姜 鑫

（作者單位：華北地質(zhì)勘查局第四地質(zhì)大隊）

綠色經(jīng)濟是一種環(huán)保、生態(tài)的經(jīng)濟。發(fā)展綠色經(jīng)濟既有利于保護社會環(huán)境，也有利于人類自身健康。近年來，我國大力倡導(dǎo)綠色經(jīng)濟理念，對于各行各業(yè)來說都有積極的影響。在國家大力推行綠色經(jīng)濟的背景下，企業(yè)在進行辦公室綜合管理時也應(yīng)秉持綠色經(jīng)濟理念，注重自身發(fā)展與社會環(huán)境之間的協(xié)調(diào)[1]。

一、綠色經(jīng)濟理念對企業(yè)辦公室綜合管理質(zhì)量的影響

辦公室綜合管理主要是指辦公室在實際工作中涉及的一系列工作，包括辦公物資的管理、辦公環(huán)境的管理、會議組織、會議紀(jì)要的書寫和文檔管理等，是辦公室工作的重要組成部分。辦公室綜合管理水平的高低直接決定了企業(yè)在市場競爭中能否脫穎而出[2]。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視辦公室綜合管理工作，在綠色經(jīng)濟理念的引領(lǐng)下有效推進管理質(zhì)量提升，推動數(shù)字化辦公，實現(xiàn)精益化管理，優(yōu)化企業(yè)文化，為企業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

（一）有利于資源合理利用，實現(xiàn)綠色發(fā)展

在綠色經(jīng)濟理念下，社會發(fā)展的目標(biāo)是要實現(xiàn)人與自然、人與社會的和諧發(fā)展[3]。企業(yè)辦公室在進行綜合管理時秉持綠色經(jīng)濟理念，在滿足部門辦公需求的同時兼顧節(jié)能減排，可以減少辦公資源的浪費和人力資本的消耗，做好內(nèi)部成本管控，進而提高資源合理利用率和辦公管理效率。

（二）有利于促進人與自然的和諧發(fā)展

在綠色經(jīng)濟理念下，人們不僅要追求經(jīng)濟增長，更要注重社會發(fā)展過程中生態(tài)環(huán)境的保護。因此，企業(yè)在進行辦公室綜合管理時秉持綠色經(jīng)濟理念，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，能夠促進人與自然和諧發(fā)展。同時，在綠色經(jīng)濟理念下，人們對自身生活環(huán)境的關(guān)注程度也越來越高。企業(yè)在進行辦公室綜合管理時需要充分考慮辦公人員的健康和安全問題，有效采取安全措施，改善辦公環(huán)境，為工作人員的健康提供保障。

二、我國企業(yè)辦公室綜合管理中存在的問題

（一）辦公室管理制度體制不健全

在各個行業(yè)企業(yè)中，辦公室的地位和作用不言而喻，其管理體制更是決定了辦公室工作質(zhì)量。然而，從我國企業(yè)的實際情況來看，大部分企業(yè)對辦公室管理體制缺乏足夠的重視，普遍存在管理制度不健全、不完善等問題。第一，部分企業(yè)的辦公室工作人員沒有明確的職責(zé)范圍和權(quán)限，難以正常開展工作[4]。第二，某些企業(yè)缺乏辦公室管理的相關(guān)制度規(guī)范，導(dǎo)致一些部門出現(xiàn)崗位人員配置不合理、相互協(xié)調(diào)不夠等問題。第三，部分企業(yè)內(nèi)部缺乏對辦公室工作人員的考核激勵制度，導(dǎo)致辦公人員積極性、能動性不強，工作開展效率不高。

（二）辦公室工作人員缺乏創(chuàng)新意識

在我國企業(yè)辦公室綜合管理中，工作人員缺乏創(chuàng)新意識是最普遍的問題。企業(yè)在日常管理中缺少對辦公室工作人員整體素質(zhì)的培養(yǎng)和提高，使得辦公室的綜合管理水平難以有效提升。其一，部分企業(yè)在管理工作過程中并未有針對性地培訓(xùn)辦公室工作人員，使部分工作人員對專業(yè)知識和技能的掌握不牢固，實際開展業(yè)務(wù)時缺乏靈活性、創(chuàng)造性。其二，部分企業(yè)在日常管理工作過程中未能制定科學(xué)合理的辦公室綜合管理制度，導(dǎo)致部分工作人員在開展工作時沒有明確的管理思路，且服務(wù)意識不強。其三，部分企業(yè)在實際管理工作過程中未引入信息化技術(shù)，使得辦公室綜合管理信息化建設(shè)不足，綜合管理質(zhì)量不高。

（三）辦公室管理工作模式相對落后

精益化管理、數(shù)字化管理等是當(dāng)前企業(yè)在發(fā)展過程中的重要目標(biāo)。辦公室管理工作必須盡快推進數(shù)字化、智能化、精益化管理，以充分滿足當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展需求[5]。但在實際工作中，很多企業(yè)并沒有做好精益化、數(shù)字化管理等工作。辦公室綜合管理內(nèi)容涉及面廣且雜，一般會涉及企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、文件處理、各類會議組織安排、培訓(xùn)組織安排、招待接待、公務(wù)車派用及維修、公務(wù)差旅規(guī)劃、物資采購及領(lǐng)用、網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備維護等方面，需要做好統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)，合理安排規(guī)劃工作。然而，很多企業(yè)的辦公室未能充分發(fā)揮自身的職能，難以滿足當(dāng)前企業(yè)追求低碳高效、優(yōu)質(zhì)、綠色發(fā)展的需求。

