秦莉莉

摘要：近幾年來，隨著我國(guó)社保數(shù)據(jù)的不斷增加，對(duì)社保檔案管理工作提出了新的需求，要想全面提高設(shè)備檔案管理的質(zhì)量及效率，應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，通過建設(shè)完善、統(tǒng)一、規(guī)范的社保檔案管理數(shù)字化平臺(tái)，全面推進(jìn)我國(guó)社保檔案管理數(shù)字化建設(shè)。本文對(duì)數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用及展望進(jìn)行研究分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù)；社保檔案管理；應(yīng)用及展望

在我國(guó)檔案數(shù)字化管理過程中，應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，全面推進(jìn)我國(guó)檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)時(shí)應(yīng)當(dāng)從多角度考量，綜合性分析，建立完善、全面的社保檔案管理體系，保證當(dāng)前的工作滿足實(shí)際需求，并能夠與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)外部環(huán)境的變化對(duì)現(xiàn)有的體系進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整、迭代。

一、社保檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

（一）對(duì)征管信息進(jìn)行預(yù)測(cè)

當(dāng)前情況下，社保檔案涉及的內(nèi)容豐富多樣，項(xiàng)目較多，其主要包括文書檔案、社保業(yè)務(wù)檔案等相關(guān)內(nèi)容。通過科學(xué)合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能夠?qū)φ鞴苄畔⑦M(jìn)行預(yù)測(cè)，通過統(tǒng)籌規(guī)劃的方式，建立參保人員社保數(shù)據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠隨時(shí)檢索參保人員的姓名、時(shí)間等相關(guān)信息，降低人工檢索難度的同時(shí)，也能夠?qū)ξ磥韰⒈Ｈ藛T需要繳納的項(xiàng)目及內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)精確預(yù)測(cè)，為后續(xù)制訂更加科學(xué)合理的檔案管理規(guī)劃方案提供重要的數(shù)據(jù)依據(jù)。

（二）強(qiáng)化機(jī)構(gòu)內(nèi)控管理

通過科學(xué)合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)能夠建立數(shù)字化社保檔案庫(kù)，可以對(duì)所有的業(yè)務(wù)信息以及經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的信息進(jìn)行詳細(xì)記錄、存儲(chǔ)，并對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)來源以及數(shù)據(jù)流向進(jìn)行詳細(xì)的分析研究。在對(duì)參保人員的社保檔案進(jìn)行審批、審核的過程中，可以保證所有信息高效呈現(xiàn)、快速展示，為后續(xù)建立健全完善、統(tǒng)一、規(guī)范的管控體系奠定重要基礎(chǔ)，使得后續(xù)檔案管理工作能夠順利開展。同時(shí)，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)也能夠避免社保檔案管理過程中人工操作導(dǎo)致的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤問題，可以對(duì)當(dāng)前的流程及操作方式進(jìn)行優(yōu)化、完善，保證數(shù)據(jù)更加具備精確性、可靠性。此外，工作人員可以利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)社保管理的全生命周期進(jìn)行有效監(jiān)督、管理，能夠?qū)芾砣藛T的行為進(jìn)行約束、規(guī)范，從而可以貫徹落實(shí)盡職盡責(zé)、愛崗敬業(yè)、廉潔自律的基本原則。[1]

（三）對(duì)經(jīng)辦事務(wù)進(jìn)行事后監(jiān)督

通過科學(xué)合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)能夠降低當(dāng)前社保檔案管理工作中存在的低級(jí)錯(cuò)誤發(fā)生頻率，同時(shí)也能夠?qū)φ麄€(gè)經(jīng)辦事務(wù)的事后狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)監(jiān)督，通過以各項(xiàng)社保業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，保證監(jiān)測(cè)點(diǎn)更加具備科學(xué)性、合理性。同時(shí)，也可以根據(jù)原有的檢測(cè)規(guī)劃要求，對(duì)社保檔案管理過程的操作及流程特征進(jìn)行變更記錄，全方位呈現(xiàn)變更數(shù)據(jù)，結(jié)合實(shí)際的工作需求，貫徹落實(shí)系統(tǒng)開發(fā)。此外，在開展社保檔案管理工作的過程中，通過科學(xué)合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，從而制定更加科學(xué)合理的解決方案，對(duì)當(dāng)前的經(jīng)辦管理流程進(jìn)行完善、優(yōu)化、革新、升級(jí)。通過科學(xué)合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能夠搭建數(shù)字化檔案，可以為后續(xù)事后監(jiān)督管理工作順利開展奠定基礎(chǔ)，從而全面提高我國(guó)社保檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

