摘 要：信息化時代，我國人社檔案管理正在發(fā)生巨大變革，應(yīng)用新技術(shù)創(chuàng)新檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與模式，構(gòu)建統(tǒng)一化、精簡化檔案管理已成為提升人社檔案管理質(zhì)量和水平的必然之舉。本文以信息化為背景，以人社檔案管理為探究對象，探究其相關(guān)理論并提出有效優(yōu)化對策，希望能強(qiáng)化大數(shù)據(jù)、云計算等新技術(shù)在人社檔案管理中的應(yīng)用，提高人社檔案管理信息化水平，促進(jìn)其穩(wěn)健發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化；人社檔案；檔案管理

人社檔案管理質(zhì)量和水平對社會保險體系建設(shè)有重要影響，檔案管理部門積極探究信息化檔案管理，既利于民生民利，也對維護(hù)社會穩(wěn)定、促進(jìn)社會和諧有積極作用。對此，人社檔案管理人員要深刻意識到發(fā)展人社檔案管理信息化的重要性，以標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化、信息化來構(gòu)建全新的檔案管理體系，確保檔案管理的實效性，發(fā)揮其社會物質(zhì)資源最大效能，為人社部門其他工作的高效率、高質(zhì)量開展打下良好基礎(chǔ)。

一、信息化環(huán)境下人社檔案管理的特點

1.標(biāo)準(zhǔn)性及規(guī)范性特點

信息化背景下，人社檔案管理工作的開展更追求規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，特別是智能技術(shù)的應(yīng)用，讓檔案管理系統(tǒng)更加整齊、簡潔，能更好地服務(wù)于檔案管理系統(tǒng)，為人社局各部門工作提供便利。同時，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)還在無形中對人社檔案管理業(yè)務(wù)流程形成一種約束，使員工的每一步操作都在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化范圍之內(nèi)，形成新的數(shù)據(jù)指標(biāo)，為我國人力資源管理、社會保障事業(yè)以及檔案管理等工作提供全新的技術(shù)支持和保障，推動我國檔案管理事業(yè)高質(zhì)量、高效率發(fā)展。例如，在人社檔案信息錄入過程中，檔案管理人員會根據(jù)信息化檔案管理模式來進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入，在無形中就會形成一種規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化工作流程和形式，既方便了檔案管理人員操作，也讓檔案管理更加簡潔、明了，方便檔案管理人員調(diào)用、查詢信息，提高其工作質(zhì)量和服務(wù)效率。

2.先進(jìn)性及成熟性特點

在標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性特點的基礎(chǔ)上，人社檔案信息化管理還會進(jìn)一步趨向于成熟性、先進(jìn)性，為檔案管理部門其他工作順利開展打下良好基礎(chǔ)。同時，在信息化推動下，人社檔案管理在業(yè)務(wù)流程、實際操作以及便捷度等方面都具有一定的先進(jìn)性、可延伸性，且更加成熟穩(wěn)定，能夠真正發(fā)揮人社檔案管理的價值，滿足當(dāng)下人社部門業(yè)務(wù)發(fā)展需求。例如，青海人社檔案管理在已建立信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，完成對檔案收集、整理、歸納等八個環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理，并以此為基礎(chǔ)，自定義配置了各業(yè)務(wù)事項檔案元數(shù)據(jù)，提高了檔案數(shù)據(jù)查詢的精準(zhǔn)化。同時，青海人社還通過檔案權(quán)限控制形成一套安全防擴(kuò)散機(jī)制，提高檔案管理的安全性。在業(yè)務(wù)管理實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化之后，青海人社檔案管理還進(jìn)行了延伸拓展，完成了電子檔案系統(tǒng)與各類應(yīng)用系統(tǒng)間的有效對接，將人社業(yè)務(wù)和檔案管理有機(jī)融合為一體，完善業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)業(yè)務(wù)、檔案協(xié)同發(fā)展，體現(xiàn)出檔案管理的成熟性和先進(jìn)性優(yōu)勢。

3.全面性及專業(yè)化特點

信息化時代，人社檔案管理在信息化技術(shù)的推動下逐漸呈現(xiàn)出全面性、專業(yè)化特點。特別是在人社檔案涉及多個領(lǐng)域方面，信息化技術(shù)的應(yīng)用不僅能夠幫助人社檔案管理實現(xiàn)有效的分類管理，還能覆蓋人社檔案管理的各個業(yè)務(wù)層面，確保其能更好地服務(wù)于人社工作，提高人社服務(wù)質(zhì)量和工作效率，滿足人社局業(yè)務(wù)發(fā)展需求。例如，在戶籍調(diào)動方面，受我國經(jīng)濟(jì)體制改革持續(xù)深化的影響，各地人員流動頻繁，人事檔案流轉(zhuǎn)速度加快，這也增加了人社檔案的使用頻率。因此，集中化檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前檔案管理需求，無法徹底解決人社檔案管理中的實際問題。

