于 瑤

（作者單位：魯迅美術(shù)學(xué)院）

一、研究背景

隨著大數(shù)據(jù)、人工智能和財務(wù)信息化的快速發(fā)展，當(dāng)前的財務(wù)報銷模式已無法滿足新形勢下高校發(fā)展的需求。當(dāng)前，高校存在財務(wù)報銷流程復(fù)雜煩瑣、業(yè)務(wù)往來信息不對稱、規(guī)范化管理不強(qiáng)等問題，使得財務(wù)報銷耗時過長，工作效率低下，不利于高校長期發(fā)展。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)的深入和普及，財務(wù)人員逐步意識到通過大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的集成、共享，通過人工智能軟件實(shí)現(xiàn)票據(jù)識別、分類，能夠提高財務(wù)信息化水平，對縮短報銷時間、提高報銷效率具有重要意義。當(dāng)前，國內(nèi)至少有上千家企業(yè)通過運(yùn)用財務(wù)機(jī)器人實(shí)現(xiàn)縮減人力成本、提高工作效率的目標(biāo)。大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)在財務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用已進(jìn)入智能化新階段。高校更應(yīng)轉(zhuǎn)變思維方式，通過技術(shù)手段，完善報銷流程、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、加強(qiáng)規(guī)范管理，推動高校財務(wù)報銷模式轉(zhuǎn)型，促進(jìn)高校長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、高校財務(wù)報銷存在的主要問題

（一）業(yè)務(wù)流程不通暢

1.部門間協(xié)作流程不通暢

高校部門間很多交叉業(yè)務(wù)的流程需要梳理，以財務(wù)處與科研處、人事處間的協(xié)作為例，當(dāng)前橫向科研報銷過程如下：科研處進(jìn)行申報、立項(xiàng)→資金到位、財務(wù)收款→財務(wù)人員根據(jù)收款銀行流水、項(xiàng)目人提供的合同，開票、報稅→財務(wù)根據(jù)收款流水、合同、科研項(xiàng)目號進(jìn)行財務(wù)立項(xiàng)、確認(rèn)收入并分配至項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)→扣除項(xiàng)目管理費(fèi)、相關(guān)稅費(fèi)，在結(jié)存余額范圍內(nèi)進(jìn)行報銷。但是在實(shí)際報銷中，出現(xiàn)了兩種極端現(xiàn)象。一種是教師在得知項(xiàng)目資金到賬后，急于咨詢財務(wù)人員扣除稅費(fèi)后的剩余金額，進(jìn)行全額報賬。由于尚未開票，或者是剛剛開票，受納稅周期的影響，財務(wù)人員只能根據(jù)稅率情況提供估計數(shù)值，容易引發(fā)報賬雙方的不良情緒。另一種是教師報賬拖沓。隨著高校職稱評聘的日趨激烈，教師橫向課題的數(shù)量激增。當(dāng)前，高校人事部門以財務(wù)的收款流水為教師職稱評聘項(xiàng)目的依據(jù)，這就使得部分教師在資金到賬后不急于開票、報銷。財務(wù)部門因沒有相應(yīng)人員提供合同而無法進(jìn)行開票、報稅、財務(wù)立項(xiàng)、對收入進(jìn)行賬務(wù)處理等工作。待到年末，財務(wù)部門對各項(xiàng)未入賬收入統(tǒng)計核實(shí)后，就會出現(xiàn)扎堆開票的情況。一方面加大了開票人員的年底工作量，另一方面高校每月的開票張數(shù)、金額有限制，導(dǎo)致出現(xiàn)跨年度開票的情況。此外，對于橫向課題科研管理費(fèi)的收取，當(dāng)前財務(wù)部門采用的方式是年末統(tǒng)一對當(dāng)年的財務(wù)立項(xiàng)進(jìn)行賬務(wù)處理?？蒲辛㈨?xiàng)與財務(wù)立項(xiàng)存在時間差，使得財務(wù)當(dāng)年計提的管理費(fèi)并不全面，因?yàn)榱㈨?xiàng)時間不同，財務(wù)人員在下一年很可能計提的是上一年部分項(xiàng)目的管理費(fèi)，不利于財務(wù)部門對項(xiàng)目的宏觀管理和把控。

