吳建平

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作是關(guān)系醫(yī)院發(fā)展、業(yè)務(wù)開展和人才資源配置的一項(xiàng)重要工作。在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)飛速發(fā)展的今天，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)建立一套系統(tǒng)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理模式，以實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院作為農(nóng)村基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，在社會活動中扮演著至關(guān)重要的角色，負(fù)責(zé)為當(dāng)?shù)鼐用裉峁┽t(yī)療、預(yù)防、保健、社區(qū)護(hù)理等服務(wù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案包括其在社會活動中形成的對本單位和個人有查考利用價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，如文書檔案、人事檔案、病歷檔案等紙質(zhì)文件以及各類電子檔案、音像資料、實(shí)物檔案等，它們都是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的寶貴資產(chǎn)。各門類檔案不僅能夠反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的歷史文化、工作職能，更是對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的客觀評價(jià)，能夠使人們及時(shí)了解鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的現(xiàn)實(shí)情況，以便更好地指導(dǎo)其未來發(fā)展。探討鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案的科學(xué)管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

檔案管理意識談薄

當(dāng)前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院不少工作人員，尤其是院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重要性的認(rèn)識不到位，檔案意識比較淡薄。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)大多是臨床專業(yè)出身，一貫重視醫(yī)療業(yè)務(wù)的開展、醫(yī)護(hù)人員業(yè)務(wù)水平的提高以及公共衛(wèi)生服務(wù)，一門心思抓業(yè)務(wù)、抓收入，在醫(yī)院發(fā)展上下功夫，普遍認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)輔助性工作，存在強(qiáng)烈的重經(jīng)營、輕檔案的思想。在人員配備方面，專職檔案管理人員較少，一般由辦公室人員兼職。在人才培養(yǎng)方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院比較重視對衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)，輕視對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員對檔案的新知識、新理念、新辦法以及先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)認(rèn)識不足，檔案管理知識和技能不到位，從而出現(xiàn)了檔案資料收集不全以及檔案資源開發(fā)不夠、利用率低的問題。

沒有形成科學(xué)的檔案管理體系和機(jī)制

筆者通過近幾年的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，由于缺乏完善的檔案管理體系與機(jī)制，大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案工作比較落后，而且每年收集的檔案資源也很少，工作人員普遍傾向于將紅頭文件、領(lǐng)導(dǎo)講話記錄以及重大活動、重大事項(xiàng)形成的文件材料進(jìn)行歸檔，并且將這些材料裝在歸檔盒或者塑料盒中，既沒有加蓋檔號章，也沒有打印歸檔文件目錄，缺乏規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)的管理。目前，許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作存在問題，檔案的收集速度較慢，流動性較大，而且缺少綜合的數(shù)據(jù)庫，因此無法滿足社會的需求。此外，由于缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則以及相應(yīng)的立卷歸檔機(jī)制，許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作存在嚴(yán)重漏洞。由于檔案管理體系不完善，工作人員沒有意識到檔案的實(shí)際價(jià)值，沒有養(yǎng)成及時(shí)收集歸檔和定時(shí)歸還檔案的良好習(xí)慣，使得珍貴的檔案資源無法得到充分利用，導(dǎo)致大量的檔案資源被擱置浪費(fèi)，檔案的完備程度也大大降低，既無法滿足當(dāng)今社會的發(fā)展需要，也無法實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理。

檔案管理人員素質(zhì)不高

當(dāng)前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案專業(yè)人員比較稀缺，他們的專業(yè)技能跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，知識范圍較窄，知識架構(gòu)不夠完善，而且大多數(shù)人的受教育程度偏低，缺乏具有高級技能的檔案管理人員。檔案管理人員的能力是決定檔案管理工作成敗的關(guān)鍵因素，但許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作人員沒有足夠的能力來應(yīng)對這一挑戰(zhàn)。據(jù)調(diào)查，大多數(shù)檔案管理人員由衛(wèi)生院辦公室人員兼任，既非文秘或檔案管理專業(yè)出身，也沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對本單位檔案的收集范圍和保管期限一無所知，對怎樣收集整理及利用檔案也不了解。檔案管理工作具有極高的技術(shù)含量，因此，檔案管理人員應(yīng)擁有豐富的專業(yè)技能和較強(qiáng)的實(shí)踐能力，不僅需要熟練掌握各種技能，還要能夠根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案的維護(hù)和利用。

檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足，硬件設(shè)施配備不全

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院由于經(jīng)費(fèi)不足，對檔案室建設(shè)的投入較少，條件較好的檔案室內(nèi)僅有防盜門窗、空調(diào)、鐵櫥、滅火器等基礎(chǔ)設(shè)備，而沒有消毒機(jī)、防磁柜、除濕機(jī)、加濕器等其他設(shè)備，沒有達(dá)到維護(hù)檔案安全的“九防”要求。對此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院必須加大對檔案管理的資源投入，購置一系列先進(jìn)的數(shù)字化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備，以滿足當(dāng)前社會對高效檔案管理工作的要求；此外，要合理地調(diào)整檔案的擺放位置，開展精細(xì)化的檔案管理工作，提高檔案資源的利用率。目前，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院由于空間有限，檔案室的布局不夠完善，相關(guān)設(shè)施陳舊，且沒有進(jìn)行信息化管理，仍然依賴傳統(tǒng)的人力來進(jìn)行檔案的整理、查詢、保護(hù)和統(tǒng)計(jì)，從而嚴(yán)重制約了檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

檔案管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

由于檔案不能直接給鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院帶來實(shí)質(zhì)性的經(jīng)濟(jì)收入，再加上一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的院長缺乏檔案意識，認(rèn)為檔案工作可有可無，因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院缺少檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。無規(guī)矩不成方圓，沒有規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的制度體系，檔案的價(jià)值就無法充分發(fā)揮出來，檔案工作的整體質(zhì)量也會受到影響。因此，必須加強(qiáng)檔案的規(guī)范化建設(shè)，確保檔案的完整性和連續(xù)性。

多措并舉提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理水平

筆者認(rèn)為，要想讓基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，就需要對其進(jìn)行全面的改進(jìn)升級，并且要求檔案管理人員具備良好的專業(yè)素質(zhì)，不斷提升自身的能力，以便有效推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院工作的開展。

加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案意識

為了提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院工作人員的檔案意識，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)該大力推廣和普及相關(guān)的法律法規(guī)和基本的檔案專業(yè)知識，制定切實(shí)可行的檔案規(guī)章制度，并讓所有在職職工都認(rèn)同并遵守這些制度。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)該積極利用各種資源，包括檔案繼續(xù)教育學(xué)習(xí)平臺、國家檔案信息網(wǎng)、山東檔案信息網(wǎng)等，進(jìn)行全員檔案知識培訓(xùn)，使全院上下都形成歸檔意識。同時(shí)，每年都按時(shí)舉辦各種形式的檔案知識培訓(xùn)和交流活動，以提高專兼職檔案管理人員的水平和技能。檔案管理工作對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院來說至關(guān)重要，從某種意義上說，檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院長遠(yuǎn)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院以醫(yī)療服務(wù)和公共衛(wèi)生服務(wù)等為根本任務(wù)，長期以來對檔案缺乏綜合管理，工作人員也往往認(rèn)為檔案管理工作可有可無，這種偏見已經(jīng)成為制約鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院全面發(fā)展的瓶頸。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)重視檔案管理工作，形成一套規(guī)范的檔案管理體系，提高衛(wèi)生院各級領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作重要性的認(rèn)識，促使檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級。

完善制度，加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)技能和實(shí)踐能力

為了保證檔案的完整性和安全性，需要建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，成立由衛(wèi)生院院長任組長，分管院長任副組長，專兼職檔案員任成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。小組成員需要嚴(yán)格遵守檔案相關(guān)的法律法規(guī)和切實(shí)可行的規(guī)章制度，對檔案管理工作的開展進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院首先要制定符合本單位實(shí)際的歸檔制度和專業(yè)人員崗位責(zé)任制，使檔案管理工作做到有章可循；其次要建立健全文件材料的歸檔和整合機(jī)制，制定科學(xué)合理的全宗檔案分類方案，明確本單位檔案的收集范圍和保管期限，并報(bào)當(dāng)?shù)貦n案局審核備案；最后要加強(qiáng)對檔案的鑒定和檢索，確保檔案完整，并及時(shí)挖掘和處理重要信息。為了更好地保障檔案的安全性和完整性，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)該加強(qiáng)對專兼職檔案管理人員的培訓(xùn)，使其成為本單位的重要支柱人才，把他們的能力和技能作為重要考核指標(biāo)，以期取得更好的專業(yè)管理效果；同時(shí)，要讓他們有機(jī)會經(jīng)常參加各種專業(yè)培訓(xùn)和研討會，以提高他們的專業(yè)技能和實(shí)踐能力。