對此，檔案管理部門利用信息化技術(shù)全面實施規(guī)范化管理，提高對各個業(yè)務(wù)的覆蓋面，解決不同地區(qū)間人員檔案調(diào)用頻繁問題，為人員流動提供便利，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供后盾支持?？梢哉f，在信息技術(shù)的推動下，人社檔案管理實現(xiàn)了真正的資源共享，能最大限度地發(fā)揮檔案資源的價值，促進(jìn)人社檔案管理部門緊跟時代步伐，提高其專業(yè)性和全面性，以便更好地服務(wù)于新時代人社檔案管理工作。

4.安全性及保密性特點

信息化技術(shù)的應(yīng)用讓人社檔案管理徹底擺脫了紙質(zhì)化工作，也解決了紙質(zhì)化檔案管理過程中不穩(wěn)定易丟失、漏寫、錯寫等問題，為保證人社檔案管理的安全性提供保障。同時，人社檔案管理部門積極利用信息技術(shù)的加密手段來防止檔案信息的泄露和丟失，避免黑客攻擊，保證數(shù)字信息的安全與穩(wěn)定，確保人社檔案管理信息化工作的穩(wěn)定開展。例如，鄞州人社局檔案中心高度重視檔案信息化管理的安全性和保密性，不僅將檔案安全工作作為一項重要任務(wù)來抓，還利用信息技術(shù)優(yōu)化信息系統(tǒng)動態(tài)跟蹤問效，配置視頻監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度儀器等，對檔案實施全程監(jiān)控管理，全面升級其安全防護(hù)體系，切實做好防盜、防火、防泄漏等安全預(yù)防工作，充分發(fā)揮信息化在檔案管理中的優(yōu)勢，提高檔案管理安全性。同時，為維護(hù)檔案信息化管理的安全性，鄞州人社局還嚴(yán)格規(guī)范了檔案管理人員的身份驗證和操作權(quán)限，通過備份、日志、可恢復(fù)文件等舉措來保證人社檔案管理的安全性和穩(wěn)定性，為確保鄞州人社局工作順利進(jìn)行奠定良好基礎(chǔ)。

二、信息化環(huán)境下人社檔案管理的價值

1.有利于提升對信息化管理的認(rèn)知，拓展信息技術(shù)的應(yīng)用

對人社檔案管理信息化的正確認(rèn)知是提升其管理效能，提高其服務(wù)質(zhì)量的重要前提。檔案管理部門在應(yīng)用信息技術(shù)之后，為了更好地確保檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展高效性、高質(zhì)性，會在部門上下發(fā)起學(xué)習(xí)號召，引領(lǐng)部門員工積極學(xué)習(xí)并了解信息化檔案管理相關(guān)事項，提高其對信息化檔案管理的正確認(rèn)知，繼而樹立其更好的服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，為推進(jìn)人社檔案管理信息化發(fā)展提供支持。同時，人社檔案管理部門以信息化為背景展開創(chuàng)新發(fā)展，還能提升檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對信息化檔案管理重要性的重視，從而投入完善工作當(dāng)中，確保檔案信息化管理有規(guī)可循、有法可依，確保人社檔案管理信息化發(fā)展擁有充足動力和助力。此外，在信息化影響下，檔案管理部門還會積極構(gòu)建屬于自己的門戶網(wǎng)站、微信公眾號和App，并利用抖音、快手等短視頻平臺來更好地宣傳人社檔案信息化管理，以此來拓展人社檔案管理的知名度，提高群眾對人社局的支持和認(rèn)可。此外，通過大數(shù)據(jù)、云平臺等信息技術(shù)的應(yīng)用，人社檔案管理部門還能更好地了解群眾需求，并以此為基礎(chǔ)開發(fā)出針對性應(yīng)用系統(tǒng)，完善檔案信息化管理，整合檔案資源，推進(jìn)人社檔案管理進(jìn)一步完善和發(fā)展。