2.報銷流程不通暢

高校當(dāng)前的報銷流程為報銷人粘貼原始票據(jù)、填制財務(wù)報銷單→相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字→財務(wù)審核?？此坪唵蔚膱箐N流程，實(shí)則問題重重。首先，部分高校在填制票據(jù)環(huán)節(jié)，報銷人取得原始票據(jù)后急于走報銷流程，缺乏對發(fā)票上單位、稅號信息的核對，對發(fā)票真?zhèn)?、重?fù)性的檢查，歷盡“艱辛”取得領(lǐng)導(dǎo)簽字后，在財務(wù)審核環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)存在上述錯誤，報銷人不得不重新走報銷流程，延長了業(yè)務(wù)辦理時間。其次，在領(lǐng)導(dǎo)簽字環(huán)節(jié)，每張發(fā)票除經(jīng)辦人簽字外，還需要上級領(lǐng)導(dǎo)或跨部門會簽，金額達(dá)到一定數(shù)額需要主管院長簽字等。以上任何一個環(huán)節(jié)中，一旦相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有外出計劃，都會使報銷流程停滯[1]?？v使領(lǐng)導(dǎo)無外出計劃，原始票據(jù)數(shù)量很大，漏簽的情況也時有發(fā)生。此外，跨校區(qū)業(yè)務(wù)辦理，也會延長報銷時間。以L 學(xué)校為例，L學(xué)校有沈陽、大連兩個校區(qū)，其中雙一流項(xiàng)目的報銷必須有在沈陽校區(qū)負(fù)責(zé)統(tǒng)管雙一流項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)簽字。為了規(guī)范項(xiàng)目管理，財務(wù)處要求同一項(xiàng)目不得同時在兩校區(qū)報銷，這就使得大連校區(qū)的雙一流項(xiàng)目報銷如果選擇在沈陽報銷，要么大連教師前往沈陽，要么委托他人報銷；如果選擇在大連報銷，也勢必要經(jīng)由沈陽校區(qū)領(lǐng)導(dǎo)簽字，業(yè)務(wù)辦理極其不便。最后，在財務(wù)審核環(huán)節(jié)，除業(yè)務(wù)分類、金額等常規(guī)錯誤外，經(jīng)常會出現(xiàn)報銷人缺少合同、缺少會議文件、缺少固定資產(chǎn)增加單等情況。若能在前期填制憑證環(huán)節(jié)就予以提示，將大大提升報銷效率。

（二）缺少信息共享

1.缺少部門間信息共享

部分高校財務(wù)部門與人事部門缺少信息共享。首先，在日常報銷中，在職員工的勞務(wù)費(fèi)稅金計算需要與工資掛鉤，而信息不共享使得稅金無法及時計算，增加了業(yè)務(wù)辦理時間。其次，財務(wù)部門與國資處缺少信息共享[2]。在固定資產(chǎn)購置業(yè)務(wù)報銷中，經(jīng)常出現(xiàn)已在國資處登記的固定資產(chǎn)未在當(dāng)月實(shí)際報賬，導(dǎo)致兩部門月末對賬時數(shù)額不等。再次，財務(wù)部門與各教學(xué)單位缺少信息共享。如果沒有特意記錄，教學(xué)單位不能及時了解本部門經(jīng)費(fèi)及所涉項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用情況，很難做到統(tǒng)籌規(guī)劃，合理分配，容易造成項(xiàng)目超支或結(jié)余等。此外，財務(wù)部門每天的資金往來頻繁，除了支付業(yè)務(wù)，還會收到很多不明來源的款項(xiàng)。財務(wù)人員憑借業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，首先會根據(jù)對方單位進(jìn)行初步判斷，分類為橫向課題、縱向課題，但對項(xiàng)目具體的信息只能通過詢問科研處等部門進(jìn)行了解。隨著高?？蒲许?xiàng)目數(shù)量的遞進(jìn)式增長，通過逐一詢問來了解項(xiàng)目情況，大大降低了財務(wù)工作效率，不利于當(dāng)前的財務(wù)管理。

