張曉晨

數(shù)字化轉型為檔案管理工作打開了新的思路，使得檔案管理工作處于一種全新的環(huán)境中，檔案管理方式和檔案管理理念也隨之發(fā)生顯著變化。在當前社會的發(fā)展過程中，檔案管理涉及的工作內(nèi)容更加繁雜。因此傳統(tǒng)模式下的檔案管理理念以及檔案管理模式已經(jīng)無法滿足日益增長的檔案管理需求。積極開展檔案管理數(shù)字化轉型工作，已經(jīng)成為各行各業(yè)健康發(fā)展的重要舉措。

一、檔案管理數(shù)字化轉型的意義

（一）提高檔案管理工作效率

檔案管理數(shù)字化轉型，能夠在很大程度上促進信息檢索、遠程利用、異地傳輸、復制更改等工作的高效開展。在過去很長一段時間內(nèi)，企業(yè)都需要花費大量的人力、物力開展繁雜的檔案管理工作。在數(shù)字化檔案模式下，檔案管理人員可以通過對計算機的合理運用，完成各項檔案資料的收集、存放以及整理工作，并利用計算機對檔案信息進行隨時調閱。除此之外，檔案管理數(shù)字化也會讓資料整合工作變得更加輕松。在這種情況下，檔案不僅僅是一堆資料，同時也是公司決策的重要依據(jù)。同時，隨著云計算以及大數(shù)據(jù)等在檔案管理工作中的普遍應用，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)能夠實時掌握檔案資料的實際數(shù)量和實際利用情況，使得所有檔案資料都能夠在較短的時間被追蹤到，這在很大程度上提高了檔案管理工作的精準性，對檔案管理工作的高效進行大有裨益[1]。

（二）有利于原文件的保存?zhèn)浞?/p>

對于傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作而言，檔案備份具有較強的復雜性，并且檔案原件和檔案備份在保存方面均存在著較大的難度。近年來，檔案管理工作一直處于不斷完善之中，很多企事業(yè)單位也開始意識到檔案管理工作的重要性。以檔案備份為例，如果采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，那么檔案管理人員需要完成原文件查找和原文件復印等諸多工作，這在很大程度上增加了檔案管理人員的工作強度和工作壓力。此外，原文件在經(jīng)過反復復印之后，表面會出現(xiàn)不同程度的磨損，這對原文件的保管工作造成了非常不利的影響，并且原文件本身的安全性也無法得到保障。而檔案管理數(shù)字化轉型只需要在計算機的幫助下，對原文件進行全面掃描，就能夠完成原文件的備份和保管工作，因此全面落實檔案管理數(shù)字化轉型是十分有必要的。

（三）促進資源共建共享

隨著信息技術的快速發(fā)展，信息技術已經(jīng)在檔案管理工作中得到了非常廣泛的應用，并取得了十分不錯的應用效果。在檔案管理數(shù)字化轉型的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式和信息檢索方式被淘汰，檔案管理的通用性和共享性得到了大幅度的提升。在計算機技術、云平臺、物聯(lián)網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)等技術的加持下，數(shù)字化檔案資料基本可以實現(xiàn)無墻界應用，所有的檔案文件都能夠以電子信息的形式，在互聯(lián)網(wǎng)中進行無障礙傳播[2]。在這種情況下，工作人員不需要專門跑到檔案室，僅僅依靠互聯(lián)網(wǎng)就可以實現(xiàn)檔案信息的異地調閱，檔案利用率獲得明顯提升，實現(xiàn)了真正意義上的資源共享。

（四）優(yōu)化內(nèi)部管理的科學性

檔案管理工作是企業(yè)開展內(nèi)部管理的基礎，對企業(yè)的發(fā)展有著非常深遠的影響，就當前企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀來看，企業(yè)對廣大職工的日常管理以及領導層對企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展部署，都需要依托文件來開展[3]。檔案管理數(shù)字化轉型，是當代企業(yè)健康發(fā)展的重要舉措，能夠將各項檔案資料進行分門別類和精準調取，切實提高檔案資料的實際利用率，全面優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理的科學性，進一步促進企業(yè)的高速運轉。

