馬迪 劉露

高職院校檔案客觀真實(shí)地記載了一所高職院校建設(shè)發(fā)展的軌跡，既是對(duì)學(xué)校悠久歷史、燦爛文化、科研成果等全方面的展示，也是職業(yè)文化和技術(shù)技能傳承的重要橋梁，為學(xué)校未來(lái)發(fā)展提供了真實(shí)可靠的參考資料。在大力發(fā)展高職教育、持續(xù)深化高職院校改革和發(fā)展的大背景下，檔案工作應(yīng)緊跟時(shí)代步伐、主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作模式、積極響應(yīng)學(xué)校發(fā)展新要求。檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包，是檔案部門(mén)借鑒企業(yè)業(yè)務(wù)外包模式而采用的一種管理方法[1]。借助外包，檔案部門(mén)既可以降低成本、提高效率、改進(jìn)質(zhì)量，也能夠集中精力更加有效地完成核心業(yè)務(wù)，追求更高的任務(wù)目標(biāo)。當(dāng)前，隨著高職教育改革的深入，給檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作帶來(lái)了巨大沖擊，高職院校檔案工作者要結(jié)合現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求，大膽實(shí)踐探索，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)“彎道超車(chē)”。

一、加強(qiáng)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作的時(shí)代背景

2021年6月，中辦國(guó)辦印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出“檔案信息化建設(shè)要進(jìn)一步融入數(shù)字中國(guó)建設(shè)，要提升檔案管理數(shù)字化、智能化水平，基本實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型”[2]，并特別提出檔案要主動(dòng)融入數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會(huì)和數(shù)字政府建設(shè)之中。高職院校檔案部門(mén)應(yīng)該主動(dòng)融入數(shù)字校園建設(shè)，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，積極引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化。但是，當(dāng)前高職院校檔案工作存在人員短缺、技術(shù)落后、制度不全等“先天不足”，加之“后天失范”，如數(shù)字化工作環(huán)境不理想，存在檔案資源孤島、工作運(yùn)行機(jī)制不暢、管理難度日益加大等問(wèn)題，這些困境嚴(yán)重阻礙了數(shù)字化改革的開(kāi)展。作為數(shù)字校園建設(shè)重要組成部分，檔案工作需要盡快實(shí)現(xiàn)數(shù)字賦能，統(tǒng)籌運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字化思維、數(shù)字化認(rèn)知來(lái)推動(dòng)檔案工作實(shí)現(xiàn)全方位、系統(tǒng)性、重塑新變革[3]。

在大力支持通過(guò)“服務(wù)外包形式”實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)模化、專(zhuān)業(yè)化、高效化運(yùn)行的政策背景下，高職院校開(kāi)展檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作，既有助于檔案部門(mén)更加規(guī)范、有效地管理檔案資源，向全校師生及社會(huì)更好地提供關(guān)于檔案管理與利用的一系列服務(wù)，也為數(shù)字化背景下檔案工作與學(xué)校各項(xiàng)工作的合理、高效對(duì)接做好準(zhǔn)備。檔案部門(mén)要全面了解、深入分析檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作現(xiàn)狀，重點(diǎn)探析工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)性地克服各種弊端，高效實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的戰(zhàn)略目標(biāo)。將高職教育改革帶來(lái)的各種變化，成功轉(zhuǎn)化為實(shí)現(xiàn)檔案工作“彎道超車(chē)”的契機(jī)，推動(dòng)學(xué)校檔案工作實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)，為學(xué)校改革發(fā)展高效助力。

二、檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作的現(xiàn)狀

以筆者所在的浙江同濟(jì)科技職業(yè)學(xué)院為例，近年來(lái)學(xué)校大力支持檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作，存量檔案已基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化（除基建檔案、會(huì)計(jì)檔案），增量檔案數(shù)字化外包也逐漸成為一項(xiàng)常態(tài)化工作。將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包在一定程度上緩解了我校緊迫的檔案數(shù)字化改革需求和短缺的工作人員之間的矛盾，但目前尚未真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的戰(zhàn)略目標(biāo)。

檔案部門(mén)開(kāi)展檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作的根本目的是為了高效率、低成本開(kāi)展檔案工作，但檔案數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)是以盈利為目的成立的組織，根本目的是為了獲取更高的利潤(rùn)，雙方難免就立場(chǎng)不同展開(kāi)一定博弈。高職院校檔案部門(mén)要對(duì)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析，重點(diǎn)探討工作中存在的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，持續(xù)優(yōu)化現(xiàn)有檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作，最大程度實(shí)現(xiàn)檔案部門(mén)利益最大化。

