盧蘭芳

(沂水縣高橋鎮(zhèn)人民政府 山東 臨沂 276400)

引言

檔案檢索工作其實(shí)是利用檔案信息,在系統(tǒng)當(dāng)中查找檔案內(nèi)容。檔案檢索的定義包含了兩個(gè)過(guò)程,分別是存儲(chǔ)和查找。而檔案檢索具體環(huán)節(jié)分為以下幾個(gè)步驟,第一步是需要對(duì)檔案具體需求特點(diǎn)進(jìn)行全面分析;第二步,要選擇檔案檢索具體工具。譬如:結(jié)合檔案特定屬性、基本分類(lèi)、主題、責(zé)任者方式、搜索的時(shí)間等等;第三步,要結(jié)合檔案檢索方式、檔案檢索標(biāo)識(shí)查找和利用檔案,譬如:檔案的主題、關(guān)鍵詞、分類(lèi)號(hào)等等;第四步,要通過(guò)相關(guān)的方式將檔案的內(nèi)容、目錄提供給檔案查找人員,譬如:電子郵件、復(fù)印件等等。由此不難看出檔案查找工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜且偉大的工程,為了能夠提升檔案檢測(cè)服務(wù)效率,還需要在檔案資料查找等方面加大投入,保證檔案利用率的有效提升。而且還要在大數(shù)據(jù)時(shí)代當(dāng)中不斷的開(kāi)發(fā)更加優(yōu)越檢索技術(shù),以及使用更加良好的檔案檢索策略,以便有效提升檔案利用率、挖掘檔案所蘊(yùn)藏的價(jià)值。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代促進(jìn)檔案檢索進(jìn)步的因素分析

現(xiàn)如今我國(guó)處于信息爆棚的時(shí)代當(dāng)中,社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)和信息。而且伴隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展,各個(gè)行業(yè)阻隔和邊界越發(fā)模糊,由此也為我國(guó)各個(gè)行業(yè)的協(xié)同發(fā)展提供了充足的助力。而相對(duì)于我國(guó)事業(yè)單位檔案工作來(lái)說(shuō),應(yīng)當(dāng)充分的融入大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的浪潮之中,不斷探索大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案檢索的新思路和新方法,將傳統(tǒng)的大建模式形成有效的優(yōu)化、改革,探討更加有價(jià)值的檔案檢索途徑,這樣才能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求,全面提升事業(yè)單位檔案管理工作效率。

1.1 檔案利用過(guò)程的客觀需要

在檔案的查找過(guò)程當(dāng)中,首先需要全面分析檔案查找者的檢索要求,明確檔案查找人員需要的檔案基本內(nèi)容,之后結(jié)合檔案檢索工具尋找出目標(biāo)檔案。其實(shí)檔案檢索改革可以理解為將檔案檢索過(guò)程當(dāng)中檔案信息與用戶需求之間所產(chǎn)生的矛盾,形成有效解決而引發(fā)的一項(xiàng)技術(shù)性改革。在大數(shù)據(jù)時(shí)代當(dāng)中,伴隨著音頻、數(shù)字聲像等資料的爆棚發(fā)展,現(xiàn)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步、物質(zhì)高速流動(dòng),這樣也導(dǎo)致社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息,尤其是在工程建設(shè)、文化發(fā)展等方面產(chǎn)生的跨時(shí)間、跨區(qū)域、跨空間的數(shù)據(jù)流動(dòng)趨勢(shì),而且全社會(huì)的信息意識(shí)不斷加強(qiáng),不同背景的、不同學(xué)歷的人民群眾都希望能夠通過(guò)利用檔案檢索手段查找檔案信息、維護(hù)自身利益。由此對(duì)于事業(yè)單位的檔案檢索工作來(lái)說(shuō),也應(yīng)該緊跟時(shí)代的浪潮、借助大數(shù)據(jù)技術(shù)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的手工檢索形式,進(jìn)一步滿足人民群眾對(duì)于檔案搜索的準(zhǔn)確性、豐富性、知識(shí)性需求,所以檔案利用過(guò)程的客觀需要是促進(jìn)檔案檢索改革、不斷進(jìn)步的重要?jiǎng)訖C(jī)。

