裴立飛 殷晨旭 李美芳

(臺州學院 浙江臺州 318000)

受新冠疫情影響，線下辦展全面停擺，促使線上辦展技術迅速發(fā)展，一定程度上緩解了行業(yè)壓力，但技術發(fā)展初期存在的體驗感差、線上交易信任不足及參展教育成本高等原因，導致行業(yè)在疫情期間整體發(fā)展較為困難。疫情3年間，AR、VR、云計算及AI智能等技術井噴式發(fā)展為會展數(shù)智化發(fā)展提供了基礎，同時經(jīng)過3年的探索，線上辦展，參展業(yè)務模式已較為成熟，2023年初疫情影響降低后行業(yè)快速回溫，線下穩(wěn)定流量結合線上獲客渠道的拓展大幅提高了辦展企業(yè)的經(jīng)營效益，同時也為客戶提供了更加便捷的信息和服務獲取渠道。

中國經(jīng)濟從高速發(fā)展進入高質(zhì)量發(fā)展階段之后，企業(yè)之間的競爭也從傳統(tǒng)的粗放型市場競爭轉變?yōu)槠髽I(yè)精細化管理競爭，而企業(yè)家往往注重追求最大的經(jīng)濟效益，項目投資通常要進行成本效益測算，滿足既定效益目標的項目才值得投資。經(jīng)營模式的變革，對辦展企業(yè)內(nèi)部成本管理及效益評估模式提出了新的要求，辦展前組織預算、辦展過程中預算執(zhí)行、辦展后效益評估等環(huán)節(jié)均涉及財務管理理念。新辦展模式下成本費用支出類別的增減變動與經(jīng)營效益的匹配情況是衡量增加線上辦展所帶來經(jīng)濟效益的重要指標，如何通過科學合理的方式去評判，是新經(jīng)濟形勢下亟待研究的課題，基于此，本文以成本—效益為主要評估突破口，探究我國會展企業(yè)數(shù)智化過程中的經(jīng)營效益水平與可持續(xù)發(fā)展路徑。

1 數(shù)智背景下會展行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀分析

數(shù)字經(jīng)濟高速發(fā)展重構著傳統(tǒng)會展產(chǎn)業(yè)的業(yè)態(tài)模式近年來，國內(nèi)以抖音、快手為代表的短視頻平臺所帶來的流量紅利值得所有傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)在流量平臺對自身業(yè)務模式進行重塑，會展企業(yè)天然對流量的依賴屬性決定著其走在改革的前沿，通過互聯(lián)網(wǎng)技術將線下業(yè)務數(shù)據(jù)接入線上平臺，在線下穩(wěn)定獲客的同時能夠獲得線上流量額外的紅利，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通互動；對客戶而言，線上平臺有助于更便捷地獲取信息，提高決策效率，降低決策成本。經(jīng)過新冠疫情三年對行業(yè)的“重整”，會展企業(yè)對線上業(yè)務已從2019年“企業(yè)未來利潤增長點”變成了現(xiàn)階段企業(yè)獲益不可或缺的部分。

辦展企業(yè)在“會展+”體系中的創(chuàng)新點層出不窮，以漢諾威米蘭展覽、海名云展覽等為代表的會展企業(yè)均通過企業(yè)官網(wǎng)推出了線上參展窗口，通過展前內(nèi)容預告、展中線上共享直播、展后留存“云相冊”等方式拓展傳播渠道，提高企業(yè)，經(jīng)營效益，客戶獲取信息更便捷。通過挖掘數(shù)字經(jīng)濟潛在價值，主辦企業(yè)引導參展商轉變理念，聚焦產(chǎn)業(yè)本質(zhì)，不斷加快數(shù)字技術和產(chǎn)業(yè)的深度融合。除大型展覽創(chuàng)新外，線上論壇、企業(yè)高管在線訪談、大咖線上面對面訪談等經(jīng)濟活動模式也在疫情期間得以完善，成為經(jīng)濟活動重要的交流形式，線上溝通渠道的搭建，大大降低了交流成本。經(jīng)濟活動雙方通過第一輪先上架交流判斷是否進行下一步交流，提高了決策效率、降低了決策成本。

