吳智嘉 綦中明

關(guān)鍵詞：檔案；檔案構(gòu)成；清代；寧古塔副都統(tǒng)衙門；抄錄；用印；標(biāo)點(diǎn)；檔案整理

寧古塔副都統(tǒng)衙門是清代管理寧古塔地方軍政事務(wù)的機(jī)構(gòu)。順治十年（1653），在寧古塔（即今黑龍江省寧安）設(shè)昂邦章京一員、梅勒章京二員，總理吉林、寧古塔、琿春、三姓、阿拉楚喀等處地方軍政事務(wù)?？滴踉辏?662），改昂邦章京為鎮(zhèn)守寧古塔等處將軍，改梅勒章京二人為副都統(tǒng)?？滴跏迥辏?676），寧古塔將軍移駐吉林烏拉，改稱吉林將軍，并將吉林副都統(tǒng)移駐寧古塔，專管寧古塔地方軍政事務(wù)，受吉林將軍管轄。光緒三十三年（1907），始建行省。宣統(tǒng)元年（1909），撤銷寧古塔副都統(tǒng)衙門。寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案是按年代體例匯抄寧古塔將軍、副都統(tǒng)的發(fā)文以及中央各部院、東北各將軍、副都統(tǒng)等來文和下屬官員呈文等文件而形成的檔案全宗。另外還有該地方駐防八旗和官莊官員造送的官兵戶口冊(cè)、比丁冊(cè)、官莊民戶人口冊(cè)等。起止時(shí)間為康熙十五年（1676）至光緒二十六年（1900），共計(jì)1268冊(cè)。其中康熙、雍正、乾隆三朝的檔案基本上以滿文書寫，嘉慶至光緒五朝的檔案滿漢文兼有，呈漢文數(shù)量增多之勢(shì)，但就總體而言，滿文檔案數(shù)量仍占多數(shù)。該部檔案主要記載了寧古塔地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)開發(fā)、地理沿革、八旗事務(wù)、交通驛站、民族關(guān)系、軍事、民俗文化等內(nèi)容，是研究東北地方歷史的寶貴資料。

1 清代寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案概況

寧古塔疆域幅員遼闊，各個(gè)時(shí)期轄域不盡相同。清初寧古塔疆域“盛京志載東至東海三千五百余里，南至長(zhǎng)白山一千三百余里，北至哈福阿色庫(kù)地方六百里，西至威遠(yuǎn)堡五百九十五里”。[1]清光緒朝《寧古塔地方鄉(xiāng)土志》載其“界址南至嘎哈里河，距城三百余里琿春界；北至阿穆阿蘭河，距城三百余里三姓界，西至都林河，距城二百一十里吉林界；冬至呼布圖卡倫，距城五百余里；東北至烏札庫(kù)卡倫，距城八百余里；其以東皆系俄界”。[2]清代在這里設(shè)立了一整套的軍政體系，負(fù)責(zé)管理地方的各類事務(wù)。

清代有嚴(yán)格的收發(fā)管理及備案存查的制度。匯存檔案的過程中不僅將檔案原件按一定的順序排列保存，還將其按編年體或紀(jì)事本末體逐件抄錄備查，清代寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案全宗便是如此。因?yàn)闅v史原因，光緒二十六年（1900）沙皇俄國(guó)入侵東北時(shí)，此前抄錄形成的寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案被劫走，而光緒二十六年之后形成的檔案則完整保留在國(guó)內(nèi)。中華人民共和國(guó)成立后，蘇聯(lián)將該部分檔案歸還中國(guó)，現(xiàn)由中國(guó)第一歷史檔案館接收保存。寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案內(nèi)容涉及旗民土地生計(jì)、各類刑名案件、邊境地區(qū)防務(wù)、移民安置管理等，這些檔案對(duì)研究清代寧古塔地區(qū)歷史、東北邊疆史等都具有十分重要的價(jià)值，是難得的第一手資料。