1.2 信息進(jìn)步提供的技術(shù)支持

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步發(fā)展,為我國(guó)事業(yè)單位持續(xù)進(jìn)步提供了強(qiáng)大的動(dòng)力。而相對(duì)于事業(yè)單位的檔案工作來(lái)說(shuō),牽扯到事業(yè)單位發(fā)展的每一項(xiàng)環(huán)節(jié)。所以更應(yīng)當(dāng)依托于現(xiàn)代化的科技技術(shù),不斷的改善檔案工作模式。首先,科技進(jìn)步為傳統(tǒng)的檔案資料收藏提供了多元化的幫助。譬如:

現(xiàn)階段檔案資料有圖像、視頻、音頻等信息形式,通過(guò)科技手段能夠?qū)ι鲜鲑Y料形成有效的保存;其次,現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展為檔案平臺(tái)的兼容性提升提供了巨大的助力,能夠讓不同平臺(tái)的檔案資料形成快速的傳播和轉(zhuǎn)換;最后,數(shù)字化技術(shù)發(fā)展讓檔案工作人員在思維模式、管理方式方面發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。而日新月異的信息化技術(shù),不斷深化改革的解鎖方式,將傳統(tǒng)的手工檢索轉(zhuǎn)變?yōu)槿碌臄?shù)字檢索形式,這樣為檔案檢索工作優(yōu)化改革提供了新的發(fā)展機(jī)遇,而如下圖1則為檔案檢索多種方式的結(jié)構(gòu)示意圖。

圖1 電子檔案檢索的多種方式

1.3 社會(huì)部門(mén)分化整合的影響

檔案檢索工作是一項(xiàng)開(kāi)放性的工作,而檔案檢索所服務(wù)的對(duì)象也表現(xiàn)為多樣性。原因是檔案資料牽扯到人們社會(huì)發(fā)展的方方面面,而服務(wù)對(duì)象即是檔案資料的提供者,也是檔案資料的查閱者。

現(xiàn)階段受到社會(huì)發(fā)展以及簡(jiǎn)化政務(wù)環(huán)境的影響,檔案資料的內(nèi)容也在不斷的優(yōu)化整合,相關(guān)事業(yè)單位的編制規(guī)模也發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。同時(shí)服務(wù)對(duì)象所查找的資料內(nèi)容范圍也在不斷的拓寬,具體表現(xiàn)為檔案檢索人員希望能夠查找統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、個(gè)人履歷、行政公文等多方面的內(nèi)容,因此檔案檢索必須要更加的全面和精細(xì),上述要求不可避免的對(duì)檔案檢索的方式和側(cè)重點(diǎn)產(chǎn)生巨大影響。因此在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展浪潮當(dāng)中,檔案檢索應(yīng)當(dāng)著重關(guān)注部門(mén)分化整合,持續(xù)推動(dòng)檔案檢索蓬勃發(fā)展、突破傳統(tǒng)檢索的束縛,讓檔案檢索向著數(shù)字化的方向不斷邁進(jìn),這樣才能夠滿足社會(huì)各行業(yè)人民群眾的要求,為社會(huì)發(fā)展提供了更加優(yōu)越的檔案檢索服務(wù)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代中優(yōu)化改革檔案檢索的具體思路與方法

2.1 根據(jù)需求,有選擇地?cái)?shù)字化館藏

現(xiàn)階段我過(guò)一部分基層事業(yè)單位檔案館,檔案存儲(chǔ)手段多數(shù)為前期掃描、后期存儲(chǔ),這種工作需要花費(fèi)大量的人力資源和時(shí)間資源,而且地方檔案財(cái)力也很難維持此項(xiàng)財(cái)政支出。因此基層事業(yè)單位的檔案部門(mén)必須把握檔案發(fā)展基本需求,結(jié)合社會(huì)服務(wù)對(duì)象的密度和價(jià)值,采取數(shù)字化的發(fā)展,對(duì)于檔案存儲(chǔ)的內(nèi)容和形式進(jìn)行有計(jì)劃的選擇。尤其是在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面。首要的任務(wù)是將檔案目錄形成數(shù)字化的展現(xiàn),并逐步的將檔案的正文進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化。而在數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程當(dāng)中,基層事業(yè)單位檔案館還需要重視檔案的利用率和檔案的價(jià)值,以便讓最有價(jià)值的檔案得到優(yōu)先的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。比如:現(xiàn)階段基層事業(yè)單位的人事檔案、項(xiàng)目信息檔案等等。而對(duì)于年代久遠(yuǎn)的檔案,在數(shù)字化轉(zhuǎn)換方面應(yīng)當(dāng)采取逐步放緩的原則。