2 數(shù)智背景下會展行業(yè)成本管理存在的問題

2.1 業(yè)務成本核算不真實

會展企業(yè)主要成本類別主要為展館成本、運營成本、宣傳推廣及機票地接等大類，其中展館成本作為固定成本支出管控較為容易，但會展運營成本、宣傳推廣及機票地接幾大類成本支出因各地辦展環(huán)境、各類辦展主題等因素浮動較大，精細化管理難以實現(xiàn)。同時，企業(yè)對業(yè)務部門績效的考核主要以毛利率為主要財務指標，但企業(yè)在日常會計核算中將業(yè)務成本支出進行費用化處理，轉入銷售費用與管理費用科目，一方面導致企業(yè)毛利虛高；另一方面不利于企業(yè)進行績效管理。

2.2 財務成本管理無法支撐業(yè)務經(jīng)營分析

近年來，會展企業(yè)不斷拓展新的業(yè)務形態(tài)，線上會展、新媒體運營已成為會展企業(yè)較為重要的業(yè)務板塊，但企業(yè)成本核算還是采用較為傳統(tǒng)的模式，重核算輕分析，成本費用核算無法精確匹配到具體業(yè)務，對每次業(yè)務的盈利情況分析存在數(shù)據(jù)基礎不足、再次統(tǒng)計成本較高等問題，企業(yè)財務信息化水平與財務人員數(shù)據(jù)分析能力均有所欠缺，企業(yè)管理者無法獲取有效財務數(shù)據(jù)以輔助決策，在經(jīng)濟向好的情況下較為粗放的財務管理方式導致問題并不會凸顯，但新冠疫情期間劇烈的經(jīng)濟沖擊讓企業(yè)管理者認識到優(yōu)秀的財務管理在應對危機時所能發(fā)揮的作用。

2.3 會展項目預算執(zhí)行不到位，成本管理不規(guī)范

預算管理的理念已被眾多企業(yè)管理者所接受，但部分會展企業(yè)預算編制無法獲取有效的歷史財務數(shù)據(jù)，預算的制定無法根據(jù)實際業(yè)務數(shù)據(jù)展開，前期制定的預算方案由于可落地性不夠，在執(zhí)行過程中往往被旁落。同時，對于部分新開展業(yè)務，企業(yè)缺乏歷史成本數(shù)據(jù)及實際經(jīng)營經(jīng)驗，導致經(jīng)營管理較為粗放，業(yè)務執(zhí)行過程中存在庫存產(chǎn)品積壓、項目采購超過實際需求等行為，造成成本浪費，給企業(yè)帶來較大的經(jīng)濟損失。企業(yè)內(nèi)部預算管理人員專業(yè)化水平難以支撐復雜環(huán)境下全面預算管理，加之相關人員無法獲取相關方面知識技能培訓，進而導致其能力無法滿足經(jīng)濟環(huán)境快速變革環(huán)境下企業(yè)對其能力的需求，預算編制無法全面結合企業(yè)戰(zhàn)略方向指導業(yè)務經(jīng)營。

2.4 供應商管理困難，采購環(huán)節(jié)成本管理不可控

采購部門往往是企業(yè)的“重災區(qū)”。會展企業(yè)采購價格最高的項目種類為展館租賃，由于展館主要由各地方政府運營管理，同時企業(yè)對展館依賴度較高，導致其缺少相應的議價能力，同時為了業(yè)務能夠穩(wěn)定開展，需要與部分展館建立長期合作，與政府的接觸過程中較低的議價能力及長期合作的屬性導致采購成本無法根據(jù)市場經(jīng)濟情況及時對采購價格進行調(diào)整，從而產(chǎn)生較高的經(jīng)營成本。對于小單價、多批次的日常經(jīng)營用品，會展企業(yè)經(jīng)營采購產(chǎn)品品類多、各類質(zhì)量層次不清晰、采購人員與供應商私下可議價范圍較廣，數(shù)字新媒體服務采購無規(guī)范的行業(yè)標準等問題是管理者時刻關注的風險控制點。同時，由于企業(yè)內(nèi)部管理不到位，采購無計劃，臨時性采購、隨機性采購等行為均導致無法進行有效管理。

