趙露露

摘 要：現(xiàn)階段，在社會保險業(yè)務(wù)電子檔案管理過程中，相關(guān)單位需明確檔案資料的管理形式，深化檔案服務(wù)管理意識。社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦單位在電子檔案管理過程中也需要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合檔案管理工作的開展標(biāo)準(zhǔn)，進行精細(xì)化、體系化的管理。本文簡要闡述了檔案的定義和概念，對社會保險業(yè)務(wù)檔案執(zhí)行管理規(guī)定以及保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍、保管期限進行簡要探討，提出社會保險業(yè)務(wù)電子檔案管理的關(guān)鍵舉措，在信息化、數(shù)字化管理模式下提出具備實踐意義、實踐價值的課題案例，旨在提高社會保險業(yè)務(wù)電子檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：社會保險業(yè)務(wù)；電子檔案管理；策略

在當(dāng)前新經(jīng)濟發(fā)展態(tài)勢下，在社會保險業(yè)務(wù)電子檔案管理應(yīng)用的過程中，相關(guān)部門需要深化服務(wù)意識以及服務(wù)思想，對電子檔案的涉密安全等級進行合理設(shè)定，并在檔案管理工作中強化系統(tǒng)控制、結(jié)構(gòu)控制、安全防控，從人、機、料、法、環(huán)等5個環(huán)節(jié)對檔案信息進行綜合管控，以提高社會保險業(yè)務(wù)電子檔案管理效率。

一、檔案的定義

首先，檔案資料是由國家、社會、組織、個人從事經(jīng)濟、技術(shù)、文化、宗教及科學(xué)等各項活動期間所產(chǎn)生的各類文字、圖表信息，含不同的記載形式。檔案資料將人類的社會實踐進行了有效寫實記錄，也是新時期國家在經(jīng)濟文化建設(shè)過程中不可缺失的關(guān)鍵要素，對于發(fā)展政治文明、物質(zhì)文明以及精神文明具備較大的現(xiàn)實意義。檔案資料管理工作涉及較多的項目，其作為工作考察的依據(jù)，可為工作服務(wù)創(chuàng)新提供相應(yīng)的指導(dǎo)；其次，利用檔案資料在工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)管理的各個環(huán)節(jié)也能夠提供科學(xué)可靠的依據(jù)；最后，檔案資料也可以用作歷史研究，可為科學(xué)技術(shù)的發(fā)展提供第一手資料，可以用作服務(wù)宣傳教育，可為社會文化的發(fā)展打下堅實的宣傳基礎(chǔ)。

二、社會保險業(yè)務(wù)檔案執(zhí)行管理規(guī)定

社會保險業(yè)務(wù)檔案包含較多的信息內(nèi)容，在檔案管理過程中相關(guān)單位需明確保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的核心指標(biāo)，力求做到檔案資料的真實、完整、可靠、有效，最大限度地發(fā)揮社會保險業(yè)務(wù)檔案資料的實際價值和作用，維護各方的合法權(quán)益。在此過程中，相關(guān)管理人員需要嚴(yán)格參照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國勞動法》以及《社會保險費征繳的暫行管理條例》，結(jié)合地方工作的實際需求以及社會保險業(yè)務(wù)的實際開展形式，完善檔案管理，明確其中的檔案管理范圍和管控指標(biāo)，對其中養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷以及生育等各項活動內(nèi)容有效記錄、傳載。社會保險業(yè)務(wù)檔案主要是通過相應(yīng)的保險經(jīng)辦機構(gòu)完成歸檔整理，新時期，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，相關(guān)檔案資料也在面向無紙化以及信息化方向得到進一步優(yōu)化和革新，衍生出電子文檔載體，可實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息全時段、全方位的記錄、傳載。在實施社會保險業(yè)務(wù)電子檔案管理的過程中，相關(guān)經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當(dāng)秉承完整、安全的管理原則，不得偽造、私自篡改相關(guān)檔案信息內(nèi)容。一般情況下，開展社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作須落實成熟、完善的分類控制，相關(guān)管理人員以及經(jīng)辦機構(gòu)需參照工作開展規(guī)律和特征，結(jié)合年度業(yè)務(wù)、年度險種的特征，對材料分類整理，按照定期保管10年、30年、50年、100年以及永久管理等多種形式執(zhí)行檔案管理。另外，社保檔案部門在對檔案信息進行整理以及歸檔的過程中，需要明確“為誰辦理、為誰整理以及為誰歸檔”等基本核心問題，對其中的預(yù)立卷以及歸檔工作進行體系化管控。

