洪欣欣

高職院校作為教育體系的重要組成部分，在人才培養(yǎng)方面發(fā)揮著重要作用。推動(dòng)高職院校的發(fā)展首先需要關(guān)注的是信息管理問(wèn)題。在法治視域下，電子檔案的證據(jù)效力長(zhǎng)期以來(lái)飽受質(zhì)疑。有人認(rèn)為，電子檔案雖然較為便利，但是卻缺乏一定的法律效力，在當(dāng)前社會(huì)中還不宜得到普及與運(yùn)用。目前，我國(guó)對(duì)電子檔案證據(jù)效力的研究較少，有必要對(duì)其展開進(jìn)一步研究。基于此，現(xiàn)從法治視域出發(fā)，以電子檔案為研究對(duì)象，對(duì)其證據(jù)效力進(jìn)行探討，旨在提升我國(guó)電子檔案證據(jù)效力，發(fā)揮電子檔案在法治領(lǐng)域的作用。

電子檔案作為一種新的檔案形式，本質(zhì)上是數(shù)據(jù)的集合體，人們需要借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)設(shè)備等現(xiàn)代化手段實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的應(yīng)用。有人認(rèn)為，電子檔案沒有物質(zhì)載體，所以其無(wú)法作為法律證據(jù)，更無(wú)法在具體的法律案件中發(fā)揮證據(jù)效力。基于這一觀點(diǎn)，我國(guó)學(xué)者開展了廣泛的研究，并指出電子檔案具備法律證據(jù)所要求的各項(xiàng)要素，因此，電子檔案具備一定的證據(jù)效力。2021年，新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱檔案法）正式施行。檔案法指出，電子檔案若是具備來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的要求，那么就與傳統(tǒng)載體檔案一樣具有同等效力?？梢?，我國(guó)已經(jīng)在法律層面認(rèn)定了電子檔案的法律效力。但是在實(shí)踐中，由于電子檔案缺乏物質(zhì)載體，且比較容易更改，所以存在諸多問(wèn)題，司法實(shí)踐也更加傾向于采用紙質(zhì)檔案。這種情況下，電子檔案的優(yōu)勢(shì)無(wú)法發(fā)揮出來(lái)。在國(guó)家不斷推行電子檔案的今天，越來(lái)越多的高職院校在實(shí)踐中開始采用電子檔案。本文就如何更好地發(fā)揮電子檔案的價(jià)值展開探討。

電子檔案法律效力的相關(guān)概述

電子檔案的法律效力

電子檔案是科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展背景下衍生出來(lái)的新型信息載體，其法律效力是指其在法律領(lǐng)域所具有的作用。電子檔案中所記載的信息越明確，其使用范圍就越廣。目前，與電子檔案相關(guān)的問(wèn)題已經(jīng)在檔案法中進(jìn)行了明確，隨著我國(guó)電子檔案的不斷發(fā)展，關(guān)于如何應(yīng)用電子檔案的研究成果也越來(lái)越多，電子檔案的法律效力受到了人們的關(guān)注。在實(shí)踐中，人們對(duì)電子檔案的應(yīng)用多集中在法律的空間效力上。

具備法律效力的電子檔案的特征

電子檔案與紙質(zhì)檔案的差異主要體現(xiàn)在表現(xiàn)形式上，電子檔案以數(shù)據(jù)信息為主要構(gòu)成元素，并且可以根據(jù)使用者的需求進(jìn)行更改。除了形式的差異外，電子檔案與紙質(zhì)檔案在證據(jù)效力方面也存在差異。具備法律效力的電子檔案的特征可以歸納為以下幾點(diǎn)。

1.客觀性

電子檔案具有一定的證據(jù)效力，而這與其本身的真實(shí)性有關(guān)。一般情況下，電子檔案所記載的內(nèi)容并非憑空杜撰出來(lái)的，而是客觀存在的事物。在人們利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高工作效率的過(guò)程中，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案可以對(duì)各單位的日常管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等信息實(shí)行真實(shí)的記錄。因此，電子檔案具有一定的法律效力。例如，高職院校在對(duì)學(xué)生進(jìn)行管理時(shí)，會(huì)將學(xué)生的各項(xiàng)信息整理成電子檔案。學(xué)生電子檔案能夠真實(shí)記錄學(xué)生的年齡、姓名、家庭住址、學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及成長(zhǎng)環(huán)境等信息，滿足了法律憑證的客觀性要求。

