摘 要：2021年1月1日施行的新修訂的《檔案法》中，增設(shè)信息化建設(shè)專章。說明信息化、智能化是檔案管理未來的發(fā)展方向。本文以廣東省某事業(yè)單位為例，對當(dāng)前該事業(yè)單位檔案管理信息化模式構(gòu)建現(xiàn)狀進(jìn)行說明，并分析其中存在的問題，最后，結(jié)合該研究院實(shí)際情況提出事業(yè)單位檔案管理信息化模式的構(gòu)建路徑，為相關(guān)人員提供管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化模式

隨著科技的發(fā)展，智能化、信息化是未來時(shí)代的發(fā)展方向，信息技術(shù)已經(jīng)融入人們生活的各個(gè)方面。對于事業(yè)單位檔案管理而言，也要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，朝著信息化、智能化發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)檔案存貯為主，當(dāng)查詢檔案時(shí)，需要對實(shí)體檔案進(jìn)行翻閱，會(huì)對檔案實(shí)體造成一定損害，進(jìn)而影響到檔案的保存。如今的檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化，極大程度上提高了檔案的利用率，但部分事業(yè)單位在構(gòu)建檔案信息化管理中存在有待完善之處，本文對廣東省某事業(yè)單位的檔案管理信息化構(gòu)建現(xiàn)狀進(jìn)行說明。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化模式構(gòu)建現(xiàn)狀

某事業(yè)單位某市教學(xué)研究院，主要負(fù)責(zé)為教育改革與教育決策提供相關(guān)服務(wù)。由于該教學(xué)研究院成立時(shí)間較晚，因此在成立之初，便開始了檔案信息化建設(shè)。截至2020年，該教學(xué)研究院已經(jīng)成為國家級(jí)數(shù)字檔案館。下文便從人員、基礎(chǔ)設(shè)施、檔案資源、服務(wù)利用四個(gè)角度對該單位的檔案管理信息化模式構(gòu)建現(xiàn)狀進(jìn)行分析。

1.人員方面

該教學(xué)研究院檔案管理人員配備方面較為薄弱，不存在專職檔案管理人員，具體檔案管理工作由其他崗位工作人員兼職。兼職人員也不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，將檔案管理工作當(dāng)作臨時(shí)工作，有相關(guān)需求時(shí)便應(yīng)付完成，沒有工作、任務(wù)時(shí)，便從事自己的本職工作。同時(shí)，單位內(nèi)部管理人員并沒有對其開展針對性的培訓(xùn)，導(dǎo)致兼職人員的檔案管理觀念較為落后，業(yè)務(wù)不精通，操作規(guī)范程度較差。而且，內(nèi)部人員配備方面存在著變動(dòng)頻繁的現(xiàn)象，兼職人員往往剛開始熟悉業(yè)務(wù)，便被調(diào)離工作崗位，新接手又需要重新學(xué)習(xí)和熟悉，這便使得該研究院檔案管理人員穩(wěn)定性不高，制約了該研究院檔案管理的發(fā)展。

2.基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

（1）硬件設(shè)備設(shè)施方面。該教學(xué)研究院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施可分兩方面進(jìn)行說明，分別是硬件設(shè)施、軟件設(shè)施，具體如下。

一是硬件設(shè)施方面。該教學(xué)研究院檔案管理機(jī)房采用封閉式管理，配備了交流電源。內(nèi)部存在若干服務(wù)器，分別在核心數(shù)據(jù)庫以及各類內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行分別部署。存儲(chǔ)方面配備了若干套磁盤陣列，總?cè)萘拷咏?0TB。隨著信息系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)間的推移，檔案管理數(shù)據(jù)量也在迅速增加。硬件方面的問題也隨之凸顯。該教學(xué)研究院檔案管理部門的服務(wù)器并沒有配備冗余設(shè)備，若出現(xiàn)故障，信息管理系統(tǒng)便會(huì)硬質(zhì)運(yùn)行。而且入侵防御相關(guān)設(shè)備并不齊全，僅在局域網(wǎng)中安裝了入侵檢測設(shè)備以及相關(guān)防火墻，政務(wù)內(nèi)網(wǎng)并未安裝。此外，部分硬件設(shè)備由于年限久遠(yuǎn)，已經(jīng)出現(xiàn)老化現(xiàn)象，難以滿足新時(shí)代檔案管理信息化的需求。

二是軟件方面。該教學(xué)研究院檔案管理并未建立統(tǒng)一的辦公系統(tǒng)，相關(guān)檔案文件的傳輸方式為互聯(lián)網(wǎng)傳輸。歸檔方面則采取線下歸檔方式，并未實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)進(jìn)館。隨著運(yùn)行時(shí)間的推移，整個(gè)軟件系統(tǒng)已經(jīng)出現(xiàn)了緩慢、卡頓現(xiàn)象，影響了檔案的管理效率。