三、社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍以及保管期限

社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍寬泛，涉及社會保險管理類、保險費征繳類以及保險待遇類，其中又涉及醫(yī)療、失業(yè)和工傷等保險待遇，還包含生育保險、社會保險和業(yè)務(wù)統(tǒng)計表和社會保險稽核監(jiān)察。信息業(yè)務(wù)科室必須參照以上的分類標(biāo)準(zhǔn)以及管控項目，合理設(shè)置、編制歸檔文件目錄，對其中的卷內(nèi)目錄以及總卷目錄進行合理設(shè)定，以此為依據(jù)完成編號以及入庫保管。社會保險業(yè)務(wù)檔案定期保管也包含最低的管控期限，如自檔案形成之日到次年的1月1日開始重新計算、歸類和整理。在檔案管理過程中也涉及檔案移交，可通過年度、季度和月度移交的形式，及時向本單位檔案管理部門移交各年度的業(yè)務(wù)信息以及業(yè)務(wù)檔案資料，在移交時需做好對清單的核查，并簽訂各項手續(xù)。移交清單分為兩種，由業(yè)務(wù)部門以及檔案管理部門各自備份管理。此外，各級經(jīng)辦機構(gòu)聯(lián)同稅務(wù)機關(guān)，按照國家規(guī)定，對其中所包含的永久保存的社會保險業(yè)務(wù)檔案資料向國家級綜合檔案館移交，以此來進一步完善其中的數(shù)據(jù)資料儲存結(jié)構(gòu)，并在移交檔案資料的過程中保證信息真實、準(zhǔn)確與完整，參照檔案質(zhì)量管控需求來開展分類、組合和管控。

四、社會保險業(yè)務(wù)電子檔案管理的策略

1.提高重視，加大資金投入力度

新時期，在社會保險業(yè)務(wù)電子檔案管理的過程中，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)提高重視力度，加大資金資源的投入整合使用，以此提高社會保險電子檔案管理水平。領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)管理部門需要通過開展定期的會議活動，對其中的各項信息有效審視、分析、評估與評判，對其中的電子檔案信息資料進行收集、整理和歸檔，由檔案管理部門統(tǒng)籌管控，相關(guān)單位還需要投入充足的資金和資源，對基礎(chǔ)的電子檔案信息設(shè)備設(shè)施進行有效構(gòu)建、引進、升級和換代。此外，也需要通過定期的會議總結(jié)明確當(dāng)前電子檔案管理工作存在的各種疑難問題，分析產(chǎn)生問題的根本原因，提出有建設(shè)性的改進意見，及時處理其中所包含的各類疑難雜癥，從而提高社會保險業(yè)務(wù)電子檔案管理工作的綜合品質(zhì)和效率。比如，在電子檔案室中需要配置常態(tài)化的傳感器監(jiān)測設(shè)備，包含溫濕度監(jiān)測設(shè)備，保證機房儲存設(shè)備能夠正常高效地運行，并對其中的空氣調(diào)節(jié)、開關(guān)、滅火、吸塵和消毒滅菌等設(shè)備設(shè)施進行合理采購和使用。而庫房的門窗和墻壁也需要堅固牢靠，防止相關(guān)機房設(shè)施遭受到外界不良因素的破壞和影響。

2.構(gòu)建完善的電子檔案管理制度

構(gòu)建科學(xué)和完善的電子檔案管理制度是當(dāng)前實施社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作以及電子化管理、數(shù)據(jù)化控制過程中不可缺失的關(guān)鍵舉措。相關(guān)制度的修訂、制定需具備合理性及合法性，在此過程中相關(guān)單位應(yīng)明確電子檔案收集與整理的程序和管理方法，有效確立其中的檔案利用、儲存、備份、移交和銷毀等各個工作管控環(huán)節(jié)的數(shù)字化和信息化開展方向，確保電子檔案管理過程具備規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。在社會保險電子檔案收集以及整理制度構(gòu)建打造的過程中，應(yīng)確保能夠高效收集、控制文件以及各類數(shù)據(jù)單元，如設(shè)立完善的電子檔案歸檔制度。由于社會保險業(yè)務(wù)隨時會產(chǎn)生大量零散的數(shù)據(jù)資料，及時收集和整理相關(guān)零散數(shù)據(jù)資料是保障電子檔案信息真實與完整的關(guān)鍵舉措。在此期間，還涉及較為復(fù)雜的工作項目，應(yīng)對文本類、照片類、錄音類、錄像類電子檔案資料的不同寫入程序以及歸檔管理程序進行合理管控，做到檔案管理的完整性。

