王 媛

（山西大學檔案館）

山西大學檔案館歷史悠久，館藏豐富。著眼于檔案館更長久、更好的發(fā)展，學校對檔案館辦公場地進行校內(nèi)置換。如何再最短的時間內(nèi)以最快速、最好質(zhì)量、最少費用圓滿完成檔案館搬遷任務，通過搬遷實踐，總結搬遷經(jīng)驗與大家一起分享。

一、檔案館簡介

1965 年，山西大學根據(jù)省檔案局要求，由黨委辦公室牽頭建立了山西大學檔案室，是為山西大學檔案館的前身，當時主要對文書檔案進行整理、登記，重點保存上級文件、本校文件及部分學籍檔案。1988 年檔案工作劃歸行政，檔案室成為校長辦公室的內(nèi)設機構。1992 年山西大學開始籌備設立檔案館，1993年5 月山西大學檔案館成立，為處級建制，由副校長直屬分管。1999 年11 月獲國家檔案局頒發(fā)的“科技事業(yè)單位檔案管理國家二級標準”稱號。2011 年省編辦、省教育廳對高校機構編制進行核定，山西大學檔案館成為學校的教輔機構，負責學校綜合檔案、干部人事檔案、學生人事檔案、“山西大學百年校史展”“姚奠中藝術館”等服務管理工作，也是永久保存和提供利用學校檔案的重要職能部門。

山西大學檔案館占地面積達一千多平方米，館藏檔案達十余萬卷（件），分為黨群、行政、教學、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、設備、出版、外事、財會、基建、聲像、實物、名人十三個一級類目。館藏檔案反映了山西大學百余年厚重的辦學歷程，既有苦難，更有輝煌，其中不乏具有重要歷史價值的珍貴檔案。

“為黨管檔、為國守史、為民服務”是檔案館工作的宗旨與核心。為更好的保存和利用檔案，山西大學檔案館大力推進檔案材料的數(shù)字化工作，特別是率先在全省完成了教職工檔案的數(shù)字化工作，為建立檔案資料數(shù)據(jù)庫奠定了堅實的基礎。

圖1 山西大學檔案館舊館正視圖

二、搬遷緣由

山西大學檔案館舊館位于學校西門內(nèi)，一樓門廳東側設有在校學生檔案辦理窗口，南側設有往屆學生及綜合檔案辦理窗口；二樓設有教職工檔案及其他辦公室，為各界人士查詢有關資料提供高效快捷的服務。

歷經(jīng)幾十年的建設和發(fā)展，綜合、教學、學生檔案也越來越多，數(shù)字化應用也越來越頻繁普遍。不論是占地面積、數(shù)字化設備等的物理性條件要求，還是高、精、專人員數(shù)量等軟件上的配備都無法滿足當代綜合檔案館的需求，學校為了檔案館有更好的發(fā)展，更長遠的規(guī)劃，重新審批了新建筑作為檔案館辦公場地。學校分配的新檔案館建筑面積比原有大一倍之多。位置緊鄰校門口，地理位置醒目，交通便利，校外辦理人員可以快速、準確到達，檔案館工作老師再接待辦理業(yè)務時也更加方便快捷。

三、檔案館搬遷前期研究

2022 年暑假前夕，經(jīng)校領導開會研究一致通過檔案館搬遷議題，并要求在新學年開學前完成此項工作。學校分配的新檔案館建筑面積比原來擴大一倍。位置緊鄰校門口，建筑物醒目，交通便利，校外辦理人員可以快速、準確到達，檔案館工作老師接待辦理業(yè)務時候也更加方便、快捷。搬家任務時間緊任務重，大家積極響應學校號召，保證圓滿完成此次搬遷工作。

（一）新館平面規(guī)劃

接到學校通知后，檔案館全體老師都行動起來，積極發(fā)表自己的意見和建議為新館各個部門的部署發(fā)表各自的意見。領導們也快速組織各科室老師去現(xiàn)場進行考實地察，從圖紙規(guī)劃到現(xiàn)場確認不斷研究部署合理規(guī)劃。充分實現(xiàn)每一平米的最優(yōu)利用、合理布局、人員安置、設備放置、庫房設計。

館領導為新館布局在日后的工作中更加人性化、高效化專門找來專業(yè)的團隊進行平面設計。短短幾天就完成了初設到按圖施工的過程。根據(jù)檔案館特殊性，按照功能分區(qū)：庫房區(qū)、對外服務利用區(qū)、業(yè)務技術區(qū)、辦公區(qū)和輔助用房等。

