羅超紅 燕鵬 李海濤 朱光亞 宋琳琳

摘 要：為了系統(tǒng)了解我國(guó)工程項(xiàng)目電子文件歸檔管理現(xiàn)狀，提升項(xiàng)目電子文件歸檔管理效率，文章圍繞粵港澳大灣區(qū)工程項(xiàng)目，針對(duì)電子文件歸檔展開(kāi)調(diào)研?；贐IM技術(shù)協(xié)同平臺(tái)分析了工程項(xiàng)目歸檔電子文件的類型、構(gòu)成以及歸檔過(guò)程，并從歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔制度、歸檔人才隊(duì)伍等維度探討了當(dāng)前我國(guó)工程項(xiàng)目電子文件歸檔存在的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；BIM ；電子文件；歸檔

作為基于現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展融合而成的建筑信息應(yīng)用技術(shù)[1]，BIM（Building Information Modeling）利用數(shù)字技術(shù)存儲(chǔ)和傳遞建筑結(jié)構(gòu)和構(gòu)造特征，并以3D模式直觀表述，實(shí)現(xiàn)工程設(shè)計(jì)、施工、養(yǎng)護(hù)、運(yùn)營(yíng)管理信息傳遞共享和工作協(xié)同，促進(jìn)工程項(xiàng)目全程信息化。當(dāng)前，基于BIM技術(shù)建筑信息模型的信息化創(chuàng)新管理是現(xiàn)代工程項(xiàng)目數(shù)字化發(fā)展的重要模式，應(yīng)用于道路、橋梁、海底管道等大型工程項(xiàng)目，打破了傳統(tǒng)工程項(xiàng)目文件收集、管理、利用模式，改變了文件形成環(huán)境、管理內(nèi)容，基本實(shí)現(xiàn)了工程項(xiàng)目電子文件歸檔開(kāi)發(fā)及利用，擴(kuò)大了項(xiàng)目電子文檔的應(yīng)用場(chǎng)域。但據(jù)文獻(xiàn)調(diào)研可知[2-3]，我國(guó)工程項(xiàng)目電子文件歸檔管理仍存在尚未形成統(tǒng)一的歸檔制度、格式標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范及系統(tǒng)平臺(tái)，電子文檔開(kāi)發(fā)利用不充分等問(wèn)題。為系統(tǒng)了解基于BIM技術(shù)的我國(guó)大型工程項(xiàng)目電子文件歸檔管理現(xiàn)狀，筆者以粵港澳大灣區(qū)部分大型工程項(xiàng)目電子文件歸檔過(guò)程為對(duì)象開(kāi)展了調(diào)研。

一、粵港澳大灣區(qū)大型工程項(xiàng)目電子文件歸檔現(xiàn)狀調(diào)研

1. 調(diào)研對(duì)象選取

粵港澳大灣區(qū)作為國(guó)際一流灣區(qū)和世界級(jí)城市群，在經(jīng)濟(jì)交通等方面發(fā)揮著國(guó)家發(fā)展引擎的驅(qū)動(dòng)作用。大灣區(qū)工程項(xiàng)目覆蓋廣州、深圳、珠海、香港、澳門、佛山、東莞、中山等經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)達(dá)地區(qū)，涉及道路、橋梁、隧道等多元施工環(huán)境，具有規(guī)模大、工期長(zhǎng)、施工結(jié)構(gòu)物含量多、強(qiáng)度高、施工技術(shù)難度大等特點(diǎn)。隨著大灣區(qū)建設(shè)的迅猛發(fā)展，以A、B、C為代表的大灣區(qū)重大交通工程基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目推進(jìn)中形成了大批類型復(fù)雜、功能格式各異的電子文件，各項(xiàng)目在推動(dòng)電子文件歸檔管理上均開(kāi)展了有益探索。本文以上述項(xiàng)目為調(diào)研對(duì)象開(kāi)展研究。

2. 調(diào)研內(nèi)容

本文圍繞基于BIM技術(shù)的大型工程項(xiàng)目電子文件的組成、類型以及歸檔中存在的問(wèn)題展開(kāi)調(diào)研。

3. 調(diào)研方法

本次調(diào)研主要采用了觀察法和訪談法。通過(guò)實(shí)地調(diào)研獲取各項(xiàng)目電子文件歸檔流程及管理制度辦法。采用現(xiàn)場(chǎng)、電話訪談以及小型座談會(huì)等形式，梳理各項(xiàng)目建設(shè)、施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)單位電子文件的類型、元數(shù)據(jù)采集及歸檔流程辦法，深入了解各項(xiàng)目電子文件歸檔問(wèn)題。

