關(guān)嬌

秘書工作是黨政機關(guān)和企事業(yè)單位辦公室工作的重要組成部分，承擔著輔助決策、協(xié)調(diào)服務、辦文、辦會、辦事等多項職能，一個好的秘書人員應該是領導者的參謀與助手。那么怎樣才能做好這項工作呢？現(xiàn)結(jié)合自己的工作實踐，從角色定位、應該具備的基本素質(zhì)和如何提高辦公室秘書工作的質(zhì)量和水平等幾個方面，談一點粗淺的認識。

一、秘書人員在企業(yè)中要準確把握角色定位

? 1.秘書人員是企業(yè)管理工作最直接的參與者

文秘人員是與領導最接近的崗位，無論是會議紀要的撰寫還是信息收集的提供，基本上自始至終參與了企業(yè)每一項生產(chǎn)經(jīng)營決策形成的全過程。僅從這一點來說，不管是主動參與還是被動參與，秘書人員都實實在在參與了決策過程，他們的工作效率、質(zhì)量會對決策質(zhì)量或多或少起到影響，他們是名副其實的企業(yè)管理工作的參與者。

? 2.秘書人員是企業(yè)管理的信息收集者和提供者

收集和提供企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息是秘書人員日常的主要工作之一，這就要求他們要做有心人，自覺及時地收集一切與企業(yè)經(jīng)營管理相關(guān)的信息，隨時為領導提供其所需的信息內(nèi)容，為生產(chǎn)經(jīng)營決策做好信息準備。

? 3.秘書人員是企業(yè)各項管理計劃的督察落實者

執(zhí)行力是企業(yè)管理效率的重要標志。一些成功的企業(yè)往往把提高執(zhí)行力作為企業(yè)管理的首要任務來抓，而一些企業(yè)之所以效率低下，也往往是由于企業(yè)的決策得不到及時有效的執(zhí)行。所以，在企業(yè)的經(jīng)營決策、方針與目標確定后，除了由領導自己直接傳達管理意圖外，在更多的情況下，需要秘書人員和下一層管理者來進一步傳達、督促、落實管理意圖。這樣，秘書人員就要對經(jīng)營決策、方針與目標進行深入具體的部署，并做好落實過程中的協(xié)調(diào)、提醒、督促工作，隨時掌握真實地經(jīng)營決策、方針與目標的落實情況。

? 二、企業(yè)秘書人員應該具備的基本素質(zhì)

? 1.必須具有較高的思想素質(zhì)

秘書的工作性質(zhì)決定了秘書人員非常接近企業(yè)的管理核心，這就需要他們必須具有強烈的工作責任心、進取心和吃苦耐勞的精神，具備大局意識、原則意識、保密意識和作風謹慎、嚴以律己的行為意識。

? 2.必須具有較強的業(yè)務素質(zhì)

秘書人員的主要工作可分為辦文、辦事、辦會，這就要求他們應具備較強的文字寫作能力、統(tǒng)籌兼顧的辦事能力、分析判斷能力和敏銳的反應能力。特別是文字寫作能力，是應該成為秘書人員的看家本領。文字工作是一項非常辛苦的工作，尤其是文秘工作，要成天面對各類請示報告、匯報材料、職代會報告以及講話稿等文字材料的起草撰寫，工作量非常大。這就要求他們不僅要具有扎實的文字功底，而且要掌握大量的信息，并對大量的信息加以甄別篩選，通過歸納、總結(jié)、提煉，形成一份經(jīng)得起推敲的完整材料。

? 3.必須具有較強的工作協(xié)調(diào)能力

日常工作中的辦文、辦事、辦會都需要各級部門的配合。作為承上啟下、上傳下達的職能者，秘書人員要時時刻刻做好關(guān)系協(xié)調(diào)、工作協(xié)調(diào)。企業(yè)是一個復雜的集合體，由于企業(yè)每個成員所在部門情況、利益不同以及對待問題的角度、認知水平不同，所以必然存在差異和分歧，有分歧就會有矛盾。這就需要進行科學的協(xié)調(diào)，統(tǒng)一各個群體的認知，進而解決各種矛盾。

