馬勤

隨著當(dāng)代社會(huì)信息化的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛運(yùn)用。人事檔案管理也不例外，同樣需要引進(jìn)信息技術(shù)，進(jìn)行信息化管理。人事檔案信息化管理既能提升人事檔案管理的效率，還能保證人事檔案的安全性。現(xiàn)通過(guò)對(duì)人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行深度探究，提出相關(guān)策略，以期為人事檔案信息化管理工作提供有效參考。

人事檔案管理工作主要體現(xiàn)在人事管理活動(dòng)中，包括個(gè)體的學(xué)歷、工作表現(xiàn)以及工作經(jīng)歷等。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社會(huì)日益增長(zhǎng)的需求，這對(duì)人事檔案管理的精細(xì)化提出了越來(lái)越高的要求，也為人事檔案管理工作帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。人事檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，但在發(fā)展過(guò)程中，其難免會(huì)遇到各種問(wèn)題。針對(duì)發(fā)展中各個(gè)階段遇到的問(wèn)題，本文提出了合理有效的對(duì)策，旨在實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化。

人事檔案信息化管理的重要意義

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不能滿足社會(huì)的發(fā)展需求，因此，信息化管理模式得到廣泛應(yīng)用。目前，人們高度重視人事檔案工作，但如果只利用人力進(jìn)行檔案管理，將無(wú)法達(dá)到高質(zhì)量與高效率的管理效果；而如果將信息技術(shù)融入其中，則可以從根本上提升人事檔案管理水平。

人事檔案信息化管理與傳統(tǒng)檔案管理相比更加便捷。例如，人事檔案錄入、保存、查詢以及利用等都無(wú)需人工操作。另外，信息化平臺(tái)還能對(duì)人事檔案進(jìn)行個(gè)性化管理，如對(duì)相關(guān)人員的年齡、民族以及興趣愛(ài)好進(jìn)行查詢，基于此，管理人員便可以進(jìn)行信息分類，對(duì)人事檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度探究，并根據(jù)相關(guān)人員的需求為其提供所需要的信息資源。綜上所述，人事檔案信息化管理的重要意義可以歸納為以下幾點(diǎn)。

提高人事檔案信息的時(shí)效性

以往的人事檔案管理主要以紙質(zhì)檔案為主，管理人員收集、整理和管理檔案需要進(jìn)行大量的重復(fù)操作，無(wú)法保證人事檔案信息的時(shí)效性?，F(xiàn)階段，信息化技術(shù)給人事檔案管理工作帶來(lái)了便利，管理人員只需要將相關(guān)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，就可以順利完成工作。這從根本上提升了人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

改革與創(chuàng)新人事制度

在信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)普遍運(yùn)用到人們的生活和工作中。從人事角度出發(fā)，相關(guān)工作人員只需要使用信息技術(shù)就可以開展招聘工作，選拔優(yōu)秀人才。信息技術(shù)在人力資源管理中能夠有效記錄入職員工的不同表現(xiàn)，并隨時(shí)更新人事檔案信息，進(jìn)而加大監(jiān)督工作力度，增強(qiáng)監(jiān)督工作實(shí)效。綜上所述，人事檔案信息化管理能夠更好地促進(jìn)人事制度的改革與創(chuàng)新。

提升紙質(zhì)檔案的保護(hù)水平

在單位管理工作中，人事檔案具備較高的利用率，其中主要包含工作人員的考核與人事調(diào)動(dòng)工作。由于紙質(zhì)檔案經(jīng)常需要拆卸和裝訂，久而久之，就會(huì)出現(xiàn)破損的情況。對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的規(guī)范化整理，不僅能方便查閱，還能提升對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)水平。

保證檔案信息的完整性與真實(shí)性

在人事檔案信息化管理過(guò)程中，計(jì)算機(jī)防御技術(shù)可以在一定程度上防止檔案信息丟失，充分保證檔案信息的完整性與真實(shí)性。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理，不僅有利于管理人員快速查找到所需要的信息，還能保證信息的安全，防止資料丟失。

提升人事檔案的利用率

人事檔案信息化管理不僅為管理工作提供了便利，還提升了檔案信息的利用率。以往在進(jìn)行檔案信息的錄入、查詢以及增加的工作上，經(jīng)常需要花費(fèi)管理人員大量的時(shí)間與精力，且很難保證信息的完整性與有效性，但是對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理后，管理人員只需要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候手動(dòng)錄入即可，這從根本上提升了人事檔案的利用率。

人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

基礎(chǔ)設(shè)備不完善

人事檔案信息化管理工作的順利開展不僅需要高水平的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更需要完善的儀器設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等?，F(xiàn)階段，很多單位的基礎(chǔ)設(shè)備還不夠完善，其功能無(wú)法達(dá)到行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致人事檔案信息化管理工作無(wú)法順利開展。