二、社保檔案管理存在的問題分析

（一）基礎(chǔ)工作不完善、不全面

要想全面提高社保檔案管理工作的效率及質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)落實(shí)基礎(chǔ)性工作，通過建立健全完善、統(tǒng)一、規(guī)范的社保檔案管理體系，以及對(duì)現(xiàn)有的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善、優(yōu)化。有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)參保人員的相關(guān)信息及數(shù)據(jù)進(jìn)行高效采集，科學(xué)合理分析，保證整個(gè)管理工作更加具備精確性、可靠性。然而當(dāng)前情況下，大部分社保檔案管理部門在工作過程中，依然采用傳統(tǒng)、落后、單一的管理方式，并沒有結(jié)合社會(huì)的實(shí)際需求對(duì)現(xiàn)有的檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化、完善、革新，沒有建立健全完善、統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理體系，也不具備完善、全面的管理標(biāo)準(zhǔn)，即使已經(jīng)積極引進(jìn)了較為先進(jìn)的管理軟件，也沒有安排專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行定時(shí)更新。

（二）管理人員的水平有待提高

要想在社保檔案管理工作中科學(xué)合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，需要檔案管理人員具備較高的專業(yè)水平以及技術(shù)水平，能夠在掌握檔案管理基本方法的過程中熟練掌握各項(xiàng)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用相關(guān)理論知識(shí)及實(shí)踐知識(shí)。然而，即使我國(guó)部分檔案管理部門已經(jīng)結(jié)合實(shí)際需求開設(shè)了專門的檔案管理專業(yè)，但由于專業(yè)起步較晚，開設(shè)時(shí)間較短，在人才培養(yǎng)過程中沒有建立完善、統(tǒng)一、規(guī)范的人才培養(yǎng)體系，導(dǎo)致培養(yǎng)出的人才無(wú)法滿足社會(huì)的需求，無(wú)法在崗位工作中發(fā)揮出自身的價(jià)值。同時(shí)，由于大部分從事社保檔案管理的人員年齡偏大、學(xué)歷較低，在學(xué)習(xí)先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)知識(shí)的過程中無(wú)法真正地掌握并應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，無(wú)法真正吸收先進(jìn)的檔案管理工作理念。此外，部分檔案管理人員并不具備相應(yīng)的責(zé)任意識(shí)、檔案管理意識(shí)，沒有全身心投入數(shù)字化技術(shù)的學(xué)習(xí)

過程中。[2]

（三）數(shù)據(jù)安全沒有得到保障

通過科學(xué)合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能夠降低社保檔案管理的工作難度及壓力。在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的過程中，也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到安全問題的重要性。具體來說，要想保證整個(gè)社保檔案數(shù)據(jù)更加具備安全性、可靠性，應(yīng)當(dāng)安排具備較高專業(yè)素養(yǎng)、綜合素養(yǎng)的專業(yè)人員開展相應(yīng)的管理工作。同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有的配套設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化、完善，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理理念以及管理軟件，才能夠保證整個(gè)社保數(shù)據(jù)更加具備安全性、穩(wěn)定性。然而，由于我國(guó)社保檔案數(shù)字化建設(shè)工作起步較晚，大部分人并沒有認(rèn)識(shí)到數(shù)字化技術(shù)帶來的安全問題，在應(yīng)用管理軟件管理設(shè)備的過程中沒有采取相應(yīng)的保護(hù)措施。

（四）統(tǒng)籌規(guī)劃不完善、不全面

要想全面推進(jìn)我國(guó)社保檔案數(shù)字化建設(shè)工作的不斷發(fā)展，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃，在對(duì)社保檔案相關(guān)信息及數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、處理的過程中，需要社保檔案管理部門與其他部門進(jìn)行有效合作、高效交流，讓全體員工全體部門參與到整個(gè)社保檔案管理過程中，貫徹落實(shí)合作分工、相互協(xié)調(diào)的管理機(jī)制。要想保證社保檔案管理工作順利開展，應(yīng)當(dāng)通過頂層分析、統(tǒng)籌規(guī)劃，全面提高社保檔案管理的水平及質(zhì)量。然而，大部分社保管理部門并沒有通過統(tǒng)籌規(guī)劃的方式實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門的有效協(xié)調(diào)、高效溝通，導(dǎo)致信息孤島的現(xiàn)象存在。

（五）社保檔案數(shù)量多、內(nèi)容復(fù)雜

在開展社保檔案管理的工作中，其對(duì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性以及人員的專業(yè)性有較高的要求，通過數(shù)據(jù)檔案管理能夠真實(shí)地反映出當(dāng)前參保單位以及參保人員的真實(shí)社保狀況。然而當(dāng)前情況下，隨著我國(guó)參保人數(shù)不斷增加，要想對(duì)參保人員的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的記錄分析，會(huì)在一定程度上增加社保管理單位的工作壓力及難度。要想為廣大人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的社保管理服務(wù)，應(yīng)當(dāng)不斷提高社保管理單位的效率及質(zhì)量，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)提高全體檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、綜合素養(yǎng)。

此外，由于在社保檔案管理數(shù)據(jù)中包含了大量的圖表、資料、文字、圖像以及各個(gè)參保單位的資料，其中涉及的數(shù)據(jù)類型復(fù)雜多樣，數(shù)據(jù)來源也存在差異性，要想能夠?qū)ι绫n案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分類、仔細(xì)甄別，應(yīng)當(dāng)要求管理人員在工作中嚴(yán)格按照操作流程以及操作規(guī)范完成相應(yīng)的管理工作。同時(shí)，工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)剔除無(wú)效信息，保證有效信息。然而，社保檔案管理人員并不具備較高的專業(yè)素養(yǎng)、綜合素養(yǎng)，無(wú)法對(duì)有效信息進(jìn)行甄別處理。

