魏士妮

北京大興機場作為國家發(fā)展的新“動力源”，既是聯(lián)動京津冀一體化發(fā)展的重要基礎(chǔ)設(shè)施，又是落實民航強國戰(zhàn)略、助力“人民更美好航空出行”的核心載體依托，肩負著打造“新標桿、新國門、新引擎”的重擔(dān)。在北京大興機場工程建設(shè)項目開展過程中，加強工程建設(shè)項目檔案管理、充分激發(fā)其憑證價值、信息價值與數(shù)據(jù)價值，是推動該項目高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在要求。為此，北京建設(shè)項目管理總指揮部（以下簡稱“總指揮部”）謹遵“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的使命職責(zé)，著力打造工程建設(shè)項目檔案領(lǐng)域的示范標桿。

一、全局謀劃，就高就嚴管控工程建設(shè)項目檔案

大興機場工程從開工到建成投運歷時5年有余，工程體量大、建設(shè)周期長、專業(yè)難度強、投資數(shù)額高，涉及800余個合同項目和來自全國各地200多家總包參建單位，項目產(chǎn)生的文件數(shù)量巨大，歸檔范圍復(fù)雜。工程建設(shè)項目檔案管理是一項系統(tǒng)性工作，需統(tǒng)籌全局，科學(xué)管理。

首先，統(tǒng)籌規(guī)劃、提前部署檔案管理組織架構(gòu)。總指揮部在項目檔案管理中嚴格落實“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”要求，堅持“就高就嚴就全”原則。在工程建設(shè)初期，成立檔案業(yè)務(wù)模塊，隸屬于行政辦公室，由辦公室副主任分管，各部門設(shè)置1名兼職檔案員。同時，對五大工程部門（航站區(qū)工程部、飛行區(qū)工程部、配套工程部、弱電信息部、機電設(shè)備部）的檔案人員提出更高標準、更嚴要求。要求參建單位配置1～2名專、兼職有經(jīng)驗的檔案工作人員，確?？傊笓]部檔案管理部門實現(xiàn)全流程管控，前期有備案、中期有監(jiān)管、竣工有驗收。

其次，合約管控、推動工程建設(shè)項目檔案管理融入合同管理模塊。大興機場工程在開工建設(shè)前就將相關(guān)文件歸檔要求納入工程建設(shè)全流程，且定期宣貫工程建設(shè)項目檔案的重要性與必要性。在公開招標階段，尤其是與參建單位簽訂項目勘察、設(shè)計、采購、施工、監(jiān)理、檢測、調(diào)試等合同時，設(shè)立專門章節(jié)或條款，明確規(guī)定檔案管理責(zé)任，特別強調(diào)檔案管理方面涉及的人力、物力、財力等因素，主要包括歸檔標準、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數(shù)、歸檔質(zhì)量、歸檔裝具、人員資質(zhì)、數(shù)字化交付要求及違約責(zé)任等內(nèi)容?？傊笓]部在合同進度款控制環(huán)節(jié)、質(zhì)量驗收及竣工驗收時，及時審查檔案資料的歸檔情況，并將“檔案資料是否滿足要求”作為合同款支付的前提條件。

最后，向外延伸、汲取其他先進經(jīng)驗提升自身發(fā)展。為切實做好大興機場工程建設(shè)項目檔案管理工作，總指揮部在總結(jié)首都機場T3工程建設(shè)項目檔案管理經(jīng)驗教訓(xùn)基礎(chǔ)上，吸收學(xué)習(xí)廣州白云機場、西部機場集團、成都天府機場等先進管理經(jīng)驗，及時建立“大興機場工程建設(shè)項目檔案綜合管控”計劃。一方面，實行專人專項負責(zé)，對各參建單位進行每周動態(tài)跟蹤、指導(dǎo)、監(jiān)督，全面掌握工程建設(shè)項目檔案管理進度，以結(jié)果為導(dǎo)向，倒逼文件歸檔過程；另一方面，邀請行業(yè)外城建檔案館、行業(yè)內(nèi)集團公司專業(yè)人員等進行滾動輪回教育培訓(xùn)，提升檔案管理團隊的專業(yè)技能水平，與各參建單位達成“打造精品工程、創(chuàng)建標桿檔案”共識，樹立“管工程必須同時管檔案”的意識，將檔案工作融入工程項目的全流程管理中。

二、明晰責(zé)任，建立健全工程建設(shè)項目檔案管理制度規(guī)范

大興機場工程建設(shè)項目的檔案管理工作，是一項具有專業(yè)技術(shù)性和科學(xué)管理性的工作，為確保項目檔案齊全完整、歸檔準確高效，建立覆蓋全員的檔案工作責(zé)任制至關(guān)重要。

一是高度重視，明確各方檔案管理職責(zé)。首先，總指揮部領(lǐng)導(dǎo)高度重視，對工程項目檔案工作負總責(zé)，實行目標管理，實現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化，并納入重要議事日程和重要督辦事項。其次，工程開工之初，確定歸口管理部門，實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。明確各類工程項目的歸檔范圍和收集標準。各參建單位是項目文件形成的主體，遵循“誰產(chǎn)生、誰負責(zé)、誰整理”原則，做好所承擔(dān)工程的文件收集、整理和歸檔工作，確保其真實性、完整性、可用性和安全性。最后，定期督導(dǎo)檢查。檔案歸檔是一項精細活，在歸檔過程中，參建單位的檔案人員會遇到各種各樣的技術(shù)問題，需要總指揮部人員定期督導(dǎo)檢查，階段性解決問題，將問題關(guān)口前移，避免最后竣工時問題集中爆發(fā)。