相應(yīng)監(jiān)管力度不夠

目前，由于大部分企業(yè)并不重視人事檔案管理工作，故而嚴(yán)重影響了人事檔案信息化管理工作的開展。此外，大部分檔案管理人員沒(méi)有認(rèn)清自身的崗位職責(zé)，監(jiān)督力度不夠，導(dǎo)致在進(jìn)行檔案信息化管理工作中遇到了很多困難，給檔案管理帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。

信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)落后

信息數(shù)據(jù)庫(kù)在人事檔案信息化管理工作中具有至關(guān)重要的作用，主要體現(xiàn)在檔案信息的收集、整理、存檔、維護(hù)以及更新等方面。大多數(shù)單位沒(méi)有建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，在這方面還存在很多不足。比如，沒(méi)有較完善的數(shù)據(jù)信息以及后期維護(hù)工作不到位等。

檔案管理人員能力偏低

要想提升人事檔案信息化管理水平，就要提高管理人員的工作能力。在人事檔案信息化管理工作中，很多工作內(nèi)容都需要依靠計(jì)算機(jī)來(lái)完成。但是，大部分檔案管理人員年齡偏大，嚴(yán)重影響了人事檔案信息化管理工作的開展。大部分檔案管理人員不重視人事檔案信息化管理，對(duì)信息技術(shù)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)與理解，網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)也較為薄弱，這導(dǎo)致人事檔案信息安全性較低，存在一定的安全隱患。

提高人事檔案信息化管理水平的對(duì)策

完善基礎(chǔ)設(shè)施

要想順利開展人事檔案信息化管理工作，就必須具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，如果沒(méi)有完善的基礎(chǔ)設(shè)施，人事檔案的信息化管理就無(wú)法實(shí)現(xiàn)。因此，管理人員需要高度重視人事檔案管理工作，了解完善基礎(chǔ)設(shè)施對(duì)工作開展的關(guān)鍵作用，同時(shí)還要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在人事檔案管理工作中，基礎(chǔ)設(shè)施是信息數(shù)據(jù)的重要載體，不僅可以及時(shí)傳輸信息數(shù)據(jù)，還能對(duì)其進(jìn)行合理有效的保存。由此可見，在人事檔案管理工作中，只有具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，才能保證人事檔案信息化管理工作順利開展，從根本上提升人事檔案管理工作的效率和水平，為人事檔案信息化管理打下良好的基礎(chǔ)。

建設(shè)人事檔案信息化管理系統(tǒng)

在信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用于各個(gè)行業(yè)。它的特點(diǎn)是高效、快捷以及無(wú)地域、時(shí)間的限制。檔案管理人員根據(jù)信息技術(shù)的特點(diǎn)，建設(shè)科學(xué)合理的人事檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保證人事檔案信息的時(shí)效性，保證檔案信息的安全性。建設(shè)科學(xué)合理的人事檔案管理系統(tǒng)可以解決各部門之間信息不暢通的問(wèn)題，從而更好地開展檔案管理工作。此外，使用計(jì)算機(jī)將紙質(zhì)檔案錄入系統(tǒng)中并生成電子檔案，有利于檔案管理人員及時(shí)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行分類，如崗位、年齡、學(xué)歷等，從根本上提升人事檔案管理的效率。

構(gòu)建完善的動(dòng)態(tài)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

為了順利開展人事檔案信息化管理工作，需要及時(shí)構(gòu)建完善動(dòng)態(tài)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。利用檔案信息分級(jí)，可以使擁有不同權(quán)限的用戶獲取相應(yīng)的信息。首先，應(yīng)高度重視檔案材料的相關(guān)工作，檔案管理工作人員在平時(shí)的工作中，應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理以及備份。其次，為了保證信息數(shù)據(jù)庫(kù)儀器設(shè)備的安全性以及穩(wěn)定性，相關(guān)管理人員需要定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查以及維護(hù)，加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。最后，在構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)，還應(yīng)建立完善的人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，為檔案管理人員提供良好的服務(wù)，從而充分展示出人事檔案信息化管理的重要價(jià)值。