（一）檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包公司的選擇

在“天眼查”企業(yè)信息查詢(xún)平臺(tái)以“檔案數(shù)字化”為關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢(xún)，僅浙江相關(guān)存續(xù)（在營(yíng)、開(kāi)業(yè)、在業(yè)）公司就有678家，實(shí)際數(shù)量遠(yuǎn)不止于此。檔案數(shù)字化服務(wù)業(yè)準(zhǔn)入門(mén)檻低、服務(wù)機(jī)構(gòu)數(shù)量龐大、服務(wù)質(zhì)量良莠不齊，加上政府采購(gòu)管理辦法的制約，想要獲得專(zhuān)業(yè)、可靠且符合學(xué)校實(shí)際需求的檔案數(shù)字化公司具有一定難度。以浙江省為例，2022年1月浙江省財(cái)政廳發(fā)布了一條《關(guān)于進(jìn)一步發(fā)揮政府采購(gòu)政策功能全力推動(dòng)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)進(jìn)提質(zhì)》的通知，建議采購(gòu)單位不要設(shè)置業(yè)績(jī)要求，更不能打上特定的標(biāo)簽，譬如要求檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包公司具備高校檔案工作業(yè)績(jī)。不同于其他檔案機(jī)構(gòu)，高校檔案有屬于自己的工作規(guī)范和要求，若缺少高校檔案數(shù)字化業(yè)績(jī)會(huì)在一定程度上影響檔案數(shù)字化的質(zhì)量和效率。據(jù)調(diào)查，存在中標(biāo)公司的業(yè)績(jī)只涉及政府機(jī)關(guān)的檔案整理、檔案年檢及檔案進(jìn)館。此外，投標(biāo)保證金的取消在一定程度上也增加了檔案部門(mén)篩選公司的工作量和難度。

（二）檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作的開(kāi)展

高職院校檔案部門(mén)開(kāi)展檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作的目的，是為了借助檔案公司設(shè)備先進(jìn)、經(jīng)驗(yàn)豐富、速度快、效率高等優(yōu)勢(shì)來(lái)彌補(bǔ)自身在人力、物力、財(cái)力方面的不足，以便高效率、低成本開(kāi)展檔案工作，推動(dòng)高職檔案工作高效、快速發(fā)展。但是，高職院校檔案部門(mén)受人員、工作、經(jīng)濟(jì)等各種客觀因素的制約，很難提供完全符合標(biāo)準(zhǔn)的工作環(huán)境，對(duì)合同履行、質(zhì)量把控等方面也難免力有不逮。而檔案公司又會(huì)采用各種手段來(lái)借助壓縮時(shí)間、薪酬、設(shè)備等成本來(lái)提高利潤(rùn)，譬如讓項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以“承包”的形式來(lái)負(fù)責(zé)項(xiàng)目，無(wú)形中增加了工作中的風(fēng)險(xiǎn)。

1.安全方面

（1）檔案實(shí)體。檔案交接過(guò)程中存在檔案核對(duì)不準(zhǔn)、順序混亂、交接不清等風(fēng)險(xiǎn)。具體加工過(guò)程中存在紙張破損、折疊不規(guī)范、裝訂錯(cuò)亂等問(wèn)題，甚至部分專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包人員為了追求速度，在工作中對(duì)檔案實(shí)體造成了一定損壞，如：不規(guī)范使用膠水使得紙張粘連一起。

（2）檔案信息。龐雜的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包公司工作人員和各種計(jì)算機(jī)軟硬件，增加了檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)據(jù)分析、圖像處理、資料校對(duì)等任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)影響檔案信息的安全。

2.工作方面

（1）工作人員。系統(tǒng)高效開(kāi)展檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作離不開(kāi)一支分工明確、經(jīng)驗(yàn)豐富、人員穩(wěn)定的工作隊(duì)伍。疫情暴發(fā)前，檔案部門(mén)可以通過(guò)各種方式保證駐校工作人員的穩(wěn)定。但疫情的突發(fā)性和不可控性，提高了人員變動(dòng)的頻率，帶來(lái)了工作交接不到位、接替者專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和熟練度欠缺等問(wèn)題，增加了檔案工作出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)。

