李 艷

一、引言

SAP軟件的使用費(fèi)用是比較貴的，只有規(guī)模達(dá)到一定程度的規(guī)上企業(yè)才會(huì)用，在大公司上班的員工才有機(jī)會(huì)接觸、使用到SAP軟件，大公司因崗位又比較穩(wěn)定，每個(gè)部門承擔(dān)的職責(zé)差距較大，很少有跨部門調(diào)動(dòng)。操作者很難接觸到多個(gè)部門、每個(gè)模塊，都是在同一部門不同崗位轉(zhuǎn)崗。熟練掌握一個(gè)模塊都需要花費(fèi)大量時(shí)間、經(jīng)歷，同時(shí)學(xué)會(huì)SAP系統(tǒng)每個(gè)模塊幾乎是不可能的。一般的SAP學(xué)習(xí)都是通過(guò)資料學(xué)習(xí)，沒(méi)有親自實(shí)際上機(jī)模擬操作，只是理論知識(shí)沒(méi)辦法真正理解、熟練系統(tǒng)。

SAP大致包含十二個(gè)模塊，SD模塊的主要功能是依據(jù)銷售訂單管理，客戶信息資料完善、申請(qǐng)開(kāi)具發(fā)票等。MM模塊主要物料管理模塊，物料的數(shù)量、單價(jià)，訂單收貨等，呆滯物料庫(kù)齡等功能優(yōu)點(diǎn)是避免呆滯物料庫(kù)存，減少管理層工作量。PM、QM、PP在公司維護(hù)的組織架構(gòu)內(nèi)，依據(jù)工藝路線、BOM清單生產(chǎn)成本的歸集，并完成質(zhì)量管理。AM資產(chǎn)模塊保證資產(chǎn)賬實(shí)、明細(xì)與總賬相符，CO 、FI財(cái)務(wù)模塊，CO生產(chǎn)成本分析，提升成本管理，為銷售定價(jià)提供依據(jù)，F(xiàn)I往來(lái)重分類、報(bào)表為管理數(shù)據(jù)分析提供資料。PS模塊功能是預(yù)算、項(xiàng)目管理、HR人事管理模塊，根據(jù)人臉考勤系統(tǒng)自動(dòng)數(shù)據(jù)公司表，根據(jù)工序、工時(shí)、出勤自動(dòng)算計(jì)件工資、WF模塊功能是流程管理、郵件等辦公自動(dòng)化功能、IS方案設(shè)計(jì)，大多數(shù)公司較多使用的模塊是PP、MM、SD、PM、FI、CO、AM。

SAP受歡迎成為軟件的業(yè)界領(lǐng)袖，他從企業(yè)管理的角度幫助企業(yè)解決問(wèn)題，已實(shí)現(xiàn)想要的結(jié)果為導(dǎo)向，幫助企業(yè)提升管理理念。SAP在全球多個(gè)國(guó)家設(shè)立研發(fā)中心，在世界各地招聘頂尖人才，每年在研發(fā)上投入巨資，并設(shè)立客服開(kāi)發(fā)中心，SAP滿足客戶需求為目標(biāo)，為客戶提供各種解決方案，并提供專業(yè)的管理服務(wù)。

二、SAP的使用基礎(chǔ)

使用SAP會(huì)使企業(yè)進(jìn)步不止一大步，軟件使用得好不僅因?yàn)橄到y(tǒng)功能好，在實(shí)際操作過(guò)程中活學(xué)活用，制式框架邏輯存在的基礎(chǔ)上，需要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況貼合系統(tǒng)制定制度。在使用過(guò)程中的不斷完善、優(yōu)化，才是企業(yè)成功的關(guān)鍵因素。

1.SAP是一個(gè)實(shí)際操作非常強(qiáng)的一個(gè)系統(tǒng)，要求操作者有理論經(jīng)驗(yàn)，不僅是基礎(chǔ)理論、概念闡述，更要求實(shí)際操作時(shí)能滿足業(yè)務(wù)需求。是所有新員工在上崗時(shí)，都需要進(jìn)行崗前培訓(xùn)，把理論知識(shí)與上機(jī)操作融合在一起，上機(jī)模擬考試合格后持證上崗。讓員工在不斷實(shí)踐過(guò)程中，扎實(shí)地掌握系統(tǒng)操作，使得在實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題及早地發(fā)現(xiàn)和解決。

