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        員工檔案進(jìn)入信息化時(shí)代

        2023-05-30 10:48:04高文靜
        人力資源 2023年1期
        關(guān)鍵詞:信息系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化

        高文靜

        當(dāng)前,我國各個(gè)組織機(jī)構(gòu)在數(shù)字化建設(shè)方面仍處于摸索階段,較為成熟的領(lǐng)域主要集中在銷售、配送以及生產(chǎn)、采購等領(lǐng)域,人力資源管理等職能領(lǐng)域數(shù)字化程度不深刻,也不成熟。數(shù)字化時(shí)代已經(jīng)是現(xiàn)在進(jìn)行時(shí),而我們要做的是數(shù)字化向智慧化的升級轉(zhuǎn)型。之所以有數(shù)字轉(zhuǎn)型,根本目的就是想借用計(jì)算機(jī)的能力來幫助我們做數(shù)字信號(hào)的各種處理,從而獲得我們在模擬環(huán)境下不具備的能力。以員工檔案管理為例,信息數(shù)據(jù)的處理人也可以做到,但是當(dāng)我們面對數(shù)以萬計(jì)的檔案資料,龐大的人力成本是組織難以承擔(dān)的。而檔案信息化就是模擬空間向數(shù)字空間遷移的過程。之前的數(shù)字檔案即掃描數(shù)字化,僅僅是檔案工作轉(zhuǎn)型的第一步,還需要管理治理重建重構(gòu)秩序等智慧化功能。尤其在傳統(tǒng)的人事管理方面,想要結(jié)合數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)型和發(fā)展,還需要一定時(shí)間的探索。這個(gè)最基礎(chǔ)的人事管理如何與大數(shù)據(jù)結(jié)合起來,以實(shí)現(xiàn)人和事的統(tǒng)一,需要從思維上、技術(shù)上、人員配置上進(jìn)行轉(zhuǎn)型。

        加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

        以往的檔案管理工作,主要通過人工方式進(jìn)行整理和存儲(chǔ),檔案存儲(chǔ)的效率往往較低,也會(huì)出現(xiàn)較多的人工失誤,影響檔案管理的實(shí)效性?,F(xiàn)如今,推動(dòng)檔案信息化發(fā)展,則能夠借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)整理,可以將大量數(shù)據(jù)信息自動(dòng)存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)中,有效地減少了信息處理的時(shí)間,能夠提升檔案整理的效率,也不用占據(jù)較多的空間,減少了檔案存儲(chǔ)的成本。而且,在檔案信息化建設(shè)中,也能夠在信息系統(tǒng)中進(jìn)行自動(dòng)備份,有效地防止數(shù)據(jù)信息丟失,確保數(shù)據(jù)信息的完整性。

        檔案信息化建設(shè)不僅有利于優(yōu)化檔案存儲(chǔ)方式,還能夠?yàn)闄n案信息查詢工作提供更大的便利,提高檔案使用的效率。在以往的紙質(zhì)檔案管理中,要對檔案信息進(jìn)行查詢,則需要對較多的紙質(zhì)檔案進(jìn)行查找,耗費(fèi)較多的時(shí)間,無法在較短的時(shí)間內(nèi)獲取目標(biāo)文件。而在檔案信息化發(fā)展中,檔案信息能夠分類存儲(chǔ)在相應(yīng)的信息系統(tǒng)中,在查詢有關(guān)信息時(shí),可以借助檢索功能,通過檢索關(guān)鍵字即可獲取所需要的資料,這樣極大地縮短了信息查詢的時(shí)間。

        檔案信息化面臨的挑戰(zhàn)

        ●大數(shù)據(jù)技術(shù)水平有待提升

        多數(shù)組織內(nèi)部的信息技術(shù)水平還較低,大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用還不夠成熟,無法有效地發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的作用,阻礙檔案信息化進(jìn)程。一些組織在檔案信息技術(shù)研發(fā)方面缺乏重視,信息技術(shù)創(chuàng)新能力較低。大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展,對檔案信息化建設(shè)工作也提出了更高的要求,這就需要強(qiáng)化技術(shù)創(chuàng)新,結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況,制定個(gè)性化的信息管理系統(tǒng)和平臺(tái),而單位自身的信息技術(shù)水平還無法滿足檔案信息化發(fā)展的要求,影響檔案信息化建設(shè)的成效。

