趙磊

對(duì)于企業(yè)而言，檔案管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要管理內(nèi)容?？梢詫?duì)企業(yè)在歷年發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)記錄數(shù)據(jù)等進(jìn)行歸檔，為后續(xù)企業(yè)決策提供相關(guān)的依據(jù)。而隨著我國(guó)社會(huì)生活的進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到企業(yè)的方方面面，為企業(yè)提供動(dòng)力以及革新的契機(jī)。企業(yè)檔案本身蘊(yùn)含著很多的企業(yè)發(fā)展資料和企業(yè)信息，因此企業(yè)就要重視檔案的收集和管理，進(jìn)而促使企業(yè)能夠有效提升管理效能。當(dāng)下很多企業(yè)在檔案管理方面，現(xiàn)狀不容樂(lè)觀(guān)，不僅沒(méi)有加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的認(rèn)知，也沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，更別提企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新手段了。因此，企業(yè)要面對(duì)檔案管理的全新格局，加速如今的數(shù)據(jù)化管理和信息化建設(shè)。因此，筆者將依據(jù)新時(shí)期的檔案管理特點(diǎn)和需求，提出企業(yè)檔案管理的全新策略，提升企業(yè)檔案管理的實(shí)際效果。

一、企業(yè)檔案管理工作的時(shí)間價(jià)值

企業(yè)檔案管理具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義，在這項(xiàng)工作中包含著企業(yè)信息檔案的歸檔與管理活動(dòng)。檔案管理在我國(guó)有直接的檔案館和檔案室，對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行歸檔管理，并提供服務(wù)。這也是國(guó)家檔案事業(yè)的一部分。檔案管理工作對(duì)于企業(yè)而言尤為重要，它主要是對(duì)企業(yè)機(jī)密性政策性以及相關(guān)內(nèi)容的記錄。檔案管理工作具備嚴(yán)格的技術(shù)體系和專(zhuān)業(yè)性。企業(yè)可以在嚴(yán)謹(jǐn)操作的基礎(chǔ)上制定崗位技術(shù)流程，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作人員，開(kāi)展系統(tǒng)的企業(yè)檔案工作。同時(shí)還要注重管理技術(shù)的提升，進(jìn)行檔案工作的信息化建設(shè)，有效面對(duì)這一進(jìn)程中企業(yè)檔案管理工作的全新挑戰(zhàn)。

檔案工作有一定的特殊性和重要性，為企業(yè)管理者實(shí)施管理制定戰(zhàn)略決策，具有重要作用，提供相關(guān)的決策依據(jù)，雖然檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，但也是企業(yè)管理過(guò)程中的一部分。從另一種角度上說(shuō)，企業(yè)的檔案管理不僅是一項(xiàng)事務(wù)性工作，同時(shí)也是企業(yè)內(nèi)部管理水平的體現(xiàn)，決定了企業(yè)的管理技術(shù)革新能力。另外，企業(yè)檔案管理工作也能發(fā)揮有效地保障作用，主要包括機(jī)關(guān)工作的考察憑據(jù)，利于企業(yè)內(nèi)部管理績(jī)效考核，另外就是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)建設(shè)的重要指標(biāo)，歷年的生產(chǎn)數(shù)據(jù)，為接下來(lái)的生產(chǎn)活動(dòng)作出指導(dǎo)，也能夠提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。還有就是對(duì)企業(yè)管理工作的支持度。

總之，在企業(yè)的檔案管理過(guò)程中，具有非常重要的意義所在，做好企業(yè)檔案管理工作，能夠?yàn)槠髽I(yè)挖掘豐富的信息資料，為企業(yè)在生產(chǎn)活動(dòng)以及各項(xiàng)管理過(guò)程中提供有效的依據(jù)；企業(yè)的檔案資料也是企業(yè)發(fā)展中的重要信息留存方式，進(jìn)而針對(duì)整體的文書(shū)檔案，人事檔案進(jìn)行有效地統(tǒng)籌和管理。在檔案所記錄的內(nèi)容當(dāng)中，包含各項(xiàng)大量的對(duì)企業(yè)發(fā)展有用的信息，能夠?yàn)槠髽I(yè)長(zhǎng)久發(fā)展提供數(shù)據(jù)保障，企業(yè)必須有效留存重要這些信息資料，活化為后續(xù)發(fā)展提供建設(shè)性指導(dǎo)意見(jiàn)。

