李亞楠

當前，事業(yè)單位的發(fā)展水平不斷提升，通過各種招考模式進入事業(yè)單位的人才變得越來越多，但是檔案管理卻仍是人們很少關注的一類職業(yè)，久而久之，檔案管理工作便陷入了尷尬的發(fā)展境地?，F(xiàn)立足于當前發(fā)展實際，對大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題和具體的質量提升策略予以詳細分析和闡述，希望借此不斷提升檔案管理工作水平和質量，為事業(yè)單位各項業(yè)務的發(fā)展奠定堅實基礎。

大數(shù)據(jù)時代的到來為檔案管理的數(shù)字化發(fā)展、信息化發(fā)展奠定了堅實的基礎。主動進行檔案信息化建設和數(shù)字化建設是時代發(fā)展的必然要求，對提升事業(yè)單位檔案管理工作的便捷性、有效性具有至關重要的意義和作用。在新時期背景下，事業(yè)單位檔案管理人員在進行檔案管理時，只有將大數(shù)據(jù)技術、信息化技術與檔案管理工作相結合，才能提升事業(yè)單位檔案管理效果，繼而為事業(yè)單位的發(fā)展保駕護航。

事業(yè)單位檔案的主要內(nèi)容、具體范圍、核心價值

主要內(nèi)容

事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位在長期發(fā)展過程中所形成的一系列原始資料，其不僅可以見證事業(yè)單位的發(fā)展歷史，同時還記載了大量重要事件，具有明顯的規(guī)范性、服務性以及分散性特點。事業(yè)單位檔案記載了事業(yè)單位在整個發(fā)展階段所開展的重要活動、發(fā)生的重大事件，其對事業(yè)單位每一項工作的開展而言，均具有十分重要的價值。隨著現(xiàn)階段事業(yè)單位體制改革程度日漸加深，再加上信息化技術在檔案管理領域的大力應用，事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理工作日漸顯現(xiàn)出制度有待完善、工作方式不新穎、檔案資源利用率低等相關問題，進而導致檔案管理水平持續(xù)下降，因此，按照事業(yè)單位本身的基礎運行需求和檔案工作的發(fā)展特點逐步完善檔案管理工作可謂迫在眉睫。

具體范圍

第一，行政類檔案。行政類檔案普遍以上級下發(fā)的文件、本單位下達的文件、各部門工作計劃等內(nèi)容為主，這些檔案屬于行政范疇，是事業(yè)單位行政工作的核心內(nèi)容。上級文件檔案通常都是下發(fā)給各部門的學習資料，譬如與重大會議精神有關的演講比賽記錄和活動通知等，都屬于上級文件；本單位文件以本單位的規(guī)章制度、活動開展記錄等為主；工作計劃與總結是指各部門、各人員按照單位發(fā)展要求所撰寫的工作計劃，通過提交工作計劃和總結，便可以指導單位領導層改進單位建設方案。

第二，人事檔案。人事檔案是指事業(yè)單位中每一名在編人員的檔案，記錄了在編人員的基本信息、獎勵信息、懲處信息等方面。人事檔案對每一位職工來說都十分重要，無論是職稱評定或是崗位轉調(diào)，都離不開個人檔案。若是沒有個人檔案，亦或是經(jīng)過調(diào)查存在與事實不符的情況，都將被視為無效。

第三，財務檔案。眾所周知，事業(yè)單位和行政單位之間存在很大差別，因此二者的財務檔案也截然不同。事業(yè)單位財務檔案涵蓋了單位日常財務支出憑證，不僅有每次財務支出的用途，還有財務支出金額以及發(fā)票等，這些信息均要詳細記錄在案。另外，事業(yè)單位財務檔案中還會涉及年度預算方案、預算調(diào)整方案、財務決算方案等，這些均可為事業(yè)單位下一階段的財務總結預算工作的開展提供支持。

第四，業(yè)務檔案。事業(yè)單位業(yè)務檔案普遍涵蓋了業(yè)務學習、業(yè)務考核以及業(yè)務會議記錄等多項內(nèi)容，譬如事業(yè)單位每年組織的招考活動就屬于其業(yè)務范疇，其中涉及到的考試大綱和課本以及參考資料等，均屬于業(yè)務檔案。再有就是事業(yè)單位組織開展的業(yè)務培訓活動，以及由于業(yè)務需要而必需采購的期刊雜志等業(yè)務資料，都是事業(yè)單位業(yè)務檔案管理的主要對象。在新時期背景下，唯有提高對業(yè)務檔案管理工作的重視程度，才能為事業(yè)單位以后的業(yè)務開展提供強有力的支持。

核心價值

首先，檔案的核心作用在于其能夠為事業(yè)單位的領導層和決策層提供參考依據(jù)，并利用其本身所具有的服務性特點，幫助領導層和決策層提高工作效率；再就是將檔案管理和信息化技術相結合，還能夠為各部門、各人員提供便捷的檔案信息查詢服務。