另外，在制定社會保險業(yè)務(wù)電子檔案的利用制度過程中，需要合理設(shè)定其中的權(quán)限范圍，明確權(quán)限管理制度，以供相關(guān)人員對檔案資料檢索、下載和使用，通過設(shè)立各類服務(wù)管理權(quán)限來提高社會保險電子檔案資料的安全管理水平。此外，在檔案管理過程中也需要加強對電子元數(shù)據(jù)的監(jiān)管和控制，對其中數(shù)據(jù)信息的備份、移交和銷毀的環(huán)節(jié)進行全時段和全方位的監(jiān)管控制，對在線儲存設(shè)備以及元數(shù)據(jù)信息安全儲存進行分級、逐層監(jiān)控，保障信息數(shù)據(jù)安全。因此，在電子檔案管理過程中，相關(guān)社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)及有效的管理制度和方案，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度以及電子檔案的銷毀制度，保障檔案信息的安全。

3.提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，引進先進的信息化安全管理技術(shù)

社會保險業(yè)務(wù)電子檔案資料安全管理水平的高低關(guān)乎廣大人民群眾的合法權(quán)益，對電子檔案資料科學(xué)和有效的管理能夠發(fā)揮較大的社會價值，為了保證社會保險業(yè)務(wù)電子檔案工作能夠順利進行，相關(guān)單位需要提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，使其能夠自主、高效地學(xué)習(xí)保險的核心業(yè)務(wù)知識，能夠在工作中對檔案信息進行有效歸納、整理和控制。相關(guān)專業(yè)檔案管理人員應(yīng)具備基礎(chǔ)的檔案管理理論知識，以及具備扎實的實踐能力，如相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備主動學(xué)習(xí)的基本能力，且具備持續(xù)學(xué)習(xí)與終身學(xué)習(xí)的意識，能夠?qū)W習(xí)日新月異的檔案技術(shù)，結(jié)合當(dāng)前社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的新形勢與新需求，提高自身的信息素養(yǎng)，對其中的安全技術(shù)、信息化防火墻技術(shù)和密匙技術(shù)合理使用，最終提高檔案信息資源的安全管理水平。另外，相關(guān)單位也應(yīng)當(dāng)進一步加快對電子檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)化構(gòu)建，對其中的“智慧社?！睓n案資料庫進行合理建設(shè)，從而進一步提高電子檔案管理工作的系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化開展水平，提高檔案管控效率。比如，相關(guān)管理人員需要合理利用條形碼技術(shù)，結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，在保險業(yè)務(wù)以及檔案管理過程中加強涉密安全控制，實施全領(lǐng)域和全域監(jiān)管，在每一份社會保險業(yè)務(wù)資料上設(shè)置用于身份識別的條形碼，以此來做好批量化的信息控制，提高檔案管理水平。在此過程中，相關(guān)單位也應(yīng)當(dāng)對社會保險業(yè)務(wù)檔案管理人員進行嚴(yán)格和細(xì)致的考核，使相關(guān)管理人員能夠明確自身的工作崗位職責(zé)，在業(yè)務(wù)管理活動中具備明確的工作考核目標(biāo)、考核指標(biāo)，從而更加高效地投入電子檔案管理過程中。

4.增強服務(wù)意識

除此之外，相關(guān)檔案管理人員還需要具備基本的服務(wù)意識，能夠?qū)⑸鐣ｋU業(yè)務(wù)檔案資料的實用價值有效發(fā)揮出來。對檔案資料的管理不僅需要做到常態(tài)化的收集整理、歸檔控制以及保密防控，還需要充分挖掘檔案資料中蘊含的實際價值和作用。因此，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)具備基本的服務(wù)理念和服務(wù)思想，能夠在檔案管理過程中將檔案資料向社會開放，在業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)能夠采取有效的分級管理，以便于個人用戶以及各機構(gòu)信息查詢，相關(guān)檔案管理部門可開放信息化管理窗口，對檔案資料以及電子化檔案文本的涉密等級合理設(shè)定，將其劃分為不涉密、一般涉密和機密文檔，對于其中不涉密的信息內(nèi)容，可將其分享、傳遞，而對于涉密、一般涉密等相關(guān)內(nèi)容，則需要分配特定的權(quán)限，在管理過程中嚴(yán)格參照安全防控程序來開展信息管理，為社會各層級提供專業(yè)化的信息服務(wù)。因此，在信息化管理過程中，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備分級管理和分層控制的基本能力。同時，也需要具備較強的服務(wù)意識，提高檔案資料的管理水平。