庫房區(qū)里放置檔案材料、實物聲像等等檔案，對儲物地面有承重要求；檔案利用時需要保障利用者能夠得到快速、準確的服務，窗口業(yè)務全部集中在一樓，更有利于外來檔案利用者來館辦公。

庫區(qū)檔案庫房（恒溫恒濕）需要有獨立的區(qū)域應設置單獨的出入口。學生檔案查借閱接待室、學生檔案辦公室；綜合檔案辦公室、綜合檔案查借閱利用服務大廳、干部人事檔案辦公室、干部人事檔案查借閱室、干部人事檔案收集整理室、干部人事檔案數(shù)字化工作室；這些人員經(jīng)常工作的地方要有良好的自然采光和通風條件。領導辦公室、檔案館辦公室排在二樓；檔案輔助資料庫房緊鄰辦公室方便展開管內(nèi)業(yè)務。

新館中緊鄰庫區(qū)有個外門，室外是片空地。不但滿足綠化用地、消防疏散、停車等要求，還便于檔案運輸。室外公共區(qū)域不僅可以作為平時公共休閑場所，而且遇到災害發(fā)生時作為人員疏散逃生、緊急避險的場所使用[1][2]。

（二）合理設計庫區(qū)

我校檔案館館藏豐富，根據(jù)檔案資源的載體、內(nèi)容、性質(zhì)、使用等不同分為教學庫、學生庫、人事庫、校史庫、名人庫、實物庫、保密庫等。各個庫房檔案是檔案館的重中之重，不可疏忽大意。一旦確定檔案存放位置一般不輕易改變，需要有一定的前瞻性。根據(jù)各個庫房的檔案存儲量、未來數(shù)十年檔案增加量、利用者的使用率以及建筑空間分布、建筑結構、面積大小等多方面綜合考慮，將合理布置各個檔案庫房?？傮w把握館藏檔案安全、方便利用、不影響管內(nèi)工作人員正常工作這一原則。

（三）辦公區(qū)環(huán)境布局

館藏的保護是首要任務，辦公人員的辦公區(qū)域合理布局也不可忽視。辦公柜放置、多個辦公柜之間的柜距、每個辦公室內(nèi)放置幾個工作臺、電腦打印機如何擺放等等，都要從利用者的角度出發(fā)給予考慮。空間感、舒適感、空氣流動性、采光問題，通過有效的家具擺放設計最大限度為工作人員提供充滿人體舒適度的辦公環(huán)境。

四、搬遷方案調(diào)研

保證檔案安全是整體搬遷工作的基礎。搬遷工作中各個庫房中的卷宗是重中之重。館里成立了搬遷領導小組，實行統(tǒng)一領導，分級管理，大家各司其職，分工合作，共同配合。實現(xiàn)高效率，零失誤搬遷。新館搬遷得到了學校領導的高度重視，多次開會研判并實地考察，要求一定要確保檔案安全。檔案館成立搬遷工作組，經(jīng)過充分調(diào)研，并與相關部門多次溝通協(xié)調(diào)，克服館藏檔案情況復雜、館內(nèi)人員不足、防疫形勢嚴峻等困難，科學規(guī)劃新館館藏布局，制定詳細的搬遷實施方案，為有效保證檔案館的順利搬遷奠定堅實基礎。

（一）以確保安全為前提進行充分調(diào)研

檔案館的檔案資源豐富，收藏了自建校以來不同發(fā)展時期的黨群、行政、教學、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、設備、出版、外事、財會、基建、聲像、實物、名人等十三個一級類目的檔案近十余萬卷（件）。

1.清點檔案

對檔案數(shù)目進行核對，利用案卷目錄、分類目錄等對舊館庫房檔案進行清點。以教學檔案為例，根據(jù)卷內(nèi)目錄一一對應卷數(shù)，盒子數(shù)為了日后搬遷方便，在存放檔案的檔案盒外備注流水號1.2.3......這樣可以得到準確的教學檔案數(shù)據(jù)，做到心中有數(shù)，為新館確定密集架份額、搬遷打包箱子大小、數(shù)目，精準搬運提供可靠數(shù)據(jù)，不浪費資源。這項工作量較大，需要提前進行。

