的關(guān)鍵內(nèi)容。企業(yè)方面應(yīng)通過(guò)不斷完善優(yōu)化檔案管理制度的方式穩(wěn)步提升整體檔案質(zhì)量，這樣就可以在根本上提升檔案的專(zhuān)業(yè)性與客觀性，防止檔案的歸檔時(shí)間及檢查出現(xiàn)不規(guī)范等問(wèn)題。最后，站在檔案管理方式的角度上來(lái)看，通過(guò)更加先進(jìn)的技術(shù)手段可以逐步提高審計(jì)檔案管理的信息化與數(shù)據(jù)化特征，而隨著目前科技水平的不斷提升，企業(yè)內(nèi)部的審計(jì)檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的基本潮流，可以采用以RFID 為基礎(chǔ)的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，通過(guò)不斷升級(jí)檔案管理方式及培訓(xùn)檔案管理人員等多種方式，確保審計(jì)檔案管理過(guò)程可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化、精確化與信息化的轉(zhuǎn)變，為宏觀的經(jīng)濟(jì)控制提供更加重要的支撐（圖1）。

圖1 基于RFID 的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能模塊

（三）穩(wěn)步提高審計(jì)檔案的管理水平

首先，應(yīng)當(dāng)針對(duì)審計(jì)檔案管理工作進(jìn)行必要的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。為了確保審計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)能夠得到全面提升，就應(yīng)當(dāng)充分應(yīng)用多樣化的方式來(lái)對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行必要的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，而那些參與審計(jì)檔案管理工作當(dāng)中的人員，也應(yīng)當(dāng)定期參與到相關(guān)工作部門(mén)開(kāi)展的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)中，并始終保持一種較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，更加細(xì)心地對(duì)待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員所進(jìn)行的檢查與監(jiān)督引導(dǎo)。同時(shí)，還要將那些與審計(jì)相關(guān)的業(yè)務(wù)與檔案管理工作更好地融合在一起，經(jīng)常性地開(kāi)展檔案管理方面的培訓(xùn)工作，通過(guò)更加高效的學(xué)習(xí)來(lái)保證每一名審計(jì)檔案管理人員都可以具備專(zhuān)業(yè)化知識(shí)，并提升對(duì)于審計(jì)檔案管理的認(rèn)知程度，在保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上建立更加專(zhuān)業(yè)的審計(jì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。其次，還要提高對(duì)于審計(jì)檔案管理工作的重視程度，也只有領(lǐng)導(dǎo)人員提高了對(duì)于審計(jì)檔案管理工作的重視程度，才能夠確保審計(jì)檔案的管理水平能夠得到全面提高。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作部門(mén)也應(yīng)當(dāng)將審計(jì)檔案管理作為審計(jì)工作當(dāng)中的主要考核點(diǎn)，與審計(jì)項(xiàng)目的評(píng)判和審計(jì)質(zhì)量建設(shè)工作一同開(kāi)展考核，并定期進(jìn)行檢測(cè)，防止工作出現(xiàn)形式化等情況。要在充分結(jié)合審計(jì)人立卷基本原則的情況下，將責(zé)任更好地落實(shí)到個(gè)人身上，確保審計(jì)檔案管理工作能夠做到專(zhuān)人專(zhuān)項(xiàng)。最后，要重點(diǎn)提高各類(lèi)審計(jì)檔案管理設(shè)施的整體建設(shè)水平，在內(nèi)部建立一個(gè)更加專(zhuān)業(yè)的審計(jì)檔案管理隊(duì)伍，確保審計(jì)檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)信息化與現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，同時(shí)還要針對(duì)審計(jì)檔案管理制度進(jìn)行必要的完善優(yōu)化，在充分結(jié)合對(duì)應(yīng)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)借閱、儲(chǔ)存及移交等多種工作內(nèi)容的制度化轉(zhuǎn)變，還要將不同審計(jì)檔案的歸檔范圍進(jìn)行統(tǒng)一化處理，逐步提高審計(jì)檔案管理設(shè)施的建設(shè)質(zhì)量，以此來(lái)穩(wěn)步提高審計(jì)檔案管理工作的控制水平與管理水平。除此之外，還應(yīng)當(dāng)將審計(jì)檔案管理工作更好地列入規(guī)范化管理范圍當(dāng)中，在遵守相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，保證檔案資料可以裝訂規(guī)范，內(nèi)部的要素也要更加完整，這樣就可以提升檔案審計(jì)工作的合法性。并且，還要針對(duì)檔案的查詢(xún)借調(diào)等管理工作進(jìn)行完善優(yōu)化，定期針對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行檢測(cè)，避免審計(jì)檔案的內(nèi)容受到破壞或是丟失，從而影響到檔案資源的完整程度。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，在開(kāi)展審計(jì)檔案管理工作的實(shí)際過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)針對(duì)審計(jì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行必要的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，確保企業(yè)對(duì)于審計(jì)檔案管理工作的重視程度能夠穩(wěn)步提高。同時(shí)，還要重點(diǎn)提升審計(jì)檔案管理設(shè)施的建設(shè)水平及建設(shè)質(zhì)量，這樣就可以進(jìn)一步將審計(jì)檔案管理工作引入規(guī)范化管理范圍當(dāng)中，以此來(lái)促進(jìn)審計(jì)檔案管理工作水平與工作質(zhì)量的穩(wěn)步提高，為審計(jì)檔案管理工作的順利開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。還要充分意識(shí)到目前檔案管理工作當(dāng)中存在的問(wèn)題，及時(shí)采取有針對(duì)性的措施進(jìn)行解決，確保審計(jì)檔案管理工作能夠取得預(yù)期中的效果。