2.2 整合資源,增加民生檔案的比例

現(xiàn)階段,我國(guó)基層事業(yè)單位檔案部門(mén)其主要的職責(zé)是存儲(chǔ)政府機(jī)構(gòu)的相關(guān)文獻(xiàn)資料,并且上述文件資料大多數(shù)存在各職能部門(mén),并且由各職能部門(mén)進(jìn)行自由保管,這樣就導(dǎo)致人民群眾在檔案建設(shè)過(guò)程當(dāng)中很難查閱到目標(biāo)檔案。同時(shí)由于一部分檔案存在著歷史、民生問(wèn)題,導(dǎo)致檔案不夠全面、較為分散,這樣也對(duì)人民群眾檔案的查找、合法權(quán)益的維護(hù)產(chǎn)生一定不便。對(duì)于此種情況,筆者認(rèn)為在現(xiàn)有條件下應(yīng)當(dāng)將基層事業(yè)單位檔案種類(lèi)進(jìn)行不斷的擴(kuò)充,對(duì)各部門(mén)采取檔案收集、整合等工作手段,并逐步的將檔案資料形成數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。如此可以增加民生檔案比例,實(shí)現(xiàn)檔案資源的進(jìn)一步整合,這樣充分滿足了人民群眾檢索檔案的現(xiàn)實(shí)所需。

2.3 結(jié)合具體文件載體改善檢索方式

伴隨著社會(huì)的進(jìn)步、科技的發(fā)展,現(xiàn)階段我國(guó)檔案載體表現(xiàn)形式呈現(xiàn)出多樣化發(fā)展的態(tài)勢(shì),最常見(jiàn)的檔案載體主要有照片、文檔、圖紙、膠帶、光盤(pán)、軟盤(pán)等等。而伴隨著數(shù)字化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的蓬勃發(fā)展,需要通過(guò)文字檢索檔案內(nèi)容,通過(guò)文字實(shí)現(xiàn)圖像多媒體文件的檢索和展示。所以,新時(shí)期我國(guó)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)多媒體檔案目錄的建設(shè)發(fā)展,結(jié)合具體文件載體,不斷優(yōu)化改善形式。譬如:音頻當(dāng)中的真幀檢索、幀定位、幀播放,則應(yīng)當(dāng)使用語(yǔ)音檢索、圖像檢索等技術(shù),將音頻當(dāng)中的語(yǔ)音內(nèi)容展示出來(lái)。這種檢索方式是一種現(xiàn)代化的檢索形式,能夠還能夠結(jié)合圖片,檢索音頻當(dāng)中的人物形象和物體。還應(yīng)當(dāng)積極的利用多媒體技術(shù)復(fù)制更新特殊載體,比如:將軟盤(pán)、錄像等載體轉(zhuǎn)化為多媒體的文獻(xiàn)資料,這樣也能夠避免硬件在長(zhǎng)時(shí)間保存當(dāng)中,存在著失效和檔案數(shù)據(jù)丟失等不良現(xiàn)象。

2.4 檢索技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化云服務(wù)

在新的時(shí)期里,檔案檢索需要利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)展一系列的檔案檢索工作,而且為了檔案檢索網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展必將成為檔案檢索的主旋律,其主要是利用多端口云服務(wù)網(wǎng)絡(luò)檢索手段,為人民群眾提供更加高效、便捷的網(wǎng)絡(luò)資源檢索服務(wù),以及資源共享。因此作為我國(guó)基層事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)說(shuō),還是需要將檔案檢索技術(shù)融入到網(wǎng)絡(luò)發(fā)展環(huán)境當(dāng)中,逐步的突破檔案檢索的邊界與阻隔,讓檔案檢索資料能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)被快速的查找。

