張湘南
(浙江菲諾食品有限公司,浙江 嘉興 314500)
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,我國(guó)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)也逐步走向多元化,同時(shí),我國(guó)的財(cái)務(wù)管理也日趨網(wǎng)絡(luò)化、信息化,企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的好壞將直接影響到企業(yè)財(cái)務(wù)管理的效率和效果。且隨著會(huì)計(jì)信息技術(shù)的飛速發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)的日益普及,企業(yè)的信息突破了時(shí)空的限制,對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理提出了更高的要求,因此,建議企業(yè)相應(yīng)地提高信息化水平和財(cái)務(wù)規(guī)范化水平。
利用計(jì)算機(jī)對(duì)各種財(cái)務(wù)信息進(jìn)行收集、匯總、整合、計(jì)算、進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的一種應(yīng)用軟件。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是一種能夠反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況、預(yù)測(cè)與決策、現(xiàn)金流管理的信息系統(tǒng)。財(cái)務(wù)管理一般是指財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)、決策、預(yù)算、控制和分析等方面的財(cái)務(wù)管理。而在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,財(cái)務(wù)管理包括預(yù)算、資金、內(nèi)控、風(fēng)險(xiǎn)、制度流程以及財(cái)務(wù)分析等方面,要求從單一的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)向財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成的企業(yè)管理信息系統(tǒng)的擴(kuò)展,有利于對(duì)業(yè)務(wù)流程的控制和實(shí)時(shí)的跟蹤和記錄。
在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式已不能滿足時(shí)代發(fā)展的需求,因此,財(cái)務(wù)管理部門必須根據(jù)自身的實(shí)際情況,不斷地進(jìn)行創(chuàng)新。會(huì)計(jì)人員要正確運(yùn)用信息技術(shù),選擇適合自己的財(cái)務(wù)管理模式,不斷地提高自己的業(yè)務(wù)水平,對(duì)公司的利潤(rùn)進(jìn)行有效的控制,從而達(dá)到財(cái)務(wù)管理的目的,提高公司的經(jīng)濟(jì)效益。
會(huì)計(jì)信息化是指在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的過(guò)程中,通過(guò)信息技術(shù)的整合,從而使企業(yè)更好地理解和把握整個(gè)產(chǎn)業(yè),從而達(dá)到資源的共享。要不斷地強(qiáng)化企業(yè)的財(cái)務(wù)工作,提高財(cái)務(wù)管理的效率,使公司的財(cái)務(wù)過(guò)程更加規(guī)范化,同時(shí),要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況,建立健全的財(cái)務(wù)管理制度,以滿足會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的需要,增強(qiáng)公司的競(jìng)爭(zhēng)能力。
隨著網(wǎng)絡(luò)的日益普及,企業(yè)間的信息可以在任何時(shí)候都可以進(jìn)行分享,而各個(gè)部門的分工也得到了進(jìn)一步的完善,從而促進(jìn)了各個(gè)部門的相互關(guān)聯(lián)。通過(guò)對(duì)企業(yè)的信息化管理,可以使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理更加地規(guī)范化,使企業(yè)的生產(chǎn),采購(gòu),銷售,物流,資金、技術(shù)、市場(chǎng)等多方面的信息都能集中起來(lái),從而形成一個(gè)整體的企業(yè)管理系統(tǒng)。
現(xiàn)代企業(yè)的財(cái)務(wù)功能已經(jīng)不再局限于會(huì)計(jì)核算和監(jiān)管,而是以管理會(huì)計(jì)為目的。因此,這將促使會(huì)計(jì)人員與時(shí)俱進(jìn),不斷完善會(huì)計(jì)理論,不斷提升自身的綜合應(yīng)用能力,向會(huì)綜合型的管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)變,為企業(yè)提供更有價(jià)值的會(huì)計(jì)信息,使管理會(huì)計(jì)能夠根據(jù)過(guò)去、未來(lái)的會(huì)計(jì)信息為企業(yè)財(cái)務(wù)決策提供服務(wù)。
在使用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí),企業(yè)必須負(fù)責(zé)錄入的數(shù)據(jù)的真實(shí)性,防止向管理者提供不正確的數(shù)據(jù);并對(duì)各系統(tǒng)各模塊進(jìn)行監(jiān)控,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)所產(chǎn)生的報(bào)表分析,暴露的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。擴(kuò)大了內(nèi)部控制的覆蓋面,節(jié)約企業(yè)的財(cái)務(wù)管理和運(yùn)行成本,使財(cái)務(wù)人員有更多的時(shí)間和精力進(jìn)行更深層次的預(yù)測(cè)、管理和控制,發(fā)揮財(cái)務(wù)管理的最大效益。