4. 調(diào)研結(jié)果分析

（1） 電子文件類型及組成

由于工程項(xiàng)目參建單位多、工期長(zhǎng)、技術(shù)含量高，形成的電子文件量大且類型復(fù)雜，各調(diào)研對(duì)象建設(shè)過(guò)程中預(yù)計(jì)產(chǎn)生的文件總量約1000 GB。為提高電子文件歸檔管理水平，各項(xiàng)目多將電子文件劃分為項(xiàng)目立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)、工程管理、施工、監(jiān)理、竣工以及科研項(xiàng)目等大類。其中項(xiàng)目立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)、工程管理、竣工以及科研項(xiàng)目類電子文件歸檔由建設(shè)單位負(fù)責(zé)；施工及監(jiān)理類電子文件歸檔由施工、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)。各工程項(xiàng)目電子文件集中反映了項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、計(jì)量和安全管理等情況，對(duì)項(xiàng)目管理、運(yùn)行、維護(hù)、改擴(kuò)建具有備考利用價(jià)值。[4]

各項(xiàng)目建設(shè)、參建以及監(jiān)理單位生成的電子文件主要包括：一是參建單位電子文件，主要包括施工日志、大事記，單位、分部和分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定，各工序施工記錄、試驗(yàn)、檢測(cè)及報(bào)驗(yàn)類記錄等。二是監(jiān)理單位電子文件，即項(xiàng)目監(jiān)理工作中各項(xiàng)業(yè)務(wù)管控的依據(jù)與憑證，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理旁站記錄、平行檢測(cè)及獨(dú)立抽檢等。三是建設(shè)單位電子文件，主要為建設(shè)單位工程形成的竣工圖以及其他類電子文件。

（2）項(xiàng)目電子文件歸檔過(guò)程

各項(xiàng)目應(yīng)用BIM技術(shù)，通過(guò)明確歸檔管理要求，規(guī)范體系內(nèi)外部歸檔管理流程，力促電子文件形成、收集、歸檔等環(huán)節(jié)處于受控狀態(tài)，并支持平臺(tái)業(yè)務(wù)及時(shí)獲取電子文件。如C項(xiàng)目通過(guò)應(yīng)用存儲(chǔ)格式、電子簽名、封裝備份等技術(shù)，以統(tǒng)一的清單編碼為紐帶，以進(jìn)度管理為主線，打通了工程工序、質(zhì)檢、計(jì)量等業(yè)務(wù)流程，建立了計(jì)量支付、圖紙管理、檔案管理等子系統(tǒng)協(xié)同的覆蓋工程文件全生命周期的BIM平臺(tái)，通過(guò)對(duì)接實(shí)現(xiàn)了各子系統(tǒng)聯(lián)通。整體來(lái)看，對(duì)于無(wú)BIM技術(shù)支持下的項(xiàng)目電子文件，各調(diào)研對(duì)象完工后平均36月方能開(kāi)展檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，導(dǎo)致項(xiàng)目電子文檔時(shí)效性及信息價(jià)值衰減嚴(yán)重。目前，各調(diào)研對(duì)象BIM平臺(tái)涵蓋了工程項(xiàng)目電子文件總量的80%—90%，基本實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目業(yè)務(wù)協(xié)同及重要業(yè)務(wù)電子文件全程管理，較之以往，電子文件歸檔綜合效能提升了約86%，初步實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目電子文件及時(shí)歸檔及“工完檔清”的目標(biāo)。

二、工程項(xiàng)目電子文件歸檔過(guò)程問(wèn)題分析

各調(diào)研對(duì)象在電子文件歸檔中仍存在一些共性問(wèn)題。具體如下：

1. 缺乏貼合項(xiàng)目實(shí)際的電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)

除了通用的《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/ T 46—2009）、《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求規(guī)范》（DA/T 47—2009）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）、《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）外，近年來(lái)，國(guó)家針對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔還出臺(tái)了系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（2019）[5]明確了涉及建設(shè)項(xiàng)目各方電子文件的管理責(zé)任，項(xiàng)目建設(shè)系統(tǒng)應(yīng)具備的功能以及電子文件歸檔要求；《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28—2018）[6]增加了基建管理系統(tǒng)應(yīng)具備的電子文件管理和歸檔功能要求，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目電子文件歸檔和移交做出了技術(shù)層面規(guī)定。但除了上述標(biāo)準(zhǔn)外，各調(diào)研對(duì)象尚未結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際，如工程項(xiàng)目電子文件歸檔格式多元，電子文件元數(shù)據(jù)抽取、電子簽名環(huán)境及封裝標(biāo)準(zhǔn)變化，電子文件管理軟件設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)不一，系統(tǒng)不兼容，各業(yè)務(wù)電子文件管理及電子檔案管理系統(tǒng)集成交換標(biāo)準(zhǔn)更新等具體情況，形成迭代的可操性較強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)，有針對(duì)性地開(kāi)展項(xiàng)目電子文件歸檔指導(dǎo)。