中國(guó)第一歷史檔案館對(duì)所存寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案進(jìn)行了全面的清查。在摸清檔案數(shù)量及內(nèi)容的前期下，寫出清查報(bào)告，為將來的有序開發(fā)提供了前期準(zhǔn)備。同時(shí)，對(duì)所存寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案進(jìn)行了分類整理。在1956年蘇聯(lián)政府交還這部分檔案時(shí)，已建有俄文簡(jiǎn)目。中央檔案館及故宮明清檔案部根據(jù)寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案的基本特點(diǎn)，在維持原有俄羅斯編排的俄文檔案排序、簡(jiǎn)目及檔案號(hào)的前提下，將所有檔案逐一核對(duì)，重新核實(shí)了檔案名稱和時(shí)間等方面的數(shù)據(jù)信息。此后中國(guó)第一歷史檔案館委托相關(guān)單位，將該俄文簡(jiǎn)目譯為漢文，按“朝年—文種—機(jī)構(gòu)”的原則編制了漢文本《吉林省寧古塔地區(qū)副都統(tǒng)衙門文獻(xiàn)目錄》，并自1988年始，將該部分檔案進(jìn)行了微縮拍照，并以此種方式保存至今，目前已開始啟動(dòng)數(shù)字化存儲(chǔ)工作。

寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案漢文簡(jiǎn)目的標(biāo)注之項(xiàng)有：全宗類項(xiàng)、卷件、微縮號(hào)、題名、起止時(shí)間、數(shù)量、文字、備注等項(xiàng)。光緒二十六年（1900）沙皇俄國(guó)劫走寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案時(shí)，一同被劫走的還有琿春副都統(tǒng)衙門檔案、阿勒楚喀副都統(tǒng)衙門檔案和黑龍江將軍衙門檔案。在整理琿春檔案過程中，發(fā)現(xiàn)一些寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案和阿勒楚喀副都統(tǒng)衙門檔案錯(cuò)歸在琿春檔案內(nèi)，其數(shù)量計(jì)有寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案十二冊(cè)零五件，阿勒楚喀副都統(tǒng)衙門檔案一冊(cè)。另琿春地區(qū)在光緒七年（1881）設(shè)置副都統(tǒng)之前，琿春協(xié)領(lǐng)歸寧古塔副都統(tǒng)管轄，故琿春副都統(tǒng)衙門檔案內(nèi)，亦收錄有屬于寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案的八旗戶口冊(cè)，其中有琿春三個(gè)佐領(lǐng)的戶口數(shù)目。以上共同構(gòu)成一部完整的寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案，這些檔案為了解清代寧古塔地區(qū)八旗的全貌提供了依據(jù)。

就檔案收發(fā)文機(jī)構(gòu)性質(zhì)來看，以寧古塔副都統(tǒng)衙門內(nèi)部機(jī)構(gòu)為序，分為寧古塔將軍、副都統(tǒng)衙門、左司、右司等。據(jù)《寧安縣志》載，寧古塔副都統(tǒng)衙門“原設(shè)左司二員，右司二員，光緒六年增設(shè)一員管理俄務(wù)，十五年增設(shè)兩員辦印務(wù)處”。[3]其辦公衙署最初在康熙五年以兵力修建有左右司草房三間，此后乾隆朝又屢經(jīng)修繕，終修得板墻房三間以為抄錄檔案使用。存儲(chǔ)檔案之檔房原有兩間，亦系兵丁以草修建，于乾隆八年修建為瓦房。這些檔房和印房于同治十三年被“土寇”焚毀并于光緒三年重修，修得左司房八楹，右司房六楹，印房七楹。此后光緒十八年署副都統(tǒng)莫爾庚額又重修右司房及印務(wù)處菓子樓以為存儲(chǔ)檔案使用。