二、企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.企業(yè)人員檔案管理意識(shí)不足。首先在企業(yè)檔案管理工作中，最大的問(wèn)題就是企業(yè)內(nèi)部缺乏科學(xué)的管理體系，以及整體的科學(xué)認(rèn)知能力。企業(yè)必須結(jié)合有效的管理流程，提升檔案管理人員的科學(xué)操作和管理意識(shí)，進(jìn)而充分了解企業(yè)檔案管理工作的重要性，提升整體的管理責(zé)任態(tài)度，進(jìn)而改善企業(yè)檔案管理工作的水平和現(xiàn)狀。因此，企業(yè)檔案管理過(guò)程中要建立有效的統(tǒng)籌和規(guī)劃，企業(yè)各項(xiàng)管理人員、基層員工都要對(duì)企業(yè)檔案管理工作有所認(rèn)識(shí)，但傳統(tǒng)企業(yè)中很少有企業(yè)能夠真正將檔案管理工作普及到各個(gè)基層各個(gè)員工。這也就導(dǎo)致了企業(yè)各項(xiàng)管理人員及員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和理解存在很多誤區(qū)，知之甚少。還有部分企業(yè)雖然具備基本的探究和實(shí)踐過(guò)程，但是整體還缺少檔案管理工作的操作能力和有效技能，認(rèn)為就是簡(jiǎn)單的將文本檔案進(jìn)行歸檔處理即可。對(duì)于檔案管理工作的建設(shè)，也沒(méi)有有效把握更不會(huì)去重點(diǎn)管理企業(yè)檔案管理人員，對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，他們的意識(shí)較貧乏。對(duì)企業(yè)管理檔案的要求，僅限于最基本的檔案歸檔工作，對(duì)后續(xù)檔案的相關(guān)處理工作基本毫無(wú)頭緒，甚至并沒(méi)有將檔案利用起來(lái)，為后續(xù)的企業(yè)發(fā)展活動(dòng)提供決策依據(jù)。

2.企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。企業(yè)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題就是檔案管理人員的素質(zhì)問(wèn)題，一般企業(yè)檔案管理人員在檔案管理的過(guò)程中要有一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和理論作為基礎(chǔ)，才能夠提升整體檔案管理工作的效果，實(shí)現(xiàn)全新的規(guī)范化科學(xué)化管理局面。當(dāng)下很多企業(yè)檔案管理工作的操作進(jìn)程中，都是由普通的員工進(jìn)行操作，并沒(méi)有招錄專(zhuān)門(mén)的工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)檔案管理，他們不具備檔案管理的常識(shí)以及專(zhuān)業(yè)能力，整體綜合素質(zhì)有待提高。因此，在企業(yè)檔案管理工作中就出現(xiàn)了檔案管理工作不到位，檔案管理缺乏實(shí)效規(guī)范性，對(duì)企業(yè)工作沒(méi)有產(chǎn)生實(shí)際的幫助等現(xiàn)象。有些管理者在企業(yè)的管理過(guò)程中，甚至隨便挑選一名員工對(duì)企業(yè)的各類(lèi)信息檔案進(jìn)行歸類(lèi)，存儲(chǔ)由于員工對(duì)于檔案信息管理的技能不足，往往會(huì)導(dǎo)致企業(yè)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)各種紕漏，甚至損害企業(yè)的檔案內(nèi)容，或者將檔案內(nèi)容泄露給同行競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等，這種現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，如果還沒(méi)有將企業(yè)檔案管理重視起來(lái)，沒(méi)有將管理人員的專(zhuān)業(yè)技能作為管理工作的重要一環(huán)，那么將為企業(yè)埋下很多隱患。這些隱患都將影響企業(yè)后續(xù)的管理工作，且局限企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展，甚至有害企業(yè)的利益。