2. 缺乏更新的電子文件歸檔管理制度

盡管技術(shù)創(chuàng)新使得BIM平臺(tái)基本實(shí)現(xiàn)了電子文件全流程管理，但與之配套的文檔管理制度未及時(shí)跟進(jìn)，文檔管理思維大多仍停留在“紙電”雙軌雙套管理的制度層面，如歸檔制度仍強(qiáng)調(diào)“歸檔紙質(zhì)圖紙需打印簽名后同時(shí)歸檔”等要求。相關(guān)配套制度的缺失導(dǎo)致項(xiàng)目開(kāi)展中歸檔管理人員對(duì)于項(xiàng)目電子文件歸檔范圍、保管期限、歸檔要求等缺乏實(shí)操性規(guī)則指導(dǎo)。具體表現(xiàn)為：

（1）歸檔制度無(wú)法匹配電子文件歸檔需求

外業(yè)施工中形成的電子文件涉及設(shè)計(jì)、參建、監(jiān)理等部門，電子文件在部門交互處理中形成了多層關(guān)聯(lián)，歸檔前集成了大量業(yè)務(wù)、電子簽名信息及結(jié)構(gòu)背景元數(shù)據(jù)信息，且隨著系統(tǒng)功能的完善，相關(guān)信息持續(xù)疊加加速了歸檔電子文件內(nèi)容擴(kuò)充。這就要求相應(yīng)的歸檔制度也應(yīng)在項(xiàng)目電子文件歸檔范圍及內(nèi)容上予以更新。

（2）歸檔制度無(wú)法有效解決歸檔主體設(shè)定與部門變更之間的矛盾

項(xiàng)目開(kāi)展中部門頻繁變更常導(dǎo)致歸檔主體改變。這與現(xiàn)有歸檔制度中歸檔主體相對(duì)固定的設(shè)定是矛盾的，需要從制度上重新確定歸檔主體，以適應(yīng)項(xiàng)目電子文件歸檔實(shí)踐。

（3）歸檔制度無(wú)法適應(yīng)技術(shù)更新帶來(lái)的歸檔范圍擴(kuò)大

信息技術(shù)革新對(duì)于電子文件存儲(chǔ)能級(jí)的提升，打破了原先工程項(xiàng)目電子文件歸檔范圍界限。如何在制度中設(shè)定采用與項(xiàng)目存取需求相應(yīng)的項(xiàng)目電子文件歸檔范圍，也是項(xiàng)目組應(yīng)思考的關(guān)鍵性問(wèn)題。

3. 信息系統(tǒng)建設(shè)仍待完善

（1）項(xiàng)目部門間電子文件管理系統(tǒng)未有效對(duì)接

項(xiàng)目基于參建、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等部門合作開(kāi)展，因各部門之間信息化程度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及平臺(tái)應(yīng)用技術(shù)等存在差異，當(dāng)前各部門電子文件管理系統(tǒng)間未有效對(duì)接，導(dǎo)致歸檔電子文件在不同形成部門因存取格式、流程設(shè)置等各異遭到攔截、屏蔽或無(wú)法正常使用。

（2）系統(tǒng)無(wú)法處理工程項(xiàng)目生成的多維電子文件

工程項(xiàng)目開(kāi)展中除了生成大量電子表單、高清電子圖像等二維電子文件外，還會(huì)基于CAD、PDM等專業(yè)設(shè)計(jì)系統(tǒng)生成大量的三維圖紙模型等電子文件。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，基于BIM技術(shù)的電子文件管理無(wú)法滿足三維電子文件的管理需求，BIM技術(shù)的應(yīng)用并未實(shí)現(xiàn)電子文件管理系統(tǒng)迭代升級(jí)。以設(shè)計(jì)圖紙為例，各調(diào)研對(duì)象基于BIM技術(shù)形成的設(shè)計(jì)資料多為三維電子圖紙，面向二維電子文件設(shè)計(jì)的傳統(tǒng)電子文件管理系統(tǒng)已不適用該類電子圖紙的“收、存、管、用”。實(shí)踐中將三維電子文件“拆分”為二維“構(gòu)件”后歸檔存取的做法，既無(wú)法保證電子文件完整可用，也耗費(fèi)了大量的文件保存成本。