2.整理排序

檔案資源是系統(tǒng)化、有序化。通過此次搬遷可以再次對各個庫房進行全面排序、排架、鑒定等工作。在搬遷前給教學庫檔案盒排打流水號時檢查“亂架”的檔案、資料等按號統(tǒng)統(tǒng)歸位。各類檔案根據(jù)利用率再新館中重新布局。

3.辦公用品確認

檔案館內(nèi)各個科室負責打包各自范圍內(nèi)所有物品。柜子、桌子、椅子、打印機、辦公家具等固定資產(chǎn)。具體列出應該搬遷的可用設備、物品和廢舊功能老化、需要報廢的設備、物品明細。打印出明細列表方便搬家時進行對賬。除此以外還需要對增添的設備、配件等及時進行申請，避免影響搬遷后的使用。報廢物品進行造冊登記，標明最后的去處，提前處理不需要的物品，盡可能的不遺留任何問題。

4.確認搬家輔助物資

搬家過程中為了保證辦公物品及檔案資料快速有效安全的搬家，需要提前向辦公室報備搬家時需要打包的各類輔助物資。制定搬遷明細表，各科室根據(jù)所需物資核對明細表中各類物品規(guī)格填報所需要的物品類型和使用數(shù)量。

紙箱、可折疊鐵質(zhì)推車（600X900）大小、美工刀、包裝膜、打包繩、記號筆、油漆筆、打印標貼（我們用了）、標簽紙、剪刀、膠 帶、 紙 箱 有500X360X400、700X310X330、820X620X200 等共計19 種規(guī)格型號的紙箱供大家選擇，根據(jù)各個庫房內(nèi)清點物品的大小及數(shù)量，合理選擇需要的紙箱規(guī)格型號。

以綜合科為例，最后確認紙箱大小為700x310x330 數(shù)量400個，膠帶20 卷，密封條500 個（因為搬遷的庫房內(nèi)檔案，全部貼密封條，安全第一），小推車2 個，裁紙刀4 把，記號筆1 盒，標簽紙1 卷，需要提前在柜子等物品上標明搬到新館的哪個房間。

（二）擬定搬遷流程

根據(jù)學校安排，要求在八月下旬全部搬完，具體時間看政管樓裝修進度。各個科室需要提前規(guī)劃整理，合理安排搬遷進度。在搬家之前，為了確保搬家過程的順利進行，每個科室都提交了詳細的搬家方案。綜合檔案科室方案如下：

（1）個人用品自己打包，辦公用品集體打包辦公室內(nèi)物品，桌椅板凳電腦等物品，搬家公司里的師傅會幫助大家從舊館搬到新館，他們還負責拆桌子和組裝桌子，所以需要大量的便簽紙，搬到房間后順便擺放好位置。

（2）新庫房共分6 個庫，依據(jù)目前館存檔案數(shù)量同時啟用6 個庫房，分別是：①本科教學庫、②研究生教學庫、③繼續(xù)教育教學庫、④大東關教學庫、⑤實物庫、⑥資料室。把舊館中的1 個教學庫在新館中劃分為4個教學庫，分布更細致為日后的存檔，保存、利用提供便利。

（3）人員分配。搬遷時舊館中檔案往新館運輸過程中，要保證舊館、新館都有人員負責清點、下架、裝箱、打包、出庫、上車；下車、入庫、開箱、清點、上架等相關工作。出入庫時候還要核對出入庫信息表，保證檔案安全、完整、有效的完成。檔案較多，我們專人專車進行搬運，這樣可以更準確高效的工作，避免遺漏減免錯誤發(fā)生。

（4）具體放置新庫房位置由檔案工作人員商議決定。

以上均為搬遷的前期理論準備，在實際搬遷過程中肯定會遇到前期想象不到的問題，但是我們?yōu)檫@次搬遷工作做好了充分的心理準備，有問題隨時隨地大家一起想辦法解決。

五、搬遷實踐[3]

本次搬遷過程中檔案館綜合科庫房共分2 大類，教學類庫房與實物類庫房。搬遷前期根據(jù)總體安排先現(xiàn)場確認庫房新址，實地查看房間戶型、面積、裝修及門窗情況，為教學和實物庫房進行更好的、合理的分配。不僅要滿足現(xiàn)狀的館藏，也為未來數(shù)十年檔案存放空間做考慮。與安裝密集架廠家、施工單位積極溝通，在固定的場地合理設計密集架布置形式，廠家也高度配合設計出不同種密集架安裝方式并提出每種設計方案的優(yōu)缺點供大家一起討論，最終選擇合理型、實用、有效性、效益型的密集架安裝方案。