從整體來看，當(dāng)前很多企業(yè)在辦公室綜合管理方面依然使用傳統(tǒng)管理模式，主要表現(xiàn)為以下幾方面：第一，辦公室綜合管理工作人員沒有及時轉(zhuǎn)變自身的思維模式，在工作中缺少精細(xì)化管理、規(guī)范化管理的理念，難以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。第二，辦公室的服務(wù)管理缺少創(chuàng)新，服務(wù)成效不高。例如，辦公室綜合管理一般會涉及接待、會議、辦公設(shè)備使用、文檔資料管理等多個方面，其中，接待服務(wù)是重要組成部分之一，能夠展現(xiàn)企業(yè)的整體形象。但在實際工作中，接待工作大多只是普通的人員接待，沒有利用接待契機適時做好企業(yè)宣傳、樹立企業(yè)的良好形象。第三，辦公室綜合管理人員在工作中缺乏主動將數(shù)字化、智能化融入日常管理的理念。部分人員在處理日常工作時仍然習(xí)慣使用紙質(zhì)文件和線下簽批等傳統(tǒng)方式辦公，對辦公自動化（Office Automation，OA）系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、企業(yè)微信等信息化辦公手段的應(yīng)用不夠深入，無紙化辦公推進緩慢，辦公效率和質(zhì)量得不到有效提升。

三、綠色經(jīng)濟理念下提高企業(yè)辦公室綜合管理質(zhì)量的路徑

（一）創(chuàng)新綜合管理模式，培養(yǎng)高素質(zhì)的工作人員

工作人員在企業(yè)辦公室綜合管理中處于核心地位，因此，創(chuàng)新辦公室綜合管理模式、提升工作人員綜合素質(zhì)是保證企業(yè)辦公室綜合管理質(zhì)量的首要任務(wù)[6]。

首先，全面考查辦公室工作人員的能力，結(jié)合實際情況，制訂與業(yè)務(wù)內(nèi)容適配的培訓(xùn)計劃，通過定期開展培訓(xùn)，全面提升辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)、創(chuàng)新思維能力、信息處理技能等。其次，制定人才引進辦法，在人才引進中使用勝任力模型考查人員素養(yǎng)，引進一些環(huán)保意識強、學(xué)習(xí)能力強、業(yè)務(wù)能力強、有責(zé)任心、有奉獻(xiàn)精神的人才，讓他們在工作中充分發(fā)揮優(yōu)勢。最后，要注重辦公室工作人員的監(jiān)督和考核，建立完善的績效考核制度，創(chuàng)新考核理念。例如，定期開展考核活動，采用個性化考核、知識化考核等方式，對辦公室工作人員進行科學(xué)、合理的考核評價，充分激發(fā)工作人員自我提高的動力，進而提升辦公室綜合管理質(zhì)量。

（二）積極推進綠色辦公，建立健全管理制度

在辦公室綜合管理過程中，企業(yè)應(yīng)該建立健全管理制度，強化制度的約束規(guī)范和保障作用，加大執(zhí)行力度，積極推進綠色辦公，確保辦公室綜合管理工作順利開展。

首先，應(yīng)該注重做好宣傳工作，引導(dǎo)全體工作人員樹立綠色環(huán)保理念，讓綠色辦公成為一種習(xí)慣和常態(tài)。比如，在公務(wù)用車出行中，要充分考慮出行人數(shù)，優(yōu)化出行路線，確保公車運行低碳、人員辦公高效。其次，要建立健全各項制度，結(jié)合實際情況制定符合實際的辦公室綜合管理制度。比如，制定綠色采購、綠色差旅、綠色接待等有助于降本增效的制度，用制度規(guī)范行為，用制度保障實施，確保綠色辦公有效推行。最后，要跟蹤管理辦公室資源的消耗情況，定期維修、維護和更新消耗較大的設(shè)施，從生態(tài)戰(zhàn)略角度思考未來發(fā)展，通過增加前期的綠色投入促進后期的可持續(xù)發(fā)展?？傊?，要持續(xù)完善管理體制，不斷強化制度意識，圍繞高效低耗的綠色管理章程開展辦公室綜合管理工作，為企業(yè)發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。

（三）引進數(shù)字化辦公理念，提高資源共享能力

在綠色經(jīng)濟理念下，辦公室工作人員要加強對辦公軟件的合理利用。借助信息化技術(shù)辦公，不僅能夠有效推動無紙化辦公，還有利于進一步提高辦公室工作效率和綜合管理質(zhì)量，為綠色經(jīng)濟理念的貫徹落實提供有力保障。具體來說，需要借助數(shù)字化辦公做好日常的綜合管理工作，實現(xiàn)管理效能的提升。例如，在辦公室的檔案資料查找借閱方面，加強數(shù)字化管理可以減少紙質(zhì)查閱消耗的時間，利用數(shù)字化技術(shù)促進資源合理配置，實現(xiàn)信息共享。