4. 歸檔電子文件開(kāi)發(fā)利用不足

隨著工程項(xiàng)目信息化深入，工程項(xiàng)目各業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的大量相互關(guān)聯(lián)的電子文件在科學(xué)設(shè)計(jì)、精準(zhǔn)決策、聯(lián)合開(kāi)發(fā)上具有多維價(jià)值。項(xiàng)目電子文件及時(shí)開(kāi)發(fā)、深度利用，對(duì)提升工程的安全質(zhì)量具有重要作用。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，進(jìn)度控制、工程計(jì)量支付、質(zhì)量控制等核心業(yè)務(wù)所形成的電子文件利用頻度高、需求量大。盡管BIM技術(shù)的應(yīng)用促成了項(xiàng)目業(yè)務(wù)與電子文件管理流程銜接，使工程構(gòu)件質(zhì)量、安全進(jìn)度、計(jì)量圖紙等業(yè)務(wù)電子文件得以匯聚于平臺(tái)各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)并實(shí)現(xiàn)有效獲取，但因當(dāng)前項(xiàng)目電子文件規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，BIM技術(shù)平臺(tái)的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件管理功能不健全等，工程項(xiàng)目電子文件缺乏深度利用，仍有較大的價(jià)值挖掘空間。具體表現(xiàn)在：

（1）歸檔電子文件查詢利用形式局限

項(xiàng)目歸檔電子文件查詢利用更多局限于查詢?cè)募?、變更文件、人工閱讀文件內(nèi)容等，無(wú)法通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘、信息分析等更深入地輔助工程建設(shè)，且部分電子文件內(nèi)容未能真實(shí)準(zhǔn)確反映項(xiàng)目細(xì)節(jié)。

（2）歸檔電子文件與業(yè)務(wù)活動(dòng)融合度有待提升

盡管基于BIM技術(shù)電子文件歸檔管理一定程度推動(dòng)了項(xiàng)目?jī)?nèi)外業(yè)同步建設(shè)，如通過(guò)與計(jì)量系統(tǒng)銜接提高了電子文件歸檔的及時(shí)性，通過(guò)BIM模型與廣東省三級(jí)清單編碼體系的對(duì)接實(shí)現(xiàn)了基于電子文件歸檔的工程外業(yè)可視化呈現(xiàn)等，但是如何通過(guò)電子文件歸檔實(shí)時(shí)督促安全環(huán)保管理，提升工程效率、質(zhì)量仍然是當(dāng)下項(xiàng)目電子文件管理亟待解決的問(wèn)題。

5. 文檔管理人員專業(yè)性有待提升

工程項(xiàng)目業(yè)務(wù)量大、技術(shù)含量高、專業(yè)性強(qiáng)、分工復(fù)雜，對(duì)文檔管理人員的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和業(yè)務(wù)水平提出了較高要求，但當(dāng)前工程項(xiàng)目檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)普遍較低。專業(yè)人才匱乏與工程項(xiàng)目電子文檔管理人才需求的矛盾導(dǎo)致工程項(xiàng)目電子文件歸檔管理缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性、專業(yè)性，歸檔效率差。其成因如下：

（1）項(xiàng)目開(kāi)展中檔案管理意識(shí)薄弱

較之工程項(xiàng)目中的其他業(yè)務(wù)，對(duì)電子文檔管理工作重視程度不夠。部分參建單位以臨時(shí)機(jī)構(gòu)管理電子文檔，相關(guān)崗位大多由非專業(yè)人員兼職，相關(guān)人員多不具有檔案學(xué)專業(yè)學(xué)歷。

（2）復(fù)合型人才匱乏

目前，我國(guó)檔案學(xué)專業(yè)人才數(shù)量有限，兼具計(jì)算機(jī)、工程管理等專業(yè)知識(shí)背景的復(fù)合型人才更少。隨著我國(guó)公路、橋梁、隧道等基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的“井噴式”開(kāi)展，工程項(xiàng)目檔案管理專業(yè)人才需求量持續(xù)增加，與檔案學(xué)專業(yè)人才供給不足的矛盾日益突出。

（3）專業(yè)人才流失量大

由于工程項(xiàng)目通常戶外開(kāi)展，項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工歷經(jīng)數(shù)年，工作環(huán)境較為艱苦，薪酬待遇一般等原因，造成工程項(xiàng)目檔案管理人員離職率較高，流動(dòng)性強(qiáng)。

*本文系2021年廣東省檔案局科技項(xiàng)目“公路工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案過(guò)程控制和管理體系研究”階段性研究成果。

注釋與參考文獻(xiàn)

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