2.合法性

電子檔案還具有合法性特征。檔案法明確了電子檔案的法律效力，為電子檔案的運(yùn)用提供了可靠的依據(jù)。電子檔案作為一種憑證，在形式上能夠滿足法律提出的要求。例如常見的視聽材料、電子證據(jù)等。電子檔案作為現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的結(jié)晶，其形式十分豐富，包括音像資料、影像資料、數(shù)據(jù)信息等。近年來(lái)，電子檔案不斷發(fā)展，這為其發(fā)揮法律效力提供了基礎(chǔ)。

3.相關(guān)性

電子檔案還具有相關(guān)性特征。電子檔案能夠?qū)⑷祟惿鐣?huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的信息真實(shí)地記錄下來(lái)，與人們的生活密切相關(guān)。因此，電子檔案能夠?yàn)槿藗兊纳鐣?huì)活動(dòng)提供信息依據(jù)。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用得到了普及。

法治視域下提升電子檔案證據(jù)效力的策略

電子檔案作為一種新的證據(jù)形式，還存在一些缺陷。當(dāng)前，人們尚未對(duì)電子檔案形成一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。為了讓電子檔案充分發(fā)揮價(jià)值，應(yīng)從法治的角度出發(fā)，探討提升其證據(jù)效力的途徑。筆者在查閱相關(guān)資料的基礎(chǔ)上，提出以下路徑來(lái)提升電子檔案的證據(jù)效力，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)的法治建設(shè)。

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

紙質(zhì)檔案能夠?qū)n案內(nèi)容直觀地展現(xiàn)給使用者，而電子檔案在直觀性方面則有所欠缺。一般情況下，檔案管理人員需要借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將檔案信息錄入系統(tǒng)中進(jìn)行保存，這種人工輸入的工作方式在一定程度上降低了電子檔案作為法律憑證的效力。20世紀(jì)末，人們主要借助二進(jìn)制數(shù)字代碼來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的保存。在這種工作模式下，人們往往需要借助特定的設(shè)備來(lái)查閱檔案內(nèi)容，這就使得檔案查閱工作的效率較低，所以很多單位仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。直到進(jìn)入21世紀(jì)，電子檔案得到了極大的發(fā)展，高職院校才開始廣泛使用電子檔案，但受到傳統(tǒng)觀念的影響，人們對(duì)電子檔案仍舊缺乏信任，這也導(dǎo)致電子檔案的法律效力始終無(wú)法提高。現(xiàn)階段，高職院校作為我國(guó)教育體系的重要組成部分，大部分高職院校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)都已經(jīng)意識(shí)到了應(yīng)用電子檔案的重要性，但還有部分高職院校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案缺乏正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為電子檔案只能作為記錄信息的載體，不能在其他領(lǐng)域發(fā)揮效用。檔案法修訂后，人們對(duì)電子檔案的看法雖然有所改變，但還是有人對(duì)電子檔案的法律效力持懷疑態(tài)度。在這種情況下，要想提升電子檔案的證據(jù)效力，就需要轉(zhuǎn)變相關(guān)工作人員的觀念，使其正確認(rèn)識(shí)電子檔案，以科學(xué)、合理的手段使用電子檔案。一方面，高職院校需要加大對(duì)電子檔案相關(guān)知識(shí)的宣傳力度，特別是加強(qiáng)對(duì)檔案法的宣傳力度。為了讓高職院校的全體人員具備良好的法律素養(yǎng)，還需要在人員培訓(xùn)內(nèi)容中增添與檔案法有關(guān)的內(nèi)容，提升工作人員的法律素養(yǎng)。另一方面，高職院校還應(yīng)當(dāng)采取全新的電子檔案管理模式，不斷完善傳統(tǒng)電子檔案管理模式的不足。高職院校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)堅(jiān)定法治理念和法治信仰，充分遵守黨和國(guó)家的政策，不斷提升電子檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，為電子檔案證據(jù)效力的提升提供保障。除了參與學(xué)校的培訓(xùn)之外，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)利用碎片化時(shí)間，學(xué)習(xí)各種關(guān)于電子檔案管理的知識(shí)，并且加強(qiáng)對(duì)相關(guān)法律的了解，從而提高電子檔案管理的效率，提升電子檔案的法律效力。

