◎汪明

在信息化時代背景下，檔案這一信息資源有著極高的應用價值，并且也逐漸受到了各行各業(yè)越來越多的關注。因此，應對信息化技術加以充分的應用，使檔案管理模式得到優(yōu)化創(chuàng)新的同時，也使管理效率得到進一步的提升。通過科學合理的運用大數(shù)據(jù)、云計算等先進科技手段對檔案管理進行有效的規(guī)劃，從而使檔案管理能夠符合新時代的發(fā)展要求，為發(fā)展革新提供強勁動力。然而，檔案管理要想實現(xiàn)創(chuàng)新并非易事，首先應對檔案管理信息化創(chuàng)新的真正價值有深刻的認知，以此全面提升管理成效，從而推動檔案管理事業(yè)實現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

一、信息時代檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

（一）推動檔案管理規(guī)范化發(fā)展，檔案服務實現(xiàn)優(yōu)化升級

在信息化時代背景下，檔案管理工作已經(jīng)逐漸實現(xiàn)了電子化和數(shù)字化，無論是內容還是數(shù)量都在與日俱增。面對此種情況，通過信息化技術手段使得檔案管理工作得到有效創(chuàng)新便顯得極為重要，不僅能夠使檔案得到科學高效的管理，還能夠摒棄傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足之處，使管理效率明顯提升。在以往的檔案管理工作流程中，要想找到所需的檔案，需要耗費較長的時間和大量的人力，這勢必會影響后續(xù)工作的開展。而檔案管理的信息化發(fā)展，則可以提供高質量的檔案支持，使檔案管理內容更為精細化，檔案的利用率也得到進一步提升。另外，隨著大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術的廣泛應用，檔案管理數(shù)據(jù)庫得以快速創(chuàng)建起來，這樣在推動檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的同時，也能夠使服務品質實現(xiàn)質的飛躍。

（二）檔案資源實現(xiàn)共享，滿足時代發(fā)展所需

檔案是一項重要的信息資源，不僅是記錄各方面工作實際開展情況的內部資料，也是運營發(fā)展中一個不可忽視的參考依據(jù)。通過信息化、數(shù)字化對檔案管理進行創(chuàng)新，充分體現(xiàn)了時代發(fā)展的需求，并且可以推動檔案管理實現(xiàn)價值的最大化。另外，還可以將檔案信息從原始的載體上分離出來，使得相關工作人員無論身處何時何地都能及時獲取資源信息，這樣檔案信息也可以得到更加廣泛、有效的利用。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，大數(shù)據(jù)應用等信息化技術日益成熟，也對檔案管理工作提出了更高的要求，即需要相關工作人員能夠及時掌握當前檔案管理發(fā)展趨勢，在管理理念上進行更新，立足于長遠的發(fā)展角度來應對創(chuàng)新所帶來的改變，以此提升檔案管理成效。

（三）充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢，以便于實現(xiàn)良性發(fā)展

隨著信息化程度的加深，檔案管理工作也隨之發(fā)生了許多新的變化，呈現(xiàn)出高效性、全面化等特點的同時，也對信息進行更為及時的管控。也就是說，在對檔案管理進行優(yōu)化和創(chuàng)新的過程中，重新整合現(xiàn)有的信息資源，使檔案資源能夠處于安全狀態(tài)下被管控，從而使其在服務、利用方面更加高效。另外，隨著信息資源的與日俱增，也就意味著信息的獲取數(shù)量也在不斷增多，為了能夠獲取資源并使其價值充分發(fā)揮出來，則需要對檔案管理工作進行優(yōu)化調整，挖掘信息資源的深層次價值內涵，以免由于數(shù)據(jù)不全面而使管理決策有所偏差。

二、信息時代檔案管理工作當中的不足

（一）標準化程度低，未能意識到創(chuàng)新的重要性

規(guī)范且標準的管理可以為檔案管理的創(chuàng)新指明發(fā)展方向，使其更加具有實效性。然而從目前情況來看，有些檔案管理工作由于缺少可供參考的標準，大多是在實踐中逐步地摸索并積累豐富的經(jīng)驗，得以開創(chuàng)新的發(fā)展路徑，而這也就使得人們很難及時發(fā)現(xiàn)信息化管理工作中的不足，以至于必須返工或是另尋他法予以彌補，浪費人力和時間不說，還影響人們工作的積極性，使人產(chǎn)生消極懈怠的情緒，進而致使檔案管理工作很難在短期內實現(xiàn)創(chuàng)新，并難以為發(fā)展提供有效的參考。此外，未針對檔案管理成立單獨的部門，在管理創(chuàng)新實踐中通常是憑借以往的經(jīng)驗來操作，致使工作信息化程度低，且內容雜亂無章，檔案的真正價值未能發(fā)揮出來的同時，也限制了創(chuàng)新發(fā)展的步伐。

（二）管理人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，創(chuàng)新發(fā)展缺少有效動力