2 寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案的構(gòu)成及分類

寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案除個(gè)別折件外，絕大部分為抄錄成冊(cè)的檔簿。該檔簿均于左側(cè)裝訂，有四孔、六孔不等。該檔案由滿漢兩種文字書寫，滿文檔案以自上而下、自左而右的形式書寫，每頁(yè)八行。這些檔案的公文性質(zhì)大致分為發(fā)文簿（即行文簿）、收文簿（即來文簿）、呈文簿、契檔簿等。寧古塔副都統(tǒng)衙門內(nèi)設(shè)左司、右司、文案處、印務(wù)處、糧餉處、參票處等。雖各處機(jī)構(gòu)根據(jù)需要在不同歷史時(shí)期歷經(jīng)變更裁撤，但左司和右司始終是寧古塔副都統(tǒng)衙門內(nèi)最主要的辦事機(jī)構(gòu)，兩司分管副都統(tǒng)衙門事務(wù)，處理著繁重的日常事務(wù)，因此寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案收發(fā)文是以左右司分別抄錄存檔的。其中左司分掌兵、刑事務(wù)，主要管理設(shè)置卡倫驛站、審理民事案件、發(fā)放官票路票、收管兵營(yíng)器械等。右司分掌禮、工、戶諸事，主要有呈報(bào)雨雪糧價(jià)、分發(fā)官兵糧餉、照管鰥寡孤獨(dú)、核報(bào)田畝糧食、核銷工程費(fèi)用等。因此在收發(fā)文過程中，按類形成了左司發(fā)文行文、右司發(fā)文行文等文件類型，其中左右司文書內(nèi)又各分有文摘存本、表稿存本、行文存本、譯文存本等。除此之外，還有各類數(shù)量龐大的簿冊(cè)，如旗軍冊(cè)、地產(chǎn)等級(jí)冊(cè)、莊戶名冊(cè)、比丁冊(cè)、官員履歷冊(cè)、官莊地畝清冊(cè)、鰥寡紅白事發(fā)放表報(bào)等等。除此之外，還有五個(gè)零散文件匯合的保護(hù)單位，內(nèi)容為零散的文件及封套、不全的副本和文本及居民名冊(cè)、寫給寧古塔官吏的信件等。

（1）發(fā)文簿。發(fā)文簿是寧古塔副都統(tǒng)衙門抄錄并匯存的發(fā)往各處文書底稿（jise）的抄存件，亦可稱之為“行文檔”，滿文稱“yabubuha dangse”，并將此滿文以黑體楷書書寫于檔簿封頁(yè)之上，在內(nèi)文中亦以黑體墨書書寫于各件檔案之前，書寫內(nèi)容包括日期、發(fā)文者、收文者等。如該冊(cè)首頁(yè)記錄“elhe taifin i dehi jakvci aniya aniyabiya ci ulai girin i jergi bade yabubuha be arahadangse”，意為“康熙四十八年正月始行文吉林烏拉等處之抄檔”。行文檔依照發(fā)文時(shí)間逐月逐日依次排抄記錄，或以數(shù)月、半年或以一年為一冊(cè)，檔冊(cè)騎縫處有鈐有篆書“寧古塔城守尉”（滿文“ningguta hoton i da i doron”）者，亦有整冊(cè)未鈐印者。行文檔多為寧古塔副都統(tǒng)衙門發(fā)給寧古塔將軍衙門、吉林將軍衙門的上行呈文，發(fā)給各副都統(tǒng)及將軍衙門下屬機(jī)構(gòu)的平行咨文、移文，以及發(fā)給本衙門下屬各城協(xié)領(lǐng)、各處驛站卡倫的下行札文等文件。為了歸檔及查詢的便捷，許多檔簿的封面上，簡(jiǎn)潔地記錄有滿漢文如“elhetaifin i dehi jakvci aniya yabubuha dangse”“康熙五十七年行文”“五十九年行”等字樣，表面該冊(cè)系該年將行文檔匯抄裝訂形成的檔簿。