重視檔案的利用

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，努力建設(shè)一個門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、排列有序、檔號規(guī)范的檔案室，以及資源完善、高質(zhì)量、可持續(xù)、可操作性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。為了更好地服務(wù)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院，數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)該充分考慮各部門的需求，力求各門類齊全，實(shí)現(xiàn)綜合性、科學(xué)性、兼容性、整體性的統(tǒng)一，盡量滿足檔案使用者的多方需求，力求能在一臺電腦、一個系統(tǒng)內(nèi)查詢到所需要的各種材料。另外，除了大力推進(jìn)對檔案的有效利用外，還要對用戶反饋的相關(guān)信息進(jìn)行有序處理，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值共享。

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

為了提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理水平，需要完善從軟件到硬件，從數(shù)據(jù)庫到互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，增添先進(jìn)的設(shè)備，比如配置內(nèi)存容量大的電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)等，從而進(jìn)行全面的數(shù)據(jù)處理，使檔案信息處理更加高效、準(zhǔn)確。為了充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，應(yīng)該構(gòu)建一個完善的、智能的、可靠的檔案文件管理系統(tǒng)，使文件材料的起草、發(fā)布、傳輸、歸納、組織、清點(diǎn)以及最終的歸檔、利用等各項(xiàng)環(huán)節(jié)都更加順利，最大程度地減少資源浪費(fèi)。

改變鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理現(xiàn)狀的對策

加強(qiáng)對文書檔案的管理

文書檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的靈魂，它能全面反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的工作職能、業(yè)務(wù)范圍、發(fā)展歷程和歷史演變等。文書檔案保存完整齊全，就能使衛(wèi)生院的各項(xiàng)工作一目了然。首先，應(yīng)該明確文書檔案的收集范圍和保管期限，從專業(yè)角度確保檔案應(yīng)歸盡歸；其次，挑選責(zé)任心強(qiáng)且具備大專以上學(xué)歷的人才來管理檔案；最后，盡量對30年及以上的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建設(shè)簡易可行的檔案管理系統(tǒng)及全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和利用，最大程度地發(fā)揮檔案的價(jià)值。

重視人事檔案管理，挖掘人才資源

人事檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的重要組成部分，人事檔案直接涉及個人利益，因此其越來越受到單位所有人員的關(guān)注。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的人事檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院開展人事管理工作的主要依據(jù)，是記錄和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位集中起來的以備日后查考的重要文件資料，涵蓋職工的個人背景、技能、績效、社會地位、社會責(zé)任感、社會影響力、社會關(guān)系、社會參與度等內(nèi)容。人事檔案及其管理在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院建設(shè)中起著不可替代的關(guān)鍵作用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院決策提供了人才信息和用人依據(jù)，為薪酬工資制度改革、專業(yè)技術(shù)人員的職稱評定和職工享受各類福利待遇提供了依據(jù)。

為了更好地促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)該大力改進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院人事檔案管理模式。在保管形式上，采取一人一盒（袋）的方法，對每份歸檔材料進(jìn)行數(shù)字化處理，打印好人事檔案歸檔材料目錄放在盒內(nèi)，建立人事檔案目錄索引，并將其納入本單位檔案綜合管理系統(tǒng)平臺中，以便于相關(guān)人員查閱，充分挖掘其中的價(jià)值，并將其有效地應(yīng)用于各領(lǐng)域。

加強(qiáng)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院病歷檔案的管理

病歷檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的寶貴財(cái)富，也是各門類中數(shù)量最多的一類檔案。病歷檔案是開展醫(yī)療工作的重要依據(jù)，它記錄了患者的病情變化、治療方法等，是醫(yī)護(hù)人員在臨床實(shí)踐中的寶貴資料。它不僅能夠幫助醫(yī)生更好地診斷疾病，還能夠?yàn)榛颊咛峁└尤娴慕】抵笇?dǎo)，幫助他們更好地恢復(fù)健康。病歷檔案中記錄了豐富的臨床經(jīng)驗(yàn)，能夠有效提升醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)能力和水平，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