2.缺少個人信息共享

高校財務(wù)部門在日常工作中，經(jīng)常會面臨教職工詢問個人工資信息、個人項(xiàng)目結(jié)余情況、個人報銷付款狀態(tài)等問題。本著服務(wù)意識，財務(wù)人員都會進(jìn)行耐心地解答，與此同時，也不得不放下手頭工作，嚴(yán)重影響工作效率。

（三）缺乏規(guī)范化管理

1.報銷規(guī)章制度有待完善

當(dāng)前高校報銷制度中規(guī)則條目眾多，非財務(wù)人員很難明晰各項(xiàng)規(guī)則。以高校差旅費(fèi)報銷為例，受邀參展、項(xiàng)目調(diào)研、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)補(bǔ)助發(fā)放規(guī)定不同，需要具體問題具體分析。出差地的住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)也大不相同，如果不提前了解相關(guān)規(guī)定，很容易出現(xiàn)超支自費(fèi)的情況。一些教師為了規(guī)避上述風(fēng)險，會選擇先行咨詢，填制報銷單后請財務(wù)人員檢查，確定無誤后，找領(lǐng)導(dǎo)簽字，然后再到財務(wù)部門報銷的做法。這就造成財務(wù)人員需對同一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理兩次，大大降低工作效率。此外，合同簽訂履行也是報銷中出錯率比較高的環(huán)節(jié)。如不以高校名義而以二級單位名義簽署合同，實(shí)際付款方式與合同約定付款方式截然不同等，都需要二次返工。

2.財務(wù)信息化水平不高

一方面，發(fā)票的連號問題讓財務(wù)人員備受困擾。根據(jù)規(guī)定，同一家單位發(fā)票達(dá)到一定金額，須簽訂合同，才予以報銷。但在實(shí)際報銷中，部分教師為了不簽合同，會對發(fā)票進(jìn)行蓄意拆分，把金額控制在須簽訂合同的標(biāo)準(zhǔn)限額內(nèi)，多次報銷，加大了財務(wù)人員的審核工作量。財務(wù)人員受業(yè)務(wù)量大、報銷人有意增加報銷時間間隔的影響，很難對蓄意拆分的發(fā)票進(jìn)行識別。另一方面，查詢以前年度憑證的情況時有發(fā)生。對于憑證的細(xì)節(jié)查詢，則需要翻閱紙質(zhì)版的原始憑證。報銷人如若需要查詢具體的某一張報銷發(fā)票，會計人員只能粗略鎖定范圍，翻閱憑證進(jìn)行查詢，極大地耗費(fèi)了人力資源。

（四）人員水平和能力有待提高

1.財務(wù)人員專業(yè)水平有待提高

同為財務(wù)報賬人員，其對會計知識的掌握程度不同，理解也會有所不同。這就導(dǎo)致同一報銷事項(xiàng)，不同財務(wù)人員報銷口徑不一致[3]。如對于差旅費(fèi)報銷，很可能會出現(xiàn)不同財務(wù)人員對補(bǔ)助天數(shù)、金額的計算不同，容易引發(fā)報銷人產(chǎn)生意見。

2.報銷人員財務(wù)能力有待提高

報銷人多為教學(xué)部門教師，對財務(wù)制度、規(guī)則缺乏了解。如購買大量教學(xué)材料，報銷人先行墊付，不用公務(wù)卡結(jié)算，或以尚未辦理公務(wù)卡、不了解財務(wù)規(guī)則為由，期望于當(dāng)次報銷過關(guān)的現(xiàn)象時有發(fā)生。財務(wù)人員出于職業(yè)要求不予通過，報賬雙方容易引發(fā)口角。

