李敏

當前，我國很多企業(yè)都意識到了加強固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的重要性，并制定了許多有效的措施，以更好地加強固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作?；诖?，現(xiàn)以企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作為主要研究對象，從固定資產(chǎn)投資項目檔案的基本概念、加強企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的重要作用、企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作存在的問題以及加強企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的具體辦法四個方面進行詳細分析，希望可以為同行提供參考。

近幾年，在國家投資以及撥款力度不斷加大的背景下，企業(yè)新建以及改建的項目越來越多，進而出現(xiàn)了很多固定資產(chǎn)投資項目檔案，企業(yè)對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的重視程度也隨之不斷提高。怎樣合理制定有效的措施來確保固定資產(chǎn)投資項目檔案實現(xiàn)規(guī)范化和合理化管理，做好固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作，是當前每個檔案管理人員都必須認真思考的問題。

固定資產(chǎn)投資項目檔案的基本概念

固定資產(chǎn)投資項目主要是指通過爭取政府資金、銀行貸款以及自籌資金等方式，以加強科研生產(chǎn)能力為根本目的而開展的改建、改造以及新建、新購等建設項目。在建設項目發(fā)展的過程中，會用到很多文件材料，比如項目立項過程文件、招投標選購文件、實施驗收文件等。在對其進行全面的歸檔、收集以及整理后，就形成了固定資產(chǎn)投資項目檔案。因此，固定資產(chǎn)投資項目檔案是指在項目論證、批復、實施、竣工驗收、運行維護等各個階段形成的具有保存價值的聲像、文字等不同形式的各種文件材料。

加強企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的重要作用

企業(yè)固定資產(chǎn)投資屬于投資活動之一，此活動開展的根本目的是保證企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。因此，在固定資產(chǎn)投資活動中，必須將固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作落實到位，明確固定資產(chǎn)投資的相關要求。特別是部分固定資產(chǎn)投資項目不僅規(guī)模很大，而且投資金額相當高。許多企業(yè)的固定資產(chǎn)投資活動往往由專門的職能部門完成，而且針對一些重大投資項目，也會成立專門的項目管理辦公室，然而許多企業(yè)的固定資產(chǎn)投資項目檔案管理能力較差，無法滿足項目的建成要求，導致項目建設效果一般，無法達到預期的目標。一般來說，之所以出現(xiàn)這樣的情況，是因為一些企業(yè)沒有全面認識到固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的重要性，導致企業(yè)不能多層次、嚴格地把控固定資產(chǎn)投資項目，在項目內(nèi)容規(guī)劃論證上也很難確保其經(jīng)濟性，這很有可能使固定資產(chǎn)投資面臨更大的風險，給企業(yè)造成嚴重損失，甚至會導致企業(yè)面臨破產(chǎn)。因此，企業(yè)必須不斷加強固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作。

企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作存在的問題

管理層容易忽視固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作

對于企業(yè)來說，不管是什么工作，領導都必須高度重視，否則該項工作就不能正常進行。所以對于固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作來說，領導的重視發(fā)揮著至關重要的作用。當前依舊存在對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作重要性認識不足的現(xiàn)象，在項目啟動時未將項目檔案管理工作作為項目建設管理規(guī)劃以及工作程序中的一部分，也未將項目檔案管理列入項目管理的整個過程中；在項目建設過程中，檔案部門沒有真正參與到項目建設的各個環(huán)節(jié)中，包括籌劃以及組織等，沒有嚴格監(jiān)督和及時指導項目檔案的形成以及管理。

固定資產(chǎn)投資項目檔案管理程序不合理

企業(yè)存在重視立項而忽視管理的情況，項目檔案管理程序不合理，檔案部門不能迅速根據(jù)程序?qū)椖恳?guī)劃、建設的整個過程進行嚴格的監(jiān)控，增加了檔案管理工作的難度。在這種情況下，檔案管理人員只能在項目竣工驗收前對檔案進行整理以及補充，導致項目檔案管理工作存在脫節(jié)的情況，不能確保檔案的質(zhì)量。

缺乏健全的固定資產(chǎn)投資項目檔案管理制度

部分企業(yè)尚未制定完善的固定資產(chǎn)投資項目檔案管理制度，也沒有制定相應的固定資產(chǎn)投資項目檔案收集以及歸檔等制度，還存在部分有章不循的情況，導致檔案收集整理過程中人為因素干預過多，過于隨意，不夠嚴謹。