（五）順應時代發(fā)展需求

近年來，大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)以及人工智能等新興技術均呈現(xiàn)出迅猛的發(fā)展趨勢，因此人類社會正在逐步進入數(shù)字時代。在數(shù)字時代，數(shù)字化是一種不可逆轉的發(fā)展趨勢，這對傳統(tǒng)檔案管理模式造成了巨大的沖擊。如果檔案管理模式不能緊緊跟隨時代發(fā)展的步伐，那么很有可能就會被這個時代淘汰。針對這種情況，企業(yè)必須積極開展檔案管理數(shù)字化轉型工作，主動引入數(shù)字化技術，使得檔案管理工作能夠真正做到與時俱進。

二、檔案管理數(shù)字化轉型的路徑

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

數(shù)字化檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理模式在工作模式和工作方法上存在著較為顯著的差距。對于數(shù)字化檔案管理模式而言，它需要將紙質檔案全部轉化為電子檔案，同時這些電子檔案需要進行多種形式的備份，并保存在不同的電子設備中。對于傳統(tǒng)檔案管理模式而言，它僅僅需要對紙質檔案進行記錄保存即可[4]。由此可見，檔案管理數(shù)字化轉型對檔案管理人員的要求更高。在這種情況下，企業(yè)必須全面提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而為檔案管理數(shù)字化轉型工作的高效開展奠定堅實的基礎。首先，企業(yè)應為現(xiàn)有檔案管理人員提供良好的培訓平臺和進修機會，引導他們了解檔案管理工作的發(fā)展趨勢，學習檔案管理先進的工作理念和工作方式，切實提高現(xiàn)有檔案管理人員的計算機操作水平，有效豐富他們的專業(yè)知識儲備，使其快速成長為專業(yè)素質過硬的綜合性人才。其次，企業(yè)應積極引入數(shù)字化方面的專業(yè)人才，并根據(jù)檔案管理數(shù)字化轉型的內(nèi)在需求，設計科學合理的招聘流程和招聘標準，在招聘環(huán)節(jié)全面考察應聘者的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，從而為檔案管理工作灌注新的生機和活力。最后，企業(yè)應建立完善的激勵體系，對進步快、表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員進行精神表揚和物質鼓勵，從而在檔案人員內(nèi)部形成一種積極向上的競爭氛圍，使得檔案管理人員能夠主動學習專業(yè)知識和專業(yè)技能，積極參與到檔案管理數(shù)字化建設工作中。

（二）制定完善的檔案數(shù)字化管理制度

為了有效促進檔案管理數(shù)字化轉型工作的高效開展，企業(yè)必須明確數(shù)字化檔案管理模式和傳統(tǒng)檔案管理模式之間的區(qū)別，然后以此為基礎制定符合數(shù)字化轉型需求的制度體系。該制度體系應包含檔案信息管理規(guī)范制度、檔案信息安全保密制度、檔案查閱制度、機房管理制度等多方面內(nèi)容，使得檔案管理人員在檔案管理數(shù)字化轉型工作中能夠做到有章可循，全面提高檔案資料收集、整理、歸檔以及應用的規(guī)范性。除此之外，檔案資料安全是檔案管理數(shù)字化轉型面臨的一個嚴峻問題，在檔案管理數(shù)字化轉型的過程中，企業(yè)檔案資料都以數(shù)據(jù)的形式儲存于數(shù)據(jù)庫中，一旦數(shù)據(jù)庫遭遇安全問題，那么就會導致大量檔案資料出現(xiàn)丟失或者損毀。因此企業(yè)必須樹立良好的安全防范意識，切實提高日常操作的規(guī)范性，不斷強化與專業(yè)互聯(lián)網(wǎng)安全企業(yè)之間的合作，通過防火墻、計算機安全軟件等多種手段，切實防止病毒、木馬以及黑客入侵對檔案資料安全性造成的不良影響。

