摘 要：大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，徹底改變了各行各業(yè)的管理工作與服務(wù)模式。在檔案行業(yè)，信息資源管理利用與新興技術(shù)不斷融合，將新時代海量的檔案數(shù)據(jù)進行廣泛整合與深度分析，在一定程度上優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程，提高了工作效率，進而為各單位與社會群眾提供高效便捷服務(wù)，但是也為今后檔案管理部門的高質(zhì)量發(fā)展帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。本文圍繞大數(shù)據(jù)視角下的檔案管理工作，針對大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案工作創(chuàng)新管理優(yōu)勢、檔案管理現(xiàn)狀及面臨問題、未來優(yōu)化路徑展開分析，提出解決方案，為檔案行業(yè)各部門未來發(fā)展規(guī)劃提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)視角；檔案管理；高質(zhì)量發(fā)展

前言

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)迅猛發(fā)展與社會各界對檔案資源利用需求的不斷提升，借助新興技術(shù)實現(xiàn)對日益增長的檔案數(shù)據(jù)進行高效管理和深度利用，是檔案行業(yè)發(fā)展的主流方向。實現(xiàn)館藏資源的全流程信息化管理已成為大勢所趨。這就需要各級檔案主管部門高度重視和積極應(yīng)對信息化技術(shù)應(yīng)用，切實尋求信息化發(fā)展方式途徑。由于檔案信息化受到重視程度、資金保障、干部隊伍素質(zhì)、相關(guān)技術(shù)應(yīng)用水平等因素制約，需要部門領(lǐng)導(dǎo)和管理人員進一步加強信息化管理意識、轉(zhuǎn)變工作思維、提高工作水準(zhǔn)、增強服務(wù)效能，在信息化綜合管理體系建設(shè)、人員綜合素養(yǎng)提升、共建共享等方面進行深入研究思考，以問題為導(dǎo)向，精準(zhǔn)施策，創(chuàng)新方法，營造良好發(fā)展環(huán)境，不斷推動檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案工作創(chuàng)新管理優(yōu)勢

1.1 改變傳統(tǒng)管理模式

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化檔案資源不斷產(chǎn)生累加，導(dǎo)致檔案管理工作量陡然增多，給檔案工作部門帶來極大的壓力。傳統(tǒng)模式下的檔案管理需要投入大量的時間和人力，業(yè)務(wù)辦理存在滯后性，檔案利用率不高，工作時效性較差，嚴(yán)重影響了工作人員的積極性和工作質(zhì)量。在此背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理利用工作中得到應(yīng)用和普及，傳統(tǒng)的檔案管理模式得到極大優(yōu)化與創(chuàng)新，是業(yè)務(wù)流程的一種變革[1]，形成集信息收集、歸檔、管理、分析、利用、共享、存儲各環(huán)節(jié)于一體的新型管理模式，進一步促進業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化、科學(xué)化。不僅為龐大的檔案數(shù)據(jù)資源提供良好的存儲途徑，而且為檔案管理者在實際工作中帶來極大便利，整體上促進檔案事業(yè)綜合性發(fā)展。

1.2 滿足社會群眾對檔案資源的利用需求

在大數(shù)據(jù)背景下，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”模式的逐漸推進，檔案部門借助信息化技術(shù)，將檔案資源庫中有價值的檔案信息加以開放、共享，同時及時剔除垃圾文件、無價值信息，加速檔案管理轉(zhuǎn)型升級，保證檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性；擴大信息資源利用的便捷性，推動檔案利用的個性化、全方位、智能性、便捷性水平不斷提升。檔案管理部門通過計算機網(wǎng)絡(luò)、操作系統(tǒng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，積極主動為社會各界用戶提供多樣化、多元化的檔案利用服務(wù)，使用戶可以隨時隨地通過客戶端精準(zhǔn)查詢文字、圖表、照片、音頻、視頻等檔案信息，節(jié)省大量的時間和精力。讓數(shù)據(jù)“跑路”代替群眾“跑腿”，實現(xiàn)檔案管理和利用服務(wù)的個性化、精準(zhǔn)化和多樣化，形成快捷、動態(tài)、交互、多樣化的檔案服務(wù)方式，滿足用戶跨時空檔案信息獲取的需要。

