吳德

（重慶市豐都縣中醫(yī)院，重慶 408200）

0 引言

固定資產(chǎn)是醫(yī)院資產(chǎn)的重要組成部分是醫(yī)院進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，對(duì)人們的健康保障和醫(yī)院的發(fā)展有十分重要的意義。隨著我國科學(xué)技術(shù)的逐步發(fā)展，醫(yī)療行業(yè)的信息化管理趨勢(shì)也也逐漸凸顯出來，醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理工作也要積極打造集中管理，統(tǒng)籌使用的工作格局。以往傳統(tǒng)檔案管理方式多是電子與紙質(zhì)并存，由單一部門和人工進(jìn)行管理，不僅無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，也難以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院固定資產(chǎn)精細(xì)化管理。在此背景下，本文將著重介紹醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理的常見問題及優(yōu)化措施，為今后固定資產(chǎn)檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

1 醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理的要求及意義

1.1 醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理要求

醫(yī)院要控制好開展固定資產(chǎn)與檔案管理工作的成本，保證開展工作的成本最低化。遵循檔案整理工作合理性，加快醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案信息化管理的趨勢(shì)，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案資料，保證管理工作的與可行性[1]，保證在獲得較多效益的同時(shí)，盡量投入較少的人力成本，使得開展工作的成本達(dá)到最低化，并將此作為其他工作的重要基礎(chǔ)。落實(shí)各部門的工作和職責(zé)[2]，積極使用現(xiàn)有的信息技術(shù)手段，控制成本投入同時(shí)也要對(duì)固定資產(chǎn)和檔案管理中各個(gè)影響因素和問題進(jìn)行全面考慮，并將其融入成本管理與控制工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)[3]。除了保證成本最低化以外，醫(yī)院也要落實(shí)好各部門的工作與職責(zé)，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)統(tǒng)一化[4]，通過權(quán)責(zé)分配機(jī)制確保所有工作人員都能承擔(dān)自己的職責(zé)和義務(wù)，使得各部門的醫(yī)務(wù)人員積極承擔(dān)自身義務(wù)，保證在醫(yī)院能夠正常開展日常檔案管理工作，這樣也能夠幫助相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)管理工作進(jìn)行完善，減少工作上的失誤。最后，由于醫(yī)院固定資產(chǎn)中包含較多的醫(yī)療器械及房屋建筑等相關(guān)資料的信息，資料整理與歸類的工作量較大，醫(yī)院應(yīng)將管理工作積極落實(shí)到醫(yī)院內(nèi)部，保證工作中涉及的醫(yī)療設(shè)備狀況、資料統(tǒng)籌、計(jì)算等方面的內(nèi)容能夠全面考慮，實(shí)現(xiàn)控制全面化。

1.2 醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理的意義

隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也漸漸朝著國際化的方向發(fā)展[5]。在這種背景下，醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理工作的重要性也逐漸凸顯出來。固定資產(chǎn)的相關(guān)檔案記載了醫(yī)院各類固定資產(chǎn)的使用記錄，是醫(yī)院進(jìn)行科學(xué)研究、醫(yī)療以及教學(xué)服務(wù)等工作的基礎(chǔ)性物質(zhì)[6]。通過這些記錄進(jìn)行研究可以對(duì)醫(yī)院內(nèi)設(shè)施及設(shè)備進(jìn)行全面評(píng)估和研究[7]。通過對(duì)相關(guān)的檔案資料進(jìn)行分析可以掌握相關(guān)信息，對(duì)人們的健康保障和醫(yī)院的發(fā)展有十分重要的意義，能夠幫助醫(yī)院開展更好的業(yè)務(wù)，提高醫(yī)院經(jīng)營水平和發(fā)展速度；并且對(duì)醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，還有利于完善醫(yī)院內(nèi)部的監(jiān)督工作[8]。醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案除了有形資產(chǎn)價(jià)值，也有無形資產(chǎn)價(jià)值，做好資產(chǎn)管理工作，能夠保障國有資產(chǎn)的增值，也能全面反映工作人員的工作情況以及工作內(nèi)容，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督管理方面有積極意義，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)醫(yī)院固定資產(chǎn)運(yùn)行中所存在的不合理行為，通過對(duì)設(shè)施以及各類設(shè)備進(jìn)行全面評(píng)估研究，也能更好利用固定資產(chǎn)，為自身發(fā)展提供支持[9]。通過對(duì)醫(yī)院固定資產(chǎn)的采購，使用，轉(zhuǎn)移，報(bào)廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行全過程監(jiān)督，也能實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理工作，避免了醫(yī)院固定資產(chǎn)的丟失情況，使得醫(yī)院固定資產(chǎn)逐漸多樣化，在充分發(fā)揮醫(yī)院作用的同時(shí)，也能夠促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

