丁 東

（南京大學(xué)圖書館）

一、引言

在《中華人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和2035 年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》中就提到，“健全管資本為主的國有資產(chǎn)監(jiān)管體制。堅(jiān)持授權(quán)與監(jiān)管相結(jié)合、放活與管好相統(tǒng)一，大力推進(jìn)國資監(jiān)管理念、重點(diǎn)、方式等多方位轉(zhuǎn)變。健全協(xié)同高效的監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)格責(zé)任追究，切實(shí)防止國有資產(chǎn)流失?！备咝D書資產(chǎn)作為國有資產(chǎn)的重要組成部分，加之圖書資產(chǎn)有別于其他固定資產(chǎn)的特殊性，其產(chǎn)品種類龐雜，數(shù)量巨大，存儲(chǔ)地嚴(yán)重不足等原因一直沒有形成完整的管理制度，圖書資產(chǎn)的安全性與完整性得不到保障，尤其是在數(shù)字資源指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)的當(dāng)下，高校圖書資產(chǎn)的管理工作越早規(guī)范化，越利于防止國有資產(chǎn)的流失。圖書資產(chǎn)的管理是高校固定資產(chǎn)管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。

《高校會(huì)計(jì)制度》中對(duì)高等學(xué)校的固定資產(chǎn)進(jìn)行了分類，一般分為六類：房屋及構(gòu)筑物；專用設(shè)備；通用設(shè)備；文物和陳列品；圖書、檔案；家具、用具、裝具及動(dòng)植物。高等學(xué)校的固定資產(chǎn)明細(xì)目錄由教育部制定，報(bào)財(cái)政部備案。《教育部關(guān)于規(guī)范和加強(qiáng)直屬高校國有資產(chǎn)管理的若干意見》中則明確了高校應(yīng)結(jié)合實(shí)際，建立和完善本校資產(chǎn)配置、使用、處置、績(jī)效評(píng)價(jià)、信息化建設(shè)、統(tǒng)計(jì)報(bào)告、日常監(jiān)督等具體制度?？茖W(xué)合理設(shè)置內(nèi)部國有資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，對(duì)學(xué)校國有資產(chǎn)實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理。

本文主要以“雙一流”高校圖書資產(chǎn)管理辦法和管理系統(tǒng)建設(shè)情況展開調(diào)查，分析了“雙一流”高校圖書資產(chǎn)管理的異同點(diǎn)和出現(xiàn)的問題，提出了一些解決對(duì)策以期提升圖書資產(chǎn)管理水平，保障圖書資產(chǎn)的安全性與完整性，服務(wù)好高?！半p一流”建設(shè)。

二、調(diào)查對(duì)象和調(diào)研方法

（一）調(diào)查對(duì)象和方法

本文所指的高校圖書資產(chǎn)主要指學(xué)校圖書館及院系部門圖書資產(chǎn)和全校科研經(jīng)費(fèi)自購圖書的資產(chǎn)。圖書資產(chǎn)的類別包括：中外文圖書、中外文期刊、學(xué)位論文、音像資料、地圖資料、電子數(shù)據(jù)庫、微縮資料、會(huì)議錄、專利等。

在研究過程中，筆者對(duì)國內(nèi)42 所世界一流大學(xué)建設(shè)高校的圖書資產(chǎn)管理工作進(jìn)行了總體考察，在此基礎(chǔ)上對(duì)建設(shè)成效較好的高校進(jìn)行了實(shí)地調(diào)研。此外，調(diào)查方法還包括網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法、文獻(xiàn)查閱法、比較法和綜合歸納法。

（二）調(diào)查結(jié)果分析

從42 所“雙一流”高校圖書資產(chǎn)管理情況表（表1）中不難看出[3-15]，只有33%的“雙一流”高校發(fā)布了專門針對(duì)圖書資產(chǎn)管理的規(guī)章。并且 “雙一流”高校在制定圖書資產(chǎn)管理辦法上起步較晚，普遍在近3 年才開展，清華大學(xué)和浙江大學(xué)的圖書資產(chǎn)管理辦法針對(duì)的是“985”“211”專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的圖書資產(chǎn)管理；使用獨(dú)立的圖書資產(chǎn)管理系統(tǒng)的只有6 所高校，南京大學(xué)和清華大學(xué)的圖書資產(chǎn)管理系統(tǒng)也只針對(duì)“985”“211”專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。