1.3 促進信息互聯(lián)互通

在大數(shù)據(jù)視角下，檔案管理部門實現(xiàn)對檔案信息的高效收集、獲取與數(shù)字化云存儲，并通過人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、主動推送等技術(shù)，實現(xiàn)對龐大信息資源庫的分析處理和利用。同時，根據(jù)各部門實際工作開展情況進行動態(tài)分析，獲取業(yè)務(wù)需求。檔案管理部門利用相應(yīng)資料形成針對性優(yōu)化和改進方案，通過政務(wù)服務(wù)域網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)平臺共享，通過數(shù)據(jù)接口的方式實現(xiàn)社會各界互聯(lián)互通，進而促進不同單位、不同層級、不同區(qū)域、不同行業(yè)之間數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)檔案資源的廣泛整合、高效傳遞、安全管理和有效利用，為充分發(fā)揮檔案價值、做好優(yōu)質(zhì)精準(zhǔn)服務(wù)提供助力。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理現(xiàn)狀及面臨問題

2.1 檔案管理認(rèn)知不充分

各級各類檔案管理部門或單位中的多數(shù)人員常年在傳統(tǒng)管理模式中工作，對大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)的認(rèn)知不夠，即使建設(shè)信息化管理系統(tǒng)，仍采用較為傳統(tǒng)的思維認(rèn)知關(guān)鍵去開展工作，管理方式與思維高度無法做到與時俱進。同時，缺少較為完善的信息化管理規(guī)范，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，集中管控、資源整合力度不夠，無法充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時代檔案管理的優(yōu)勢。在信息資源管理、分析、挖掘、利用等方面仍然處于較低水平狀態(tài)，整體工作層次較低，嚴(yán)重制約了檔案行業(yè)的快速發(fā)展。

2.2 信息化技術(shù)應(yīng)用薄弱

在檔案行業(yè)各單位信息化建設(shè)初期，領(lǐng)導(dǎo)者與管理者雖然重視檔案信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，但是在實際工作開展過程中仍然停留在理論層面，在實踐方面沒有開發(fā)較為成熟的檔案管理系統(tǒng)[2]，相關(guān)功能研發(fā)尚未契合本單位當(dāng)前面臨的問題。再加上受財政資金制約，硬件配套設(shè)施搭建水平較低，管理系統(tǒng)無法發(fā)揮科學(xué)性、高效性、合理性優(yōu)勢，在一定程度上降低了信息化管控水平。在數(shù)據(jù)安全方面，部分單位尚未采購殺毒軟件、漏洞掃描、身份檢驗、數(shù)據(jù)加密等安全技術(shù)，針對病毒侵入、惡意訪問等安全隱患的防范機制不健全，無法為檔案信息化轉(zhuǎn)型升級提供安全保障。

2.3 人才綜合素質(zhì)水平較低

檔案信息化管理是一項專業(yè)性較強、理論較復(fù)雜、技術(shù)性較高的工作。目前，大多數(shù)檔案管理部門的人員結(jié)構(gòu)配置為：檔案員年齡較大、學(xué)歷較低，普遍缺乏信息化知識和能力。無論在思維上還是在精力上，都無法短時間內(nèi)接受先進理論知識和工作模式。一些單位對于人才引進和業(yè)務(wù)人員培養(yǎng)工作推動較為緩慢，管理人員嚴(yán)重缺失實踐性經(jīng)驗，相關(guān)業(yè)務(wù)知識缺口越來越大，整體人員綜合素質(zhì)水平停滯不前，使得檔案行業(yè)整體缺乏足夠人才支撐，大數(shù)據(jù)、信息化實際應(yīng)用效果不明顯，嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)的有序推進。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理未來優(yōu)化路徑

3.1 建立健全檔案信息化綜合管理體系

隨著科技的不斷發(fā)展和各行各業(yè)與先進技術(shù)的不斷融合，檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理利用負(fù)責(zé)同志應(yīng)高度重視信息化建設(shè)，不斷深入推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型，統(tǒng)籌規(guī)劃全面助力數(shù)字檔案中心建設(shè)，充分釋放檔案數(shù)據(jù)的價值，營造基于大數(shù)據(jù)的發(fā)展環(huán)境。

3.1.1爭取支持，強化統(tǒng)籌。主要負(fù)責(zé)同志要積極向上級有關(guān)部門尋求政策與資金支持，加強對信息化項目建設(shè)和系統(tǒng)運維資金的統(tǒng)籌，并深入開展市場調(diào)研，根據(jù)自身發(fā)展實際情況與面臨問題選擇合適的外包公司進行系統(tǒng)功能開發(fā)和大數(shù)據(jù)應(yīng)用，逐步建立以政府資金為引導(dǎo)、以檔案部門為主體、以專業(yè)公司為輔助的信息化建設(shè)機制[3]。