其次，事業(yè)單位檔案基本上都是以領導層公文資料為主，對此類資料加強管理是提升事業(yè)單位文書檔案管理水平的關鍵所在。對公文資料的紙張、字跡和傳遞流程的有效管理，體現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性。

最后，事業(yè)單位檔案管理水平和檔案部門所存儲檔案資料的完整程度有著密切關聯(lián)，而事業(yè)單位檔案具有分散性特征，單位內(nèi)部各職能部門均有很多檔案。正是檔案分布的分散性，使得檔案管理難度上升，進而造成檔案收集不完善的情況出現(xiàn)。

大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)存問題

檔案信息化建設制度亟須完善

當前，很多事業(yè)單位都沒有對檔案管理信息化建設工作加以重視，并且沒有打造出規(guī)范且有針對性的檔案管理體系，更沒有與信息技術進行深度融合，如此一來，事業(yè)單位檔案資源的開發(fā)、利用等進程均會受到影響。因此，事業(yè)單位在進行自身信息化建設時，要重視基礎設施建設和軟件環(huán)境建設，將檔案信息化建設和管理擺在重要位置，進而提高檔案信息化的建設水平。

檔案信息管理基礎薄弱

在開展實際工作的過程中，絕大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作人員普遍將工作重點放在了檔案收集和檔案整編上，而在信息化處理和信息化工具應用方面的重視程度不足。另外，一些事業(yè)單位的信息系統(tǒng)建設水平相對來說比較落后，信息化管理能力不足，不論是硬件系統(tǒng)還是軟件操作，都難以滿足大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理需求，以至于檔案信息化管理根基薄弱，難以充分發(fā)揮出信息化技術優(yōu)勢和檔案資源優(yōu)勢，最終影響事業(yè)單位的發(fā)展前景。

檔案利用路徑狹窄

絕大多數(shù)事業(yè)單位在利用檔案資源時，普遍缺乏對檔案工作現(xiàn)狀、未來發(fā)展需求的了解與分析，導致那些極具保存價值和利用價值的檔案資源被“束之高閣”，未能和先進的檔案管理平臺、辦公信息系統(tǒng)等形成有機互聯(lián)格局，同時也沒有做到以需求為導向，不僅檔案利用方式陳舊，而且檔案資源傳遞方式也十分單一，未能有效拓寬檔案資源傳播路徑，削弱了事業(yè)單位檔案資源的價值。

檔案管理人才相對不足

人才是事業(yè)單位發(fā)展過程中所需的重要資源，在大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位進行檔案管理信息化建設離不開充足的人才資源?？v觀現(xiàn)狀，不難看出，人才不足始終是阻礙事業(yè)單位檔案信息化建設的一大因素，事業(yè)單位信息化建設工作雖在如火如荼地進行著，但是由于受到檔案管理崗位薪酬水平和檔案管理職業(yè)發(fā)展等各種因素的影響，常常難以招聘到能力和素養(yǎng)兼?zhèn)涞膬?yōu)秀檔案管理技術工作人員，而往往杰出的檔案管理人員又極易流動到其他部門，所以事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理專業(yè)人才團隊力量比較薄弱。

大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作質量提升策略

落實制度化管理舉措，推動檔案管理有條不紊地開展

唯有加強檔案管理力度，才能推動事業(yè)單位內(nèi)部各項工作的有序、有效進行。制度是企事業(yè)單位高效運轉的基礎保障之一，正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，若想推動檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展，首先就要制定行之有效的管理制度。

第一，應該詳細整理在職工作人員的檔案資料，根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展要求，按照不同的檔案類別對檔案資料進行有針對性的歸類處理，以便日后查找。另外，要完整記錄事業(yè)單位中新進人員的檔案，對于退休人員的檔案資料，要根據(jù)具體操作程序進行有效整理。

第二，在對事業(yè)單位中轉調(diào)人員的檔案資料進行整理時，需要制定正規(guī)的檔案提取制度和檔案轉接制度，通過此種方式保證檔案交接的過程中不會出現(xiàn)差錯，更不會由于未能對中間環(huán)節(jié)進行嚴格把控而致使檔案資料丟失。需要注意的一點是，在進行檔案整理的過程中，檔案管理人員需要根據(jù)編號對檔案進行有效分類，對于那些外借的檔案一定要詳細記錄在案，其中包括借出時間和歸還時間等，待檔案歸還之后需根據(jù)之前的分類標準將其放回原來的位置。

對檔案資源中的多樣化數(shù)據(jù)進行深度整合

在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位在進行檔案管理時，務必要持續(xù)關注檔案的信息化管理和工作轉型，要充分發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢。檔案管理人員要切實做好檔案數(shù)據(jù)信息歸檔以及分類工作，數(shù)據(jù)信息格式必須規(guī)范統(tǒng)一，這樣才能彰顯出信息化技術、大數(shù)據(jù)技術的作用，最終將檔案數(shù)據(jù)信息挖掘工作、提取工作等落實到位。隨著大數(shù)據(jù)技術的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案數(shù)量和種類都在持續(xù)增加，從大量檔案資源中提煉有價值的信息成為了事業(yè)單位檔案管理工作的重點。要切實做好檔案資源的整合、分類、格式調(diào)整等一系列工作，全方位、多角度地發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術優(yōu)勢，這樣才能推動檔案管理工作有條不紊地開展下去。

