文/王磊

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國事業(yè)單位會計檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。要緊跟時代的步伐，就必須實現(xiàn)會計檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，積極推進數(shù)字化技術(shù)和制度的應(yīng)用，從而在競爭日益激烈的市場環(huán)境中占據(jù)優(yōu)勢，保證其有效性與可持續(xù)性。本文旨在分析單位會計檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)字化的意義并根據(jù)發(fā)展現(xiàn)狀探討改進與優(yōu)化措施

一、實現(xiàn)會計檔案管理工作數(shù)字化的意義

1.進一步提高會計檔案管理的效率

當前的紙質(zhì)會計檔案的管理工作存在一定的局限性，比如在進行紙質(zhì)文件整理的過程中需要大量的人工成本，檔案耗費紙張，進行紙質(zhì)會計檔案管理的空間需求不斷增大；并且紙質(zhì)版的檔案對防火、防潮、防蛀等保存條件要求比價高，加大了會計檔案保存的難度；紙字版的會計檔案在進行調(diào)看查閱的過程中，面臨會計檔案、憑證被遺漏和更改的風險，無形中加大了檔案保存完整性的難度。與之相反，會計檔案數(shù)字化能夠提高會計檔案保存質(zhì)量，節(jié)省會計檔案存儲物理空間。會計檔案管理工作利用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，提高單位的運營效率，實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級，對于單位管理、財務(wù)管理等一系列工作具有重要意義。目前，智能化財務(wù)管理軟件已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于單位的會計檔案管理工作中，極大提高了會計核算從業(yè)者的效率。數(shù)字化管理不僅能夠?qū)嫏n案進行電子化保存和編輯，并迅速調(diào)取相關(guān)文件，從而為會計檔案管理帶來更加便捷、高效的信息化服務(wù)，而且能夠改變以往繁瑣緩慢、空間受限的紙質(zhì)化數(shù)據(jù)傳輸模式，極大優(yōu)化部門之間的信息溝通機制，為事業(yè)單位發(fā)展提供強有力的支撐。

2.提升會計檔案管理的科學性

數(shù)字化轉(zhuǎn)型的科學性不僅在于在對會計檔案進行管理和優(yōu)化時，利用信息技術(shù)將事業(yè)數(shù)據(jù)進行更加準確便捷的整理計算，更在于利用編程手段對事業(yè)單位資料進行深度加工，從而幫助單位洞悉潛在問題、把握機遇，從而實現(xiàn)進一步發(fā)展。與此同時，信息技術(shù)還能輔助單位進行各階段各程序工作檢查總結(jié)，將所出現(xiàn)的問題及時反饋給相關(guān)工作人員，通過提高反饋效率，快速提升工作水平，進一步保證會計檔案數(shù)字化管理的科學性。

二、大數(shù)據(jù)背景下，會計檔案管理工作的改進和優(yōu)化措施

目前大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和技術(shù)日趨成熟，許多單位都開始引進先進的工作系統(tǒng)或軟件開展日常管理工作，并能夠利用信息技術(shù)來為自己最后的決策提供科學全面的依據(jù)。然而，盡管在大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的加持下，會計檔案管理工作愈發(fā)高效、科學，但單位數(shù)據(jù)信息的安全性受到威脅、軟硬件必要設(shè)施缺乏及相關(guān)工作人員專業(yè)能力不足等一系列問題也亟待解決。

1.加大會計檔案的保密力度

在利用互聯(lián)網(wǎng)、云計算技術(shù)實施管理工作時，要強化對信息保密性的管控。首先，會計檔案管理部門應(yīng)當確立嚴謹?shù)拿孛芄ぷ鞴芾碇贫?，以確保從業(yè)人員的秘密行動符合法律法規(guī)；其次，單位應(yīng)當強化對從業(yè)人員保密工作能力的培養(yǎng)，明確保密工作責任人，實施相關(guān)的處罰規(guī)定，凡是因操作疏忽造成的數(shù)據(jù)泄露或數(shù)據(jù)損失，單位有權(quán)利追究責任；最后，會計檔案管理從業(yè)人員應(yīng)當保持良好的工作態(tài)度，嚴格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。另外，在招聘檔案管理人才時，應(yīng)當綜合考慮其專業(yè)、品德和責任意識，不僅要考察業(yè)務(wù)能力素養(yǎng)，更要考驗是否能有效保護會計檔案數(shù)據(jù)并具備較高的保密意識和責任意識。

2.推動單位會計檔案管理軟硬件設(shè)施的建設(shè)和完善

單位會計檔案數(shù)字化管理工作的實施離不開軟硬件設(shè)備的完善。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強會計檔案數(shù)字化管理意識，注重軟硬件設(shè)施建設(shè)，以提高工作效率，促進數(shù)字化發(fā)展。在硬件設(shè)施方面，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大投入，配置現(xiàn)代化的電腦，以滿足高效工作所需。在軟件方面，單位應(yīng)引進、更新、升級管理系統(tǒng)，降低會計管理系統(tǒng)操作門檻，保證操作穩(wěn)定性，在提升工作效率的同時注重數(shù)據(jù)處理的完整性。

3.進一步提高會計檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合水平

在信息化時代，單位應(yīng)該積極利用信息化的優(yōu)勢，不斷地提升會計檔案管理人員的專業(yè)知識和綜合運用技術(shù)，以切實完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型。首先，會計檔案管理人員應(yīng)保持進一步研究學習的積極心態(tài)，及時接觸新信息、新知識，正確理解和運用大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，尋求有針對性的學習方法，提高自身專業(yè)素質(zhì)和綜合應(yīng)用技術(shù)，以更好地進行會計檔案管理工作，努力構(gòu)建并合理運用會計數(shù)據(jù)管理和應(yīng)用體系，在實現(xiàn)個人發(fā)展的同時，促進單位整體發(fā)展與進步。其次，在人才培育方面，為了更有效地推動單位會計檔案管理的數(shù)字化進程，一方面，單位可以積極引進數(shù)字化專業(yè)的技術(shù)人才以改善單位財務(wù)部門的專業(yè)結(jié)構(gòu)；另一方面，單位應(yīng)通過開展教育培訓、定期組織相關(guān)活動、建立激勵機制等措施，提高工作人員的專業(yè)技能，從而提升整個財務(wù)部門的工作效率和水平。在此基礎(chǔ)上，單位還應(yīng)著重培養(yǎng)具備會計知識并能合理利用和優(yōu)化本單位信息管理技術(shù)的復(fù)合型人才，為單位長遠發(fā)展提供強有力的人才保障。

毋庸置疑，大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)的應(yīng)用在為事業(yè)單位會計檔案管理工作提供便利的同時也向其提出了新的要求和挑戰(zhàn)。數(shù)字化會計檔案管理具備提升效率、節(jié)約空間、減少成本等諸多優(yōu)點，事業(yè)單位應(yīng)該積極進行檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，促進事業(yè)單位會計檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是對財務(wù)實施準確管理的重要手段，也是數(shù)字化時代會計檔案管理的應(yīng)然趨勢。事業(yè)單位應(yīng)該緊跟時代潮流，結(jié)合自己單位的工作實際，制定符合會計管理的工作方法，通過相關(guān)措施加強信息數(shù)據(jù)的安全性、注重軟硬件設(shè)施建設(shè)完善、提高從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)對會計檔案管理工作的進一步數(shù)字化發(fā)展具有重要意義。