3.企業(yè)檔案管理缺少有效的分類(lèi)。企業(yè)檔案管理工作過(guò)程中，還要具備有效的分類(lèi)和統(tǒng)籌規(guī)劃能力。但是如今很多企業(yè)檔案管理的分類(lèi)結(jié)構(gòu)還存在著一些實(shí)際問(wèn)題，缺乏專(zhuān)業(yè)的分類(lèi)統(tǒng)籌能力。同時(shí)，檔案管理人員對(duì)技術(shù)內(nèi)容并不了解，因此在檔案分類(lèi)編研工作上仍然存在很多問(wèn)題。在企業(yè)檔案門(mén)類(lèi)方面可能不夠完善，無(wú)法涵蓋企業(yè)所有信息內(nèi)容，檔案結(jié)構(gòu)不夠合理，檔案的信息質(zhì)量也不夠過(guò)關(guān)，這些現(xiàn)象都嚴(yán)重影響了企業(yè)在檔案管理過(guò)程中的編研和整理工作。而且也對(duì)企業(yè)信息管理工作提出更大的難點(diǎn)，相當(dāng)于企業(yè)的檔案管理工作根本沒(méi)有發(fā)揮出實(shí)效，也無(wú)法為企業(yè)的管理工作提供決策支持，甚至可能會(huì)由于企業(yè)檔案分類(lèi)結(jié)構(gòu)缺乏科學(xué)的判斷依據(jù)，出現(xiàn)檔案管理中的混亂局面。而且如果企業(yè)沒(méi)辦法對(duì)檔案管理分類(lèi)作出合理的規(guī)劃，可能還會(huì)影響企業(yè)信息研究的時(shí)效性及推廣性，讓企業(yè)在檔案管理過(guò)程中無(wú)法發(fā)揮出實(shí)效，也無(wú)法利用檔案管理的內(nèi)容為企業(yè)決策作出依據(jù)，從而有效地開(kāi)展企業(yè)常規(guī)發(fā)展活動(dòng)。

4.企業(yè)檔案管理整體效率不高。企業(yè)檔案管理利用率低下，也是一個(gè)重要的問(wèn)題，企業(yè)要結(jié)合檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)的提取，是企業(yè)檔案管理的目的之一。而當(dāng)下很多企業(yè)將檔案管理視為流程化，工作甚至并沒(méi)有設(shè)檔案管理部門(mén)，這就使得企業(yè)很多歷史發(fā)展資料以及保密性數(shù)據(jù)難以進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，為企業(yè)后續(xù)戰(zhàn)略服務(wù)計(jì)劃的制定作出相關(guān)依據(jù)。而且這種情況也使得企業(yè)檔案信息的編研成果有效性降低，被利用的可能性也減弱，對(duì)企業(yè)各種信息和載體的文件歸檔都難以實(shí)現(xiàn)，高效性檔案管理措施難以發(fā)揮實(shí)效。使得企業(yè)很多檔案最終出現(xiàn)丟檔、錯(cuò)檔、亂檔等各種問(wèn)題。也會(huì)縮短企業(yè)檔案壽命，難以發(fā)揮企業(yè)自身的檔案管理價(jià)值。

三、提升企業(yè)檔案管理工作的手段和策略

1.加大企業(yè)檔案管理的整體統(tǒng)籌效果。在企業(yè)管理過(guò)程中必須具備較好的系統(tǒng)調(diào)和統(tǒng)籌能力，才能提高企業(yè)檔案管理工作的整體效果，實(shí)現(xiàn)較為科學(xué)的檔案管理局面，將檔案收集工作作為檔案管理的第一環(huán)，努力做好檔案的接收工作，以及對(duì)檔案完整度的查驗(yàn)工作，還有檔案的利用價(jià)值和質(zhì)量等方面的篩查工作，這一系列工作都是企業(yè)檔案管理收集工作中的重要內(nèi)容。同時(shí)，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，各種各樣的企業(yè)檔案載體都逐漸產(chǎn)生，除了文本類(lèi)檔案還會(huì)出現(xiàn)視頻類(lèi)檔案，還有電子檔案等，這些都是企業(yè)檔案管理的范圍之內(nèi)，要加強(qiáng)檔案的管理和收集工作，暢通收集渠道，并且將有價(jià)值的檔案信息全部歸檔。同時(shí)在企業(yè)檔案管理收集的過(guò)程中，還要注意將檔案分類(lèi)進(jìn)行合理化，盡量對(duì)企業(yè)的各式各樣檔案分門(mén)別類(lèi)便于后續(xù)查看，也便于所有信息歸檔，避免信息泄露，避免信息丟失等。企業(yè)信息檔案分類(lèi)結(jié)構(gòu)合理，才能夠讓企業(yè)檔案編研顯出成果，從而對(duì)企業(yè)后續(xù)的發(fā)展建設(shè)工作做出可行的建議和數(shù)據(jù)指導(dǎo)。另外還要提升企業(yè)管理人員在管理工作中的重要性，讓企業(yè)管理工作人員在檔案收集的過(guò)程中高度重視檔案收集工作，完善檔案管理和整合的實(shí)施策略，創(chuàng)新檔案邊緣理念為檔案收集工作做好各項(xiàng)準(zhǔn)備，提高檔案收集時(shí)效。