要想使檔案管理工作實現(xiàn)更好的信息化發(fā)展，就需要管理人員擁有與之相匹配的專業(yè)技能和知識儲備，這樣才能使檔案管理工作的創(chuàng)新事半功倍，進而切實提升服務品質。但在當前，個別負責檔案管理的工作人員，并不具備該項專業(yè)能力，在知識結構、專業(yè)素養(yǎng)等方面都無法滿足信息管理的需求，因此也使得檔案管理工作很難實現(xiàn)突破和創(chuàng)新。另外，相關的培訓活動較為單一，這也是導致工作人員專業(yè)素養(yǎng)偏低的一個重要因素。由于對信息化技術缺少深入地了解，因此無法將其更好地融入檔案管理工作當中，檔案信息的深層次價值難以挖掘出來，這樣勢必會影響檔案管理信息化的創(chuàng)新發(fā)展。

（三）缺少完善的信息化設備，技術和資金存在不足

在信息化時代背景下，檔案管理工作在創(chuàng)新過程中，還面臨著信息安全這一極大的挑戰(zhàn)，并成為其創(chuàng)新發(fā)展的一個制約因素。首先，信息安全。以往的檔案管理提取手續(xù)極為煩瑣，相對來說也增加了檔案保管的安全性。然而當檔案以信息化、數(shù)字化的形式呈現(xiàn)，想要提取則并不難，一旦重要的檔案信息被泄露出去，則會產(chǎn)生難以想象的后果。其次，檔案管理軟件存在安全隱患。通常情況下，企業(yè)應用的檔案管理軟件都是從正規(guī)渠道采購，但在技術水平方面難免存在差異，并且在實際操作過程中由于缺少標準化流程的約束，因此難以實現(xiàn)統(tǒng)一化管理。最后，自我防護意識不到位。檔案信息化管理往往會受到來自網(wǎng)絡開放性的侵擾，由于不夠了解信息安全軟件，導致采用的軟件未必能夠對所有病毒進行有效攔截，這就使得信息安全存在隱患。檔案管理要想實現(xiàn)信息化創(chuàng)新，就必須在前期投入充足的資金和人力支撐，但由于相關經(jīng)費不足，也使得管理創(chuàng)新工作難以施展開，導致創(chuàng)新步伐緩慢。

三、信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）提升員工對檔案管理創(chuàng)新的重視度

當前，檔案管理工作要想更好地實現(xiàn)信息化創(chuàng)新發(fā)展，就必須將其作為重點來抓，讓所有工作人員都對其重要性有清楚的認知。制定科學合理的規(guī)劃方案，為創(chuàng)新指明發(fā)展方向的同時，也要充分調動工作人員的積極主動性，高度重視創(chuàng)新工作。另外，在制定規(guī)劃之前，應事先做好調研工作，結合實際情況，制定針對性的解決方案，推動檔案管理工作能夠順利實現(xiàn)創(chuàng)新。例如，在檔案管理信息化建設工作中，凡是涉及數(shù)字化、管理流程標準化等類型的問題，作為管理人員應明確規(guī)劃目標，在調研的基礎上考量行業(yè)發(fā)展趨勢，以此保證規(guī)劃切實可行，且更為科學化。此外，檔案管理創(chuàng)新工作并非短期就可以實現(xiàn)，應對總體目標予以進一步細化，在各階段設置小目標以便工作人員能夠穩(wěn)步落實各項創(chuàng)新工作。通過學習和借鑒其他單位的創(chuàng)新經(jīng)驗，加強自身的資源建設能力，不斷完善檔案管理工作流程，以此推動創(chuàng)新發(fā)展更加高效地進行。

（二）與時俱進，加強創(chuàng)新意識

在開展檔案管理工作的過程中，只有具備創(chuàng)新意識，才能推動創(chuàng)新工作順利進行。在網(wǎng)絡信息化時代，檔案管理工作要想更好地實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，就必須要對其進行大力的宣傳推廣，引導相關工作人員摒棄陳舊思想，樹立新的檔案管理理念，全身心地投入創(chuàng)新工作當中。在這一過程中，還應充分掌握檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、技能水平等綜合條件，以便于知人善任，讓相關工作人員清楚地知道檔案管理創(chuàng)新并不意味著檔案資料的簡單整理歸檔，而是充分借助信息化技術科學合理地優(yōu)化整合信息資源，以此提高管理效率。另外，還要與時俱進，充分考慮社會大眾的真實需求，采取多種方式提升工作人員的創(chuàng)新意識，例如通過微信公眾號、微博等平臺進行宣傳推廣，讓檔案管理人員充分認識運用信息化技術手段的優(yōu)勢，充實自身知識儲備，為檔案資源利用率提升和高效共享提供助力。