在日常管理工作中，工作人員需要定期維護現(xiàn)有的信息系統(tǒng)，以便更好地實現(xiàn)信息資源共享。建立綠色辦公系統(tǒng)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源共享，而且能夠?qū)崿F(xiàn)對人力、物力等資源的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，從而充分發(fā)揮各種資源的效用。例如，在辦公室內(nèi)部辦公系統(tǒng)中嵌入綠色辦公管理系統(tǒng)，對日常辦公過程中所涉及的各項數(shù)據(jù)進行分類或整合管理，能夠大大提高資源共享能力和水平。

（四）創(chuàng)新服務(wù)理念，提升信息化建設(shè)水平

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種辦公平臺和軟件層出不窮，在為人們提供更多便利的同時對辦公室綜合管理工作提出了新的要求。從發(fā)展來看，辦公室工作人員要不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，在工作中秉持以客戶為核心的服務(wù)態(tài)度，為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時，抓住服務(wù)契機適時做好企業(yè)形象的宣傳和推廣。另外，在信息化時代，人們對網(wǎng)絡(luò)的依賴程度不斷提高，信息化辦公、無紙化辦公已成為企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)發(fā)展的必然趨勢。辦公室綜合管理工作人員要合理利用信息技術(shù)，為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)可靠、快速響應(yīng)的柔性服務(wù)。

在綠色經(jīng)濟理念下，辦公室要結(jié)合自身工作實際和時代發(fā)展趨勢提高信息化建設(shè)水平，合理利用信息資源。一要不斷加強相關(guān)信息管理平臺的建設(shè)，進一步提高平臺的實用性和高效性，從而為職工提供更多便利，也為企業(yè)打造更加高效便捷的服務(wù)模式[7]。二要不斷深挖信息化辦公手段，合理利用OA 系統(tǒng)、企業(yè)微信、多媒體視頻會議軟件等現(xiàn)代化辦公工具，促進信息技術(shù)與辦公室綜合管理內(nèi)容深度融合，通過低耗高效提升辦公室的綜合管理質(zhì)量。例如，在OA 系統(tǒng)中拓寬系統(tǒng)涵蓋面，簡化操作流程，實現(xiàn)請假審批線上執(zhí)行，減少用紙消耗，提高審批效率。

（五）持續(xù)完善內(nèi)部采購制度，落實節(jié)能環(huán)保措施

為有效貫徹落實綠色經(jīng)濟理念，應(yīng)不斷完善內(nèi)部采購制度，通過規(guī)范、透明的采購流程引導(dǎo)相關(guān)部門購買節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品。

首先，積極建立健全節(jié)能環(huán)保采購工作制度，嚴(yán)格規(guī)定采購過程中的各種標(biāo)準(zhǔn)，確保綠色采購規(guī)范化、透明化，保障相關(guān)部門在使用節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品時擁有公平公正的綠色環(huán)境。其次，積極推進節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品的宣傳推廣。召開綠色采購工作會議、開展綠色采購培訓(xùn)等，讓企業(yè)員工樹立綠色消費意識和環(huán)保消費理念。最后，倡導(dǎo)使用節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品，將綠色產(chǎn)品納入企業(yè)采購目錄，明確購買節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品的目標(biāo)與范圍。另外，還要定期檢查、適時更新各類辦公設(shè)備，鼓勵使用新技術(shù)、新材料、新能源設(shè)備等，如使用LED 燈代替普通燈具、使用可重復(fù)利用產(chǎn)品代替一次性消耗品、使用節(jié)水型衛(wèi)生潔具和節(jié)水龍頭等。

總之，綠色經(jīng)濟理念在辦公室綜合管理中的合理運用，不僅可以有效解決傳統(tǒng)辦公模式下的能源資源浪費、環(huán)境污染等問題，還能使員工更好地履行自身職能，提高工作效率。因此，企業(yè)應(yīng)高度重視綠色經(jīng)濟理念在辦公室綜合管理中的應(yīng)用，完善綠色采購制度，不斷強化節(jié)能環(huán)保意識，加強對辦公設(shè)備的科學(xué)管理，真正做到低碳、高效。

四、結(jié)語

綠色經(jīng)濟理念的提出對我國各個行業(yè)的發(fā)展都起到了推動作用，能夠促進企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展。在此背景下，企業(yè)應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)辦公模式，提升管理水平，提高工作效率。為此，本文針對綠色經(jīng)濟理念下企業(yè)辦公室綜合管理質(zhì)量提升問題展開了研究，首先分析了綠色經(jīng)濟理念對辦公室綜合管理質(zhì)量的影響，其次指出了我國辦公室綜合管理中存在的問題，最后提出了相應(yīng)的解決路徑。相信隨著各個行業(yè)對綠色經(jīng)濟理念的不斷重視，我國的辦公室綜合管理質(zhì)量能夠得到進一步提升。