（2）收文簿。收文簿是寧古塔副都統(tǒng)衙門抄存匯集裝訂的收文簿冊(cè)，滿文稱“isinjiha dangse”，并以滿漢文書黑體墨書寫于檔簿的封頁(yè)之上，如檔簿首頁(yè)書“elhetaifin i dehi emuci aniya aniya biya ci ulai girin ijergi baci isinjiha dise be araha dangse”，意為“乾隆四十一年正月始自吉林烏拉等處來文底稿之抄檔”。該類檔簿或數(shù)月裝訂一冊(cè)，或半年一年裝訂一冊(cè)。亦以收到來文的時(shí)間及來文單位為序，逐日逐月匯抄裝訂。有將上級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)來文合抄一冊(cè)者，亦有將上級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)來文分別抄錄成冊(cè)者。檔冊(cè)中有于騎縫處鈐有“寧古塔城守尉”?。M文“ningguta hoton ida i doron”）者，亦有未鈐印者。由于寧古塔副都統(tǒng)下設(shè)左右兩司分管副都統(tǒng)衙門事務(wù)，因此，收文簿是按左右兩司分別抄錄存檔的。在收文簿里，有寧古塔將軍咨行寧古塔副都統(tǒng)衙門的文書，以及寧古塔將軍衙門將京城六部等機(jī)構(gòu)文書移咨知會(huì)寧古塔副都統(tǒng)衙門的文書；有寧古塔將軍咨送寧古塔地方協(xié)領(lǐng)文書；亦有寧古塔各協(xié)領(lǐng)、各驛驛丁筆帖式、各堡守衛(wèi)、各莊領(lǐng)催以及當(dāng)?shù)馗魃贁?shù)民族帶來的文書。

（3）戶口冊(cè)。戶口冊(cè)，滿文稱“boigon anggala idangse”，是記載寧古塔地方八旗佐領(lǐng)下人及民人的戶口登記簿冊(cè)。其中旗軍名冊(cè)，是以何旗分何佐領(lǐng)下人為序編錄旗戶旗丁情況的戶口冊(cè)，每佐領(lǐng)下以戶為單位，記載了該戶戶主的身份、姓名、年歲以及其母妻子女的行序、身份、名字、年齡等。莊戶名冊(cè)，是以何莊頭下何家下人為序記載各莊壯丁丁戶情況的戶口冊(cè)。主要據(jù)居住地鄉(xiāng)約牌逐戶登記，記載了各戶壯丁的姓名年齡及存亡情況。

（4）密文。寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案中，有一定數(shù)量的秘密行文的文件。多為寧古塔將軍、副都統(tǒng)密咨協(xié)領(lǐng)等的文書。同樣，在其他來文的冊(cè)簿里，也發(fā)現(xiàn)了接收到秘密咨文的機(jī)構(gòu)，亦采取秘密回文的方式，對(duì)該文件中所述情況進(jìn)行回復(fù)的文件，即兩個(gè)機(jī)構(gòu)一來一回均以秘密行文的方式對(duì)該事進(jìn)行了商議及處理。在寧古塔副都統(tǒng)衙門滿文檔案中，以narhv?ame unggihe書寫表明這是一件秘密咨行的文件。收文者亦以narhv?ame alibuha的方式書寫表明秘密呈文回復(fù)該事。亦有在事由中以narhv?ame hebdere jalin表達(dá)該文件為秘密文件的情況，有些秘密咨文以selolere ba bi結(jié)束，意為“切切”“慎之”等意，是提醒收文單位重視處理好這件事情。就密件涉及的內(nèi)容來看，多為商議或辦理遷居人口、中俄外交事務(wù)、設(shè)置卡倫、兵部密文、收復(fù)少數(shù)民族、管理打牲等問題。從這些密文的保管方式來看，與其他類型的文件并無不同，可以推測(cè)當(dāng)時(shí)這些文件雖收發(fā)文時(shí)執(zhí)行保密措施，但在匯抄備查方面，與其他文件并無差別。

3 寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案的形成及特點(diǎn)