利用財(cái)務(wù)信息系統(tǒng),可以在云存儲(chǔ)空間中記錄和存儲(chǔ)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的收集、整合、分析,實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的信息傳輸與共享,以便管理者能夠迅速了解企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況并做出相應(yīng)的決策,同時(shí)也能幫助企業(yè)制定更科學(xué)的決策,促進(jìn)戰(zhàn)略的實(shí)施,從而更好地提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。
在新的歷史時(shí)期,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)管理已不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。隨著會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展,利用電腦軟件可以幫助員工更好地理解公司的財(cái)務(wù)狀況和財(cái)務(wù)核算,取代了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作模式。同時(shí),也能使企業(yè)的財(cái)務(wù)經(jīng)理更好地參與公司的經(jīng)營(yíng)決策,有利于促進(jìn)公司的發(fā)展,使企業(yè)能夠持續(xù)健康地發(fā)展。
財(cái)務(wù)人員多數(shù)從事基本的會(huì)計(jì)工作,與企業(yè)的日常工作主要是點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的基本業(yè)務(wù),工作中的瑣事比較多,沒(méi)有深入地了解數(shù)據(jù)背后的經(jīng)營(yíng)管理問(wèn)題,在數(shù)據(jù)收集、整理、事后財(cái)務(wù)分析等方面,缺少對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警和分析,無(wú)法為管理者的決策提供有效的數(shù)據(jù)支撐。這也使得具有專業(yè)能力的財(cái)務(wù)人員工作積極性不高,難以了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的真實(shí)情況,導(dǎo)致管理水平較低,難以形成系統(tǒng)有效的管理模式。
公司日常經(jīng)營(yíng)控制的是公司的績(jī)效指標(biāo),例如生產(chǎn)部負(fù)責(zé)提高產(chǎn)能,質(zhì)量部負(fù)責(zé)處理市場(chǎng)投訴,財(cái)務(wù)部門從財(cái)務(wù)的角度,對(duì)公司的整體經(jīng)營(yíng)指標(biāo)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),以及日常經(jīng)營(yíng)管理等方面的風(fēng)險(xiǎn)控制,制定一系列規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的措施,有效地防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),但是當(dāng)其他部門與財(cái)務(wù)部門想法不一致時(shí),會(huì)產(chǎn)生沖突,導(dǎo)致雙方的溝通成本和工作效率下降。企業(yè)財(cái)務(wù)決策中普遍存在著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)憑經(jīng)驗(yàn)和主觀決策的現(xiàn)象,往往會(huì)導(dǎo)致決策失誤,從而產(chǎn)生財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
公司培養(yǎng)出了一批優(yōu)秀的系統(tǒng)操作人員,但是在晉升或離開后,新進(jìn)人員對(duì)該系統(tǒng)的功能尚未充分發(fā)揮,這導(dǎo)致在新業(yè)務(wù)、新市場(chǎng)的拓展過(guò)程中,系統(tǒng)功能不能直接復(fù)用,不能快速迭代。而財(cái)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的了解也不是很透徹,而且需要大量的數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行分析。由于企業(yè)對(duì)管理分析模型的運(yùn)用能力不強(qiáng),缺乏系統(tǒng)的管理和分析能力,降低了數(shù)據(jù)的價(jià)值。
隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的規(guī)范化過(guò)程也會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題,例如:各個(gè)部門對(duì)流程的審核和監(jiān)督不到位,缺少對(duì)流程有效性的評(píng)估。最后導(dǎo)致制度和流程出現(xiàn)漏洞,乃至出現(xiàn)欺詐,這些問(wèn)題一直困擾著企業(yè)的管理者,給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了一定的影響,這些都是由于企業(yè)管理者對(duì)內(nèi)部控制工作能力不足造成的。
大多數(shù)財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理時(shí),往往都是把精力放在基本的業(yè)務(wù)上,財(cái)務(wù)工作往往比較復(fù)雜,對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析和整理也比較欠缺,大部分財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)管理中只能夠?qū)?bào)表進(jìn)行整理,并沒(méi)有能夠?qū)Ω鞣N數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析和評(píng)價(jià),因此財(cái)務(wù)人員的財(cái)務(wù)管理工作存在著很大的滯后性和被動(dòng)性,相關(guān)工作缺乏前瞻性,難以為高層管理者、決策者提供有效的數(shù)據(jù)支撐,無(wú)法對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和預(yù)警,也無(wú)法在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)觸發(fā)時(shí)采取有效的應(yīng)對(duì)措施。