（一）確定密集架尺寸

新館種每個庫房因為建筑大小，平面布置不一樣，所以密集架設計也是不同的。以教學庫里本科教學庫房為例：庫房里密集架共布置幾排，每排有幾列，每列有幾組，放檔案資料的每組它的長、寬、高凈尺寸是多少，拿具體的尺寸與舊館密集架做對比。最后發(fā)現(xiàn)，每個放置資料的新舊每組凈尺寸相差不大，經(jīng)研究確定，舊館每列放置多少盒檔案，新館每列就放置多少檔案盒，原封不動的搬遷至新館。裝檔案盒箱子的大小和數(shù)目也是經(jīng)過計算得到。

（二）打包箱大小的確定

每個檔案盒的長度、寬度、厚度是一定的，每個密集架隔層可以放置的檔案盒數(shù)量一定，根據(jù)每層總盒子的長、寬、高選擇學?？梢蕴峁┑陌徇w打包箱。教學庫房內(nèi)原有資料都以標準資料盒存放，資料盒按照一定的序列號存放在秘籍架上，前面說到每一個隔層上的資料盒裝在一個打包箱中，舊館的秘籍架上有多少個隔層，就需要多少個打包箱，即使每個隔層的資料盒放不滿也按一個打包箱來計。舊教學庫房劃分為四部分，按照庫房布局及搬遷的便利性，采700*310*330紙箱，內(nèi)裝14 盒檔案，其中：本科生約150 箱、研究生約150箱、成人教育約20 箱、大東關約50 箱。

（三）打包箱上便簽書寫

學生庫房檔案很多，需要的打包箱將近400 箱，數(shù)量之多為了下架裝箱快速和上架精準，檔案館工作人員在每個裝滿檔案盒的打包箱上貼有清晰的便簽，上面清楚的標明檔案類別號、房間號和箱體數(shù)字編號（JX1XXX、10X、XX-n）。檔案類別號(JX1XXX)是分辨此打包箱內(nèi)的教學檔案是本科檔案還是研究生檔案等；房間號（10X）是不同的教學檔案應放到新館不同教學庫的門牌號；箱體數(shù)字編號（XX-n）清晰的知道此時打包的資料是總打包箱中的第幾箱，總體搬遷完畢后可以分別知道各個不同教學檔案的打包總數(shù)以及總教學庫房搬遷完畢后搬遷總工作量。箱體編號在舊館檔案下架打包、搬運上車、新館入庫、資料上架過程中起了非常重要的作用。此時，檔案打包箱上的便簽就成為舊館出庫和新館入庫時非常重要的信息。

（四）檔案搬遷人員確定

此次需要搬遷的資料很多，本部門請了專門的搬家人員幫助工作。綜合科室有教師4 人，新館舊館各分配2 名老師進行協(xié)調(diào)工作。還需要搬家人員8 人配合搬家工作，8 人分為A、B 兩組，每組4 人。A 組4 人在舊館，2人負責下架檔案并打包，2 人負責搬運；B 組4 人在新館，2 人負責搬運至庫房，2 人負責拆箱及上架檔案，專人專項，加快搬運工作效率和準確性。

六、總結

按照學校塢城校區(qū)整體規(guī)劃安排，在相關部門的支持和配合下，檔案館于2022 年8 月22-27 日順利完成搬遷工作。本次搬遷共涉及5 個檔案庫房，檔案柜410 余個，分類打包檔案2130 余箱，用車310 余次。為確保檔案在搬遷過程中無破損、無遺漏、無丟失、無泄密，搬遷之前工作人員提前編制詳細的搬遷目錄，在下架裝箱再上架時做到箱號、檔案年份、檔案類別、檔案號碼一一對應，有效保證檔案安全完整；同時窗口留專人值守，做到查檔、搬遷兩不誤。搬遷過程中，每一項具體搬遷任務都明確到人，制定出詳盡周密的搬遷流程，出庫、裝車、卸車、入庫各環(huán)節(jié)清點準確，與搬遷公司及時緊密溝通，適時調(diào)整工作計劃，確保所有檔案完整、順利搬入新館。新場地新作為推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。下一步，檔案館將進一步積極服務學?！半p一流”建設工作，筑牢檔案安全防線，為推動學校全方位高質(zhì)量發(fā)展貢獻檔案人的力量。