“清檔”制度，顧名思義，有清晰明確以備存查之意，是清代各級(jí)衙署將經(jīng)由該機(jī)構(gòu)處理的公文分類整理匯抄存留的文書保管制度。《樞垣紀(jì)略》載：“凡本日所奉諭旨及所遞片單，抄訂成冊(cè)，按日遞添，按月一換，謂之清檔?！盵4]這種檔案管理制度，始自于清初，于內(nèi)國(guó)史館、內(nèi)秘書院，以及此后設(shè)立的軍機(jī)處等中央重要衙署設(shè)立專門的檔房及文員負(fù)責(zé)，而且由上而下地嚴(yán)格實(shí)行，在各地衙署及各駐防衙門也得到了切實(shí)的遵行。

（1）時(shí)間特點(diǎn)。在二十世紀(jì)八十年代寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案微縮拍照時(shí)，檔案簡(jiǎn)介記錄，寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案記錄自康熙十四年始，至光緒二十六年止；微縮膠片也記錄為檔案形成時(shí)間自康熙十四年始，但同時(shí)卡片內(nèi)記錄第一卷起始時(shí)間是1676年，這與第一冊(cè)起首滿文“elhe taifin itofohoci aniyai ulai girin ci isinjiha dangse”的記錄相符，即該全宗檔案系以康熙十五年為起點(diǎn)開始記錄的，共記錄了寧古塔副都統(tǒng)衙門224年的歷史。

寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案全宗自第一冊(cè)始即以滿文書寫該冊(cè)名稱，內(nèi)文亦全部以滿文書寫。至康熙五十七年始出現(xiàn)冊(cè)名以漢文書寫的情況，但內(nèi)文仍以滿文書寫。

寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案在匯抄過程中，以年為單位進(jìn)行分類歸納，以月、日為序逐月逐日匯抄。在每一冊(cè)的檔案歸類匯抄過程中，寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案往往先以某一收發(fā)文機(jī)構(gòu)為主題進(jìn)行檔案歸類，如一冊(cè)檔案首頁(yè)記錄為“elhetaifin i juwan nadaci aninya aniya biyaci ulai girinci isinjiha dangse”，譯成漢文即“康熙十七年正月始吉林烏拉來文檔”“elhe taifin i juwan nadaci aninyaaniya biyaci ulai girin de unggihe dise（或用jise）bearaha dangse”，翻譯成漢文即“康熙十七年正月始行文吉林烏拉底稿抄檔”“elhe taifin i juwan nadaci aninyaaniya biyaci ulai girin de unggihe dise be ejehedangse”，翻譯成漢文即“康熙十七年正月始行文吉林烏拉記錄檔”等。在此之后，自正月開始，以時(shí)間為序陸續(xù)將各地來文或發(fā)往各地行文歸類匯抄。同一日不同機(jī)構(gòu)的文件，以ineku inenggi＋地點(diǎn)+bithei gisun進(jìn)行區(qū)別。

從寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案編排的時(shí)間順序來看，系按收發(fā)文的月、日逐漸排抄裝訂按年成冊(cè)，且同一冊(cè)簿字體相同，可以看出，這種檔案匯抄制度是事先經(jīng)過規(guī)范的整理編輯，集中抄錄一次成型的。按照清代檔案匯抄存查的制度慣例，檔簿通常是翌年將去年的檔簿進(jìn)行分類整理匯抄形成的。[5]由此可以推測(cè)，寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案應(yīng)為冊(cè)簿首頁(yè)書寫日期的次年完成整理匯抄事宜的。