2 現(xiàn)階段醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理中存在的問題

2.1 缺乏科學(xué)完善的固定資產(chǎn)檔案管理機(jī)制

《全國檔案事業(yè)發(fā)展十三五規(guī)劃綱要》[10]中國家對(duì)單位檔案管理工作提出了新的要求，但現(xiàn)階段多數(shù)醫(yī)院缺少新型的管理模式管理制度不健全，責(zé)任不能明確到位[11]，導(dǎo)致醫(yī)院的固定資產(chǎn)管理工作權(quán)責(zé)范圍不明晰，工作難以落到實(shí)處；部分醫(yī)院對(duì)固定資產(chǎn)管理工作的重視程度不足，醫(yī)院資產(chǎn)管理沒有統(tǒng)一的部門，相關(guān)部門之間權(quán)限不明確，無法全面發(fā)揮出固定資產(chǎn)的管理效果；醫(yī)院各部門之間資源信息無法及時(shí)的匯總共享，分部門分開管理的工作方式，也使得管理信息較為雜亂[12]；財(cái)務(wù)部門的管理明細(xì)未能及時(shí)與總分類賬對(duì)賬，對(duì)丟失，損壞，報(bào)廢的固定資產(chǎn)不能及時(shí)核銷，長期以往，固定資產(chǎn)的真實(shí)性無法全面確保[13]，導(dǎo)致醫(yī)院固定資產(chǎn)管理工作狀態(tài)混亂。

2.2 醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案歸檔資料不規(guī)范

目前大多數(shù)醫(yī)院在對(duì)固定資產(chǎn)檔案歸檔過程中仍采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行工作，一個(gè)科室對(duì)應(yīng)多個(gè)分散的物理空間[14]，不僅工作效率低下，在實(shí)驗(yàn)記錄的數(shù)據(jù)方面也容易出現(xiàn)較多失誤；在購買設(shè)備時(shí)沒有專人的驗(yàn)收，基礎(chǔ)資料不能及時(shí)歸檔，對(duì)設(shè)備儀器附件的歸檔工作不全面；在對(duì)檔案資料的管理上采用傳統(tǒng)的方式，忽視了互聯(lián)網(wǎng)以及相關(guān)設(shè)備在此過程中發(fā)揮的重要作用，導(dǎo)致“事前做資料，事后補(bǔ)資料”的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生[15]。除此以外，部分醫(yī)院的信息技術(shù)手段較為落后，在固定資產(chǎn)檔案管理工作時(shí)仍采用手工收集整理管理的方式為主，導(dǎo)致醫(yī)院對(duì)固定資產(chǎn)的各個(gè)種類收集不及時(shí)，不詳細(xì)，部分醫(yī)院在此方面投入資金不足，沒有配備相應(yīng)的檔案管理信息軟件和平臺(tái)，固定資產(chǎn)檔案資料管理工作水平落后。

2.3 檔案管理團(tuán)隊(duì)工作水平偏低

大多數(shù)醫(yī)院的固定資產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍水平相對(duì)滯后，無法滿足醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展要求，工作人員學(xué)習(xí)知識(shí)技術(shù)的效率較低，年齡結(jié)構(gòu)普遍偏大[16]，甚至存在兼職人員，導(dǎo)致醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案的處理水平參差不齊，需要進(jìn)行填補(bǔ)，拆卷，返工等工作，大大影響了醫(yī)院的良性發(fā)展；醫(yī)院內(nèi)部沒有平衡價(jià)值與實(shí)體的管理，缺乏嚴(yán)格的檔案管理制度，沒有建立專門的管理機(jī)構(gòu)和部門和考核機(jī)制[17]；部分醫(yī)院缺乏相應(yīng)的監(jiān)督作用，在日常使用時(shí)，使用人員或維修人員不注重日常維護(hù)，醫(yī)院的固定資產(chǎn)被隨意處置，有的尚未達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)就人為報(bào)廢；相關(guān)單位對(duì)醫(yī)院固定資產(chǎn)的把關(guān)不嚴(yán)，造成資產(chǎn)流失，造成醫(yī)院固定資產(chǎn)實(shí)體管理和價(jià)值管理一分為二，使得醫(yī)院固定資產(chǎn)造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。