3 數(shù)智背景下基于成本—效益視角下會展行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的研究

3.1 成本—效益原則對會展行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的意義

財務管理優(yōu)秀的企業(yè)，財務部門能夠為業(yè)務部門決策所需數(shù)據(jù)快速做出響應，但現(xiàn)階段國內(nèi)諸多會展企業(yè)財務管理手段還較為傳統(tǒng)，由于成本費用核算不準確，無法精確判斷項目成本支出與效益之間的關系，在業(yè)務部門提出數(shù)據(jù)需求后財務部門需通過較為煩瑣的方式進行數(shù)據(jù)二次統(tǒng)計，過程中存在前期數(shù)據(jù)基礎不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)源之間無法協(xié)同處理等問題，無法滿足經(jīng)營決策需求，響應時間慢，導致財務部門職能在企業(yè)家眼中僅僅只有基礎會計核算能力，對業(yè)務支持弱，往往不被重視。企業(yè)具備一定規(guī)模之后，需要進行債務融資、權益融資，再進一步到企業(yè)上市，在這些經(jīng)濟活動中，由于債權人、投資人及上市發(fā)行審核部門等相關方要求，倒逼企業(yè)對自身財務進行規(guī)范，接受外部第三方審計、投資人與上市中介輔導等都幫助企業(yè)在擴大規(guī)模的同時為其提供了很好的財務管理規(guī)范指導，大多數(shù)企業(yè)在這個過程中實現(xiàn)了財務信息化管理，大大提高了其財務分析能力，這也為企業(yè)進一步發(fā)展奠定了財務基礎。

企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展離不開以成本效益為核心的管理理念，會展企業(yè)財務工作要從傳統(tǒng)財務核算轉向財務分析，隨時能夠支撐業(yè)務決策，從單個會展項目的盈利水平預測、辦展過程中成本費用支出控制到企業(yè)主體的整體發(fā)展規(guī)劃，營收預測、成本控制及利潤測算，從事后核算的角色轉向事前控制，通過精細化管理為企業(yè)帶來增量利潤。

3.2 數(shù)智背景下基于成本—效益視角下會展行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的建議

3.2.1 規(guī)范成本費用核算管理

會展企業(yè)財務成本費用核算水平應精確到生產(chǎn)經(jīng)營各個關節(jié)，能夠準確反映每次會展活動舉辦的效益水平，為未來活動立項做預算管理提供有效的數(shù)據(jù)支撐。實際工作中主要通過作業(yè)成本法，將各項成本費用追溯分配至具體業(yè)務，劃分作業(yè)中心，明確企業(yè)內(nèi)部前、中、后臺，前臺是業(yè)務一線部門，如招商、銷售、市場部等；中臺是支撐業(yè)務開展的部門，如采購、財務、人力等部門；后臺是決策體系，主要為公司董事會或股東會。通過劃分公司業(yè)務體系，明確每項成本費用支出動因，并以此為基礎進行決策分析，便于管理者分析業(yè)務各層級部門經(jīng)濟效益與成本費用支出之間的匹配關系，同時有利于防范成本費用支出異常的環(huán)節(jié)。

3.2.2 從財務核算轉向財務分析

現(xiàn)代化財務管理理念主要是將會計工作從事后的會計核算轉向事前的財務分析預測，從企業(yè)歷史收入、毛利率及凈利率的企業(yè)經(jīng)營思路入手，為企業(yè)制定戰(zhàn)略方向、經(jīng)營方針、營銷方案及人力資源管理等經(jīng)營活動提供關鍵的數(shù)據(jù)支撐。以往來款項為例，通過對往來款項的精準統(tǒng)計分析，有利于管理者及時了解自身企業(yè)在客戶及供應商之間的實際議價能力，下游客戶回款壓力是否能使企業(yè)保持良好的現(xiàn)金流，上游供應商付款是否滿足自身效益最大化。同時，通過財務精細化管理，能夠?qū)姑總€子項目是否盈利、盈利水平是否達到預期進行及時監(jiān)控，摒除以往“一筆糊涂賬”的財務管理模式。