目前的企業(yè)大多已經(jīng)完成了信息化、數(shù)據(jù)化的發(fā)展,但是由于企業(yè)沒(méi)有及時(shí)培養(yǎng)出足夠的系統(tǒng)操作人員,而且大多數(shù)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理部門都沒(méi)有建立起相應(yīng)的工作機(jī)制,在升職、離職、調(diào)任之后,他們的工作經(jīng)驗(yàn)都不能很好地繼承和傳承,這就導(dǎo)致了新的員工要花更多的時(shí)間來(lái)熟悉操作系統(tǒng),學(xué)會(huì)各種操作。同時(shí),大多數(shù)的企業(yè)職員對(duì)目前的數(shù)字化、信息化系統(tǒng)的作用還沒(méi)有深入、仔細(xì)地發(fā)掘,對(duì)流程和業(yè)務(wù)還沒(méi)有完全地了解。
另外,企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門之間的交流和溝通是非常必要的,但是因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部沒(méi)有建立起一套完整的溝通和交流機(jī)制,而且企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)種類太多,所以財(cái)務(wù)經(jīng)理必須使用多種分析工具和模型,才能將相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的集成,但是因?yàn)樨?cái)務(wù)人員缺乏專業(yè)的管理技巧,缺乏對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的分析,使得企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的開展受到嚴(yán)重影響。為了解決這一問(wèn)題,企業(yè)必須改變現(xiàn)有的財(cái)務(wù)模式,建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,通過(guò)財(cái)務(wù)模式的轉(zhuǎn)變來(lái)解決財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)使用效率低下的問(wèn)題。
隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大,公司內(nèi)部的分工也日益細(xì)化,公司規(guī)模迅速擴(kuò)大,對(duì)公司的管理水平提出了更高的要求。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)越來(lái)越龐大,企業(yè)的業(yè)務(wù)流程也越來(lái)越分散,各個(gè)部門之間的信息交流也越來(lái)越不順暢,很容易重復(fù)。每一項(xiàng)工作都要經(jīng)過(guò)各個(gè)部門的層層審查,不僅大大降低了工作的效率,而且還增加了管理成本。這種分散式的管理方式,以及各部門采用的管理方式、評(píng)價(jià)指標(biāo)、激勵(lì)機(jī)制都不盡相同,不僅影響了信息交流,也影響了企業(yè)的管理效率,也影響了企業(yè)的整體發(fā)展。
財(cái)務(wù)人員要了解行業(yè)特點(diǎn)、戰(zhàn)略規(guī)劃、運(yùn)營(yíng)模式,了解供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售各個(gè)環(huán)節(jié),了解企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、稅收法規(guī),熟練使用各種財(cái)務(wù)分析方法,并能使用各種數(shù)據(jù)處理工具,為企業(yè)經(jīng)理提供有價(jià)值的分析報(bào)告和科學(xué)的管理建議。財(cái)務(wù)部和業(yè)務(wù)部門要團(tuán)結(jié)一致,并定期為業(yè)務(wù)人員的專業(yè)能力提供資金支持。通過(guò)績(jī)效考核,從成本控制、風(fēng)險(xiǎn)控制和財(cái)務(wù)準(zhǔn)則,進(jìn)行內(nèi)部評(píng)價(jià),使員工了解財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理的思想,提高財(cái)務(wù)決策的科學(xué)化水平,防止因財(cái)務(wù)決策失誤而產(chǎn)生的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
公司將雙通道的職業(yè)發(fā)展路徑與人員的專業(yè)發(fā)展路徑和管理發(fā)展路徑相結(jié)合,以使員工有更大的發(fā)展空間。為了保障員工的工作熱情,公司應(yīng)該采用輪崗制度,為企業(yè)留住人才,在企業(yè)工作中,財(cái)務(wù)人員應(yīng)具備較強(qiáng)的管理能力、財(cái)務(wù)監(jiān)督能力和學(xué)習(xí)能力,掌握企業(yè)發(fā)展方向。
建立健全的內(nèi)部控制體系和評(píng)價(jià)體系,強(qiáng)化內(nèi)部審核。成立自查互查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理中的問(wèn)題,提出整改建議,讓企業(yè)的信息化發(fā)展更規(guī)范。另外,要加強(qiáng)公司的內(nèi)部控制意識(shí),建立健全內(nèi)部控制法規(guī),完善公司的管理體系,同時(shí)加強(qiáng)員工的專業(yè)素質(zhì),使公司的財(cái)務(wù)安全得到保障,確保公司的穩(wěn)健發(fā)展,這樣才能提高內(nèi)部控制工作的質(zhì)量。
如果企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)被泄露,將會(huì)對(duì)公司的財(cái)務(wù)狀況造成很大的威脅,甚至?xí)?duì)公司的正常生產(chǎn)造成不利的影響。因此,企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的認(rèn)識(shí),加強(qiáng)對(duì)電腦等硬件設(shè)備的定期檢查與維修,以增強(qiáng)其安全性。另外,還應(yīng)定期更新會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),盡可能地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。設(shè)立網(wǎng)絡(luò)管理員職位,企業(yè)內(nèi)部的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)以及服務(wù)器等設(shè)備一旦出現(xiàn)問(wèn)題,都要由網(wǎng)絡(luò)管理員及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以解決。