當(dāng)今社會，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。而病歷檔案為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的發(fā)展提供了有力的支持，其不僅能幫助鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院更好地進(jìn)行管理，而且還能為其提供有價(jià)值的參考，更好地指導(dǎo)其運(yùn)營。病歷檔案是構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系的重要保障，它能夠提供有力的證據(jù)來證明醫(yī)療行為的合理性，并且能夠提供有效的法律依據(jù)來解決醫(yī)患糾紛。

衛(wèi)生部門應(yīng)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求對病歷檔案進(jìn)行收集和歸檔，一般在患者出院一周后，其紙質(zhì)病歷檔案和電子病歷檔案要同時(shí)移交病案室，病案室則要建立專門的目錄索引以方便相關(guān)人員查詢。

抓好基本公共衛(wèi)生檔案管理

基本公共衛(wèi)生檔案是保障人民群眾健康的重要依據(jù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院承擔(dān)著基本公共衛(wèi)生檔案的建檔和管理工作?；竟残l(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目旨在推動公共衛(wèi)生資源的公平分配，并加強(qiáng)對基層衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的建設(shè)，解決當(dāng)前社會中公共衛(wèi)生和衛(wèi)生資源短缺的問題。公共衛(wèi)生服務(wù)包括基本的社會保障、公共衛(wèi)生支持、社會福利、社會治安和社會保障機(jī)構(gòu)的監(jiān)督管理。為了保障公眾的身心健康，目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院提供了12類全面的服務(wù)，其中包括：建立完善的個體健康檔案，開展有效的健康宣教，為0～6歲嬰幼兒提供有效的護(hù)理，實(shí)施有效的預(yù)防接種，為老年人提供有效的護(hù)理，為高血壓、2型糖尿病、嚴(yán)重精神障礙、慢性傳染病患者提供服務(wù)，為突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供有效的應(yīng)急響應(yīng)，并加強(qiáng)衛(wèi)生計(jì)生的監(jiān)督與協(xié)調(diào)。

筆者所在的青州市常住人口96萬人，建立居民健康檔案80余萬份，已全部實(shí)行電子檔案管理，政府通過微信公眾號“健康青州服務(wù)號”和App“健康青州”開放健康檔案，引導(dǎo)居民進(jìn)行了解，開放內(nèi)容包括居民個人健康檔案的自主修改和糾錯功能、各年度的健康體檢和慢病隨訪信息、就診信息、家庭醫(yī)生簽約信息、個人的健康狀況分析報(bào)告以及滿意度調(diào)查等，并借助App有針對性地向居民推送健康教育知識和健康預(yù)警信息，引導(dǎo)慢性病患者進(jìn)行自我健康管理。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)所有居民健康檔案的建立和管理，并且已全部建立電子檔案。在平時(shí)的工作中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要隨時(shí)注意對這類檔案的維護(hù)和更新，要讓居民及時(shí)了解自己的健康狀況，使電子檔案信息與醫(yī)療資源互聯(lián)互通，為居民就醫(yī)提供便利，以便醫(yī)生及時(shí)掌握病人的身體狀況，使這類檔案成為重要的醫(yī)學(xué)參考依據(jù)。

總之，檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，它不僅是經(jīng)驗(yàn)的積累、規(guī)律的認(rèn)知、歷史的延續(xù)，更是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，做好檔案工作對于推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的全面發(fā)展，提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在醫(yī)療市場競爭中的地位具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

注釋

[1]王愛麗.如何做好醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理工作[J].山東檔案，2021（03）：53+55.

[2]時(shí)洪亮.新形勢下醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策[J].山東檔案，2020（04）：69-70.

[3]張愛曾.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法分析[J].中國農(nóng)村衛(wèi)生，2015（06）：68-69.

[4]李燕麗.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)策略探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（03）：94.

[5]陳雄峰.醫(yī)院人事檔案管理存在問題及對策[J].城建檔案，2009（07）：60-61.