協(xié)助有關(guān)部門健全法律法規(guī)體系，制定完備的工作流程

在司法實(shí)踐中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)電子檔案證據(jù)形式不一的現(xiàn)象，而造成這一現(xiàn)象的主要原因就是電子檔案證據(jù)的概念、類型未得到統(tǒng)一。由于高職院校在日常管理中會(huì)高頻率地使用電子檔案，所以我國(guó)有關(guān)部門需要重新明確高職院校電子檔案的證據(jù)效力問(wèn)題，并將其納入法律法規(guī)體系的建設(shè)過(guò)程中。我國(guó)有關(guān)部門可以參考高職院校電子檔案的實(shí)際使用情況，重新完善電子檔案作為證據(jù)的概念界定以及分類標(biāo)準(zhǔn)，并基于實(shí)事求是的視角，使得電子檔案的價(jià)值得到充分發(fā)揮。同時(shí)，還可以參考國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)先進(jìn)的管理方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的集中管理。在此過(guò)程中，高職院校要積極配合有關(guān)部門的工作，秉持客觀性、全面性的原則，參與到相關(guān)法律法規(guī)的制定過(guò)程中。高職院校還需要根據(jù)我國(guó)有關(guān)部門提出的標(biāo)準(zhǔn)工作方法，制定一套完備、明確的工作流程。工作流程需要涵蓋檔案移交、歸檔、保管以及利用的方方面面，只有這樣才能讓電子檔案的管理和使用流程更加規(guī)范。在實(shí)際工作中，還需要對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)督，以確保工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化。

引入先進(jìn)技術(shù)，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性

在對(duì)電子檔案的證據(jù)效力問(wèn)題進(jìn)行研究時(shí)，不可避免地會(huì)遇到技術(shù)方面的問(wèn)題。由于電子檔案在應(yīng)用過(guò)程中較容易受到外界的干擾，人們無(wú)法確定電子檔案是否被篡改。在法律領(lǐng)域，電子檔案要想具備一定的證據(jù)效力，就必須通過(guò)特定的手段來(lái)認(rèn)定其真實(shí)性。如今，電子檔案的發(fā)展日趨多元化，如何認(rèn)定電子檔案的真實(shí)性也成為一個(gè)難題。面對(duì)這種情況，高職院校需要引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，以技術(shù)手段來(lái)解決電子檔案真實(shí)性無(wú)法確定的問(wèn)題，為電子檔案的真實(shí)性、完整性提供依據(jù)。例如，高職院?？梢詫?shù)字簽名技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)引入電子檔案的管理中，避免電子檔案遭到他人的違規(guī)篡改。特別是在電子檔案的歸檔、應(yīng)用階段采用區(qū)塊鏈技術(shù)，能夠在很大程度上提升電子檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，避免其被篡改。目前，高職院校已經(jīng)在電子檔案管理方面建立了一套工作流程，形成了包括檔案歸檔、保管和運(yùn)用在內(nèi)的工作模式，其還可以考慮引入前端控制和全流程管理技術(shù)，使電子檔案管理與其他業(yè)務(wù)無(wú)縫銜接。應(yīng)用這些技術(shù)后，電子檔案使用完畢后，系統(tǒng)能夠自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行歸類，并且以先進(jìn)的技術(shù)對(duì)電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行檢測(cè)，從而確保檔案數(shù)據(jù)信息沒有被篡改。電子檔案是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為基礎(chǔ)的，如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)遭受到不法分子的攻擊，那么電子檔案就很容易出現(xiàn)丟失或者信息泄露的問(wèn)題。在這種情況下，高職院校還需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案服務(wù)器的保護(hù)，加強(qiáng)對(duì)軟件、硬件的管理，避免其出現(xiàn)異常。在軟件保護(hù)方面，可以借助先進(jìn)的漏洞修補(bǔ)技術(shù)、殺毒軟件、防火墻技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行保護(hù)；在硬件保護(hù)方面，可以聘用專業(yè)的工作人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行定期維修和養(yǎng)護(hù)，確保機(jī)房環(huán)境干凈和整潔。同時(shí)，高職院校還可以建立應(yīng)急處理機(jī)制，以便及時(shí)處理突發(fā)事件?？紤]到電子檔案的重要性，還需要將電子檔案進(jìn)行備份。上述手段能夠有效保障電子檔案的可靠性和真實(shí)性，提升其在司法實(shí)踐中的證據(jù)效力。

高職院校在日常管理期間會(huì)產(chǎn)生大量的信息，對(duì)這些信息進(jìn)行管理往往需要耗費(fèi)較多的人力和物力。但在科學(xué)技術(shù)的支持下，高職院?？梢詫⑦@些信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)的形式，并將其整合為電子檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)其的高效管理。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有較大的優(yōu)越性，主要表現(xiàn)為管理效率更高、管理方式更加多元化等。然而電子檔案證據(jù)效力的問(wèn)題始終沒有得到明確，本文對(duì)電子檔案的證據(jù)效力進(jìn)行探討，以期為相關(guān)研究提供參考。