（六）檔案無(wú)法得到長(zhǎng)期保存

在傳統(tǒng)的社保檔案信息管理過程中，主要是通過紙質(zhì)的方式對(duì)所有數(shù)據(jù)及資料進(jìn)行保存，然而由于紙質(zhì)檔案保存周期短，一旦面臨火災(zāi)、水災(zāi)的問題，會(huì)導(dǎo)致社保檔案數(shù)據(jù)不具備真實(shí)性、可靠性。此外，紙張的老化、受潮也會(huì)導(dǎo)致信息缺失、遺漏。通過科學(xué)合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)社保檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案數(shù)據(jù)，有效解決以上問題，保證數(shù)據(jù)更加具備真實(shí)性、完整性、可靠性，并且可以為后續(xù)社保檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。然而當(dāng)前情況下，大部分部門并沒有開展相應(yīng)的社保檔案電子化建設(shè)，依然采用傳統(tǒng)、落后的紙質(zhì)方式對(duì)社保檔案進(jìn)行保存、存儲(chǔ)。

三、數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用

（一）提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平

由于沒有制定完善、統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，不同區(qū)域在開展社保檔案管理工作中對(duì)檔案數(shù)字化的理解存在一定差異，也會(huì)使得不同地區(qū)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程存在不同。為了解決以上問題，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際運(yùn)行狀況，通過建立健全完善、統(tǒng)一、規(guī)范的檔案數(shù)字化操作流程，明確操作規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，才能夠保證檔案管理工作有序開展、有法可依。同時(shí)，只有保證檔案數(shù)字化，才能全面促進(jìn)社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，通過全面推進(jìn)社保檔案數(shù)字化建設(shè)才能夠使得我國(guó)檔案管理工作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化發(fā)展的道路。[3]

（二）明確數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

具體來說，在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將社保檔案管理的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效結(jié)合，使得社保檔案信息能夠適用于不同的系統(tǒng)，從而避免重復(fù)工作、反復(fù)操作的問題出現(xiàn)，全面提高我國(guó)社保檔案管理的效率及質(zhì)量，并最大化發(fā)揮出社保檔案管理體系的積極性作用。

（三）對(duì)電子數(shù)據(jù)文件進(jìn)行收集

通過在檔案管理過程中科學(xué)合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)資料及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化數(shù)據(jù)，可以將錄音信息、照片信息、紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)。然而，大部分管理部門在貫徹落實(shí)檔案管理工作的過程中，只是通過對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、加工，從而建立相應(yīng)的檔案管理數(shù)字化平臺(tái)。然而，要想建立健全完善、統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理數(shù)字化平臺(tái)，應(yīng)當(dāng)最大化發(fā)揮出檔案管理部門的積極作用，在對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，也應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有的數(shù)字化檔案進(jìn)行高效存儲(chǔ)分析，從而全面推進(jìn)我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)。此外，只有保證社保信息及數(shù)據(jù)更加具備規(guī)范性、準(zhǔn)確性、可靠性，才能夠提高社保信息的質(zhì)量，為后續(xù)檔案數(shù)字化建設(shè)提供重要的數(shù)據(jù)依據(jù)。具體來說，在對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描的過程中，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的索引信息，才能夠保證整個(gè)數(shù)據(jù)更加精確、可靠，從而能夠在數(shù)據(jù)庫(kù)中嚴(yán)格按照關(guān)鍵字查詢到實(shí)際的資料目標(biāo)。同時(shí)，在檔案掃描的過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)范的操作流程完成掃描工作，全面提高數(shù)據(jù)的精確性、可靠性，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量不斷提高。

（四）促進(jìn)信息化管理水平提升

檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、綜合素養(yǎng)會(huì)直接決定當(dāng)前我國(guó)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，只有保證檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、技術(shù)水平達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，才能夠全面促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。社保檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的數(shù)字化意識(shí)、信息化意識(shí)，通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化建設(shè)的重要性。社保管理部門應(yīng)當(dāng)定時(shí)、定期開展相應(yīng)的數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)，能夠?qū)T工的知識(shí)架構(gòu)及工作理念進(jìn)行革新、優(yōu)化、迭代，保證管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)，符合時(shí)代發(fā)展的需求開展相應(yīng)的檔案管理工作。此外，檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)樹立良好的學(xué)習(xí)榜樣，通過對(duì)自身知識(shí)架構(gòu)進(jìn)行完善、優(yōu)化、更新，緊跟時(shí)代步伐，從而帶動(dòng)一線工作人員，全面推進(jìn)我國(guó)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

四、結(jié)束語(yǔ)

為了將數(shù)字化技術(shù)科學(xué)合理應(yīng)用于社保檔案管理過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)，通過培養(yǎng)自身的數(shù)字化意識(shí)、信息化意識(shí)，最大化發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)在檔案管理過程中的積極作用。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 趙明瀅.社保檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用分析[J].才智，

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