王衛(wèi)國(guó)

在中學(xué)的日常管理工作中，檔案管理是較為重要的一環(huán)，檔案記載了學(xué)校的發(fā)展歷程、教學(xué)情況與校園氛圍，對(duì)學(xué)校實(shí)現(xiàn)更高層次的發(fā)展具有關(guān)鍵作用，學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提高、教學(xué)方法與教學(xué)手段的改善離不開(kāi)高質(zhì)量的檔案管理工作?，F(xiàn)對(duì)當(dāng)前中學(xué)檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)方案，借此促進(jìn)我國(guó)中學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

新時(shí)期我國(guó)教育事業(yè)的改革朝著深度化、全面化的方向推進(jìn)。在此大背景下，中學(xué)的檔案管理工作應(yīng)符合新時(shí)代發(fā)展的要求，只有構(gòu)建合理、健全的檔案管理體系，才能改善教學(xué)方法與教學(xué)手段，提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量。很多學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視，經(jīng)常出現(xiàn)重要文件遺失或破損等問(wèn)題，針對(duì)以上問(wèn)題，學(xué)校應(yīng)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改革，使檔案載體更加多元化、多樣化，以便使用者更便捷地檢索所需要的文獻(xiàn)與資料，使學(xué)校檔案管理工作有序地開(kāi)展，滿(mǎn)足新時(shí)代的發(fā)展需求。

檔案管理的意義

中學(xué)檔案記載了與學(xué)生有關(guān)的一系列信息，主要包括個(gè)人操行評(píng)定、是否入團(tuán)或入黨、畢業(yè)登記表格、個(gè)人特長(zhǎng)及愛(ài)好、參加過(guò)的活動(dòng)、獲獎(jiǎng)以及處罰記錄、學(xué)習(xí)成績(jī)、競(jìng)賽記錄、入學(xué)成績(jī)與畢業(yè)成績(jī)等多方面的關(guān)鍵信息。

不論從何種方面進(jìn)行研究，中學(xué)的檔案管理工作都對(duì)學(xué)校、社會(huì)發(fā)展有著重要作用。中學(xué)要想實(shí)現(xiàn)更高層次的發(fā)展，就必須重視檔案管理工作。學(xué)校在發(fā)展過(guò)程中通常會(huì)形成獨(dú)特的管理體系與運(yùn)行體系，而這些重要內(nèi)容都被記錄在學(xué)校的檔案中。同時(shí)，檔案在一定程度上也反映著學(xué)校的價(jià)值觀和校園氛圍，在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中起著重要作用，通過(guò)分析并研究檔案，就可以深入了解學(xué)校的發(fā)展規(guī)律與改革歷程。對(duì)學(xué)校的評(píng)估一般也基于學(xué)校檔案，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行系統(tǒng)化搜集，從而對(duì)學(xué)校的教學(xué)水平與教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)。

目前我國(guó)中學(xué)檔案管理工作的改革進(jìn)程不斷推進(jìn)，大部分中學(xué)都有獨(dú)立的檔案室。中學(xué)要想獲得更深層次的發(fā)展，就離不開(kāi)對(duì)檔案的研究，對(duì)檔案進(jìn)行深度研究，能提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)水平等，確保學(xué)校發(fā)展不偏離主路線(xiàn)。

檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

管理人員素質(zhì)不高

隨著我國(guó)人口的不斷增加，學(xué)生數(shù)量越來(lái)越龐大，這使得學(xué)校檔案數(shù)量與日俱增，檔案管理工作變得更加復(fù)雜。在中學(xué)檔案管理工作中，檔案管理工作人員普遍存在綜合素質(zhì)不高、整體能力不強(qiáng)或一人多職等問(wèn)題。其一，管理人員缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，管理人員的文化水平普遍不高，同時(shí)又身兼數(shù)職。其二，學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視，對(duì)其投入力度較小，缺乏對(duì)管理人員的培訓(xùn)和考核，致使其管理水平無(wú)法提高。檔案管理工作的重點(diǎn)在于管理，若無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，就無(wú)法發(fā)揮其對(duì)學(xué)校發(fā)展的促進(jìn)作用。目前中學(xué)沒(méi)有對(duì)檔案展開(kāi)全面化管理，導(dǎo)致檔案管理工作難以有效開(kāi)展。同時(shí)，學(xué)校對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，使得員工沒(méi)有全身心地投入檔案管理工作中，導(dǎo)致檔案查閱、整理過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題。只有學(xué)校管理者對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視，才能促使管理人員提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。

