高文靜

當前，我國各個組織機構在數(shù)字化建設方面仍處于摸索階段，較為成熟的領域主要集中在銷售、配送以及生產(chǎn)、采購等領域，人力資源管理等職能領域數(shù)字化程度不深刻，也不成熟。數(shù)字化時代已經(jīng)是現(xiàn)在進行時，而我們要做的是數(shù)字化向智慧化的升級轉型。之所以有數(shù)字轉型，根本目的就是想借用計算機的能力來幫助我們做數(shù)字信號的各種處理，從而獲得我們在模擬環(huán)境下不具備的能力。以員工檔案管理為例，信息數(shù)據(jù)的處理人也可以做到，但是當我們面對數(shù)以萬計的檔案資料，龐大的人力成本是組織難以承擔的。而檔案信息化就是模擬空間向數(shù)字空間遷移的過程。之前的數(shù)字檔案即掃描數(shù)字化，僅僅是檔案工作轉型的第一步，還需要管理治理重建重構秩序等智慧化功能。尤其在傳統(tǒng)的人事管理方面，想要結合數(shù)字化技術進行轉型和發(fā)展，還需要一定時間的探索。這個最基礎的人事管理如何與大數(shù)據(jù)結合起來，以實現(xiàn)人和事的統(tǒng)一，需要從思維上、技術上、人員配置上進行轉型。

加強檔案信息化建設

以往的檔案管理工作，主要通過人工方式進行整理和存儲，檔案存儲的效率往往較低，也會出現(xiàn)較多的人工失誤，影響檔案管理的實效性?，F(xiàn)如今，推動檔案信息化發(fā)展，則能夠借助大數(shù)據(jù)技術進行數(shù)據(jù)整理，可以將大量數(shù)據(jù)信息自動存儲計算機中，有效地減少了信息處理的時間，能夠提升檔案整理的效率，也不用占據(jù)較多的空間，減少了檔案存儲的成本。而且，在檔案信息化建設中，也能夠在信息系統(tǒng)中進行自動備份，有效地防止數(shù)據(jù)信息丟失，確保數(shù)據(jù)信息的完整性。

檔案信息化建設不僅有利于優(yōu)化檔案存儲方式，還能夠為檔案信息查詢工作提供更大的便利，提高檔案使用的效率。在以往的紙質檔案管理中，要對檔案信息進行查詢，則需要對較多的紙質檔案進行查找，耗費較多的時間，無法在較短的時間內獲取目標文件。而在檔案信息化發(fā)展中，檔案信息能夠分類存儲在相應的信息系統(tǒng)中，在查詢有關信息時，可以借助檢索功能，通過檢索關鍵字即可獲取所需要的資料，這樣極大地縮短了信息查詢的時間。

檔案信息化面臨的挑戰(zhàn)

●大數(shù)據(jù)技術水平有待提升

多數(shù)組織內部的信息技術水平還較低，大數(shù)據(jù)技術應用還不夠成熟，無法有效地發(fā)揮信息技術在檔案管理中的作用，阻礙檔案信息化進程。一些組織在檔案信息技術研發(fā)方面缺乏重視，信息技術創(chuàng)新能力較低。大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，對檔案信息化建設工作也提出了更高的要求，這就需要強化技術創(chuàng)新，結合檔案管理的實際情況，制定個性化的信息管理系統(tǒng)和平臺，而單位自身的信息技術水平還無法滿足檔案信息化發(fā)展的要求，影響檔案信息化建設的成效。

●檔案信息化系統(tǒng)缺乏安全性

在檔案信息化建設中，不僅要關注檔案管理體系建設，還要做好信息系統(tǒng)維護工作，要確保檔案信息化的安全。但是，較多單位對檔案信息化安全維護工作缺乏重視，不能定期對檔案信息系統(tǒng)進行檢查和修護，從而會造成信息系統(tǒng)更新不及時、系統(tǒng)存在漏洞等問題，影響檔案信息系統(tǒng)的使用效果，還更加容易受到外部人員的入侵，導致內部檔案信息資源遭到泄露，增加了檔案管理的風險。

●綜合型人才較為缺乏

許多組織針對檔案工作人員缺乏良好的培養(yǎng)體系，無法為檔案人員專業(yè)能力的提升提供較大的幫助，使得內部檔案人員的綜合能力缺乏明顯的提升。而且，較多檔案工作人員對信息技術的了解不足，對檔案信息化建設也缺乏有效的認知，這就使得檔案信息化復合人才較為缺乏，無法有效地滿足檔案信息建設工作的實際要求，影響檔案信息建設的質量。