        ●檔案信息化系統(tǒng)缺乏安全性

        在檔案信息化建設(shè)中,不僅要關(guān)注檔案管理體系建設(shè),還要做好信息系統(tǒng)維護(hù)工作,要確保檔案信息化的安全。但是,較多單位對檔案信息化安全維護(hù)工作缺乏重視,不能定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行檢查和修護(hù),從而會(huì)造成信息系統(tǒng)更新不及時(shí)、系統(tǒng)存在漏洞等問題,影響檔案信息系統(tǒng)的使用效果,還更加容易受到外部人員的入侵,導(dǎo)致內(nèi)部檔案信息資源遭到泄露,增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。

        ●綜合型人才較為缺乏

        許多組織針對檔案工作人員缺乏良好的培養(yǎng)體系,無法為檔案人員專業(yè)能力的提升提供較大的幫助,使得內(nèi)部檔案人員的綜合能力缺乏明顯的提升。而且,較多檔案工作人員對信息技術(shù)的了解不足,對檔案信息化建設(shè)也缺乏有效的認(rèn)知,這就使得檔案信息化復(fù)合人才較為缺乏,無法有效地滿足檔案信息建設(shè)工作的實(shí)際要求,影響檔案信息建設(shè)的質(zhì)量。

        利用大數(shù)據(jù)強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)

        ●提高檔案信息化系統(tǒng)的安全性

        大數(shù)據(jù)下,檔案信息建設(shè)過程中面臨著嚴(yán)重的安全問題,這就需要加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全維護(hù),要確保系統(tǒng)的穩(wěn)定、安全運(yùn)行,這樣才能夠更好地發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用,確保檔案管理工作的良好落實(shí)。要提高內(nèi)部的信息技術(shù)水平,要構(gòu)建專業(yè)性較強(qiáng)的信息技術(shù)人才隊(duì)伍,促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)和平臺(tái)的高質(zhì)量建設(shè),促進(jìn)系統(tǒng)和平臺(tái)的高效運(yùn)行。此外,還需要定期對檔案信息系統(tǒng)和平臺(tái)進(jìn)行維護(hù),要及時(shí)地檢查系統(tǒng)是否存在漏洞,對可能存在的問題采取有效的防范措施,降低系統(tǒng)被病毒、木馬入侵的風(fēng)險(xiǎn)。提升檔案信息化系統(tǒng)的安全性,可以解決海量電子檔案數(shù)據(jù)的安全長久保存問題。因此,組織迫切需要采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù),大力建設(shè)電子檔案安全存儲(chǔ)平臺(tái),為海量電子檔案的長久安全保管創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境。

        ●虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)的檔案數(shù)據(jù)備份

        實(shí)體檔案由于存儲(chǔ)不便、查找耗力、規(guī)格特殊、形態(tài)各異等特點(diǎn),使檔案工作開展困難。通過虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)的使用,減少對檔案的調(diào)用,記錄檔案存儲(chǔ)位置,形成獨(dú)立的虛擬存儲(chǔ)空間,并與現(xiàn)實(shí)檔案管理工作結(jié)合,能夠有效提升檔案管理工作的規(guī)范性,解決實(shí)物檔案備份問題、保存問題和損耗問題。數(shù)字資源主要分為在線數(shù)據(jù)、近線數(shù)據(jù)和離線數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)具有實(shí)時(shí)性和動(dòng)態(tài)性特征,因此,數(shù)字資源的三種形式都是采集對象,為使數(shù)據(jù)具有代表性,需要對數(shù)據(jù)收集方式進(jìn)行調(diào)整。虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)能夠?qū)n案數(shù)據(jù)化,便于工作者查找相關(guān)的檔案數(shù)據(jù),使數(shù)據(jù)查找的結(jié)果更加直觀,數(shù)據(jù)查找過程更加便利。