2.建立企業(yè)檔案管理工作的實(shí)施細(xì)則和制度。企業(yè)檔案管理工作中，還需要結(jié)合實(shí)際需求建立完善的檔案管理制度，在檔案制度建設(shè)的過(guò)程中實(shí)施有序管理，并且能夠?yàn)槠髽I(yè)的項(xiàng)目實(shí)施作出依據(jù)，確保檔案資料完整準(zhǔn)確。眾所周知，有章可循才是企業(yè)管理工作的重點(diǎn)，關(guān)鍵企業(yè)檔案管理也是管理工作中的一環(huán)，一樣需要完善的管理制度，成文的管理要求才能讓管理工作人員有章可循。另外再對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行收集之后，還要將檔案的歸檔和移交工作做好。一般來(lái)講企業(yè)的檔案將會(huì)移交給企業(yè)的檔案室統(tǒng)一管理，對(duì)于日常的檔案借閱利用，以及存檔都要有嚴(yán)格的規(guī)章制度，并不是每一個(gè)人都可以直接借閱，即使借閱之后也要定期歸還，企業(yè)還要定期對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，對(duì)于丟檔的內(nèi)容及時(shí)巡回，形成完善的檔案管理機(jī)制。而且企業(yè)在制定檔案管理規(guī)章制度的時(shí)候，也要充分結(jié)合企業(yè)自身的管理現(xiàn)狀以及管理章程，避免在企業(yè)檔案管理過(guò)程中與其他管理制度相沖突，建立出縱橫交織的檔案管理體系，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)管理活動(dòng)。另外企業(yè)檔案管理還要做到腦勤手勤和腿勤。不僅要對(duì)檔案資料做好收集，還要將音像資料，實(shí)物資料以及電子文件等珍貴的企業(yè)活動(dòng)素材進(jìn)行歸檔，收整完齊，從而為后續(xù)的工作做好準(zhǔn)備。這種資料的收集可以為企業(yè)提供可靠的檔案信息資源，不僅對(duì)于企業(yè)后續(xù)的宣傳和生產(chǎn)活動(dòng)有所幫助，還能夠充分保證企業(yè)檔案的完整性。

3.營(yíng)造企業(yè)檔案管理文化氛圍加強(qiáng)意識(shí)。在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，還要充分注重對(duì)企業(yè)檔案管理工作人員管理意識(shí)的加強(qiáng)，而且也要在企業(yè)過(guò)程中實(shí)行全員檔案管理，做好檔案管理宣傳工作，并且在企業(yè)中營(yíng)造一種檔案管理的文化氛圍，讓文化深入到企業(yè)的管理中，從而讓企業(yè)各層員工及管理人員從內(nèi)心深處認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理的重要性。眾所周知，文化對(duì)于一個(gè)企業(yè)發(fā)展而言具有重要的影響作用，企業(yè)可以通過(guò)對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理文化氛圍的營(yíng)造，使得企業(yè)內(nèi)部每一個(gè)員工深刻認(rèn)知到檔案工作的必要性，對(duì)公司檔案管理工作作出配合，并且將可靠的資料交于公司檔案管理部門(mén)存檔，讓檔案管理工作能夠在全公司有效開(kāi)展起來(lái)，同時(shí)公司各層管理人員也要對(duì)檔案管理工作作出指導(dǎo)，檔案管理專(zhuān)業(yè)人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)確保檔案的完整性，并且讓檔案管理工作能夠不斷創(chuàng)新，提高工作效率。最重要的就是企業(yè)檔案管理工作人員在收集檔案信息的過(guò)程中也要注重對(duì)企業(yè)檔案的信息真實(shí)性作出篩選辨別，堅(jiān)決將虛假的業(yè)務(wù)信息資源收入到企業(yè)的檔案庫(kù)中。求真務(wù)實(shí)，明辨是非，才能真正將企業(yè)的檔案管理工作做到實(shí)處。