2.有利于強(qiáng)化人社檔案管理效率，提升其管理服務(wù)效能

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理部門積極應(yīng)用信息技術(shù)，構(gòu)建信息化檔案管理，既能提升人社檔案管理的信息化水平，實現(xiàn)其自動化歸檔、檢索和利用，還能確保人社檔案系統(tǒng)統(tǒng)計的精準(zhǔn)化，解決以往檔案管理中的問題，有效提升人社檔案管理效率，發(fā)揮其應(yīng)用價值。同時，數(shù)據(jù)共享、大數(shù)據(jù)、云計算平臺等先進(jìn)技術(shù)的進(jìn)一步利用，還能切實提升員工的工作效能，特別是“掌上辦”“自助辦”“網(wǎng)上辦”等技術(shù)成果的出現(xiàn)，更是讓人社檔案管理部門能夠為企業(yè)、個人提供精準(zhǔn)化、跟蹤式服務(wù)，確保服務(wù)全方位、智能化，增強(qiáng)服務(wù)效能。例如，某參保人員在原單位離職后，本人將社保轉(zhuǎn)移到戶籍所在地人才服務(wù)中心參加靈活就業(yè)人員社會養(yǎng)老保險之后，人社檔案管理系統(tǒng)經(jīng)過大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)篩選、分析，自動為該離職人員推送相關(guān)信息，采集其是否有再就業(yè)意愿，并根據(jù)其意愿適時推送合適的就業(yè)崗位，解決其就業(yè)問題和企業(yè)人才需求問題。再如，在職工退休審批過程中，部分職工因參加工作時間較早，部分個人檔案因時間久遠(yuǎn)、管理不當(dāng)?shù)染壒食霈F(xiàn)不連續(xù)、不完整，甚至是遺失等情況，影響其退休審批。對此，人社檔案管理部門通過大數(shù)據(jù)整合所有即將退休人員名單，并提前一年預(yù)通知，提醒其核查檔案資料，避免出現(xiàn)因檔案不全延誤退休時間或少拿退休金等情況出現(xiàn)。

3.有利于優(yōu)化人社檔案管理流程，促進(jìn)各部門互聯(lián)互通

隨著人社檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用的加深，檔案收集、管理形式也在不斷更新發(fā)展。信息化技術(shù)能為人社檔案管理人員快速檢索相關(guān)信息提供便利，并對檔案信息進(jìn)行細(xì)致分類，確保其可以快速獲得信息反饋，了解信息效能。在利用信息檢索功能過程中，人社檔案管理人員能夠快速、隨時了解并掌握檔案管理情況，為接下來的工作規(guī)劃提供有效參考，避免出現(xiàn)因信息不準(zhǔn)確導(dǎo)致工作不到位的情況。

例如，人社檔案管理人員在檔案管理過程中，應(yīng)定期到各部門去收集不同的資料，并根據(jù)資料的不同類型進(jìn)行整理匯編，構(gòu)建協(xié)調(diào)系統(tǒng)，確保各部門間互聯(lián)互通，信息流動暢通，提高其他部門員工工作效率，提升群眾對人社局的滿意度。在檔案信息收集過程中，人社檔案管理人員會對不同數(shù)據(jù)采取不同采集方式，如業(yè)務(wù)類檔案數(shù)據(jù)收集，需要通過標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口自動進(jìn)入檔案管理平臺，對文書類、財務(wù)類檔案，則通過各部門數(shù)據(jù)庫間的數(shù)據(jù)管道進(jìn)行導(dǎo)入，確保數(shù)據(jù)管理的安全性和即時性。在檔案管理過程中，從檔案接收、掃描、管理到系統(tǒng)管理、信息訂閱等流程都有非常嚴(yán)格的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員在實際操作過程中必須按照規(guī)范化形式來操作。這些舉措都會確保檔案管理的安全性，能提升人社檔案管理質(zhì)效，推進(jìn)人社事業(yè)持續(xù)、穩(wěn)健、高質(zhì)量發(fā)展。

三、信息化環(huán)境下人社檔案管理的策略

1.更新理念，增強(qiáng)員工對檔案信息化管理重要性認(rèn)知

信息化時代，人社檔案信息化管理是重中之重，對人社檔案管理甚至是人社局整體工作發(fā)展都會產(chǎn)生重要影響。人社檔案管理部門員工要積極轉(zhuǎn)變對檔案信息化管理的思想態(tài)度，以全新理念來增強(qiáng)對信息化人社檔案管理重要性認(rèn)知，繼而改變自身思想和行為，使其積極參與到人社檔案信息化管理當(dāng)中。首先，人社檔案管理部門要做好資源調(diào)研，從整體上綜合考慮本部門的發(fā)展趨勢，并以此為參考，制定科學(xué)的信息化發(fā)展規(guī)劃。人社檔案管理部門可以先確定一個科學(xué)可行的發(fā)展總目標(biāo)，然后根據(jù)不同階段的不同發(fā)展情況來細(xì)化總目標(biāo)，使其形成一個個小目標(biāo)，并將其納入檔案管理工作中，推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展。其次，人社檔案管理領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員要切實轉(zhuǎn)變思想，以信息化檔案管理觀念來強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用的自覺性，并將其與其他部門業(yè)務(wù)相融合，全面提升人社局員工對檔案信息化管理重要性認(rèn)知。