3.1.2明確責(zé)任，安全保障。在信息化工作開展過程中加強大數(shù)據(jù)安全保障機制建設(shè)。進一步強化責(zé)任落實，構(gòu)建全方位、多層次、一致性的安全風(fēng)險防控體系，明確檔案數(shù)據(jù)采集、傳輸、存儲、使用、開放等各環(huán)節(jié)的日常預(yù)防、監(jiān)測、預(yù)警、監(jiān)管和應(yīng)急處置能力，保障網(wǎng)絡(luò)安全的范圍邊界、責(zé)任主體和具體要求。相關(guān)負(fù)責(zé)科室應(yīng)完善檔案信息資源大數(shù)據(jù)安全管理，加強日常信息化業(yè)務(wù)的安全規(guī)劃、安全建設(shè)、安全測評、安全審計、容災(zāi)備份等保障措施，落實網(wǎng)絡(luò)安全等級保護制度，定期開展風(fēng)險評估、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)保護和責(zé)任認(rèn)定等功能的常規(guī)檢查，確保檔案安全不出問題。

3.1.3建立考核和通報機制。各地區(qū)檔案主管部門應(yīng)將檔案信息化和數(shù)字資源開放共享工作納入各部門績效考核內(nèi)容，在行業(yè)內(nèi)為各部門建立責(zé)任機制，加強督查督辦和考核評比，健全區(qū)域大數(shù)據(jù)發(fā)展水平評價體系，定期發(fā)布評價報告，推動檔案事業(yè)大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型快速發(fā)展。

3.2 持續(xù)加強干部隊伍信息化素養(yǎng)

在大數(shù)據(jù)時代，人才資源是推動檔案信息化發(fā)展的重要因素。各級各類檔案管理部門急需既懂檔案專業(yè)知識又懂現(xiàn)代新興信息技術(shù)的復(fù)合型、專業(yè)性人才，需要各部門立足自身發(fā)展，合理配置人才結(jié)構(gòu)，將干部隊伍培養(yǎng)作為今后的一項重點任務(wù)去推進[4]。

3.2.1爭取政策支持，吸納人才。檔案管理部門要積極爭取政策支持，堅持需求導(dǎo)向，優(yōu)化人才引進的程序和辦法，拓寬多層次人才吸引渠道，加大多層次人才引進力度，提高人才精度。通過高校培養(yǎng)、社會招聘、定向選拔等方式，把具有現(xiàn)代科技理論知識和較強專業(yè)實操術(shù)能力的人才吸納進來，切實利用政策優(yōu)勢、福利待遇幫助引進人才以更好地狀態(tài)開展工作。應(yīng)用先進的管理理念和理論知識為檔案管理工作注入新鮮血液，實現(xiàn)檔案部門引才質(zhì)量高、高校畢業(yè)生就業(yè)質(zhì)量高的雙贏局面。

3.2.2強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升人才。不斷優(yōu)化單位業(yè)務(wù)培訓(xùn)方式，采取線上與線下相結(jié)合、理論與實踐相結(jié)合、定期開辦業(yè)務(wù)講座、外出參觀、技能比賽等活動，多層次、多角度、多渠道豐富人員業(yè)務(wù)能力提升方式，進一步提升戰(zhàn)略思維和創(chuàng)新思維，提高統(tǒng)籌謀劃能力。同時促進全體干部及時了解行業(yè)政策精神與整體發(fā)展情況，借助新思想新論斷新經(jīng)驗解決實際存在問題，推動其全面了解當(dāng)下上級政策精神、整體發(fā)展情況、存在問題和解決方案，全力打造學(xué)術(shù)型、研究型、實踐型檔案人才隊伍[5]。

3.2.3加強考核管理，激勵人才。制定嚴(yán)格的考核制度，進一步加強和改進機關(guān)作風(fēng)建設(shè)，全面提高檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和精細(xì)化水平。立良好形象，提高責(zé)任意識、大局意識、服務(wù)意識，切實改變觀念、轉(zhuǎn)變職能，持續(xù)優(yōu)化對外服務(wù)，滿足社會公眾對檔案資源開發(fā)利用的需求。增強認(rèn)同感和滿意度，努力營造風(fēng)清正氣、干事創(chuàng)業(yè)的良好氛圍。