五、實踐應(yīng)用案例

在社會保險業(yè)務(wù)電子檔案管理過程中，相關(guān)單位以及工作人員需要參照實踐案例開展規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理活動，通過上述分析可以看出，在社會保險業(yè)務(wù)電子檔案管理工作期間，相關(guān)單位需要利用各類信息化資源來開展業(yè)務(wù)管理，而為了提高電子檔案管理水平，本文提出以下實踐案例，旨在為相關(guān)單位開展檔案管理工作提供明確的指導(dǎo)。

例如，在某市的電子檔案管理活動中，結(jié)合線條碼和條碼技術(shù)作為信息身份認(rèn)證的基礎(chǔ)單元，實現(xiàn)了對信息資料的批量化控制，在管理過程中結(jié)合相應(yīng)的光電識別裝置，實現(xiàn)對其中關(guān)鍵字母和數(shù)字的有效提取，利用光學(xué)檢驗儀器及時將其中的字母、數(shù)字進行生成和錄入控制，對每一份資料進行物聯(lián)網(wǎng)管理，從而在后續(xù)檔案管理過程中做到精確、快速及高效的查詢，使得檔案資料的保存年限以及信息化服務(wù)管理水平能夠得到有效提升。

再如，在某市的社會保險活動中，結(jié)合計算機系統(tǒng)將保險業(yè)務(wù)進行了無紙化管理，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合條形碼技術(shù)完成對信息資料的完全檢索，在此期間，包含條形碼生成、條形碼粘貼、條形碼讀取、轉(zhuǎn)換控制一系列工作程序，都是通過計算機系統(tǒng)完成批量化管控，在無須人工干預(yù)的情況下可做到提質(zhì)增效，大幅度縮減人工管理時間。在計算機管理系統(tǒng)的加持下，社會保險業(yè)務(wù)檔案入庫只需要通過計算機進行單次查詢便可完成，再結(jié)合掃描槍，借助一次性掃描便可完成信息錄入。新時期條形碼技術(shù)的發(fā)展較為成熟且具備較高的使用安全性和運行可靠性，也具備較為低廉的使用成本，利用條形碼技術(shù)再配合光學(xué)掃描儀，使得社會保險業(yè)務(wù)檔案資料的管理成本大幅度降低。另外，在信息安全保管方面，結(jié)合條形碼技術(shù)也提高了某市檔案資料的信息安全管理水平。通過實踐調(diào)研，在引入條形碼技術(shù)之后，涉密信息泄露的風(fēng)險降低了80%，使得電子檔案工作管理效率和品質(zhì)以及社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦機構(gòu)的服務(wù)開展水平也得到有效提升，從而有效扭轉(zhuǎn)了傳統(tǒng)檔案管理過程中無序、雜亂、混亂的管理局面，使得檔案管理水平、管控效率上升到一個全新的高度。另外，隨著數(shù)字化系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)以及網(wǎng)絡(luò)安全控制系統(tǒng)得到體系化構(gòu)建和打造，在數(shù)字檔案管理、信息控制的過程中，結(jié)合先進的搜索引擎檢索文本以及多元化的對內(nèi)對外審計窗口，使得社會保險業(yè)務(wù)檔案管理部門的工作開展更加具備全員參與性，可扭轉(zhuǎn)在社會保險業(yè)務(wù)檔案管理過程中單打獨斗的局面。

六、結(jié)束語

總體來說，開展社會保險業(yè)務(wù)電子檔案管理工作需相關(guān)部門提高重視度，加大對資金的投入力度。另外，在檔案管理過程中，相關(guān)部門也需要完善定向化的電子檔案管理制度，規(guī)范各項制度、管理體系和管理方法。在信息管理過程中也需要提高相關(guān)管理人員的綜合素養(yǎng)，引進先進的安全管理辦法和管理技術(shù)，如條形碼技術(shù)、防火墻技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等，提高信息資料的安全管理水平。并且，相關(guān)的管理人員也需要具備較強的服務(wù)意識以及服務(wù)管理理念，能夠在檔案管理活動中強化實踐控制以及實踐服務(wù)引領(lǐng)，從而提高社會保險業(yè)務(wù)電子檔案管理水平和管控效率。

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（作者單位：四平市社會保險檔案管理中心 檔案科）