（2）工作進(jìn)度。高職院校檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作的實(shí)質(zhì)是通過(guò)政府采購(gòu)來(lái)獲取檔案數(shù)字化公司的服務(wù)，需要經(jīng)歷調(diào)研、招標(biāo)、過(guò)程管理和驗(yàn)收等多個(gè)階段，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)影響后續(xù)環(huán)節(jié)的跟進(jìn)、工作時(shí)間的把控以及最終的工作質(zhì)量。以招標(biāo)為例，從采購(gòu)意向公示到最后簽訂合同所需時(shí)間最短為一個(gè)半月，一旦出現(xiàn)流標(biāo)等問(wèn)題，后續(xù)環(huán)節(jié)就無(wú)法及時(shí)跟進(jìn)，增加了檔案部門(mén)的時(shí)間成本和工作量。

（3）工作質(zhì)量。大多高職院校檔案部門(mén)都是在驗(yàn)收階段集中進(jìn)行質(zhì)量檢查，容易造成校對(duì)不全面不正確，許多質(zhì)量問(wèn)題包括檔案掃描過(guò)程中出現(xiàn)的漏掃、圖片處理過(guò)程中出現(xiàn)的PDF無(wú)法識(shí)別、掛接過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤掛接等，難以被全部發(fā)現(xiàn)。雖然合同中對(duì)售后服務(wù)也有一定約定，但在具體操作中存在不少問(wèn)題，例如很多問(wèn)題發(fā)現(xiàn)時(shí)已經(jīng)過(guò)了免費(fèi)維護(hù)期，再者即使問(wèn)題被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，公司進(jìn)行整改時(shí)依舊存在不少問(wèn)題，包括間歇性整改、原工作人員辭職、整改不到位等等。

三、加強(qiáng)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作的思考

當(dāng)前，高職院校應(yīng)當(dāng)認(rèn)真思考如何加強(qiáng)新時(shí)期檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作、加大檔案資源開(kāi)發(fā)力度、提升檔案利用服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化改革。筆者以浙江同濟(jì)科技職業(yè)學(xué)院為例，基于學(xué)校實(shí)踐，對(duì)加強(qiáng)全過(guò)程管理和全方位質(zhì)量控制進(jìn)行思考，進(jìn)而提高工作效率和質(zhì)量，高效實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作的戰(zhàn)略目標(biāo)。

（一）定期培訓(xùn)

檔案數(shù)字化公司工作人員流動(dòng)大、高素質(zhì)人才缺乏、專(zhuān)業(yè)水平參差不齊等問(wèn)題難以避免，但檔案部門(mén)可以打造一支高度適合本校實(shí)際、工作效率高的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作隊(duì)伍，通過(guò)加強(qiáng)把控工作隊(duì)伍來(lái)降低檔案數(shù)字化服務(wù)采購(gòu)和工作人員變動(dòng)帶來(lái)的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)。

1.工作人員挑選。正式簽訂合同前要求檔案數(shù)字化公司提供一份可供挑選的工作人員名單，名單后附有員工個(gè)人簡(jiǎn)歷包括入行時(shí)間、工作經(jīng)歷、現(xiàn)階段工作地點(diǎn)等。根據(jù)簡(jiǎn)歷結(jié)合其服務(wù)對(duì)象的咨詢(xún)情況，篩選出適合本學(xué)校的工作人員，組建一支包含正式駐場(chǎng)及一定備選人員的工作隊(duì)伍，具體人員名單以正式條文列入合同之中，以制度規(guī)則來(lái)減少人員的不可控性，避免出現(xiàn)臨時(shí)性或者經(jīng)驗(yàn)不足的工作人員。

2.專(zhuān)業(yè)能力培訓(xùn)。一方面是檔案數(shù)字化公司的培訓(xùn)，以書(shū)面形式要求公司對(duì)來(lái)校工作人員開(kāi)展相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，檔案部門(mén)可通過(guò)考試、考核等方式對(duì)其培訓(xùn)結(jié)果，尤其是崗前培訓(xùn)情況進(jìn)行檢驗(yàn)。另一方面是檔案部門(mén)自身開(kāi)展的培訓(xùn)，定期對(duì)駐校工作人員開(kāi)展有針對(duì)性培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要包含工作要求、工作規(guī)范及各項(xiàng)規(guī)章制度等，尤其要注意檔案工作人員進(jìn)場(chǎng)工作、檔案種類(lèi)變換、駐校工作人員變動(dòng)這幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的宣教。

（二）精細(xì)謀劃

檔案部門(mén)和檔案公司的立場(chǎng)不同，看待和解決問(wèn)題的角度也不同，要想真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的戰(zhàn)略目標(biāo)，需要雙方以合作互贏為理念，精細(xì)謀劃、切實(shí)推進(jìn)。高職院校檔案機(jī)構(gòu)要積極對(duì)接檔案數(shù)字化外包公司，加強(qiáng)和駐校人員的溝通，制定精細(xì)化、個(gè)性化的工作方案。定期舉行交流協(xié)調(diào)會(huì)，就工作進(jìn)度、質(zhì)檢情況等問(wèn)題進(jìn)行深入探討，及時(shí)調(diào)整工作中不當(dāng)安排，確保整個(gè)工作流程暢通、高效。