管理方式有待轉(zhuǎn)變

在我國(guó)社會(huì)高速發(fā)展的同時(shí)，信息技術(shù)也不斷普及，并應(yīng)用于各行各業(yè)，教育行業(yè)亦是如此。目前，學(xué)校的檔案管理工作雖然順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，與信息技術(shù)進(jìn)行了融合，但其在獲得信息技術(shù)帶來(lái)的便利的同時(shí)也面臨著一些較為重要的問(wèn)題。例如，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的檔案存在信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，這也是當(dāng)下檔案管理工作中最大的隱患之一。因此，檔案管理工作在融合信息技術(shù)的同時(shí)也需要關(guān)注其帶來(lái)的安全隱患。

學(xué)校對(duì)檔案的管理離不開(kāi)合理、科學(xué)、系統(tǒng)化的管理方式與管理制度，只有構(gòu)建完善、合理的檔案管理制度，才能為檔案管理工作制定規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作可以按照標(biāo)準(zhǔn)有序開(kāi)展，發(fā)揮檔案的重要價(jià)值。但實(shí)際上，大部分學(xué)校尚未建立科學(xué)、完善的檔案管理體系，其檔案管理制度既不規(guī)范，也不符合實(shí)際發(fā)展要求，即使實(shí)施此類(lèi)管理制度，也無(wú)法保障檔案管理工作的規(guī)范化開(kāi)展。

信息化力度不足，管理意識(shí)薄弱

在新時(shí)代背景下，信息技術(shù)發(fā)展速度不斷加快使工作效率得到大幅提高。從中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，其尚未與信息技術(shù)完全融合，仍存在一些問(wèn)題。中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)不完善，軟件建設(shè)水平低、硬件不完善等都是阻礙檔案管理信息化建設(shè)的障礙之一。對(duì)于大部分學(xué)校而言，管理層尚未認(rèn)識(shí)到規(guī)范檔案管理工作的重要性會(huì)導(dǎo)致信息收集、資料歸檔工作的開(kāi)展不夠規(guī)范，工作人員存在消極怠工和安全意識(shí)薄弱等問(wèn)題，且經(jīng)常出現(xiàn)檔案遺失的問(wèn)題，這極大地影響了檔案的查閱與研究。

檔案編撰工作與工作人員的思想觀念存在問(wèn)題

檔案編撰是檔案管理工作中較為深層次的工作，只有確保檔案編撰工作順利開(kāi)展，檔案管理工作才能妥善進(jìn)行。但是在當(dāng)前學(xué)校檔案編撰的過(guò)程中，工作人員普遍缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，致使與教學(xué)有關(guān)的信息遲遲得不到開(kāi)發(fā)。同時(shí)在實(shí)際管理中，一方面，工作人員缺乏經(jīng)驗(yàn)；另一方面，檔案編撰內(nèi)容太過(guò)單一，缺少深層次的內(nèi)容，致使檔案編撰成果較差，檔案管理工作面臨眾多難題。學(xué)校不重視檔案管理工作，致使檔案結(jié)構(gòu)單一，無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)各方面的多樣化需求，并且檔案中與教學(xué)有關(guān)的內(nèi)容過(guò)少，因此無(wú)法直接服務(wù)于學(xué)校建設(shè)與社會(huì)發(fā)展。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層與管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度有待提高，從意識(shí)層面看，管理層尚未認(rèn)識(shí)到檔案所具有的重要價(jià)值，因此不愿意在檔案管理工作中投入過(guò)多的人力與財(cái)力，導(dǎo)致其無(wú)法在學(xué)校建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。長(zhǎng)此以往，檔案管理工作將流于形式。