為支撐財務精細化管理，企業(yè)需要加大財務系統(tǒng)信息化建設進程，打造信息化共享平臺，財務部門要將業(yè)務部門所需經(jīng)營數(shù)據(jù)及時通過平臺進行共享，改變以往財務數(shù)據(jù)只在財務部門內(nèi)部流轉的模式，對業(yè)務人員有計劃地進行財務知識培訓，提高其在業(yè)務管理過程中利用財務數(shù)據(jù)輔助其決策的水平。

3.2.3 加強會展企業(yè)預算管理能力，實現(xiàn)精細化管理

隨著中國會展行業(yè)從增量市場競爭轉變?yōu)榇媪渴袌龈偁?，會展企業(yè)之間內(nèi)卷現(xiàn)象較為嚴重，不僅存在同行業(yè)企業(yè)之間的內(nèi)卷，也存在跨行企業(yè)之間的內(nèi)卷現(xiàn)象，不斷有新產(chǎn)品出現(xiàn)進行消費習慣替代，以新媒體、AI的大力發(fā)展為主要方向。已有企業(yè)除了要做好外部競爭工作也要修煉內(nèi)功，而預算管理能力作為企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化水平象征性的能力之一，預算方案制定能否實際指導業(yè)務開展是衡量企業(yè)預算管理能力的重要體現(xiàn)。在規(guī)范財務核算的基礎上，會展企業(yè)要通過全面預算、重大項目單獨預算的形式，靈活運用零基預算與滾動預算的方法，探索適合企業(yè)自身的管理模式。

會展企業(yè)要結合自身優(yōu)秀的項目策劃能力，對同類會展各個環(huán)節(jié)的成本費用進行精細化管理，在不影響企業(yè)經(jīng)營效益的情況下，業(yè)務部門工作要根據(jù)既定預算方案執(zhí)行，制定嚴格的預算管理流程，改變過分隨性不可控的業(yè)務流程與模式，借助信息化手段，在每個工作環(huán)節(jié)留痕，便于追溯。方案執(zhí)行過程中要對不合理之處及時進行調(diào)整，在便于在經(jīng)營管理和影響決策效率之間找到平衡。

3.2.4 規(guī)范企業(yè)采購管理

對于單個產(chǎn)品價值較低，但以大批量形式采購的經(jīng)營用品，會展企業(yè)可通過制度要求業(yè)務部門對需求進行提前申報，進而通過招標采購的形式進行管理，精減供應商，采購端所節(jié)省的成本可直接轉化為純利。對于有長期合作價值的供應商，在經(jīng)采購部門推薦、財務部門與業(yè)務部門聯(lián)合審查走訪之后簽訂長期合作協(xié)議，日常采購行為要設置較為全面的臺賬備查簿，通過數(shù)字化平臺對采購各環(huán)節(jié)進行管理，監(jiān)督采購計劃申報規(guī)范性、采購方式選擇合理性、供應商評審經(jīng)濟合法性及采購文件編制合規(guī)性等，從管人向管流程轉變，實現(xiàn)風險早發(fā)現(xiàn)、早制止，宣揚廉潔采購精神。

4 結語

綜上所述，國內(nèi)會展企業(yè)在面臨行業(yè)內(nèi)部市場競爭加劇、行業(yè)外企業(yè)需求替代等背景下，通過聚焦成本—效益管理理念，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理形式，實現(xiàn)精細化管理是會展業(yè)企業(yè)在業(yè)務模式變更、探索國際市場等做大做強過程中必不可少的條件，通過建設扎實的財務管理基礎，培養(yǎng)財務部門財務分析能力，為企業(yè)發(fā)展賦能，精準把控經(jīng)營各環(huán)節(jié)成本支出與效益匹配水平，為管理層決策提供數(shù)據(jù)支撐，進而提高企業(yè)決策科學性，提升企業(yè)經(jīng)營效益。