固定資產(chǎn)投資項目文件材料收集不夠全面

要想做好固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作，首先必須要做好檔案材料的收集工作，這是首個環(huán)節(jié)，也是最為關鍵的環(huán)節(jié)。然而由于有很多建設單位以及參建單位參與到項目建設中，再加上投資項目建設周期較長，時間跨度及人員流動較大，因此各方的文件材料在對接過程中容易丟失，很難對文件材料進行全面收集和及時歸檔。

人才培養(yǎng)力度不足

隨著企業(yè)結(jié)構逐漸精簡化，企業(yè)檔案管理人員數(shù)量越來越少，而且許多企業(yè)沒有設置專門的檔案部門。由于檔案管理人員數(shù)量不足，兼職人員較多，不論是綜合素質(zhì)還是專業(yè)水平都無法滿足固定資產(chǎn)投資項目檔案管理崗位的要求。檔案管理專業(yè)人員的缺乏必定會導致固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作效率降低。

加強固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的具體辦法

加大宣傳力度，奠定堅實基礎

在信息化時代，從某個角度來看，宣傳就是信息傳遞，其是檔案管理的重要主題。對于檔案部門來說，其應該盡可能地利用所有形式以及所有條件，對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的重要性進行積極宣傳，比如可以組織培訓，開展評先活動等；通過多種多樣的形式充分體現(xiàn)檔案價值，比如檔案知識推送、檔案編研等，使各級領導及企業(yè)所有工作人員都能充分了解固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的重要性。固定資產(chǎn)投資項目檔案管理并非獨立的管理系統(tǒng)，要想將項目檔案管理工作落實到位，各方必須積極參與，企業(yè)各級領導以及所有工作人員都要對項目檔案管理工作有全面的了解，對項目檔案管理工作給予大力支持以及充分理解，重視項目檔案管理工作。此外，固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作必須嚴格遵循“三納入、四參加、四同步”的管理要求。只有將固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作納入企業(yè)工作計劃以及領導議事日程中，保證各方朝著共同的目標一起努力，才可以真正落實固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作。

成立機構，提供有力保障

不論是什么工作，要想保證其正常開展，必須要重視組織管理。在國家經(jīng)濟不斷發(fā)展以及行業(yè)形勢日益變化的背景下，企業(yè)的固定資產(chǎn)投資項目越來越多，這給固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。因此，針對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作，必須要保證做到有效管理和全面統(tǒng)籌規(guī)劃。第一，科學構建完善的固定資產(chǎn)投資項目檔案組織管理體系，安排企業(yè)負責檔案管理的工作人員妥善組織協(xié)調(diào)和嚴格管理項目檔案管理的整個過程。第二，建立和健全相應的檔案管理責任制度，確定項目檔案管理責任單位以及責任人在每個環(huán)節(jié)需要承擔的責任，使其各自擔負起自己的責任，促進項目檔案管理工作的科學化以及規(guī)范化發(fā)展。

完善制度，落實保障

為了加強固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作，必須合理制定完善的檔案管理制度。而要想保證檔案文件材料的完整性，就必須對項目檔案管理工作進行合理規(guī)劃，制定科學的規(guī)章制度，確定每個相關單位在項目檔案管理工作中必須承擔的責任，根據(jù)單位本身的實際情況，合理制定有效的辦法以及具體的實施細則。針對負責項目建設的設備管理部門和項目部門，以及參建的監(jiān)理單位和施工單位等，制定包括文件材料歸檔范圍以及基本歸檔要求等在內(nèi)的具體標準，同時也要將責任落實到人，任務落實到位。

重視收集，提高質(zhì)量

固定資產(chǎn)投資項目檔案的載體相當復雜，種類較多，數(shù)量龐大，通常需要監(jiān)理單位以及建設單位等共同做好收集工作。監(jiān)理單位以及建設單位既是項目檔案形成的重要主體，也是主要責任者。在項目檔案收集工作中，要先檢查歸檔文件材料的內(nèi)容是否有丟失，竣工圖是否如實將項目竣工的整個過程完整地反映出來，在盡可能確保圖片以及數(shù)據(jù)信息準確性的基礎上，完成簽字以及蓋章等各項手續(xù)。同時，項目建設過程中往往要購買很多儀器設備，在收集文件材料時也要收集設備安裝調(diào)試過程中形成的文件資料，這些文件材料實用價值較大，而且如果不能全面收集，容易影響項目設計以及施工等后續(xù)工作的開展。同時，收集聲像檔案時，必須仔細檢查其載體的物理性質(zhì)，還要檢查其載體有無病毒，將其放在單獨的防磁柜中，定期認真檢查。因為電子文件信息載體可分離性很強，所以必須認真收集和妥善保存所有的電子文件，確保電子文件的準確性。