三、高校財務(wù)報銷問題的應(yīng)對措施

（一）梳理、完善業(yè)務(wù)流程

1.梳理部門間協(xié)作流程

以橫向課題為例，為了避免報銷人跨流程報賬或拖沓報賬，財務(wù)處應(yīng)與科研處、人事處重新制訂流程方案，科研處在統(tǒng)計科研項(xiàng)目申報、立項(xiàng)環(huán)節(jié)，應(yīng)及時告知相關(guān)負(fù)責(zé)人，一旦財務(wù)收款，應(yīng)立即向財務(wù)人員提供合同，進(jìn)行開票處理。人事部門應(yīng)完善職稱評聘的相關(guān)規(guī)則，以財務(wù)開票為教師橫向科研統(tǒng)計的依據(jù)。對于科研項(xiàng)目管理費(fèi)，科研處應(yīng)在年末為財務(wù)處提供本年度所有立項(xiàng)名單，財務(wù)人員通過比對科研立項(xiàng)與財務(wù)立項(xiàng)情況，將科研已立、財務(wù)未立的項(xiàng)目篩選出來，留存底單，在下一年統(tǒng)一處理。

2.完善財務(wù)報銷流程

財務(wù)報銷在各個環(huán)節(jié)都存在一些問題，為了更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)、人工智能、信息化的快速發(fā)展，引入新技術(shù)，完善報銷流程十分必要。

首先，報銷人對所有原始票據(jù)進(jìn)行拍照上傳，財務(wù)部門在報銷環(huán)節(jié)中引入光學(xué)字符識別（Optical Character Recognition，OCR）技術(shù)[4]，通過對票據(jù)文字識別，進(jìn)行初步檢驗(yàn)。檢驗(yàn)發(fā)票上的單位名稱和稅號是否正確、電子發(fā)票是否重復(fù)使用，通過與稅務(wù)平臺的業(yè)務(wù)對接，檢驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)?。如果存在問題則退回。其次，通過票據(jù)文字識別，系統(tǒng)對報銷業(yè)務(wù)智能分類、自動填報。在此環(huán)節(jié)，財務(wù)人員可以根據(jù)業(yè)務(wù)情況，在智能分類、填報的基礎(chǔ)上，進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)定，自動彈出是/否選項(xiàng)。例如，對于固定資產(chǎn)類別，報銷人需選擇是/否已經(jīng)登記固定資產(chǎn)，上傳固定資產(chǎn)增加單，資產(chǎn)驗(yàn)收單；如果是會議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)，報銷人需選擇是/否上傳會議、培訓(xùn)通知或文件；如果金額達(dá)到一定額度，報銷人需選擇是/否上傳采購合同、詢價單等。通過系統(tǒng)設(shè)定，報銷人可以初步判斷上傳的材料是否齊全，最大限度地在領(lǐng)導(dǎo)簽字、財務(wù)審核前糾正錯誤。再次，材料齊全后，進(jìn)行線上領(lǐng)導(dǎo)簽字。各級領(lǐng)導(dǎo)可以通過手機(jī)、電腦登錄系統(tǒng)，及時審核各項(xiàng)業(yè)務(wù)，避免公事外出、跨校區(qū)簽字而導(dǎo)致報銷滯后。最后，在各級領(lǐng)導(dǎo)簽字后，報銷人在系統(tǒng)上打印各級領(lǐng)導(dǎo)簽字信息，將全部紙質(zhì)票據(jù)遞交財務(wù)部門。在票據(jù)審核中，如存在問題，財務(wù)人員需標(biāo)明原因，票據(jù)退回；如準(zhǔn)確無誤，則對已檢驗(yàn)過的票據(jù)進(jìn)行電子存儲。由于財政一體化平臺付款中指標(biāo)文號的選擇直接影響了入賬的會計科目，因而選擇先行付款。支付成功后，系統(tǒng)將付款結(jié)果反饋給報銷人。與此同時，將賬務(wù)系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)、支付系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)動，自動生成對應(yīng)憑證。對于特殊業(yè)務(wù)，進(jìn)行人工處理。