利用大數(shù)據(jù)強化檔案信息化建設

●提高檔案信息化系統(tǒng)的安全性

大數(shù)據(jù)下，檔案信息建設過程中面臨著嚴重的安全問題，這就需要加強對檔案信息系統(tǒng)的安全維護，要確保系統(tǒng)的穩(wěn)定、安全運行，這樣才能夠更好地發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用，確保檔案管理工作的良好落實。要提高內部的信息技術水平，要構建專業(yè)性較強的信息技術人才隊伍，促進檔案信息系統(tǒng)和平臺的高質量建設，促進系統(tǒng)和平臺的高效運行。此外，還需要定期對檔案信息系統(tǒng)和平臺進行維護，要及時地檢查系統(tǒng)是否存在漏洞，對可能存在的問題采取有效的防范措施，降低系統(tǒng)被病毒、木馬入侵的風險。提升檔案信息化系統(tǒng)的安全性，可以解決海量電子檔案數(shù)據(jù)的安全長久保存問題。因此，組織迫切需要采用先進的計算機技術，大力建設電子檔案安全存儲平臺，為海量電子檔案的長久安全保管創(chuàng)造一個良好的環(huán)境。

●虛擬現(xiàn)實技術的檔案數(shù)據(jù)備份

實體檔案由于存儲不便、查找耗力、規(guī)格特殊、形態(tài)各異等特點，使檔案工作開展困難。通過虛擬現(xiàn)實技術的使用，減少對檔案的調用，記錄檔案存儲位置，形成獨立的虛擬存儲空間，并與現(xiàn)實檔案管理工作結合，能夠有效提升檔案管理工作的規(guī)范性，解決實物檔案備份問題、保存問題和損耗問題。數(shù)字資源主要分為在線數(shù)據(jù)、近線數(shù)據(jù)和離線數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)技術具有實時性和動態(tài)性特征，因此，數(shù)字資源的三種形式都是采集對象，為使數(shù)據(jù)具有代表性，需要對數(shù)據(jù)收集方式進行調整。虛擬現(xiàn)實技術能夠將檔案數(shù)據(jù)化，便于工作者查找相關的檔案數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)查找的結果更加直觀，數(shù)據(jù)查找過程更加便利。

●加大資金支持

在檔案管理信息化建設工作中，往往存在資金投入較少的問題，使得檔案信息管理系統(tǒng)無法升級。因此，要加大資金支持，涵蓋信息資源的采集、接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等全過程規(guī)范化管理，提高檔案館業(yè)務管理的效率和資源服務的安全可靠性，滿足利用者和檔案管理者的需求。

●強化復合型人才隊伍建設

大數(shù)據(jù)下，想要實現(xiàn)檔案信息化，組織應采用先進的設備和信息技術手段對檔案庫房進行準確、實時、高效的全面動態(tài)管理。這對檔案工作人員的能力提出了更高的要求，需要檔案工作人員能夠多元化發(fā)展，更好地滿足檔案信息化建設的要求。要針對檔案工作人員定期開展專業(yè)技術培訓活動，對檔案管理相關的規(guī)定、專業(yè)知識、計算機技術、檔案信息平臺等內容進行講解，推動檔案工作人員多元化發(fā)展，提升工作人員的綜合能力。相關員工應具備超級管理員資質，通過掌握檔案上架、案卷實時登記、案卷清點、人員出入庫管理、檔案查詢等流程，可實現(xiàn)管理方式無紙化、檔案存儲位置圖形化和數(shù)字化、進出庫手續(xù)自動化的現(xiàn)代化檔案管理工作，使整個檔案管理水平實現(xiàn)飛躍。另一方面，組織可以與當?shù)馗咝＿M行合作，共同培養(yǎng)專業(yè)性較強的檔案信息人才，加強專業(yè)檔案人才儲備，拓展內部檔案信息人才隊伍，提升檔案人員的整體能力，更好地發(fā)揮檔案人員的工作潛能，為檔案信息化建設提供有力的支持。

●建立智能檢索和共享服務平臺

通過局域網(wǎng)智能檢索門戶，對組織內部檔案進行檢索。結合數(shù)據(jù)庫技術、面向對象開發(fā)技術、信號處理、微弱信號檢測等技術，實現(xiàn)對庫藏實體檔案和人員進行感知、跟蹤管理。運用“數(shù)字檔案館”實現(xiàn)實物檔案管理的可視化，主要以物聯(lián)網(wǎng)為基礎，通過物品信息的交換和通信，就能對檔案進行識別、定位、追蹤、監(jiān)控和管理，實現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化和精細化管理。在檔案管理中，憑借電子標簽、閱讀器、服務器等基礎，實現(xiàn)檔案管理環(huán)境建設，再以自動感知、智能調節(jié)、檔案追蹤等功能，實現(xiàn)實物檔案管理監(jiān)控，從而提升管理效率，降低管理成本。

大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理建設需要不斷加強創(chuàng)新力度，圍繞核心業(yè)務和核心價值，建立數(shù)字檔案管理模式，挖掘數(shù)據(jù)價值，建立檔案管理數(shù)據(jù)共享制度，推動云計算基礎設施建設。建立數(shù)字化檔案管理基礎，重視云計算基礎創(chuàng)新，開發(fā)語義分析、數(shù)據(jù)挖掘、虛擬現(xiàn)實等新技術的使用。同時，互聯(lián)網(wǎng)下的檔案管理制度也存在資源浪費和數(shù)據(jù)保密問題，為解決服務問題，檔案管理部門要建立完整的數(shù)據(jù)調用制度，保持檔案信息的機密性和開放性。

作者單位 山西警察學院