解決策略

提高管理人員素質(zhì)

在中學(xué)檔案管理工作中，學(xué)校必須重視提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與知識(shí)素養(yǎng)。一方面，學(xué)?？梢越?zhuān)門(mén)的管理團(tuán)隊(duì)，促使管理人員定期或不定期地進(jìn)行交流與溝通，確保其有渠道分享自己在工作中遇到的困難。另一方面，學(xué)校還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳，確保每一位工作人員都足夠重視這項(xiàng)工作。此外，學(xué)校也可以對(duì)檔案管理人員展開(kāi)定期培訓(xùn)，培訓(xùn)的流程與方式需要符合新時(shí)代發(fā)展的背景，以確保檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與知識(shí)儲(chǔ)備適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。在檔案管理工作中，檔案管理人員的工作能力與意識(shí)都十分重要，領(lǐng)導(dǎo)層要明確檔案對(duì)于學(xué)校、社會(huì)發(fā)展的重要性，如此才可以促使工作人員提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)針對(duì)目前學(xué)校檔案管理工作中存在的不足進(jìn)行規(guī)劃，強(qiáng)化工作人員的檔案管理意識(shí)，做好示范作用，引導(dǎo)學(xué)校全體教職工支持檔案管理工作。學(xué)校還可以利用專(zhuān)項(xiàng)資金，通過(guò)講座、報(bào)刊等方式積極宣傳檔案管理工作的重要性。

學(xué)校可以建立相應(yīng)的工作考核制度，對(duì)檔案管理崗位的工作人員進(jìn)行考核，借此提高其工作質(zhì)量、效率與綜合素質(zhì)。對(duì)于該崗位的工作人員，學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)與給予晉升機(jī)會(huì)的方式激勵(lì)其積極開(kāi)展工作，借此提高其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與工作積極性。

不同檔案管理人員的管理思路不同，因此在實(shí)際工作中，檔案管理人員要樹(shù)立強(qiáng)烈的責(zé)任感與風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，具有學(xué)習(xí)精神與創(chuàng)新精神。對(duì)工作人員而言，其一方面要具有與崗位相關(guān)的理論知識(shí)與專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，另一方面要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理技能與方式，不斷提高自身專(zhuān)業(yè)技能，確?？梢愿蠒r(shí)代發(fā)展的步伐。

改革管理方式

在日常工作中，檔案管理人員還應(yīng)完善其管理機(jī)制與方法。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)建立合理、科學(xué)、系統(tǒng)性的管理制度，促進(jìn)檔案管理工作的制度化與合理化，完善檔案管理工作機(jī)制與檔案保存機(jī)制，要求工作人員必須嚴(yán)格按照所制定的制度對(duì)檔案進(jìn)行管理，避免造成檔案遺失，明確崗位職責(zé)，引入檔案追責(zé)制度，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)；檔案管理人員應(yīng)做好檔案的收集、歸檔、保護(hù)和利用工作，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。

檔案管理方式如果存在問(wèn)題，將會(huì)影響學(xué)校的日常運(yùn)轉(zhuǎn)，降低教學(xué)質(zhì)量。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層不能忽視檔案管理工作的重要性，檔案管理人員的管理職責(zé)與管理范圍也不能混亂化、無(wú)序化，良好的檔案管理方式是確保檔案管理人員順利開(kāi)展工作的關(guān)鍵，也是提高學(xué)校綜合實(shí)力的關(guān)鍵性因素。學(xué)校還應(yīng)該探索符合時(shí)代背景的檔案檢索方式，減少檔案檢索需要花費(fèi)的時(shí)間與精力，提高工作效率。對(duì)于學(xué)校的整體發(fā)展來(lái)說(shuō)，檔案資料是十分重要的輔助因素，因此學(xué)校在進(jìn)行檔案管理方式改革時(shí)要明確其他單位的檔案使用權(quán)限，避免造成不必要的問(wèn)題。對(duì)于某些具有保密性的資料，學(xué)校不僅要做好相應(yīng)的保密處理，還需做好基本的管理工作。