（2）格式特點(diǎn)。一份完整的檔案簡(jiǎn)要來說，主要由發(fā)文者、收文者、事由、內(nèi)文、結(jié)語等部分構(gòu)成的，雖各類各地文書不盡相同，滿漢文檔案的格式亦有一定的區(qū)別，但通常這些部分是不可或缺的。寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案在長(zhǎng)期的行文保存過程中，形成了一定檔案書寫匯抄特點(diǎn)。首先，在首由語方面，清代公文的首由語，具有該文件標(biāo)題的性質(zhì)，是各類文件概括文中內(nèi)容及目的的關(guān)鍵詞語。寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案有相當(dāng)數(shù)量的檔案將首由語于前文隱去，將發(fā)文目的以文末行政命令的方式表達(dá)出來。以康熙朝滿文檔案為例，有些檔案在檔案前文往往看不到首由語，在文件末尾以行政命令的方式表達(dá)行文主旨，利用滿文動(dòng)詞的命令式、祈請(qǐng)式結(jié)尾，以達(dá)到交代事由目的的作用。其次，在記錄檔案處理結(jié)果方面，因系抄檔，無法像檔案原件那樣明晰地展示正規(guī)的公文格式及完整的公文簽發(fā)收?qǐng)?zhí)過程，也無法展示正式稿件后文書寫的記有辦理公文所有人員職名、畫押、文件摘由及衙署意見等，亦無文件封套信息。寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案在匯抄過程中，為了彌補(bǔ)這些信息的缺失，在該文件結(jié)束后，將該文件的處理程序或處理結(jié)果抄入備查，這在很大程度上彌補(bǔ)了信息的缺失。其滿文檔案中抄入的“erebe meiren i janggin...tuwaha”“erebe gvsai da..tuwaha”，皆系該文發(fā)出之后收文機(jī)關(guān)的處理辦理結(jié)果，但卻抄錄于發(fā)文機(jī)構(gòu)的匯抄檔案之中，亦可見當(dāng)時(shí)清代的公文管理有著嚴(yán)格的收發(fā)文回執(zhí)制度。

（3）標(biāo)點(diǎn)特點(diǎn)。清代由漢文書寫的公文不采用標(biāo)點(diǎn)，本節(jié)僅討論寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案中滿文檔案的標(biāo)點(diǎn)使用特點(diǎn)。清代公文由滿文書寫者，采用標(biāo)點(diǎn)區(qū)分段落及語義，標(biāo)點(diǎn)既有檔案信息價(jià)值亦有文法語法價(jià)值，這是清代滿文檔案較之漢文檔案的一個(gè)突出特點(diǎn)。與此同時(shí)，寧古塔副都統(tǒng)衙門檔案中滿文檔案的標(biāo)注方式，較之其他地區(qū)同期的滿文檔案，亦有著自身顯著的特點(diǎn)，同樣具有研究?jī)r(jià)值。關(guān)于滿文檔案中標(biāo)點(diǎn)的使用，季永海先生《滿語語法》一書對(duì)此有相關(guān)論述，指出滿文圖書資料中的單點(diǎn)相當(dāng)于逗號(hào)、頓號(hào)，雙點(diǎn)相當(dāng)于句號(hào)、標(biāo)題號(hào)。同時(shí)指出，單點(diǎn)在段落中能夠起到語氣停頓及強(qiáng)調(diào)主語的作用，雙點(diǎn)均起到語句結(jié)束的作用。他同時(shí)指出，滿文圖書中標(biāo)點(diǎn)在實(shí)際運(yùn)用中并不是很嚴(yán)格。[6]寧古塔副都統(tǒng)衙門滿文檔案標(biāo)點(diǎn)運(yùn)用普遍具有規(guī)律性性、一致性的特點(diǎn)。每份稿件均以○（圈）起首，一段話過程中的語氣停頓以單點(diǎn)相隔，一句話結(jié)束以雙點(diǎn)做結(jié)尾。遇見be、hese、sehe以及連續(xù)數(shù)字人名處均以單點(diǎn)相隔。套引一份文件結(jié)束、文末日期結(jié)束等，均以雙點(diǎn)結(jié)束。比較同時(shí)期不同地方形成的滿文檔案，寧古塔副都統(tǒng)衙門滿文檔案中標(biāo)點(diǎn)使用的規(guī)范程度，為其他檔案所未見，亦反映出該檔案匯抄整理的嚴(yán)格程度。