3.檔案資源、服務(wù)利用

（1）檔案資源方面。該教學(xué)研究院檔案管理內(nèi)部電子檔案八成以上為文書檔案。其他類型的資源雖然存在對應(yīng)數(shù)據(jù)庫，但內(nèi)部數(shù)據(jù)較少。整體來看，檔案資源體系較為單一，內(nèi)容豐富性較差，不能滿足如今多元化的利用需求。

（2）檔案服務(wù)利用方面。雖然管理人員采用了新的服務(wù)方式，開通了微信公眾號(hào)，建設(shè)了線上網(wǎng)站。但網(wǎng)站瀏覽量較低，微信公眾號(hào)的粉絲較少，意味著該單位的檔案管理信息化利用率較低。而且，內(nèi)部工作人員仍然習(xí)慣手工查賬，并沒有達(dá)到信息化建設(shè)的預(yù)想效果。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化模式構(gòu)建問題分析

結(jié)合上述教學(xué)研究院現(xiàn)狀，對其存在的問題進(jìn)行分析，可概括為檔案意識(shí)薄弱、管理觀念落后、制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施缺乏、隊(duì)伍穩(wěn)定性較差等方面原因，具體如下。

1.檔案意識(shí)薄弱

該教學(xué)研究院對于檔案管理的重視度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作在單位內(nèi)部的各項(xiàng)工作中并不顯眼，極易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不存在實(shí)際成效，也不會(huì)為單位帶來實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益，只要重要檔案不丟失，能夠隨時(shí)查閱到便可。在此種檔案管理意識(shí)下，工作人員覺得檔案管理屬于幕后工作，對其重視程度較低，工作做好做壞對于自身待遇并無影響，這也是制約該單位檔案管理發(fā)展的根本原因。領(lǐng)導(dǎo)沒有足夠的重視，員工沒有積極主動(dòng)的工作態(tài)度，便難以推進(jìn)檔案管理信息化構(gòu)建。

2.信息化管理觀念落后，制度不健全

當(dāng)前，該教學(xué)研究院內(nèi)部工作人員在檔案接收、歸檔方面仍然采用傳統(tǒng)手工方式進(jìn)行。造成此現(xiàn)象的原因在于部分工作人員年齡偏大，對于新興事物的接受能力較弱，信息化管理觀念較為落后，使得管理手段及效率較低。

此外，該單位內(nèi)部沒有建立完善的檔案管理制度，也沒有專職的檔案管理人員，在管理方面隨意性較大。所歸檔的材料沒有按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收納，分類不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致檔案管理資源的浪費(fèi)，使得線上利用率較低，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)。

3.基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施缺乏，隊(duì)伍穩(wěn)定性較差

（1）內(nèi)部硬件設(shè)備設(shè)施較為老舊，運(yùn)行效率較低，軟件設(shè)備設(shè)施不健全，殺毒軟件、管理軟件、辦公系統(tǒng)不完善，造成此現(xiàn)象的原因是相關(guān)管理人員對于檔案管理工作不重視，使得基礎(chǔ)建設(shè)方面的資金投入不足，難以建設(shè)符合現(xiàn)代需求的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。

（2）人員穩(wěn)定性較差，檔案管理方面工作崗位輪換較為頻繁。究其原因是單位內(nèi)部缺少專業(yè)人才，人才培訓(xùn)不到位。由于該單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)領(lǐng)域人才較為缺乏，當(dāng)年輕人才考入檔案管理部門后，經(jīng)過一段熟悉時(shí)間便被調(diào)入其他部門，新接替人員尚未經(jīng)過信息化教育，對于檔案管理工作未能進(jìn)行深入研究，造成了人才留不住、檔案管理工作人員不專職的現(xiàn)象。

三、事業(yè)單位管理信息化模式構(gòu)建路徑

針對該單位內(nèi)部檔案信息化構(gòu)建現(xiàn)狀，經(jīng)過分析后，可從下列四方面入手進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理信息化構(gòu)建。

1.加強(qiáng)宣傳，提高檔案意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作重視度不高屬于普遍現(xiàn)象，而領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視程度取決于政府對于檔案管理工作的重視程度。因此，提高檔案意識(shí)應(yīng)當(dāng)從單位外部，即相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門入手，可根據(jù)單位信息化構(gòu)建現(xiàn)狀，在相關(guān)部門與內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)兩個(gè)角度提出提高檔案意識(shí)的建議。