2.所有人員、所有部門保持良好的溝通方式，業(yè)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際操作以及遇到的問(wèn)題，開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)。通常管理崗位的人員都是企業(yè)相關(guān)部門的管理人員，都是精英、人才，為了保證業(yè)財(cái)融合、所有業(yè)財(cái)內(nèi)容保持溝通順暢。比如采購(gòu)發(fā)票報(bào)賬不及時(shí)會(huì)導(dǎo)致實(shí)際成本費(fèi)用與標(biāo)準(zhǔn)成本差異較大，需要采購(gòu)及時(shí)簽合同、物料及時(shí)入庫(kù)后，及時(shí)發(fā)票報(bào)銷沖銷暫估。讓所有系統(tǒng)的使用人員橫、縱交叉、有渠道反饋系統(tǒng)操作中遇到的問(wèn)題，根據(jù)遇到的問(wèn)題進(jìn)行專門分析，看一下是制度、管理問(wèn)題，還是系統(tǒng)問(wèn)題，是否需要調(diào)整系統(tǒng)配置或是開(kāi)新的功能，來(lái)滿足生產(chǎn)需求。

3.企業(yè)規(guī)章制度、管理水平、公司規(guī)模需要跟SAP相匹配。使用SAP項(xiàng)目需要相關(guān)的軟、硬件相配合，組織架構(gòu)單一也不適用，后期在運(yùn)行的時(shí)候需要非常多的部門配合。沒(méi)有使用SAP的公司在協(xié)同、效率、報(bào)表出具上會(huì)顯得明顯疲軟。上線后的系統(tǒng)，核對(duì)業(yè)務(wù)模式、操作方式、管理理念、相關(guān)制度都需要改變，一定是企業(yè)適應(yīng)SAP系統(tǒng)，不是系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)。雙方在磨合的過(guò)程中，不斷調(diào)整，而不是像Excel管理的那樣，隨意調(diào)整自由刪減。

4.內(nèi)部的業(yè)務(wù)需求要清晰，對(duì)于使用SAP規(guī)范、提升哪些模塊，處理、解決什么樣的問(wèn)題，達(dá)到什么樣的要求，這些都是在使用SAP時(shí)要想好的，甚至是在SAP上線前要考慮的事情，針對(duì)問(wèn)題選擇的不同，還有公司實(shí)際情況，設(shè)定需要上線的業(yè)務(wù)模塊。如果單純地為了上項(xiàng)目，不貼合公司的實(shí)際業(yè)務(wù)和需求，反而會(huì)適得其反。

5.日常SAP的管理不僅僅是信息化部的事，在使用過(guò)程中是全公司每個(gè)部門的互動(dòng)，相關(guān)模塊的上線，不是為了減少工作量、縮減人員，是為了解放人力，把簡(jiǎn)單重復(fù)的數(shù)據(jù)運(yùn)算交給系統(tǒng)，讓更多的員工解放雙手，把精力投入業(yè)財(cái)融合、分析中，這樣才能更改地提升管理，才是上線SAP的意義。

三、企業(yè)在日常管理中遇到問(wèn)題

當(dāng)企業(yè)的規(guī)模和產(chǎn)品線數(shù)量發(fā)展到一定階段之后，各個(gè)環(huán)節(jié)或部門在各自的目標(biāo)驅(qū)動(dòng)下，會(huì)提出很多要求，需要從系統(tǒng)的角度加以思考，幫助解決問(wèn)題，達(dá)成目標(biāo)。

1.關(guān)于銷售目標(biāo)需求的準(zhǔn)確預(yù)測(cè)，預(yù)測(cè)一段時(shí)間內(nèi)，所有銷售商品的種類、數(shù)量，并制定價(jià)格區(qū)間，用來(lái)支持實(shí)體經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、生產(chǎn)計(jì)劃，難的是對(duì)于預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性要進(jìn)行校正，以便執(zhí)行過(guò)程中預(yù)測(cè)不斷地改進(jìn)。