提升人事檔案管理服務(wù)水平

建立完善的人事檔案信息化管理服務(wù)體系，不僅可以增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)，還能增加相關(guān)服務(wù)內(nèi)容，讓檔案信息資源得到利用，同時(shí)可以促進(jìn)人事檔案信息的共享。優(yōu)化人事檔案信息的服務(wù)功能，對(duì)文字、圖像以及視頻進(jìn)行分類，同時(shí)保存檔案信息，連接網(wǎng)絡(luò)，就能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享。由此，檔案管理人員可以不受時(shí)間和空間的限制，隨時(shí)隨地查詢相關(guān)信息，進(jìn)而為每個(gè)個(gè)體提供不同的服務(wù)。人事檔案信息化管理對(duì)檔案管理人員的技術(shù)水平要求較高，要想提升檔案管理服務(wù)水平，就需要管理人員有足夠的信息化知識(shí)儲(chǔ)備。由此可見，人事檔案信息化管理服務(wù)需要依靠信息技術(shù)，因此應(yīng)該重點(diǎn)培養(yǎng)相關(guān)檔案管理人才，打造一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊(duì)伍。首先，企業(yè)需要定期為相關(guān)管理人員組織相關(guān)培訓(xùn)工作，主要包括計(jì)算機(jī)技術(shù)等內(nèi)容，通過(guò)培訓(xùn)從根本上提升管理人員的管理服務(wù)水平。其次，企業(yè)要引導(dǎo)管理人員高度重視檔案管理工作，使其形成良好的安全意識(shí)和保密意識(shí)，同時(shí)制定相應(yīng)的規(guī)章制度。只有做好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，才能從根本上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升人事檔案管理服務(wù)水平，為人事檔案信息化管理工作順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

開發(fā)專門的數(shù)字化工具

為了保證人事檔案信息的安全，不僅要嚴(yán)格遵守國(guó)家的法律法規(guī)，還應(yīng)構(gòu)建完善的信息資源保障體系，運(yùn)用數(shù)字化工具對(duì)其進(jìn)行有效管理。開發(fā)數(shù)字化工具需要利用科學(xué)有效的手段，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行管理與維護(hù)，并利用身份認(rèn)證、安全審計(jì)以及權(quán)限設(shè)置等技術(shù)，保證信息資源的安全，進(jìn)而保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

組建復(fù)合型管理團(tuán)隊(duì)

為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，必須打造一支高素質(zhì)、高水平的管理團(tuán)隊(duì)，這對(duì)檔案信息化管理工作的開展具有重要作用。在此過(guò)程中，不僅需要提升檔案管理人員的信息化水平，還應(yīng)該提升其計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，以便器更好地進(jìn)行信息自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔以及傳遞利用等工作。管理人員應(yīng)具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理工作中，保證檔案信息安全完整。檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)自身的工作，增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)，定期參加相關(guān)培訓(xùn)，提高自身的業(yè)務(wù)能力。為了加快改變傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案管理部門應(yīng)完善工作計(jì)劃，對(duì)相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，要求其學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)以及信息知識(shí)內(nèi)容等，組建一支高素質(zhì)、高水平的復(fù)合型管理團(tuán)隊(duì)。

加強(qiáng)檔案工作制度建設(shè)

在人事檔案信息化管理工作中，為了使檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展，檔案管理人員需要認(rèn)真落實(shí)相關(guān)工作方針、政策和相關(guān)制度。管理人員應(yīng)該明確檔案工作崗位責(zé)任制度、管理制度以及保密等制度，嚴(yán)格遵守檔案管理相關(guān)制度，為做好檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的保障。只有建立嚴(yán)格的檔案管理制度和明確的責(zé)任制，才能促進(jìn)檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

加強(qiáng)法治建設(shè)，更新信息技術(shù)

為了加強(qiáng)人事檔案信息的安全性和穩(wěn)定性，應(yīng)加強(qiáng)法治建設(shè)。例如，建立完善的監(jiān)管體系，并利用法律規(guī)范對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有效管控，實(shí)時(shí)分享相關(guān)信息。

在對(duì)檔案管理進(jìn)行法治建設(shè)的同時(shí)，還需要明確網(wǎng)絡(luò)協(xié)議與數(shù)據(jù)權(quán)限，如果發(fā)現(xiàn)人事檔案管理人員對(duì)信息內(nèi)容存在破壞行為，應(yīng)該立即對(duì)其進(jìn)行處罰。此外，要對(duì)人事檔案信息化管理的各個(gè)步驟進(jìn)行明確的規(guī)定和及時(shí)的監(jiān)督，要對(duì)信息技術(shù)各個(gè)層面進(jìn)行優(yōu)化與更新。

綜上所述，隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案信息化管理已成為必然趨勢(shì)。人事檔案管理部門應(yīng)高度重視檔案管理工作的安全性及穩(wěn)定性?，F(xiàn)階段，我國(guó)人事檔案信息化管理還面臨著很多挑戰(zhàn)，相關(guān)管理人員要重視檔案信息化管理工作，并探究出合理有效的策略，從而進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案信息化管理建設(shè)。

（作者單位：山東建筑大學(xué)法學(xué)院）