（1）相關(guān)部門加強(qiáng)對檔案事業(yè)的規(guī)劃。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)提高對檔案管理工作的重視程度，以此促使單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作。首先，將檔案管理納入社會(huì)發(fā)展規(guī)劃。檔案管理記錄著單位的發(fā)展歷程，是單位開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，其管理工作的好壞標(biāo)志著單位整體管理工作的效率。因此，相關(guān)部門可將檔案管理工作納入對事業(yè)單位的任務(wù)考核中，以具體考核的形式，促使單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作。其次，將檔案管理信息化融入電子政務(wù)。當(dāng)前，我國高度重視電子政務(wù)的發(fā)展，而電子文件是電子政務(wù)發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)便是對電子文件進(jìn)行高效利用。所以，相關(guān)部門可以此作為契機(jī)，督促教學(xué)研究院加快檔案管理信息化建設(shè)的速度，以此推進(jìn)該單位檔案管理信息化建設(shè)。最后，對該單位行政管理部門加強(qiáng)監(jiān)督及指導(dǎo)。對于教學(xué)研究院而言，檔案管理的信息化建設(shè)難度較大，不但缺少專業(yè)人才、建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，還缺乏相應(yīng)資金，對于文件標(biāo)準(zhǔn)難以準(zhǔn)確解讀，亟須上級(jí)部門加強(qiáng)對下監(jiān)督與指導(dǎo)。相關(guān)部門可定期對下開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并加強(qiáng)對基層的考察調(diào)研，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決問題，以此在教學(xué)研究院中創(chuàng)造出爭先創(chuàng)優(yōu)的建設(shè)氛圍。

（2）廣泛宣傳，提高職工的檔案管理意識(shí)。除了需要提升領(lǐng)導(dǎo)的重視程度以外，還需要提高單位職工的檔案管理意識(shí)，這便需要單位領(lǐng)導(dǎo)開展一系列措施提高職工的檔案管理意識(shí)，進(jìn)而達(dá)到提高檔案利用率的目的。可從組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變職工思想觀念入手。對于單位職工定期組織培訓(xùn)，貫徹上級(jí)精神，改變職工的傳統(tǒng)思想，提高其對信息化的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，組織技能培訓(xùn)，提高職工對于現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用能力，使員工從信息化建設(shè)的旁觀者變?yōu)閷?shí)施者、參與者，能夠熟練使用信息管理系統(tǒng)，為信息化建設(shè)提出合理的業(yè)務(wù)需求以及建議，進(jìn)而達(dá)到在實(shí)踐中提升信息化建設(shè)水平的目的。

2.完善管理制度，創(chuàng)新利用形式

針對該單位信息化觀念落后、檔案資源單調(diào)、信息化利用率不高等問題，可從下述三個(gè)方面入手進(jìn)行改善。

一是改變傳統(tǒng)管理觀念，完善管理制度。信息化觀念落后是制約該單位檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。由于檔案管理工作人員對于新技術(shù)、新模式的接受程度不足，使得檔案管理信息化建設(shè)程度難以推進(jìn)。對此，管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對職工思想觀念的引導(dǎo)，使其意識(shí)到信息化是大勢所趨，必須要改變以往的傳統(tǒng)管理觀念，才能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。管理人員可通過實(shí)踐指導(dǎo)，使職工意識(shí)到信息化的便捷性，以此提高職工對于檔案管理的接受程度。此外，在完善管理制度方面，管理人員可基于現(xiàn)行《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等相關(guān)文件，以教學(xué)研究院內(nèi)部實(shí)際情況為準(zhǔn)，從保密機(jī)制、安全防范機(jī)制入手，建立完整的崗位責(zé)任機(jī)制以及檔案查閱、利用機(jī)制，以此對檔案管理形成約束，為信息化建設(shè)提供制度保障。

二是完善檔案資源體系。針對該單位內(nèi)部檔案資源單一的問題，管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)檔案資源的應(yīng)收盡收，并對檔案資源收集的完整性進(jìn)行檢查，設(shè)立專門檔案室，提高檔案保存條件，杜絕檔案遺失現(xiàn)象的發(fā)生。以此為基礎(chǔ)，建立檔案數(shù)字化整理中心，將所收集的檔案資源悉數(shù)掃描錄入管理系統(tǒng)，由文檔中心進(jìn)行統(tǒng)一管理。同時(shí)，可著力于豐富館藏資料，結(jié)合地方特點(diǎn)，提高檔案征集力度，建立檔案專題庫，豐富館藏資源。