計(jì)劃部根據(jù)銷售訂單種類、數(shù)量、要求，制定生產(chǎn)排期。其中包括抓取產(chǎn)成品庫(kù)存，結(jié)合企業(yè)商品生產(chǎn)工藝、路線、計(jì)劃排產(chǎn)等，及時(shí)補(bǔ)充安全生產(chǎn)原料庫(kù)存，根據(jù)班次生產(chǎn)安排，完成訂單生產(chǎn)，出門發(fā)貨訂單交付。其中還要參考產(chǎn)能、半成品、原材料、設(shè)備配置情況、安全庫(kù)存、物料采購(gòu)到達(dá)時(shí)間、外協(xié)加工件，完成時(shí)間是否可控。

2.建立供應(yīng)商交貨績(jī)效制度，明確考核方法和目標(biāo)及所需物料采購(gòu)入庫(kù)，為了保供公司都會(huì)要求物料供應(yīng)商按時(shí)交貨，并對(duì)物料供應(yīng)商進(jìn)行交貨績(jī)效考核，供應(yīng)商為了完成考核目標(biāo)，多數(shù)公司會(huì)要求供應(yīng)商設(shè)立寄售庫(kù)，轉(zhuǎn)變復(fù)雜的系統(tǒng)領(lǐng)料手續(xù)、提高工作效率。

寄售庫(kù)存有最低和最高庫(kù)存點(diǎn)，方便企業(yè)生產(chǎn)，縮短供應(yīng)半徑，降低存貨風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)約物流成本。寄售庫(kù)物料是先使用后付款，采購(gòu)公司不設(shè)庫(kù)存，物料存貨由供應(yīng)商建立，一般在采購(gòu)公司生產(chǎn)廠房旁邊。減少企業(yè)呆滯物料、加速資金周轉(zhuǎn)、減少流動(dòng)資產(chǎn)占用和利息支出，寄售庫(kù)的這種隨取隨用，比市場(chǎng)采購(gòu)價(jià)格更低，先用后付款方式，更會(huì)促使供應(yīng)商不斷完善服務(wù)，提高質(zhì)量。

3.生產(chǎn)訂單投料準(zhǔn)確性，所需物料的出入庫(kù)管理。生產(chǎn)訂單操作屬于PP、CO模塊，主要是歸集生產(chǎn)產(chǎn)品所需的原材料主料、輔料，生產(chǎn)費(fèi)用中直接費(fèi)用、輔助分配費(fèi)用的過(guò)程。

在整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程中，移動(dòng)物料的價(jià)格是標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格進(jìn)行計(jì)算，在實(shí)際操作過(guò)程中，物料已經(jīng)被使用，賬務(wù)因?yàn)樯虅?wù)合同未完成，無(wú)法完成發(fā)票入賬，只能已暫估價(jià)格入賬，成本計(jì)算的整個(gè)過(guò)程是按標(biāo)準(zhǔn)成本結(jié)賬，在一段時(shí)間后合同才簽訂，取得發(fā)票報(bào)賬過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生發(fā)票二次校驗(yàn)差異影響成本核算的準(zhǔn)確性。

商務(wù)合同未按時(shí)完成簽訂，會(huì)造成物料已經(jīng)實(shí)際被使用，在倉(cāng)庫(kù)MM系統(tǒng)中沒(méi)有，無(wú)法在計(jì)劃環(huán)節(jié)投料。實(shí)際使用物料數(shù)量不等于工藝BOM清單數(shù)量，會(huì)影響成本、存貨物料準(zhǔn)確性。在后期補(bǔ)簽合同完成時(shí)，物料對(duì)于已經(jīng)TECO訂單需要解除關(guān)閉狀態(tài)，再重新投料，對(duì)成本、財(cái)務(wù)報(bào)表中單款物料的毛利影響非常大，會(huì)對(duì)前段銷售報(bào)價(jià)產(chǎn)生非常大的影響。