4.做好企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作。隨著信息化的不斷進(jìn)步，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，也要逐漸完善信息化建設(shè)工作，將檔案管理與企業(yè)的信息化同步，讓企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)能夠在各個(gè)檔案管理子系統(tǒng)中發(fā)揮功效。從檔案的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范上面進(jìn)行統(tǒng)一。從信息獲取加工處理以及各項(xiàng)保密工作方面統(tǒng)一到子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行操作，而各種信息的格式也要有所規(guī)定，規(guī)范納入企業(yè)統(tǒng)一的信息管理要求中去，切實(shí)保證企業(yè)各項(xiàng)檔案內(nèi)容能夠有效的歸結(jié)到企業(yè)的電子信息系統(tǒng)中。同時(shí)還要建立以檔案管理部門(mén)為主的核心管理信息系統(tǒng)。由檔案管理部門(mén)進(jìn)行監(jiān)督，各個(gè)企業(yè)部門(mén)可以上傳各項(xiàng)檔案資料，當(dāng)然檔案資料的上傳標(biāo)準(zhǔn)也要進(jìn)行規(guī)范上傳，內(nèi)容也要有所限制，并不是所有的信息資源都能列入公司的檔案管理中無(wú)效的信息可以直接剔除。最后還要建立以信息開(kāi)發(fā)利用為重點(diǎn)的檔案管理監(jiān)督機(jī)制，在企業(yè)信息系統(tǒng)檔案管理運(yùn)行過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)該對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)信息做好監(jiān)督管理工作，對(duì)適宜公開(kāi)的企業(yè)檔案資料可以共享，而保密性質(zhì)的企業(yè)檔案資料則要限制使用，所有需要調(diào)用企業(yè)保密性資料的部門(mén)，都要提前作出申請(qǐng)并且給出合理的使用原因，不斷深化企業(yè)檔案信息化管理的步伐。而且，企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中也必須不斷更新理念，持續(xù)創(chuàng)新檔案信息化管理方式方法，并且對(duì)企業(yè)檔案信息化的有效性加以提升，讓企業(yè)檔案管理工作真正落到實(shí)效。

5.創(chuàng)新工作思路理念，提高利用頻次。在企業(yè)檔案管理過(guò)程中要不斷創(chuàng)新工作理念，并且提高檔案的使用率，這樣才能讓企業(yè)的檔案管理工作真正發(fā)揮其應(yīng)有的效果。企業(yè)的拓展服務(wù)功能是企業(yè)檔案工作發(fā)展的重要因素，因此企業(yè)管理工作人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。企業(yè)檔案管理人員也要不斷創(chuàng)新理念、解放思想、突破局限，檔案管理工作并不是僅收資料、存資料這種簡(jiǎn)單的工作，而應(yīng)該突破自我封閉，更換思想。堅(jiān)持將企業(yè)的檔案管理工作創(chuàng)新并加以有效改進(jìn)，逐漸優(yōu)化檔案管理實(shí)效。企業(yè)檔案管理工作需要以公司的核心業(yè)務(wù)、營(yíng)收為最基本目標(biāo)，做好各項(xiàng)檔案信息歸檔工作，并且跟隨時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，將當(dāng)下各項(xiàng)企業(yè)檔案管理技能和科學(xué)的方法吸收并加以利用，拓展到企業(yè)自身的檔案管理工作中來(lái)。同時(shí)企業(yè)檔案管理工作人員也要處理好企業(yè)檔案保密性的工作，對(duì)于保密性較強(qiáng)的文件一定要嚴(yán)格存檔并且調(diào)取規(guī)范。在企業(yè)管理過(guò)程中，一定不能僅僅死守傳統(tǒng)的檔案管理理念，要逐漸走上信息化的道路，不斷創(chuàng)新、不斷進(jìn)步，利用當(dāng)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理加以研究，逐漸優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部檔案管理的方法，制定出適合本公司的檔案管理規(guī)范。檔案管理工作人員也不能僅僅將檔案收回來(lái)存檔就完成了任務(wù)，而是應(yīng)該對(duì)其加以利用，在各項(xiàng)工作中能夠有效服務(wù)。將檔案編研工作做到極致，從而提高整個(gè)公司檔案管理的效率以及利用率。

四、結(jié)語(yǔ)

在企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)中，檔案管理就是企業(yè)各項(xiàng)信息資源的重要管理工作。企業(yè)工作人員必須將檔案管理工作落到實(shí)處，對(duì)企業(yè)檔案管理過(guò)程中的各種問(wèn)題加以改進(jìn)，提升企業(yè)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，對(duì)檔案管理的分類(lèi)結(jié)構(gòu)科學(xué)規(guī)劃，提高檔案管理利用效率，制定企業(yè)檔案管理工作制度，讓檔案管理工作人員有章可循，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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