加強對檔案保密技術的應用

首先，應充分使用先進的防火墻技術。對防火墻進行有效的設置和優(yōu)化，構成優(yōu)質的防護體系，進而避免計算機信息外泄，全面保證檔案信息安全，促進事業(yè)單位的發(fā)展。在科學合理地使用防火墻技術的基礎上，應該根據(jù)不同崗位的發(fā)展需求，及時設置好對應的訪問權限，每個用戶均要登入對應的端口去訪問信息。在設置好訪問權限后，還應該定期更新訪問權限的期限，從而規(guī)避黑客入侵等問題。由于病毒具有一定的隨機性和難預測性等特點，事業(yè)單位一定要主動加強對防火墻的監(jiān)控力度，對防火墻動態(tài)進行全面關注，及時過濾有害信息，若發(fā)現(xiàn)某些程序中帶有病毒，系統(tǒng)就會自動預警并啟動保護程序，有效處理病毒。

其次，應建立優(yōu)質的網(wǎng)絡安全保障機制。事業(yè)單位在進行檔案管理時，要想建立和落實網(wǎng)絡安全保障機制，關鍵是要制定一系列行之有效的使用操作規(guī)程，用制度去規(guī)范檔案管理人員的行為。另外，要對計算機自身所存在的硬件問題進行嚴密檢查，加強設備維護，特別是要對計算機網(wǎng)絡服務器和單位中心機房予以定期檢查，只有這樣才能保證服務器設備的不間斷供電，從根本上提升機房環(huán)境的安全性、穩(wěn)定性。

打造檔案信息管理數(shù)字化平臺

事業(yè)單位檔案管理過程中所涉及檔案信息相對來說比較復雜，既有圖文，還有音頻、視頻等多種形式。大數(shù)據(jù)技術、信息化技術的大力發(fā)展對數(shù)據(jù)信息提取工作提出了更高的要求，為了使以上技術在事業(yè)單位檔案管理工作中得到高效應用，就一定要和事業(yè)單位的實際發(fā)展情況相結合，全面完善單位內(nèi)部的信息化數(shù)據(jù)平臺，切實做好線上數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)提取以及數(shù)據(jù)處理等一系列工作。再者，要將檔案管理信息化平臺和互聯(lián)網(wǎng)相聯(lián)，通過聯(lián)網(wǎng)的方式促進各部門檔案數(shù)據(jù)資源的共建共享，這樣便可切實提升各部門、各人員的工作效率，滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。另外，在事業(yè)單位檔案信息數(shù)字化平臺的建設過程中，要注意完善平臺的對外宣傳功能，使外來訪問者能夠從中了解并掌握本單位的實際發(fā)展情況和單位文化，平臺也能從中掌握用戶的相關隱性需求，繼而更好更優(yōu)地為民服務。

加強檔案管理人才建設

首先，在新時期，事業(yè)單位應引導檔案管理人員加強對大數(shù)據(jù)專業(yè)知識、專業(yè)技能的學習，使之能夠明確大數(shù)據(jù)的概念、特點、作用、應用方法。還可以邀請業(yè)界專家蒞臨指導，加強檔案管理人員對大數(shù)據(jù)知識和技能的認知，從根本上強化自身的大數(shù)據(jù)應用意識。

其次，事業(yè)單位檔案管理人員要具備“活到老、學到老”的精神，主動參與單位組織的培訓、進修等活動，業(yè)余時間還要經(jīng)常自學，不斷為自己“充電”，主動探索事業(yè)單位檔案信息化管理的手段、模式，不斷提升自身的工作效率，為事業(yè)單位的發(fā)展貢獻力量。

最后，事業(yè)單位可以從相關高校中選拔一部分人才，使其擔任檔案管理工作，同時要適當提高其薪資待遇，真正留住人才，如此方可壯大檔案管理隊伍，提升檔案管理的整體水平，為以后事業(yè)單位各項事業(yè)的發(fā)展提供支持。

綜上所述，步入信息化時代后，事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，唯有持續(xù)提升事業(yè)單位檔案管理工作效率與質量，才能推動事業(yè)單位的綜合發(fā)展。在事業(yè)單位檔案管理信息化建設的過程中，或多或少存在一些問題，當務之急就是要落實制度化管理舉措，對檔案資源中的多樣化數(shù)據(jù)進行深度整合，同時還要加強對檔案保密技術的應用，打造檔案信息管理數(shù)字化平臺，加強檔案管理人才建設，從而提升事業(yè)單位的檔案信息化管理水平，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎。

（作者單位：駐馬店市中心血站）