認真整理和立卷，方便利用

檔案的鑒定、整理和立卷直接決定檔案是否完整，也關乎其利用的便捷程度等。因此，要認真鑒定收集的所有文件材料，對于沒有保存價值，或保存價值很小的文件，可以直接清除；對于具有保存價值的文件材料，要予以保留。一般來說，立卷工作不能違背文件材料的形成規(guī)律，要確保不同文件材料之間存在聯(lián)系，可以將工程建設成果以及建設概況全面反映出來。比如將立項申請報告、可行性研究報告、環(huán)保以及消防等單項驗收意見進行組卷，構成完整的項目管理類文件材料。就設備儀器類文件材料來講，必須確保歸檔文件的成套性，根據(jù)設備儀器的安裝選購計劃、開箱驗收、安裝調(diào)試等順序來認真組卷。項目建設文件材料在歸檔組卷時，必須根據(jù)項目單獨進行立卷整理，否則很難將固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的全面性以及完整性充分體現(xiàn)出來，不利于之后的竣工驗收以及查詢利用。

優(yōu)化管理，做好檔案管理工作

在信息化技術高速發(fā)展的今天，如何利用新手段、新技術提升管理效率是每個管理者必須思考的問題，檔案管理工作也不例外。通過對檔案收集范圍、歸檔時間、責任單位進行固化，同步考慮檔案收集工作策劃與項目立項，與項目管理部門協(xié)調(diào)項目的執(zhí)行節(jié)點，確保項目檔案的完整性及準確性。以檔案管理軟件的二次開發(fā)為著手點，對檔案收集工作進行可視化管理，實時掌握檔案歸檔率及完整率，對歸檔責任單位進行監(jiān)督考核。優(yōu)化整合檔案信息，將信息及時錄入檔案資源數(shù)據(jù)庫中，將現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫與公司的相關業(yè)務系統(tǒng)相融合，實現(xiàn)檔案的在線歸檔，為檔案資源的充分利用提供便利。

不斷完善自我，提升素質(zhì)

第一，加強對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理人員的培訓，培訓內(nèi)容不僅要包括固定資產(chǎn)投資項目的相關專業(yè)知識，還要包括檔案業(yè)務知識等。培訓不能流于形式，要對管理人員對培訓內(nèi)容的了解程度進行摸底，確保參與培訓的人都能充分認識到文件材料收集歸檔的重要性，并且知道怎樣收集和整理文件材料，加強檔案管理人才隊伍建設。

第二，檔案管理信息化建設要求檔案管理人員在掌握檔案專業(yè)知識的同時，具備一定的計算機操作能力，以滿足檔案信息化管理的需求。此外，檔案管理工作環(huán)境較為封閉，工作程序重復枯燥，對檔案管理人員的責任心、耐心等素質(zhì)提出了很高的要求，所以項目檔案管理人員應該具備較高的專業(yè)素質(zhì)，否則很難開展檔案管理工作，優(yōu)秀的人才隊伍在檔案管理工作中發(fā)揮著關鍵的作用。

第三，項目檔案管理工作內(nèi)容包括多個方面，如對檔案的收集、鑒定以及保管等，檔案管理工作的效率取決于檔案管理人員的業(yè)務能力。因此，項目檔案管理人員應該具有很強的使命感及責任感，還要有很強的交流協(xié)調(diào)能力以及文字表達能力，具備豐富的專業(yè)知識，特別是在面對很多原始文件材料時，要能將一些無序且復雜的信息進行系統(tǒng)化以及條理化梳理，對其進行深入挖掘，如此，固定資產(chǎn)投資項目檔案才可以充分發(fā)揮其價值，為企業(yè)創(chuàng)造無形的財富。

總而言之，對企業(yè)來說，固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作是企業(yè)日常工作的重要組成部分，但是許多企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的現(xiàn)狀不容樂觀，依然存在許多問題。針對這些問題，必須及時采取有效的措施來解決，否則會影響固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的效率，影響項目的完工驗收，甚至會影響企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（作者單位：貴陽航發(fā)精密鑄造有限公司）