? 4.必須具有較強的學習能力

秘書工作的性質(zhì)和秘書人員在企業(yè)中的特殊地位，要求他們必須成為一名一專多能的復合型人才。為此，學習應該成為文秘人員每日必做的功課。尤其是在進入信息化時代的今天，科學技術(shù)日新月異，知識更新以分秒來論，如果稍有停頓，就很可能被時代淘汰。企業(yè)秘書人員更要注重學習，不僅要學習文秘專業(yè)知識，也要努力學習科技、人文、歷史等方面的知識，同時要加強政治理論知識學習，及時全面掌握國家、行業(yè)內(nèi)外最新動態(tài)。

? 5.要具有處理突發(fā)性事件的能力

企業(yè)中經(jīng)常會發(fā)生事故性、自然性、行政性的突發(fā)事件。秘書人員要具備應變意識，協(xié)助領導迅速、準確地處理好這類事件。這就要求在事件發(fā)生時，一是做到頭腦冷靜，耐心聽取各部門的反映，把事情的原因、性質(zhì)弄清楚，將心理調(diào)整到最佳狀態(tài)，沉著冷靜，從容應對。二是有充當多重角色的能力，既要當好事件的協(xié)調(diào)者，又要充當信息的傳播者，在領導授權(quán)的情況下，還要充當事件的指揮者。

三、如何提高辦公室文秘工作的質(zhì)量和水平

? 1.提升秘書工作者職業(yè)能力

在提升辦公室秘書工作質(zhì)量與水平的過程中，需要強化秘書人員的職業(yè)能力，并通過促進秘書工作人員創(chuàng)新發(fā)展等形式，讓其更好地參與到企業(yè)發(fā)展和相關(guān)工作中。秘書人員要不斷強化自身在文件起草方面的職業(yè)能力，通過學習文書起草方式、靈活運用各種文書等形式，培養(yǎng)自身的思想修養(yǎng)和知識儲備，通過更加高質(zhì)量的文件寫作內(nèi)容和風格，準確把握領導的講話意圖和語言風格，促進職業(yè)能力的發(fā)展。

? 2.提升秘書工作者的綜合素質(zhì)

辦公室秘書人員在日常工作過程中，需要提升自我綜合素質(zhì)與能力。單位需要加強對秘書人員綜合素質(zhì)和整體素質(zhì)的培養(yǎng)力度，可以定期對辦公室秘書人員進行培訓，增強秘書工作人員對秘書工作流程、內(nèi)容的全面了解，還可以通過強化秘書人員表達能力、合作能力、溝通能力等形式，促進相關(guān)工作的合理開展。辦公室秘書人員要不斷鞏固自身的專業(yè)知識和溝通交流能力，通過與各部門之間有效溝通互動等形式，促進秘書工作順利開展。秘書人員需要強化自主學習能力，通過對現(xiàn)代化管理系統(tǒng)、知識系統(tǒng)進行學習等策略，提升自我政治素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)，運用現(xiàn)代化的管理理念和方式，推動自我管理能力與水平全面發(fā)展。

? 3.要加強學習，不斷提高業(yè)務技能

當今時代，社會發(fā)展日新月異。秘書人員一定要樹立學習意識，不斷提高業(yè)務技能。首先，要認真學習黨的路線方針政策，做到政治意識明確，才能保證正確的工作方向；其次，要加強辦公室業(yè)務知識的學習，了解時代發(fā)展變化，努力學習秘書工作的經(jīng)驗和做法，提高自己的業(yè)務水平；最后，要掌握現(xiàn)代辦公設備和技術(shù)的應用，更加高效地做好辦公室工作。

新時期，辦公室秘書人員要想促進各項工作順利完成，必須通過提升自身職業(yè)能力、綜合素質(zhì)及樹立大局觀等策略，促進自身專業(yè)技能和工作素養(yǎng)不斷提升。除此之外，還可以通過強化文秘實際操作水平等形式，為完成各項工作提供保障。

（作者單位：山西汾西重工有限責任公司 ）