現(xiàn)階段,我國(guó)許多基層事業(yè)檔案在檔案管理工作推進(jìn)過(guò)程當(dāng)中利用檔案檢索網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)了檢索效率的提升。譬如:有些基層事業(yè)單位使用網(wǎng)絡(luò)文本類(lèi)檔案進(jìn)行語(yǔ)義檢索,也有單位運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)建立起檔案網(wǎng)絡(luò)檢索云平臺(tái),這樣人民群眾能夠通過(guò)云服務(wù)檢索目標(biāo)檔案。另外也是可以利用RFID檔案檢索技術(shù),RFID技術(shù)是一項(xiàng)非接觸的自動(dòng)識(shí)別技術(shù),其可以通過(guò)無(wú)線電訊號(hào)識(shí)別具體檔案目標(biāo),并對(duì)檔案數(shù)據(jù)形成快速的讀寫(xiě),如此并不需要進(jìn)行系統(tǒng)的內(nèi)容檢索與識(shí)別,實(shí)現(xiàn)了快速的查找檔案。此項(xiàng)技術(shù)在檔案信息檢索當(dāng)中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在兩個(gè)方面,其一是能夠?yàn)槿嗣袢罕娞峁┛旖荨⒏咝У臋n案借閱服務(wù),使用此項(xiàng)技術(shù)能夠增加檔案數(shù)據(jù)定位收集功能,讓檔案收集、定位、分類(lèi)、定位查找更加的高效;其二是能夠突破傳統(tǒng)的人工管理形式,人民群眾提供更加精準(zhǔn)的檔案服務(wù)效率。因此此項(xiàng)技術(shù)所建立起的檔案管理系統(tǒng)具有出色的開(kāi)放性、安全性、可擴(kuò)充性特點(diǎn),如下圖3則是基于RFID技術(shù)建立起檔案信息管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖。

圖2 檔案信息管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

人民群眾在查找檔案過(guò)程當(dāng)中可以利用系統(tǒng)界面,輸入查找相關(guān)信息。此時(shí)系統(tǒng)通過(guò)RFID技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)和搜索,進(jìn)一步將RFID電子標(biāo)簽當(dāng)中檔案信息投入到顯示屏,而人民群眾通過(guò)顯示屏能夠獲取到的信息,這樣可以實(shí)現(xiàn)檔案自主的借閱查找,并且能夠打印相關(guān)的節(jié)約憑條,完成檔案的借閱工作。而人民群眾在歸還檔案時(shí),檔案管理人員也可以利用RFID電子標(biāo)簽將信息錄入到系統(tǒng)之中,并關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索和比對(duì),如果確實(shí)存在相關(guān)信息,則需要對(duì)這信息進(jìn)行修改。但是如果電子標(biāo)簽信息不存在,則需要將實(shí)際情況對(duì)服務(wù)器進(jìn)行反饋,請(qǐng)求相關(guān)人員實(shí)行檔案的錄入和管理。

2.5 依托科技建設(shè)兼容統(tǒng)一檢索平臺(tái)

依托科技建設(shè)兼容統(tǒng)一檢索平臺(tái)最主要的原則是保證所建立的平臺(tái)具有良好的兼容性,必做任務(wù)目前我國(guó)數(shù)據(jù)庫(kù)電子文本的格式為以下幾個(gè)方面,分別是PDF格式、word格式、TXT格式、JPG和JPEG格式。而且近些年來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展,許多文件還是以多媒體的形式存在,這樣就體現(xiàn)出眾多的文件格式內(nèi)容,而且許多文件在存儲(chǔ)和瀏覽方面存在著嚴(yán)重的沖突,對(duì)此情況需要檔案技術(shù)管理人員積極的安裝插件,以便幫助人民群眾更好的瀏覽檔案信息;其次,在檔案內(nèi)容方面要實(shí)現(xiàn)文件信息的快速查找,為了保障檔案檢索更加的高效,吸引利用兼容文件格式,實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)檢索和全文檢索,此種情況也是為了我國(guó)基層事業(yè)單位檔案檢索建設(shè)發(fā)展的重要趨勢(shì)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述,時(shí)代的進(jìn)步、技術(shù)的發(fā)展為我國(guó)檔案利用、檔案檢索提供了充足的助力,未來(lái)我國(guó)的基層事業(yè)單位在檔案利用檢索方面還應(yīng)當(dāng)著重關(guān)注可視化技術(shù)的探索,讓檔案能夠以多元化的形式展現(xiàn)在人民群眾面前。而且還應(yīng)該著重關(guān)注檔案智能檢索的深度發(fā)展,以便充分挖掘信息價(jià)值。這樣為社會(huì)發(fā)展、人民群眾切身利益的有效維護(hù),提供充足的幫助,也為我國(guó)事業(yè)單位更好的服務(wù)于社會(huì)提供有效的助力。