除以上方法外，學(xué)校之間可以相互聯(lián)合，引進(jìn)相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員，建立一個(gè)檔案管理聯(lián)盟，集合多所學(xué)校的檔案管理資源，共同解決共性問(wèn)題。專(zhuān)業(yè)管理人員可以對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃、落實(shí)與監(jiān)督，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量，推動(dòng)檔案管理工作的協(xié)同發(fā)展。

推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

在推進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，學(xué)?？梢越n案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化、信息化管理，提高檔案管理的效率與安全性；還可以采用電子化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案的可訪問(wèn)性與可管理性。另外，要加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化處理、存儲(chǔ)、檢索和利用等。

針對(duì)檔案管理工作，學(xué)校還可以應(yīng)用云儲(chǔ)存技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的備份與共享，一方面解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易丟失、損壞的問(wèn)題，另一方面保證檔案信息的安全性。推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)可以通過(guò)加強(qiáng)宣傳與推廣的方式進(jìn)行，提高工作人員對(duì)中學(xué)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)，營(yíng)造支持中學(xué)檔案信息化建設(shè)的良好氛圍，促進(jìn)中學(xué)檔案信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

考慮到工作人員可能對(duì)信息設(shè)備不熟悉，學(xué)校可以加強(qiáng)檔案技能培訓(xùn)，提高工作人員的信息化素養(yǎng)與操作技能，以便促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。學(xué)校與學(xué)校之間可以加強(qiáng)信息的共享與交流，并建立一個(gè)檔案交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互通與共享。

針對(duì)檔案信息化改革，學(xué)?？梢云刚?qǐng)專(zhuān)業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)學(xué)校檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)數(shù)字教育與信息化教學(xué)，使檔案信息可以更好地運(yùn)用到課堂教學(xué)與學(xué)校管理中，促進(jìn)學(xué)生信息素養(yǎng)與創(chuàng)新能力的提升。

改革檔案編撰方式

學(xué)校檔案與其他單位的檔案有著明顯差別，其更具特殊性，是學(xué)校教職工教學(xué)活動(dòng)的綜合體現(xiàn)。學(xué)校可以針對(duì)檔案的編撰制定編撰規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)編撰人員的培訓(xùn)，提高其檔案編纂意識(shí)與編撰技能；還可以加強(qiáng)對(duì)檔案編撰過(guò)程的審查與監(jiān)督，建立完善的檔案編撰質(zhì)量評(píng)估體系，對(duì)不合格的檔案編撰內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)糾正和改進(jìn)，提高檔案編撰的質(zhì)量與效率。在進(jìn)行檔案編撰之前，學(xué)校可以建立檔案資料庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)其的合理利用，這樣可以有效避免對(duì)檔案的重復(fù)編撰，提高編撰的效率，并減輕工作人員的工作量；還可以增加檔案編撰的時(shí)限與頻次，及時(shí)更新與完善檔案信息，制定檔案編撰的周期性目標(biāo)與階段性目標(biāo)，按照預(yù)先制訂好的計(jì)劃與要求開(kāi)展檔案編撰工作，但在編撰過(guò)程中需要加強(qiáng)檔案的安全保密工作，建立完善的審查制度和保密制度，加強(qiáng)對(duì)重要檔案信息的保護(hù)與管理，避免其在借閱過(guò)程中遺失，導(dǎo)致后期無(wú)法開(kāi)展正常的檔案信息更新工作。

中學(xué)檔案管理工作十分重要，其與學(xué)校、社會(huì)的發(fā)展息息相關(guān)。新時(shí)代背景下，中學(xué)檔案管理工作包括多項(xiàng)內(nèi)容，其中最重要的就是提高對(duì)其的重視程度及其保密性。檔案資料是十分寶貴的財(cái)富，對(duì)學(xué)校的改革與發(fā)展、社會(huì)的穩(wěn)定運(yùn)行都起著十分關(guān)鍵的作用。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新與研究，對(duì)學(xué)校、社會(huì)以及時(shí)代發(fā)展具有非常重要的意義。