（三）合理應用信息技術和信息設備

在一個企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案涉及的內(nèi)容非常廣泛。在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式中，僅僅是對檔案內(nèi)容進行有效分類，就需要花費檔案管理人員很多時間。與此同時，由于檔案管理人員理解能力的不同，檔案分類工作往往會出現(xiàn)一些分歧，導致檔案管理的工作質量和工作效率出現(xiàn)大幅度下降，顯著增加檔案信息檢索的難度。在當前社會的發(fā)展過程中，檔案管理數(shù)字化轉型工作正在有序開展。企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，應合理應用當前先進的數(shù)字化技術，有效消除檔案管理人員在檔案分類方面存在的分歧，切實解決檔案檢索不明確的內(nèi)在問題。在此過程中，檔案管理部門應對物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、人工智能等先進技術有一個清晰明確的認識，以此為基礎有效突破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，進一步促進檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展。以數(shù)字化檔案維護為例，檔案管理部門可以通過對物聯(lián)網(wǎng)技術的合理運用，為檔案信息的安全性提供強有力的保障，同時在人工智能技術的加持下，完成對檔案信息的智能化管理[5]。除此之外，檔案管理數(shù)字化轉型需要完善的軟件設施和硬件設施作為支撐，因此企業(yè)應不斷加大在軟件設施和硬件設施方面的資金投入，從而切實保障軟件設施和硬件設施的先進性，為檔案資料入庫后一系列工作的高效開展奠定堅實的基礎。

（四）強化檔案管理數(shù)字化標準建設

檔案管理數(shù)字化轉型涉及的工作環(huán)節(jié)十分豐富，在各種因素的影響下，不可避免地會出現(xiàn)一些疏漏。針對這種情況，企業(yè)在開展檔案管理數(shù)字化轉型的具體實踐中，應根據(jù)實際情況和具體需求，聘請檔案管理方面的專家教師，與企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員共同組成專業(yè)團隊，制定科學合理的檔案管理數(shù)字化轉型計劃，詳細列出檔案管理數(shù)字化轉型的工作原則、工作任務和工作內(nèi)容，有效防止對個別問題的疏漏。在建設信息管理軟件的過程中，企業(yè)應對安全問題給予足夠的重視，針對當前檔案管理工作中存在的安全問題，提出行之有效的解決措施，嚴格遵守當前行業(yè)標準規(guī)定，構建完善的檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)。

（五）有效推動檔案資源共享

檔案管理數(shù)字化轉型的根本目的是為了企業(yè)的健康發(fā)展，但是如果檔案管理工作存在明顯的“孤島效應”，那么檔案資料的實際利用率就會大大降低，從而違背檔案管理數(shù)字化轉型的初衷。針對這種情況，企業(yè)必須對檔案目標建設與數(shù)據(jù)庫建設中存在的問題進行深入分析，全面落實特色數(shù)據(jù)庫的規(guī)劃建設工作，切實滿足檔案管理數(shù)字化對信息數(shù)據(jù)的內(nèi)在要求。對于企業(yè)內(nèi)部而言，各個部門之間的工作具有較強的獨立性，甚至存在各自為政的現(xiàn)象。如果企業(yè)不能對檔案資源進行協(xié)調安排，那么各個部門之間很容易出現(xiàn)矛盾沖突，從而嚴重阻礙檔案管理數(shù)字化轉型工作。因此企業(yè)必須不斷完善檔案資源的綜合利用水平，構建能夠覆蓋企業(yè)各個部門的檔案管理模式，有效推動檔案資源的共建共享，切實打破檔案管理工作中的“孤島效應”。