在信息化、信息顯化的社會(huì)背景下,企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)信息顯化管理工作不可避免地要面對(duì)一系列的安全隱患,企業(yè)必須不斷優(yōu)化、改進(jìn)和完善已有的信息系統(tǒng),同時(shí)要強(qiáng)化安全管理,以使外部的威脅降低到最小,隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,企業(yè)的工作逐漸向無(wú)紙化方向發(fā)展,數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理方式發(fā)生了巨大的變化,企業(yè)的發(fā)展也日益依賴于信息化,而信息技術(shù)對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著舉足輕重的作用,信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的重要性也越來(lái)越突出。在信用和安全風(fēng)險(xiǎn)管理方面,公司要及時(shí)建立起相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)防火墻,對(duì)反病毒軟件進(jìn)行升級(jí),以避免財(cái)務(wù)信息的外泄。
另外,要有針對(duì)性地組織員工進(jìn)行相關(guān)的安全教育和培訓(xùn),提高財(cái)會(huì)人員的信息安全和保密意識(shí)。最重要的是,公司必須及時(shí)更新和調(diào)整財(cái)務(wù)條款和財(cái)務(wù)軟件,及時(shí)地優(yōu)化控制數(shù)據(jù)庫(kù),使各種信息和安全問(wèn)題得到有效的解決,從而提升了財(cái)務(wù)的安全管理。
鑒于當(dāng)前會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中缺乏數(shù)據(jù)交流的問(wèn)題,提出了由財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)、生產(chǎn)、采購(gòu)、銷售等部門組成的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)管理小組,根據(jù)各部門的需要,可以設(shè)立一個(gè)固定的財(cái)務(wù)部,也可以設(shè)立一個(gè)臨時(shí)的財(cái)務(wù)部。各部門負(fù)責(zé)將各部門的財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)定期公布,并將各部門之間的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的溝通,并將各部門的工作內(nèi)容和責(zé)任制定相應(yīng)的規(guī)章制度予以公布。對(duì)于有異議的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),可以通過(guò)協(xié)商來(lái)解決,對(duì)于無(wú)法解決的問(wèn)題,則由管理層和上級(jí)主管部門協(xié)商解決。這樣既能快速、高效地運(yùn)作,又能增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)業(yè)務(wù)間的聯(lián)系。財(cái)務(wù)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是對(duì)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)控與管理,從而有效地加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的信息化建設(shè)。
為了進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理,提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率和安全,并結(jié)合企業(yè)和企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況,構(gòu)建相應(yīng)的管理體制,做到有權(quán)有責(zé),避免權(quán)力過(guò)多,有效的權(quán)力下放有利于企業(yè)高效地管理、控制風(fēng)險(xiǎn)、提高效率。根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略定位和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要,對(duì)企業(yè)管理流程進(jìn)行梳理,合理設(shè)置職能部門和管理崗位,減少管理層級(jí),嚴(yán)格控制管理人員的職數(shù)。
綜上所述,在會(huì)計(jì)信息化的背景下,企業(yè)必須重視信息化,財(cái)務(wù)管理要與時(shí)代同步,不斷地引入新的管理技術(shù),科學(xué)、合理地優(yōu)化財(cái)務(wù)工作。信息化建設(shè)應(yīng)上升到企業(yè)的戰(zhàn)略高度、適時(shí)適度,與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展相適應(yīng),幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化,提高企業(yè)的管理水平和綜合競(jìng)爭(zhēng)力,從而在無(wú)形中為企業(yè)帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)效益。要構(gòu)建符合企業(yè)實(shí)際的內(nèi)部控制體系。企業(yè)在重大信息化工程建設(shè)前或建設(shè)過(guò)程中,應(yīng)適時(shí)調(diào)整組織機(jī)構(gòu)、運(yùn)行模式、管理制度等,使信息化建設(shè)事半功倍。要用好信息化系統(tǒng),規(guī)范系統(tǒng)使用,擴(kuò)大系統(tǒng)范圍,以應(yīng)用檢驗(yàn)信息化建設(shè)的成效,不斷加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)管理。