3.3 著力提升互聯(lián)互通應(yīng)用水平

3.3.1強化頂層設(shè)計，加快推進檔案資源網(wǎng)絡(luò)信息化互聯(lián)互通工作。檔案管理部門對標(biāo)政策要求、制定具體方案，建立信息資源接入和統(tǒng)籌調(diào)度機制，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量和遷移進度。分析短板和不足，針對全體負(fù)責(zé)同志始終強調(diào)數(shù)據(jù)歸集共享的重要性和緊迫性，要求認(rèn)清形勢、提高認(rèn)識，強化落實、密切配合，努力提升信息化管理水平。做到數(shù)據(jù)應(yīng)接盡接、共建共享，不斷提升數(shù)據(jù)的及時性、匹配性、印證性、指導(dǎo)性。通過信息化手段的不斷完善，推動檔案利用工作更加精準(zhǔn)、更加科學(xué)、更加有效。

3.3.2壓實責(zé)任任務(wù)，有效推進檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通。檔案管理部門結(jié)合當(dāng)前工作實際情況，緊跟形勢、提高站位，壓實責(zé)任、把握重點，明確責(zé)任人和各項任務(wù)開展時間進度，切實解決數(shù)據(jù)對接難題。打破傳統(tǒng)各自為戰(zhàn)的信息孤島局面，有效接入當(dāng)?shù)貐^(qū)域內(nèi)各行業(yè)、各層級、各單位相關(guān)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案信息交換共享，確保檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，打通社會服務(wù)全鏈條。

3.3.3以精細(xì)化信息治理，提升數(shù)據(jù)資源質(zhì)量。檔案管理部門加強數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，落實數(shù)據(jù)質(zhì)量責(zé)任，及時對數(shù)據(jù)進行校核確認(rèn)、動態(tài)更新，保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、時效性和可用性。強化數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)測，對相關(guān)數(shù)據(jù)歸集、更新等情況進行全面評價，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，確保數(shù)據(jù)狀態(tài)可感知、數(shù)據(jù)使用可追溯、數(shù)據(jù)整改可落實。

3.3.4強化網(wǎng)絡(luò)安全管理，保障數(shù)據(jù)安全共享。檔案管理部門將網(wǎng)絡(luò)與信息安全保障體系與共建共享相關(guān)建設(shè)工作，同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步運行、定期評估，扎實推進當(dāng)?shù)貦n案數(shù)據(jù)中心集約化布局和異地災(zāi)備數(shù)據(jù)中心建設(shè)，努力實現(xiàn)跨區(qū)域、跨部門、跨層級信息系統(tǒng)互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同中保證數(shù)據(jù)傳輸與存儲安全。同時，要完善第三方信息共享制度[6]，逐步豐富政務(wù)信息資源共享清單，不斷提升檔案信息資源治理能力和公共服務(wù)水平。

結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代為各檔案部門管理模式的優(yōu)化與創(chuàng)新提供了重要機遇，要牢記“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”使命，圍繞中心、服務(wù)大局，全力服務(wù)檔案事業(yè)“四個體系”建設(shè)。積極探索創(chuàng)新，守住安全底線，做實做活檔案工作，對黨負(fù)責(zé)、對人民負(fù)責(zé)、對現(xiàn)實負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)，發(fā)揮好檔案存史、資政、育人和服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展的作用。要切實強化信息化意識，強化理念變革，始終堅持以用為要、以用促治、以用增效，不斷強化互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和信息化思維，將信息化建設(shè)作為提升檔案信息資源服務(wù)能力的重要抓手；要對標(biāo)對表抓好常規(guī)工作，深入挖掘檔案資源，實時收集整理檔案資料，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展好檔案信息化收集整理工作。提高檔案安全風(fēng)險防控能力和應(yīng)急處置能力，把檔案歸集好、整理好、保管好、利用好。要深化管理機制方法創(chuàng)新，堅持頂層設(shè)計，進一步打破部門之間、部門內(nèi)部的信息壁壘，在實踐中體現(xiàn)信息化建設(shè)的價值，補短板、強弱項、再發(fā)力。在開創(chuàng)檔案工作新局面上多措并舉，以拼搏奉獻(xiàn)的優(yōu)秀品格、開拓創(chuàng)新的精神風(fēng)貌、爭先創(chuàng)優(yōu)的執(zhí)著追求和求真務(wù)實的良好作風(fēng)奮力書寫新時代檔案事業(yè)發(fā)展新篇章。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：狄強軍（1975— ），大學(xué)學(xué)歷， 國能朔黃鐵路發(fā)展有限責(zé)任公司副研究館員，研究方向為企業(yè)檔案管理。