4.SD銷售模塊業(yè)務(wù)，根據(jù)客戶信息在系統(tǒng)中維護(hù)主數(shù)據(jù)、銷售價(jià)格，用有可能產(chǎn)生的最少壞賬準(zhǔn)備，來(lái)博弈公司有可能產(chǎn)生應(yīng)收賬款的安全性，并防止?fàn)I運(yùn)中的風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置的客戶信用等級(jí)，是為了確保公司最大限度地利用客戶信用，擴(kuò)大市場(chǎng)份額。按訂單發(fā)貨、申請(qǐng)開(kāi)票、FI根據(jù)會(huì)計(jì)期間生成應(yīng)收賬齡表，減少應(yīng)收賬款資金占用時(shí)間，加快資金周轉(zhuǎn)率，提高資金的使用頻次。用方便的系統(tǒng)隨時(shí)對(duì)大量銷售數(shù)據(jù)管控。

5.保證每個(gè)月資金計(jì)劃執(zhí)行的準(zhǔn)確率較高。財(cái)務(wù)根據(jù)每個(gè)部門的資金計(jì)劃需求，整理每月資金計(jì)劃并導(dǎo)入SAP系統(tǒng)，原則資金需求平衡，銷售回款等情況能滿足，各項(xiàng)計(jì)劃所需開(kāi)支，資金計(jì)劃在評(píng)審?fù)戤吅?，轉(zhuǎn)發(fā)所有部門知悉。當(dāng)月所有部門嚴(yán)格按要求執(zhí)行，有計(jì)劃按計(jì)劃執(zhí)行，沒(méi)有計(jì)劃根據(jù)需求緊急程度特批，保證現(xiàn)金流的充足，不能出現(xiàn)現(xiàn)金流危機(jī)，為企業(yè)良性、有序、流暢的管理提供系統(tǒng)支持，提高資金效率，創(chuàng)造出更高的效益。

6.SAP系統(tǒng)培訓(xùn)更需要提升

SAP的崗前培訓(xùn)、考試都是傾向于簡(jiǎn)單的初級(jí)操作，考試過(guò)后如果在日常操作中不使用，也就漸漸被忘記。SAP的功能很多，員工日常也只是使用少數(shù)菜單，大量的菜單如果不接觸也就是形同虛設(shè)。員工在掌握基本操作后更應(yīng)該針對(duì)系統(tǒng)原理、操作技巧做鞏固培訓(xùn)，尤其是離職率較高的公司更應(yīng)該著手標(biāo)準(zhǔn)操作手冊(cè)或是定期培訓(xùn)。

全球500強(qiáng)最大的10家企業(yè)，有9家在用SAP系統(tǒng)，利潤(rùn)最高的10家企業(yè)中有8家在用SAP管理，500強(qiáng)市值最高的、投資回報(bào)最好的前10家還是在用SAP。SAP是一個(gè)先進(jìn)的管理軟件，它通過(guò)參與企業(yè)實(shí)際的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理整個(gè)過(guò)程，以結(jié)果為導(dǎo)向，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)操作進(jìn)行管控。

SAP是多個(gè)模塊的管理集合，不僅僅有財(cái)務(wù)模塊，還有很重要的業(yè)務(wù)模塊，比如采購(gòu)、存貨、生產(chǎn)計(jì)劃等，隨著應(yīng)用范圍的不斷擴(kuò)大，越來(lái)越多的企業(yè)依賴它。系統(tǒng)有效地解決了生產(chǎn)、管理中的各種問(wèn)題，給企業(yè)帶來(lái)了管理水平的全面提升，SAP系統(tǒng)除了解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、提升管理外，幫我們打開(kāi)思路。把公司每個(gè)部門、所有的員工、客戶、供應(yīng)商和業(yè)務(wù)伙伴整合成一體，更緊密地合作，愿我們借助SAP這個(gè)工具在管理上不斷創(chuàng)新、提升，找到更貼近、適合企業(yè)管理方案。