表1 “雙一流” 高校圖書資產(chǎn)管理情況表

由此可見，“雙一流”高校圖書資產(chǎn)管理水平差異較大，普遍起步較晚。針對(duì)圖書資產(chǎn)管理的規(guī)章制度總體匱乏，對(duì)全校不同經(jīng)費(fèi)采購的圖書資產(chǎn)監(jiān)管不周全，圖書資產(chǎn)管理系統(tǒng)的應(yīng)用很少，信息化程度較低。

三、“雙一流”高校圖書資產(chǎn)管理現(xiàn)狀分析

“雙一流”高校圖書資產(chǎn)管理存在著較大差異，在沒有單獨(dú)制定圖書資產(chǎn)管理制度的高校中，圖書資產(chǎn)的管理是模糊的，只有采購與剔舊的局部管理，缺乏賬目與實(shí)物的監(jiān)管，難以保障圖書資產(chǎn)的安全性與完整性，圖書資產(chǎn)的利用率較低。

“雙一流”高校圖書資產(chǎn)管理不僅包括圖書館和資料室采購的圖書，還包括師生們使用各類科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷的圖書，“985”“211”專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)對(duì)購買圖書有特別嚴(yán)格的要求。不同的購置金額其審批單位也不同。如清華大學(xué)將“985”“211”專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)分為批量購置（指院系圖書資料機(jī)構(gòu)的采購行為，或經(jīng)費(fèi)總額在十萬元以上者）和零星購置（指項(xiàng)目組或承接項(xiàng)目的個(gè)人的采購行為，或經(jīng)費(fèi)總額在十萬元以下者）兩種情況。批量購置圖書資料計(jì)劃由學(xué)?；蛟合祵徟?。零星購置圖書計(jì)劃由院系領(lǐng)導(dǎo)審批。但是大部分的經(jīng)費(fèi)在沒有圖書資產(chǎn)管理辦法沒有出臺(tái)前則沒有相關(guān)的政策。

在制定了圖書資產(chǎn)管理辦法的“雙一流”高校中，仍有很大一部分高校缺乏與之配套的實(shí)施細(xì)則。在未制定圖書資產(chǎn)管理辦法的“雙一流”高校中，也已經(jīng)出臺(tái)了固定資產(chǎn)管理辦法。圖書則遵循和房屋，儀器一樣的管理辦法，在具體實(shí)施中可操作性不強(qiáng)，無具體細(xì)則可以依據(jù)。

在已出臺(tái)圖書資產(chǎn)管理辦法的“雙一流”高校中，表2 中可以看出不同的高校在管理范圍上還是不同的，有的涉及項(xiàng)目組使用的科研經(jīng)費(fèi)，有的則只涉及圖書館和院系資料室的統(tǒng)一采購。有的涉及捐贈(zèng)的圖書，有的則不涉及捐贈(zèng)的圖書。圖書資產(chǎn)管理辦法中對(duì)于采購金額的設(shè)置和流程說明非常重要。

表2 圖書資料購置登記固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)

四、“雙一流”高校圖書資產(chǎn)管理存在的問題與對(duì)策

（一）存在的問題

1.缺乏圖書資產(chǎn)管理辦法

“雙一流”高校尚且還有大部分沒有專門針對(duì)圖書資產(chǎn)的管理辦法，僅僅依賴原先的固定資產(chǎn)管理辦法，甚至完全沒有做到監(jiān)管。圖書資產(chǎn)的管理不僅要界定清楚圖書管理的機(jī)構(gòu)及其職責(zé)，還包括圖書資產(chǎn)的使用與處置等等，這些都需要有自上而下的有制可依。

2.權(quán)責(zé)不明

圖書館原則上是管理部門，但從行政上來說，圖書館對(duì)各單位的資料員沒有約束[16]。圖書館在管理全校圖書資產(chǎn)的過程中，不同的經(jīng)費(fèi)來源管理起來差距很大，有些經(jīng)費(fèi)需要圖書館審核監(jiān)督，有些卻直接繞過了圖書館，因?yàn)樗鼈兊尿?yàn)收和使用單位分屬不同的行政單位。圖書資產(chǎn)的經(jīng)手人很難責(zé)任到人，不重視對(duì)圖書資產(chǎn)存放地的記錄。圖書館和資料室也沒有設(shè)置專門的圖書資產(chǎn)管理員。