（4）用印特點(diǎn)。清代對(duì)于公文的收貯及鈐印有著嚴(yán)格的規(guī)定?！安吭貉瞄T案卷，各立號(hào)簿，加謹(jǐn)收貯。遇遷轉(zhuǎn)之日，將經(jīng)管案卷逐卷交代，出具并無遺失甘結(jié)，送堂存案?！盵7]直省州縣衙門文卷，粘接鈐印后，也須“照依年月，編號(hào)登記，注明經(jīng)承姓名，造冊(cè)交待”。[8]清代歷任皇帝，對(duì)于公文用印的規(guī)范性都十分重視。雍正曾于雍正三年（1725）議準(zhǔn)：“八旗事務(wù)俱有檔案，必須分晰款項(xiàng)，查核清楚。除自雍正元年所奉特旨，并一切條陳準(zhǔn)行事件，各旗俱已遵旨另行造冊(cè)登記外，凡八旗所行事件，每旗各派副參領(lǐng)一員，將一爭(zhēng)檔案逐年查對(duì)，分晰款項(xiàng)開明總數(shù)。令八旗公同閱看。如有缺少者，繕寫補(bǔ)入，造定檔案。于接縫處鈐印，收貯公所?！睂幑潘倍冀y(tǒng)衙門檔案亦于每簿檔案接縫處鈐印，但是鈐印次數(shù)并不規(guī)則，或每?jī)?cè)每頁(yè)鈐印，或一冊(cè)內(nèi)每隔一頁(yè)鈐印一次，或每隔四頁(yè)鈐印一次，或相隔多頁(yè)不等。所鈐印文為漢文篆字“寧古塔城守尉”（滿文為“ningguta hoton i da i doron”）。城守尉為清代正三品八旗滿洲駐防官員，負(fù)責(zé)重要州府及地區(qū)的防御，系八旗駐防體系中重要城防的專屬將領(lǐng)。清制，凡駐防之城不設(shè)將軍及副都統(tǒng)者，即設(shè)城守尉總掌本旗旗籍和防守事務(wù)。其所駐省設(shè)有將軍及副都統(tǒng)者，由將軍及副都統(tǒng)兼轄城守尉。據(jù)光緒朝《寧古塔鄉(xiāng)土志》仕宦官署載：“寧古塔設(shè)副都統(tǒng)一員，協(xié)領(lǐng)兩員，原設(shè)佐領(lǐng)八員?？滴跞四晏碓O(shè)佐領(lǐng)一員，五十二年添設(shè)佐領(lǐng)一員?！盵9]其下列及駐防各類官員，并未提及設(shè)置寧古塔城守尉一職。又有《寧古塔將軍衙門檔》之“寧古塔副都統(tǒng)為查明官兵數(shù)目等事造冊(cè)咨報(bào)吉林將軍衙門文”，為續(xù)修會(huì)典陳述寧古塔歷朝官制，造具清冊(cè)咨報(bào)吉林將軍衙門。冊(cè)式中說：“寧古塔副都統(tǒng)駐扎本城，管轄左右兩翼協(xié)領(lǐng)、八旗佐領(lǐng)、防御、驍騎校等官……寧古塔兩翼八旗十二佐領(lǐng)，均系滿洲旗分，俱在本城駐扎?！盵10]所述官職亦無城守尉一職?？梢妼幑潘俾毑o城守尉一職，應(yīng)由副都統(tǒng)兼任。

寧古塔副都統(tǒng)衙門管理印信的部門為內(nèi)三司的堂司，稱印務(wù)處，亦稱印房。該處總掌城守尉關(guān)防、副都統(tǒng)印信，兼理文件收發(fā)及賀謝表折等事。司之長(zhǎng)官為監(jiān)印官，俗稱正堂。其下有看印官一員，印務(wù)筆帖式三員，額設(shè)委屬筆帖式四員。其中印信存于堂司，即印務(wù)處，鑰匙存于副都統(tǒng)府處，用印之時(shí)監(jiān)印官執(zhí)銀牌請(qǐng)鑰后取用印信。[11 ]