3 醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理的優(yōu)化措施

（1）構(gòu)建完善固定資產(chǎn)檔案的管理制度。為了使得醫(yī)院固定資產(chǎn)管理有章可循，就要增強(qiáng)管理意識(shí)，構(gòu)建完善的醫(yī)院固定資產(chǎn)管理制度，切實(shí)保護(hù)醫(yī)院的利益。對(duì)建立的完整檔案保存制度執(zhí)行過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，將固定資產(chǎn)檔案信息平臺(tái)建設(shè)納入管理制度中，建設(shè)崗位責(zé)任制，保證固定資產(chǎn)檔案管理的全面性，連續(xù)性和完整性。積極推進(jìn)醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理制度和數(shù)據(jù)庫的結(jié)合，定時(shí)在醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)站上公布出固定資產(chǎn)的審批，維護(hù)，保養(yǎng)，折舊，處置，轉(zhuǎn)移等工作內(nèi)容，通過管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)檔案信息一體化管理，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享，也提高了固定資產(chǎn)檔案管理水平，在檔案保存領(lǐng)域?qū)嵤﹪?yán)格的監(jiān)控和管理，固定資產(chǎn)管理流程如圖1 所示。

圖1 固定資產(chǎn)管理流程

（2）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理統(tǒng)一化和系統(tǒng)化。醫(yī)院的固定資產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)構(gòu)建全過程管理模型，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理及業(yè)務(wù)流程的有機(jī)融合，圖2 為固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)與各部門之間進(jìn)行有效連接實(shí)現(xiàn)資料收集和管理的統(tǒng)一化，分析醫(yī)院目前的病人量以及需要的設(shè)備總數(shù)，在購置設(shè)備時(shí)將左右相關(guān)資料收集齊全，統(tǒng)一單位各各類型檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)；及時(shí)對(duì)醫(yī)院固有資產(chǎn)的占有和使用情況進(jìn)行強(qiáng)化調(diào)查，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的核驗(yàn)管理工作，建立重大項(xiàng)目資料驗(yàn)收制度，同時(shí)加大自查力度，優(yōu)化技術(shù)方法，確保每一份檔案都精確無誤，有據(jù)可查。

圖2 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)

（3）控制成本，建立信息平臺(tái)。積極利用信息化的溝通方式考察醫(yī)院固定資產(chǎn)、設(shè)備設(shè)施的運(yùn)營情況。在完成檔案信息數(shù)據(jù)采集之后，系統(tǒng)可以對(duì)資產(chǎn)信息自動(dòng)歸檔，為檔案管理人員提供智能化的檔案操作，減輕黨管理人員的工作負(fù)擔(dān)，也進(jìn)一步提升了清資核檔的力度。通過建立相關(guān)的檔案，監(jiān)管對(duì)象以及信息化的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)國有資產(chǎn)全方位的管理，當(dāng)使用者可根據(jù)自身權(quán)限對(duì)檔案資料進(jìn)行查閱，申購，使得固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理工作有更大的提高。

（4）提高醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理人員的水平。對(duì)醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案收集管理工作人員加大考核力度，并將考核內(nèi)容和結(jié)果納入監(jiān)督體系中，及時(shí)對(duì)醫(yī)院固定資產(chǎn)的整理上交使用的環(huán)節(jié)進(jìn)行查驗(yàn)，用信息數(shù)據(jù)庫為檔案管理部門的資料系統(tǒng)化提供保障，注重提升利用和管理的效率；建立相應(yīng)的懲罰獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，讓管理工作能夠變得更加輕松，便捷；積極開展對(duì)檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)和人才引進(jìn)工作，積極促進(jìn)檔案管理工作人員和管理人才、一線工作人員的交流學(xué)習(xí)，及時(shí)補(bǔ)進(jìn)信息化人才，使得其在具體的檔案檢索工具編制過程中積極采用信息技術(shù)，做到檔案全數(shù)字化管理，提升檔案資料的傳遞速度和使用效率，拓展團(tuán)管理人員的晉升渠道，以增強(qiáng)工作人員的積極性和主動(dòng)性，為醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理提供人才支持，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展。

4 結(jié)語

固定資產(chǎn)檔案管理工作在醫(yī)院經(jīng)營管理工作中占據(jù)相當(dāng)重要的位置。在目前的新形勢(shì)下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)一步發(fā)展，負(fù)責(zé)管理信息化逐漸成為越來越多醫(yī)院發(fā)展的方向。在醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理工作中，應(yīng)積極創(chuàng)造新的檔案管理模式，加強(qiáng)醫(yī)院固定資產(chǎn)管理工作，根據(jù)時(shí)代的特征以及相關(guān)政策落實(shí)管理工作。人員是檔案管理的主體，也要強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)及管理技能，重視信息化建設(shè)，保障人力資源，進(jìn)一步提升醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案資料的利用率，助力醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。