（三）提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和能力

在信息化時代，檔案管理的創(chuàng)新離不開高素質人才的有力支撐，其不僅可以提升創(chuàng)新的實效性，還可以將檔案管理信息化的真正價值發(fā)揮出來。在探索創(chuàng)新路徑的過程中，應就檔案管理人員的專業(yè)技能、信息化技術應用能力等素養(yǎng)提出相應的要求，確保相關人員能夠更好地勝任本職工作，符合數(shù)字化檔案管理的發(fā)展需求，使檔案管理更加專業(yè)化和標準化。因此，就人才角度來說，既要加大人員的培養(yǎng)力度，又要從外部引入優(yōu)秀人才，使企業(yè)能夠煥發(fā)出新的生機和活力，從而更好地朝著創(chuàng)新方向發(fā)展。具體措施為：首先，組織開展針對基礎知識的培訓活動，讓工作人員可以深入地理解檔案管理工作的重要性，并充分掌握與之相關的法律法規(guī)，從而為創(chuàng)新工作的開展打下良好的基礎。其次，組織相關工作人員去其他單位參觀學習，在增長見識的同時，也要產(chǎn)生危機意識，養(yǎng)成自主學習的良好習慣，真正做到順應時代的發(fā)展需要。最后，應大力引進優(yōu)秀人才，并予以相應的激勵機制，吸引更多綜合素養(yǎng)高的人才來充實人員建設，拓寬創(chuàng)新思路，為創(chuàng)新發(fā)展獻計獻策。

（四）大力推進檔案管理信息化建設步伐

隨著信息化時代的到來，應立足于市場的實際發(fā)展情況，采用先進的信息化科技手段來推動檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。一方面，應針對檔案管理部門投入相應的基礎設施，不斷完善硬件設備和軟件系統(tǒng)，以此構建數(shù)字化檔案管理體系，并在實際操作過程中有相應的設備作為物質保障。另一方面，檔案管理部門應立足于整體戰(zhàn)略發(fā)展，創(chuàng)建適合自身發(fā)展需求的檔案管理信息化系統(tǒng)。相關工作人員應充分借助物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)以及云計算等技術方面優(yōu)勢，將紙質化檔案轉變?yōu)殡娮踊问剑⑼ㄟ^互聯(lián)互通等方式創(chuàng)建檔案智能服務體系，以便人們獲取信息和提升信息的利用率，進而使檔案管理效率得到進一步提升。此外，創(chuàng)建統(tǒng)一化的檔案管理系統(tǒng)，以此實施規(guī)范化的管理和應用，另外，還可以在檔案管理總系統(tǒng)之下設置分系統(tǒng)，并設置相應的訪問權限，以便工作人員對信息資料進行查詢、提交等，從而進一步提升檔案管理的信息化水平。

（五）不斷完善檔案管理制度

身處于信息化這一時代環(huán)境下，檔案管理人員需要處理的信息資料與日俱增，難度也隨之增大。作為檔案管理部門的管理者應對管理制度進行積極的創(chuàng)新，在提高管理成效的同時，也讓創(chuàng)新更具實效性。一方面，檔案管理部門應結合實際情況制定相應的管理制度，以相關法律法規(guī)為依據(jù)，嚴格執(zhí)行責任制，使檔案管理工作更具安全性。另外，檔案管理工作的相關人員應對創(chuàng)新目標和任務進行科學合理的規(guī)劃，讓工作人員各司其職，將自身才能充分發(fā)揮出來，以此使創(chuàng)新管理成效得以有效提升。另一方面，應對檔案管理創(chuàng)新工作進度予以實時關注，高度重視信息的儲存和保管的安全性，采用大數(shù)據(jù)等先進技術手段來推動檔案管理實現(xiàn)信息化，這樣既可以節(jié)省人力和時間，又可以切實提高信息資源的利用率。同時，還應制定相應的獎懲機制，充分調動員工工作的積極性；定期組織業(yè)務考核，不斷完善崗位晉升機制，從而讓工作人員能夠看到自身職業(yè)的良好發(fā)展前景。此外，應對檔案管理部門加大監(jiān)管力度，進而使工作人員的行為得到有效約束，營造一個積極進取的工作氛圍，激發(fā)員工工作熱情，從而積極地投身檔案管理的創(chuàng)新工作當中，以踏實肯干的態(tài)度為部門的創(chuàng)新發(fā)展獻計獻策。

四、結語

總之，在信息時代檔案管理工作朝著創(chuàng)新方向發(fā)展是一種必然趨勢，其不僅可以提升檔案管理工作的效率，節(jié)省人力和時間，還可以使檔案管理流程更加規(guī)范化，信息資源的利用價值得到充分的發(fā)揮，為人們提供更加便捷高效的信息服務。同時，隨著社會的不斷發(fā)展進步，應立足于多層面、全方位地探索檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展策略，使其能夠緊跟時代發(fā)展步伐，進而滿足人們的信息化需求，在確保檔案管理工作安全性的同時，使其信息化管理水平得到有效提升，從而提供更為科學精準的信息服務。