3.缺乏必要的技術(shù)支持

圖書資產(chǎn)的清查工作量大，且應(yīng)該定期開展。對(duì)于賬賬相符，賬物相符離不開技術(shù)的支持。否則，大量的賬單需要人工去核對(duì)是非常困難的，對(duì)于發(fā)生報(bào)廢、轉(zhuǎn)移和調(diào)撥的圖書資產(chǎn)也需要從賬目中清除。“雙一流”高校大部分還沒有專門的管理平臺(tái)，僅僅依賴原先的國資委系統(tǒng)或者固定資產(chǎn)系統(tǒng)是不夠的。另外，RFID 的應(yīng)用與推廣也有利于圖書資產(chǎn)清查的展開，對(duì)于遺失書目可以準(zhǔn)確地盤點(diǎn)與清查。

（二）解決對(duì)策

1.建立適合本校的圖書資產(chǎn)管理辦法，確立圖書資產(chǎn)管理職能部門

“雙一流”背景下，高校圖書資源的建設(shè)存在著較大差距，無論從圖書資產(chǎn)的規(guī)模、種類等都存在著較大差距。高校在制定圖書管理細(xì)則時(shí)，應(yīng)立足本校學(xué)校發(fā)展規(guī)模、校區(qū)功能、科研方向、學(xué)科設(shè)置等本校實(shí)際情況。完善圖書資產(chǎn)管理制度，改革圖書資產(chǎn)的剔除與處置管理辦法，是推進(jìn)圖書資產(chǎn)管理工作科學(xué)化、可持續(xù)化進(jìn)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[17]。依據(jù)“十四五”規(guī)劃中“堅(jiān)持授權(quán)與監(jiān)管相結(jié)合、放活與管好相統(tǒng)一”的原則合理制定圖書資產(chǎn)管理細(xì)則，避免“一刀切”管理，盡量減少對(duì)科研工作的阻礙，方便師生的同時(shí)保障圖書資產(chǎn)的安全。

2.構(gòu)建圖書資產(chǎn)管理服務(wù)平臺(tái)，提升管理效率

純手工的EXCEL 表格管理圖書資產(chǎn)的方式已經(jīng)難以勝任大量的圖書資產(chǎn)賬目管理工作，對(duì)于發(fā)生報(bào)廢、轉(zhuǎn)移和調(diào)撥的圖書資產(chǎn)也需要從賬目中清除，圖書資產(chǎn)的入賬與清查都涉及大量的信息統(tǒng)計(jì)與管理，這都非常需要信息技術(shù)的支持。高?？少徺I或開發(fā)相關(guān)資產(chǎn)管理專用軟件，圖書資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)直接與財(cái)務(wù)申報(bào)系統(tǒng)相連接。圖書資產(chǎn)平臺(tái)的構(gòu)建，省去了大量人力，用戶就可以直接登錄系統(tǒng)進(jìn)行資產(chǎn)登記，實(shí)時(shí)獲取報(bào)銷憑證，無需到圖書館（院系圖書館、資料室）蓋章即可報(bào)銷。同時(shí)保障了圖書資產(chǎn)去向的監(jiān)管和審核機(jī)制。構(gòu)建圖書資產(chǎn)管理服務(wù)平臺(tái)保障了資產(chǎn)清查工作的實(shí)施，只有在財(cái)務(wù)報(bào)銷這一源頭做到規(guī)范化入賬，后續(xù)的管理核對(duì)工作才會(huì)準(zhǔn)確無誤。

五、總結(jié)

圖書資產(chǎn)作為國有資產(chǎn)的一部分，數(shù)量龐大，種類多樣，管理工作繁雜。這就要求學(xué)校重視起對(duì)圖書資產(chǎn)監(jiān)管體系的構(gòu)建，制定圖書資產(chǎn)管理辦法，創(chuàng)建資產(chǎn)管理團(tuán)隊(duì)，利用信息技術(shù)搭建管理平臺(tái)，提升資產(chǎn)管理效率，常態(tài)化運(yùn)營(yíng)資產(chǎn)管理工作。學(xué)校應(yīng)根據(jù)“雙一流”建設(shè)對(duì)圖書文獻(xiàn)資源的需求，將圖書資產(chǎn)管理嵌入預(yù)算管理流程中。新增的圖書資產(chǎn)應(yīng)充分考量和論證現(xiàn)有資產(chǎn)存量情況，積極推進(jìn)圖書資產(chǎn)整合和共建共享，不斷提升圖書資產(chǎn)的利用率，最大程度地減少國有資產(chǎn)的流失與浪費(fèi)。