二是嚴格管理，健全檔案管理制度規(guī)范。根據(jù)《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》《民用機場建設(shè)項目民航專業(yè)工程文件及檔案管理規(guī)范》《民航專業(yè)工程文件歸檔范圍及保管期限表》《首都機場集團有限公司建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》等要求，結(jié)合總指揮部工程檔案管理實際情況，以及勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工、招投標、合同等內(nèi)容，制定《總指揮部建設(shè)項目工程檔案管理規(guī)定》《總指揮部文書檔案管理規(guī)定》等制度，明確各參建單位檔案歸檔的范圍和標準。此外，總指揮部結(jié)合以往歸檔過程中遇到的問題，自發(fā)編制了《工程檔案操作手冊》，確保各參建單位檔案人員有章可循，操作方便。

三是精細管理，強化檔案管理模式。工程建設(shè)期間，工程建設(shè)周期、工程建設(shè)質(zhì)量是重中之重，相較之下，總指揮部檔案人員編制有限，檔案管理在人員配置方面相對較少。因此，需要利用外部第三方服務(wù)團隊進行規(guī)范化的檔案管理。總指揮部在2018年就開始籌劃外聘第三方檔案服務(wù)團隊，為大興機場工程檔案順利通過竣工驗收、行業(yè)驗收、總驗終審，以及2019年開航投運奠定堅實的基礎(chǔ)。外聘第三方咨詢服務(wù)團隊有三方面作用：一是降低總指揮部的檔案管理成本，提高檔案利用效率。因服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)移性和服務(wù)的規(guī)?；?，檔案專業(yè)服務(wù)機構(gòu)的運營成本遠遠低于企業(yè)單獨進行檔案管理業(yè)務(wù)的成本，且由于應(yīng)用了專業(yè)化、高水平的管理技術(shù)與管理手段，外包后的企業(yè)檔案利用效率也會大幅提高；二是減少企業(yè)在檔案管理工作中的重復(fù)投入現(xiàn)象，降低企業(yè)管理風(fēng)險。隨著辦公自動化程度和信息化程度的不斷提高，電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生，對基礎(chǔ)設(shè)施、管理技術(shù)和人員素質(zhì)的要求相對較高。為確保電子文件信息的持續(xù)可讀性，必須不斷地對文件進行實時遷移，以適應(yīng)新的計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，這些都需要大量的投入；三是有利于促進企業(yè)檔案信息化建設(shè)。實行企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包，可借助檔案外包服務(wù)機構(gòu)在設(shè)備、技術(shù)、專業(yè)人才方面的優(yōu)勢，加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，促進企業(yè)檔案信息化進程。

三、創(chuàng)新引領(lǐng)，推進工程建設(shè)項目檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型

隨著信息時代的蓬勃發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)、AI技術(shù)、BIM技術(shù)等在大興機場工程建設(shè)中廣泛應(yīng)用。大興機場工程建設(shè)項目檔案作為信息時代的重要資源，勢必也要把信息化、數(shù)字化作為檔案管理的重要手段。傳統(tǒng)的服務(wù)模式和管理流程帶來的局限性已無法滿足日益突增的服務(wù)需求。因此，總指揮部率先提出檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)要求，并落實行動，增強檔案服務(wù)效能。

一方面，建立檔案信息化管理系統(tǒng)?？傊笓]部在2014年開工建設(shè)前，就開始籌備部署檔案信息化管理系統(tǒng)，于2015年底建成并正式應(yīng)用。該系統(tǒng)建立了組織架構(gòu)的目錄樹，主要以文書檔案為主，實現(xiàn)了從OA辦公系統(tǒng)到檔案系統(tǒng)的一鍵歸檔，從而極大降低了檔案實體歸檔的人工成本，有效提高了檔案安全系數(shù)，更好保障了檔案實體安全。通過項目管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、審核、歸檔的一體化管理，不僅大幅提高了文件資料流轉(zhuǎn)和歸檔整理效率，也確保了項目檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

另一方面，推動全流程信息化管理。依托BIM全流程線上管理模式，提出檔案管理需求，充分利用信息化手段，建立工程建設(shè)項目檔案信息化管控平臺，實現(xiàn)工程建設(shè)項目檔案管理工作的全程管控。如總指揮部開展BIM全流程線上管理模式試點活動，通過信息化平臺動態(tài)跟蹤建設(shè)項目進展情況，及時掌握建設(shè)項目不同階段與節(jié)點資料產(chǎn)生與流轉(zhuǎn)狀態(tài)，指導(dǎo)各參建單位及時分類組卷，最大程度實現(xiàn)了對項目電子文件形成、流轉(zhuǎn)、歸檔的全程跟蹤與管理，提高了項目檔案管理的質(zhì)量和效率。

未來，總指揮部將始終以習(xí)近平總書記對檔案工作的重要指示批示精神為根本遵循，乘勢而上求突破，奮發(fā)圖強開新局。一方面，立足實際夯基礎(chǔ)、突出特色抓亮點，持續(xù)深化提升，鞏固樣板工作成效，深入總結(jié)試點工作經(jīng)驗做法，形成有特色、可復(fù)制、可推廣的工作經(jīng)驗；另一方面，以云計算、BIM技術(shù)為抓手，以高度的政治責(zé)任感、緊迫感，明確下一步工程建設(shè)項目檔案管理的“時間表”和“路線圖”，努力構(gòu)建門類清晰、內(nèi)容豐富、特色突出、服務(wù)便捷的檔案工作模式，為工程建設(shè)項目檔案的科學(xué)管理、方便利用提供強大支撐。

作者單位：北京建設(shè)項目管理總指揮部