李鑫烔

（河北省優(yōu)撫醫(yī)院 河北 石家莊 050062）

人事檔案管理是對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的一項(xiàng)活動(dòng)，它涉及到每一個(gè)工作人員，與員工的切身利益息息相關(guān)。檔案資料主要包括工作人員的經(jīng)歷、學(xué)歷和業(yè)務(wù)能力，是反映其工作狀況、思想動(dòng)態(tài)等方面的原始資料。因而，人事檔案管理具有真實(shí)性、可靠性、專一性和參考性的特點(diǎn)。人事檔案管理工作隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也在不斷的發(fā)展變化，其內(nèi)容和要求也與時(shí)俱進(jìn)，呈現(xiàn)出新的特征，在人事管理工作中發(fā)揮出越來越重要的作用。

1 人事檔案管理工作內(nèi)容

人事檔案資料是記錄人事工作情況的歷史資料，一般是以文字、表格及其它各種形式在單位中集中保存的原始資料。我國的人事檔案分4 種類型，有學(xué)生檔案、工人檔案、干部檔案和軍人檔案，是在人事管理活動(dòng)中形成的有關(guān)的文字資料，一般包括干部履歷表、職工登記表、考核表、調(diào)資表等具有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)資料，是全面考查和正確使用干部的重要依據(jù)。人事檔案資料也是國家檔案的重要組成部分，是以個(gè)人姓名為特征，按照一定規(guī)范組成的專卷或?qū)?cè)，個(gè)人檔案具有專一性的特征，它的內(nèi)容和成分只能是同一個(gè)人的有關(guān)資料，是反映一個(gè)人的工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷，涵蓋其思想品德、專業(yè)能力、業(yè)務(wù)水平、愛好特長等基本情況的原始記錄。一個(gè)人的工作經(jīng)歷很多，而人事檔案資料是具有保存價(jià)值和使用價(jià)值的文字資料，是按照歸檔程序要求、規(guī)范管理進(jìn)行歸檔的有查考價(jià)值的資料的總合。

2 人事檔案管理的重要性

人事檔案管理主要包括工作人員的學(xué)歷情況、工作能力、工作經(jīng)歷和政治身份等內(nèi)容，在檔案資料中能夠概括反映一個(gè)人的工作能力和思想狀況，其中比較重要的是專業(yè)技術(shù)知識(shí)水平和工作人員的升遷，對(duì)于人才的選拔和任用具有重要的參考價(jià)值。因此，對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范化管理具有十分重要的意義，不僅可以使工作人員了解自己的工作情況，從而有針對(duì)性地進(jìn)行改進(jìn)，不斷提升自己的工作水平和能力；同時(shí)，用人單位也可依據(jù)檔案資料來對(duì)工作人員進(jìn)行評(píng)價(jià)，為工作人員的后續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件?？茖W(xué)規(guī)范化的檔案管理工作可以激發(fā)工作人員的積極性，調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情，為人才的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。做好人事檔案管理工作不僅有利于工作人員的發(fā)展，也能不斷提高工作效率，更好地發(fā)揮人才的作用。

3 加強(qiáng)人事檔案管理的措施

3.1 重視人事檔案管理工作。檔案管理工作是一個(gè)單位的一項(xiàng)重要的工作，檔案精細(xì)化管理體現(xiàn)了單位的管理水平，為單位的員工考核、職位升遷提供了重要的參考，為此，單位領(lǐng)導(dǎo)要從思想上重視人事檔案管理工作，改善檔案管理的硬件條件并提升檔案管理的軟件水平，使檔案管理工作能夠真正發(fā)揮出其作用。例如，在選拔檔案管理人員時(shí)要選擇工作態(tài)度認(rèn)真、工作能力較強(qiáng)的專業(yè)化檔案管理人才，同時(shí)，要加強(qiáng)宣傳力度，使人們意識(shí)到檔案管理工作的重要性，促使檔案管理工作能夠持續(xù)、協(xié)調(diào)、健康發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)。在當(dāng)前信息化技術(shù)發(fā)展的大趨勢下，利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理已成為必然。檔案管理工作的信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案的科學(xué)有效管理，節(jié)約大量的人力、物力，極大的提高工作效率。檔案信息化管理能實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)工作人員信息的查閱，大大方便了用戶。不過，在檔案信息化管理過程中檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性是一個(gè)重要問題，需要檔案管理人員具有嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度，體現(xiàn)專業(yè)化的工作特點(diǎn)，以更好的推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

3.3 嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作。檔案管理工作具有保密性特點(diǎn)，要加強(qiáng)制度的執(zhí)行力度，規(guī)范檔案資料管理。作為一名檔案管理員要做到“五不查閱、四不借出、三不轉(zhuǎn)遞”，使檔案的查閱、借出、轉(zhuǎn)遞工作規(guī)范有序，尤其是在檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收時(shí)要規(guī)范操作，有記錄，能提供準(zhǔn)確可靠的依據(jù)，以避免檔案資料的丟失、涂改、偽造等，使檔案管理規(guī)范有序。