（二）構(gòu)建財務(wù)信息化共享平臺

首先，財務(wù)部門與外部關(guān)聯(lián)機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。將財務(wù)報賬系統(tǒng)與稅務(wù)系統(tǒng)對接，可以驗(yàn)證發(fā)票真?zhèn)?；將財?wù)報賬系統(tǒng)與財政一體化平臺對接，可以實(shí)現(xiàn)支付信息的自動導(dǎo)入；將財務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)與報賬系統(tǒng)、財政一體化平臺對接，可以快速生成各類憑證等。其次，財務(wù)部門與學(xué)校各部門實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。將財務(wù)處與人事處對接，實(shí)現(xiàn)工資與勞務(wù)費(fèi)的統(tǒng)一查詢和管理，通過公式設(shè)計，及時計算個人所得稅金額；將財務(wù)處與國資處對接，及時核對固定資產(chǎn)登記情況，保證賬賬相符；將財務(wù)處與各教學(xué)單位對接，教學(xué)單位可以查詢本部門所涉經(jīng)費(fèi)使用情況，統(tǒng)籌規(guī)劃項(xiàng)目用途；將財務(wù)處與科研處對接，財務(wù)處可以及時明晰收入來源，科研處能及時查詢項(xiàng)目進(jìn)賬情況，采取措施推進(jìn)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度等。最后，財務(wù)部門與個人實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。個人通過系統(tǒng)，可以查詢工資信息、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況、報銷進(jìn)度、報銷付款情況，減少人工咨詢環(huán)節(jié)，提高雙方工作效率。

（三）加強(qiáng)規(guī)范化管理

一方面，完善財務(wù)報銷規(guī)章制度。隨著高校報銷內(nèi)容的不斷豐富和相關(guān)要求的增多，現(xiàn)有的規(guī)章制度很難涵蓋所有細(xì)節(jié)，因而需要重新制定一套適應(yīng)當(dāng)前報銷形勢的規(guī)章制度。此外，由于規(guī)章制度表達(dá)上較為官方，內(nèi)容較長，報銷人很難通讀全文。財務(wù)部門可以總結(jié)一套簡化版的報銷規(guī)則，通俗地對常規(guī)性業(yè)務(wù)進(jìn)行說明，使得報銷人對報銷材料、標(biāo)準(zhǔn)等要求一目了然。另一方面，提高財務(wù)信息化水平。通過引入OCR 技術(shù)，對連號發(fā)票進(jìn)行有效識別，最大限度避免報銷人對發(fā)票蓄意拆分。通過OCR 技術(shù)與電子存儲系統(tǒng)[5]，全面提高財務(wù)信息化管理水平，高效查詢各年度原始憑證。

（四）全面提高人員財務(wù)能力和水平

為更好應(yīng)對大數(shù)據(jù)、人工智能、財務(wù)信息化的快速發(fā)展，一方面，財務(wù)人員應(yīng)加強(qiáng)自我認(rèn)知，自覺學(xué)習(xí)財務(wù)政策文件，更新業(yè)務(wù)知識，提高財務(wù)信息化水平。財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對本部門人員的培訓(xùn)，使有關(guān)人員加深制度理解、明晰報銷規(guī)范，統(tǒng)一報銷口徑。同時，通過定期輪崗等方式，全方位掌握業(yè)務(wù)知識，逐步由財務(wù)會計向管理會計過渡。另一方面，財務(wù)人員應(yīng)定期對報銷人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過宣傳手冊、PPT 材料等形式介紹報銷規(guī)則及新形勢下財務(wù)報銷的流程變化，為報銷人員答疑解惑。