        ●加大資金支持

        在檔案管理信息化建設(shè)工作中,往往存在資金投入較少的問題,使得檔案信息管理系統(tǒng)無法升級。因此,要加大資金支持,涵蓋信息資源的采集、接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等全過程規(guī)范化管理,提高檔案館業(yè)務(wù)管理的效率和資源服務(wù)的安全可靠性,滿足利用者和檔案管理者的需求。

        ●強(qiáng)化復(fù)合型人才隊(duì)伍建設(shè)

        大數(shù)據(jù)下,想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化,組織應(yīng)采用先進(jìn)的設(shè)備和信息技術(shù)手段對檔案庫房進(jìn)行準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)、高效的全面動(dòng)態(tài)管理。這對檔案工作人員的能力提出了更高的要求,需要檔案工作人員能夠多元化發(fā)展,更好地滿足檔案信息化建設(shè)的要求。要針對檔案工作人員定期開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng),對檔案管理相關(guān)的規(guī)定、專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案信息平臺(tái)等內(nèi)容進(jìn)行講解,推動(dòng)檔案工作人員多元化發(fā)展,提升工作人員的綜合能力。相關(guān)員工應(yīng)具備超級管理員資質(zhì),通過掌握檔案上架、案卷實(shí)時(shí)登記、案卷清點(diǎn)、人員出入庫管理、檔案查詢等流程,可實(shí)現(xiàn)管理方式無紙化、檔案存儲(chǔ)位置圖形化和數(shù)字化、進(jìn)出庫手續(xù)自動(dòng)化的現(xiàn)代化檔案管理工作,使整個(gè)檔案管理水平實(shí)現(xiàn)飛躍。另一方面,組織可以與當(dāng)?shù)馗咝_M(jìn)行合作,共同培養(yǎng)專業(yè)性較強(qiáng)的檔案信息人才,加強(qiáng)專業(yè)檔案人才儲(chǔ)備,拓展內(nèi)部檔案信息人才隊(duì)伍,提升檔案人員的整體能力,更好地發(fā)揮檔案人員的工作潛能,為檔案信息化建設(shè)提供有力的支持。

        ●建立智能檢索和共享服務(wù)平臺(tái)

        通過局域網(wǎng)智能檢索門戶,對組織內(nèi)部檔案進(jìn)行檢索。結(jié)合數(shù)據(jù)庫技術(shù)、面向?qū)ο箝_發(fā)技術(shù)、信號(hào)處理、微弱信號(hào)檢測等技術(shù),實(shí)現(xiàn)對庫藏實(shí)體檔案和人員進(jìn)行感知、跟蹤管理。運(yùn)用“數(shù)字檔案館”實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案管理的可視化,主要以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ),通過物品信息的交換和通信,就能對檔案進(jìn)行識(shí)別、定位、追蹤、監(jiān)控和管理,實(shí)現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化和精細(xì)化管理。在檔案管理中,憑借電子標(biāo)簽、閱讀器、服務(wù)器等基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)檔案管理環(huán)境建設(shè),再以自動(dòng)感知、智能調(diào)節(jié)、檔案追蹤等功能,實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案管理監(jiān)控,從而提升管理效率,降低管理成本。

        大數(shù)據(jù)時(shí)代下,檔案管理建設(shè)需要不斷加強(qiáng)創(chuàng)新力度,圍繞核心業(yè)務(wù)和核心價(jià)值,建立數(shù)字檔案管理模式,挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值,建立檔案管理數(shù)據(jù)共享制度,推動(dòng)云計(jì)算基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建立數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ),重視云計(jì)算基礎(chǔ)創(chuàng)新,開發(fā)語義分析、數(shù)據(jù)挖掘、虛擬現(xiàn)實(shí)等新技術(shù)的使用。同時(shí),互聯(lián)網(wǎng)下的檔案管理制度也存在資源浪費(fèi)和數(shù)據(jù)保密問題,為解決服務(wù)問題,檔案管理部門要建立完整的數(shù)據(jù)調(diào)用制度,保持檔案信息的機(jī)密性和開放性。

        作者單位 山西警察學(xué)院

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