1.方案制定。方案合理與否直接關(guān)系到檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作能否保質(zhì)保量完成、項(xiàng)目預(yù)算能否按期支付，因此方案制定一定要仔細(xì)謹(jǐn)慎。在制定工期時(shí)必須將檔案實(shí)體狀況、整理現(xiàn)狀以及各種突發(fā)狀況考慮在內(nèi)，避免因?qū)嶋H推進(jìn)不理想而打亂各項(xiàng)安排，影響檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作的進(jìn)展及質(zhì)量。

2.溝通交流。檔案部門(mén)應(yīng)主動(dòng)建立高效的溝通交流機(jī)制。首先就不同階段、不同工作崗位的具體工作職責(zé)，明確相應(yīng)的溝通方向和回應(yīng)時(shí)間，并根據(jù)變化及時(shí)調(diào)整。其次要定期發(fā)起協(xié)調(diào)會(huì)，對(duì)協(xié)調(diào)過(guò)程做好規(guī)范化記錄和分類(lèi)整理，避免同類(lèi)問(wèn)題重復(fù)發(fā)生。充分發(fā)揮每位駐校工作人員的主觀能動(dòng)性，盡可能降低因檔案數(shù)字化公司現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人經(jīng)驗(yàn)不足、領(lǐng)導(dǎo)能力不足帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)避因工作人員溝通不到位帶來(lái)的各種問(wèn)題。

（三）及時(shí)總結(jié)

檔案部門(mén)要不斷復(fù)盤(pán)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作，及時(shí)查找并有效解決工作中出現(xiàn)的各類(lèi)問(wèn)題。要定期梳理復(fù)盤(pán)過(guò)程，及時(shí)總結(jié)工作中已經(jīng)遇到或者可能遇到的各種問(wèn)題，并列出可供參考的解決方案，進(jìn)而形成相應(yīng)的工作手冊(cè)，促使整個(gè)工作更加規(guī)范系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工作效率和質(zhì)量的雙提高。

1.工作開(kāi)展中。一方面要堅(jiān)持每周不定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修正工作中出現(xiàn)的各類(lèi)問(wèn)題，盡可能減少因階段性質(zhì)量檢查帶來(lái)的各種問(wèn)題，如校對(duì)不全面不正確。另一方面至少每月對(duì)工作狀況進(jìn)行一次梳理總結(jié)，對(duì)比分析工作預(yù)計(jì)完成情況和實(shí)際完成情況之間的差距，若未達(dá)預(yù)期目標(biāo)，需對(duì)所存在的各類(lèi)問(wèn)題進(jìn)行有效分析，從源頭查找問(wèn)題并及時(shí)制定應(yīng)對(duì)措施，以保證后續(xù)工作高效率開(kāi)展。

2.工作結(jié)束后。對(duì)整個(gè)工作過(guò)程、全部工作環(huán)節(jié)進(jìn)行復(fù)盤(pán)，總結(jié)工作中遇到的各類(lèi)問(wèn)題和值得參考的經(jīng)驗(yàn)。一方面針對(duì)工作中遇到的一些共性問(wèn)題，從流程、管理、制度等方面著手，從根本上解決問(wèn)題；另一方面提煉好的做法與經(jīng)驗(yàn)，為下次檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作的開(kāi)展提供依據(jù)和參考經(jīng)驗(yàn)。

高效開(kāi)展檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作，有助于高職院校推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)、推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，真正管好用好高職院校檔案，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展中的作用。在大力推進(jìn)檔案工作實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)的背景下，檔案部門(mén)要基于實(shí)踐探索，主動(dòng)理清檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包實(shí)踐中檔案部門(mén)的工作機(jī)制、主體權(quán)責(zé)以及投入產(chǎn)出比等，力爭(zhēng)構(gòu)建系統(tǒng)完整且適用于檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型和職能升級(jí)的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作體系，切實(shí)推動(dòng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]侯存清.檔案業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)防范研究[D].安徽大學(xué)，2019.

[2]國(guó)家檔案局.“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃［EB/OL］.［2021-06-09］. https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml

[3]浙江省檔案局.浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃［EB/OL］.［2021-05-06］. http：//zjdapx.com/article/129

作者單位：浙江同濟(jì)科技職業(yè)學(xué)院 鹽城師范學(xué)院