三是創(chuàng)新利用形式，提高利用效果。在做好檔案查閱的基礎(chǔ)上，管理人員應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展，緊扣公眾需求，創(chuàng)新檔案的利用形式，以此形成多樣化的檔案服務(wù)利用。管理人員可從兩點(diǎn)入手。一方面充分發(fā)揮檔案的教育功能，在網(wǎng)站中設(shè)置愛國主義教育模塊，建成線上黨性教育基地。定期開展活動(dòng)，向公眾宣傳檔案相關(guān)知識(shí)，并介紹檔案的查詢、利用流程；另一方面充分利用線上渠道，定期在網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、短視頻平臺(tái)中講解檔案知識(shí)。建立線上展示廳，展示館藏資料以及圖片，并設(shè)置專題對檔案資源進(jìn)行挖掘。管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合地方特點(diǎn)以及公眾實(shí)際需求，進(jìn)一步創(chuàng)新檔案資源的利用形式，以此提高檔案的利用效果。

3.加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

對于基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施方面，該教學(xué)研究院應(yīng)當(dāng)積極爭取資金，合理規(guī)劃資金用途，對硬件設(shè)備設(shè)施、軟件設(shè)備設(shè)施進(jìn)行完善。

一是積極爭取資金支持，合理規(guī)劃資金用途。由于檔案管理信息化需要巨額開支，為緩解資金壓力，管理人員可向上級(jí)部門積極爭取資金投入，加強(qiáng)與主管部門的溝通，爭取財(cái)政支持。合理規(guī)劃資金方面，需要管理人員結(jié)合單位內(nèi)部情況，循序漸進(jìn)地推進(jìn)信息化建設(shè)，將資金投入必要的硬件設(shè)備中，并充分利用舊硬件設(shè)備。在布設(shè)服務(wù)器時(shí)，可考慮將服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)立在同一機(jī)場中，與其他電子政務(wù)系統(tǒng)共用安全系統(tǒng)以及防護(hù)設(shè)備，最大限度地減少建設(shè)成本。

二是完善硬件、軟件措施。管理人員應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)有硬件設(shè)備設(shè)施進(jìn)行嚴(yán)格檢測，篩選出其中不能繼續(xù)使用的設(shè)備進(jìn)行更換。對于運(yùn)行效率較低，但可正常運(yùn)行的硬件設(shè)備，考慮對其進(jìn)行優(yōu)化。同時(shí)，按照B級(jí)標(biāo)準(zhǔn)對機(jī)房進(jìn)行建設(shè)，擴(kuò)充磁盤陣列、增設(shè)服務(wù)器，并預(yù)留充分的存儲(chǔ)空間，在機(jī)房內(nèi)部布置恒溫恒濕系統(tǒng)，提高硬件設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行穩(wěn)定性。軟件方面需要建立統(tǒng)一的OA系統(tǒng)。管理人員可邀請業(yè)內(nèi)專家、技術(shù)骨干結(jié)合單位內(nèi)部實(shí)際需求，共同開發(fā)辦公軟件，做好檔案管理信息系統(tǒng)的集成開發(fā)工作，保證檔案文件能夠及時(shí)、安全歸檔，最大限度地提高檔案管理效率。

4.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

為解決教學(xué)研究院檔案管理的人才困境，單位需要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，具體可從以下兩方面入手。

一是優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)。為建設(shè)高素質(zhì)人才，管理人員在上報(bào)招錄標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)以信息化、計(jì)算機(jī)專業(yè)為主，公共管理專業(yè)為輔，結(jié)合單位內(nèi)部實(shí)際人才結(jié)構(gòu)，補(bǔ)齊單位內(nèi)部的專業(yè)短板。

二是優(yōu)化年齡結(jié)構(gòu)。雖然年長職工有著較為豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，但接受新鮮事物的能力不足，年輕職工具有較強(qiáng)的創(chuàng)造能力與接受新鮮事物的能力。管理人員可根據(jù)當(dāng)前單位內(nèi)部人員年齡結(jié)構(gòu)進(jìn)行平衡，以老帶新的模式進(jìn)行優(yōu)化，將年長職工的工作經(jīng)驗(yàn)傳授給年輕職工，并逐步優(yōu)化人才隊(duì)伍，最大限度地提升檔案管理事業(yè)的活力。

四、結(jié)論

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在諸多有待完善之處，本文以某教學(xué)研究院為例，通過對現(xiàn)狀的分析，說明其中有待完善之處，并從四個(gè)方面提出信息化建設(shè)路徑，相關(guān)人員可從上述入手，提高事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理信息化建設(shè)效率。

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（作者單位：濟(jì)南市教育教學(xué)研究院）

作者簡介：尹君（1983—），男，漢族，山東肥城人，檔案管理員，本科，研究方向：檔案管理和電子檔案安全。