（六）創(chuàng)設穩(wěn)定的工作環(huán)境

檔案管理數(shù)字化轉型不僅要滿足企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求，同時還要創(chuàng)設穩(wěn)定的工作環(huán)境。在檔案管理數(shù)字化轉型的過程中，檔案管理工作會向著更高效、更穩(wěn)定的方向不斷發(fā)展。但是整個過程必須保證工作環(huán)境的穩(wěn)定性，不然檔案管理數(shù)字化轉型就會面臨巨大的風險，甚至出現(xiàn)檔案資料泄漏的嚴峻問題，嚴重影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此企業(yè)必須創(chuàng)設穩(wěn)定的工作環(huán)境，積極開展安全網(wǎng)絡構建工作。對于網(wǎng)絡安全管理工作而言，它其實主要涉及兩個層面的問題，分別是基本的網(wǎng)絡控制和管理系統(tǒng)安全。積極開展防火墻、路由器、網(wǎng)關、服務器等設備的管理工作，能夠對網(wǎng)絡病毒起到良好的防范作用，因此企業(yè)根據(jù)檔案管理數(shù)字化轉型安全問題現(xiàn)狀，制定科學的殺毒控制目標，就能夠構建一個相對安全的檔案管理環(huán)境[6]。如果在檔案管理的過程中出現(xiàn)安全風險，那么企業(yè)應對入侵檢測系統(tǒng)進行立即啟動，或者通過自動化防御控制模式，對安全風險進行有效規(guī)避，切實降低安全風險對檔案管理工作造成的不良影響。除此之外，企業(yè)還應關注服務器的運行環(huán)境，營造適宜的基礎條件，構建科學合理的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，保證系統(tǒng)中存在的漏洞能夠被及時發(fā)現(xiàn)和快速處理，進一步促進檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

（七）構建完善的數(shù)字檔案館

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出，推進機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織建設與業(yè)務系統(tǒng)相互銜接的電子檔案管理信息系統(tǒng)[7]。在開展檔案管理數(shù)字化轉型的過程中，構建功能完善的數(shù)字檔案館，能夠達到事半功倍的轉型效果。首先，企業(yè)應通過對現(xiàn)代科學技術的合理運用，全面收集企業(yè)運行過程中的各項檔案資料，并完成對檔案資料的整理保存工作，通過檔案信息服務和共享利用一體化系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)檔案資料的數(shù)字化建設。其次，企業(yè)應對數(shù)字化檔案檢索、數(shù)字化檔案錄入、數(shù)字化檔案傳輸以及數(shù)字化檔案下載等行為進行有效規(guī)范，全面落實數(shù)字化檔案信息安全保密和權限設定等工作。

（八）優(yōu)化檔案管理服務能力

在市場經(jīng)濟主導的社會環(huán)境下，企業(yè)必須形成良好的檔案管理服務意識，全面優(yōu)化檔案管理服務能力。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案部門是企業(yè)管理機構的一部分，整體的服務意識相對較差。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理部門開始逐步意識到檔案服務的重要性。在開展檔案管理數(shù)字化建設的工作實踐中，企業(yè)必須以服務用戶為基本出發(fā)點，在此基礎上確定檔案管理的工作方向。首先，企業(yè)應完成被動服務到主動服務的重大轉變，結合企業(yè)的發(fā)展需求對檔案資料進行合理公布，然后通過對云計算、大數(shù)據(jù)等的合理運用，實現(xiàn)檔案資料的精準推送以及用戶的精確檢索。其次，企業(yè)可以構建完善的檔案管理平臺，由用戶根據(jù)自己的需求自主登錄，在相關界面上進行關于檔案資料的基本操作，使得用戶能夠在便捷的條件下完成自身檔案管理，有效降低檔案管理人員的工作強度[8]。

三、結語

就目前的社會發(fā)展形勢來看，檔案管理數(shù)字化轉型工作是不可避免的。在開展檔案管理數(shù)字化轉型的工作實踐中，企業(yè)應明確檔案管理數(shù)字化轉型的實際價值，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，制定完善的檔案數(shù)字化管理制度，合理應用信息技術和信息設備，強化檔案管理數(shù)字化標準建設，有效推動檔案資源共享，創(chuàng)設穩(wěn)定的工作環(huán)境，構建完善的數(shù)字檔案館，優(yōu)化檔案管理服務能力，從而為檔案管理數(shù)字化轉型工作提供良好的推動力。

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作者單位：中共洛陽市委黨校