2.升級技術(shù)，健全檔案管理制度體系打造自動化模式

信息技術(shù)的高速發(fā)展，推進(jìn)了人社檔案管理信息化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，檔案管理部門要加快信息化管理步伐，實現(xiàn)檔案信息化處理，同時，還要通過建立多部門統(tǒng)一信息化平臺來實現(xiàn)全面線上操作服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高人社檔案管理信息化水平，實現(xiàn)檔案管理效能的最大化。人社檔案管理部門要健全檔案管理資源收集歸檔制度，要讓檔案資料成為反饋群眾真實情況的有效載體，確保工作人員能從中找到有價值的信息。同時，人社檔案管理部門要嚴(yán)把審核關(guān)，要建立完善的檔案收集歸檔制度，并要求員工嚴(yán)格遵循制度規(guī)定，以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化形式來收集、查閱內(nèi)容，確保人社檔案管理工作的高效進(jìn)行。此外，人社檔案管理部門還要充分發(fā)揮計算機(jī)管理功能，借助信息化系統(tǒng)來提升檔案管理工作的自動化，提高其工作效率。例如，為確保檔案管理規(guī)范化、信息化、制度化，棗莊人社局先后制定了《即時錄入制度》《入庫管理制度》《錄入制度審查制度》等制度，進(jìn)一步明確了檔案管理工作流程、服務(wù)范疇和服務(wù)手段，為人社檔案管理的持久性提供支持。在檔案接收方面，棗莊人社局以現(xiàn)有檔案信息為基礎(chǔ)，利用信息技術(shù)深入挖掘山東省人社檔案管理服務(wù)模塊功能，并對新接收的檔案全部實施即時錄入。該局以系統(tǒng)自動生成的《交接單》為憑據(jù)，建立“不錄入、不接收”“先錄入、后接收”的檔案交接制度，確保了檔案信息的完整性和精準(zhǔn)性，提高了服務(wù)質(zhì)量，得到群眾的一致好評。

3.培養(yǎng)人才，提升員工素養(yǎng)，打造專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊

人社檔案管理部門以信息化為背景探索新型管理模式和制度，并將信息技術(shù)手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，這些都迫切需要專業(yè)人士去操作完成。因此，在人社檔案管理信息化過程中，檔案管理部門必須要強(qiáng)化對部門員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要讓員工結(jié)合崗位需求，邊實踐邊學(xué)習(xí)，在提升業(yè)務(wù)能力的同時也強(qiáng)化其對計算機(jī)知識、信息文化的學(xué)習(xí)和掌握，促使其成長為綜合型人社檔案管理人才。同時，人社檔案管理部門還要不斷加強(qiáng)員工的政治思想和職業(yè)道德教育，要讓他們擁有較高政治覺悟和思想意識，培養(yǎng)其責(zé)任感、使命感，使其能夠堅守道德底線和職業(yè)操守，嚴(yán)把入口關(guān)，當(dāng)好人社檔案管理的“守門員”。在培養(yǎng)內(nèi)部員工的同時，檔案管理部門還要積極引進(jìn)外部人才，利用外部優(yōu)秀人才的加入來激活內(nèi)部“活性”，提高內(nèi)部員工的危機(jī)意識，使其能自覺加入提升隊伍中，實現(xiàn)自我提升與發(fā)展，為人社檔案信息化管理發(fā)展提供人才支持和保障。在招聘過程中，檔案管理部門還要明確崗位職責(zé)，提高招聘門檻，以招聘一批有文化、有專業(yè)技能、有檔案管理知識和經(jīng)驗的復(fù)合型人才來充實檔案管理隊伍，彌補現(xiàn)有部門的結(jié)構(gòu)短板，推進(jìn)人社檔案管理部門整體化發(fā)展。

四、結(jié)語

新知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案管理部門要與時俱進(jìn)，充分發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的管理優(yōu)勢，積極運用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)深化檔案管理改革，以全新思想、及時變革的態(tài)度來學(xué)習(xí)新技術(shù)，創(chuàng)新管理模式，以信息化、數(shù)字化賦能檔案現(xiàn)代化，確保人社檔案管理創(chuàng)新、高效、安全、科學(xué)發(fā)展。同時，人社檔案管理部門還要積極強(qiáng)化隊伍建設(shè)，從多方面入手，有序推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展，提高其工作質(zhì)效和服務(wù)效能，為民生民利、經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供保障。

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（作者單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市紅山區(qū)人力資源和社會保障局人事人才服務(wù)中心）

基金項目：新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究，項目編號：KJCX21809。

作者簡介：孟凡強(qiáng)（1984—），男，漢族，山東日照人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。