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        合同化管理下的建設(shè)項目檔案管理探究

        2023-05-21 10:15:16常宇辰
        檔案天地 2023年4期
        關(guān)鍵詞:檔案管理質(zhì)量管理

        常宇辰

        一、引言

        建設(shè)項目檔案管理作為建設(shè)項目全周期管理的一項重要內(nèi)容,從項目立項開始便進(jìn)入到了項目過程管理中去。近年來隨著國家建設(shè)項目的不斷發(fā)展、項目數(shù)量不斷上升,項目檔案的要求也越來越高,但是目前參建方重項目輕檔案的思想較為普遍,因此就導(dǎo)致了項目檔案存在著比較大的漏洞和瑕疵。其根本原因就在于項目檔案的過程管理失效,所以項目檔案必須要從“源頭”抓起,加強(qiáng)項目檔案的合同化管理,要將檔案管理并入到合同管理中去,要讓檔案部門在項目檔案方面得到絕對的掌控權(quán),以此來確保項目檔案的完善,作者以近年來實際工作出發(fā),從以下幾個方面淺談幾點認(rèn)識。

        二、建設(shè)項目檔案合同化管理的依據(jù)

        (一)根據(jù)國家相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

        根據(jù)《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》【DA/T28-2018】第五章項目檔案工作組織及職責(zé)任務(wù)中要求:建設(shè)單位與參建單位簽訂合同、協(xié)議時應(yīng)設(shè)立專門章節(jié)或條款,明確項目文件管理責(zé)任,包括項目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數(shù)、整理標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)、格式、費(fèi)用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款還應(yīng)明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理項目的文件和檔案的檢查、審查責(zé)任。

        (二)項目檔案管理現(xiàn)狀存在缺陷

        項目檔案管理本應(yīng)該始終貫穿于整個建設(shè)項目過程中,然而當(dāng)前在建設(shè)項目前期合同談判和簽訂過程中,部分單位只有項目管理部門參與其中的談判和簽約,根本沒有讓檔案部門的人員參與其中,這就是重項目輕檔案的直觀體現(xiàn);在后期建設(shè)項目竣工驗收的時候突擊整理項目檔案而忽略項目檔案的過程管理,這就造成了最后項目檔案的歸檔質(zhì)量存在較大漏洞;此外,建設(shè)項目一旦存在多項工程同時施工就會給項目檔案管理帶來更大的難度,根本無法做到項目檔案的統(tǒng)一管理;項目建設(shè)周期長,投資數(shù)額大,項目檔案管理人員頻繁更迭的情況也時有發(fā)生,再加上檔案管理人員通常兼職做檔案,對項目檔案專業(yè)不熟悉,根本無法實現(xiàn)建設(shè)項目檔案的有效管理。所以,合同化管理能夠更有效地對當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀起到強(qiáng)有力的法律約束作用,可以更有效地規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理所帶來的局限性。

        (三)項目檔案管理的成熟體現(xiàn)

        建設(shè)項目合同包含了立項、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購、消防、實物保護(hù)、勘察等類別,這些合同所涉及的參建單位眾多,形成檔案數(shù)量巨大,且建設(shè)環(huán)節(jié)復(fù)雜,因此管理起來難度較大。項目檔案的合同化管理可以將建設(shè)項目檔案融入合同中去,又可以在合同中去尋找所產(chǎn)生的檔案成果,做到了事事拿合同說話,從合同成果中找尋數(shù)據(jù),從而達(dá)到真正意義上的項目檔案精細(xì)化管理。這種成熟的管理方式更有利于保障項目檔案收集工作的完整,也提高了項目檔案的有效性和系統(tǒng)性,從根本上達(dá)到了項目檔案工作的閉環(huán)管理。

        三、建設(shè)項目檔案合同化管理探究

        (一)前期把控

        在以往的合同管理中,往往很少涉及檔案管理方面的內(nèi)容。在建設(shè)項目中,無論是設(shè)備合同、建安合同還是監(jiān)理合同,都存在合同中未體現(xiàn)項目檔案歸檔方面的條款的情況,以至在后來的檔案移交環(huán)節(jié)就會因為項目檔案質(zhì)量缺陷而產(chǎn)生諸多問題。因此,在項目合同中必須增加項目檔案管理的具體要求,明確落實各參建方的責(zé)任與職責(zé),并在前期合同談判過程中,讓相關(guān)項目檔案人員參與合同條款的制定并編制檔案合同細(xì)節(jié),確保項目檔案條款納入合同文本中去,從前期的合同去把控整個項目檔案的完整性和有效性,為項目檔案的收集和整理打下良好的基礎(chǔ),避免在合同履行中出現(xiàn)的各種糾紛,為項目檔案合同化管理提供了強(qiáng)有力的保障措施。

        (二)過程監(jiān)督

        當(dāng)項目檔案管理條款納入合同文本之后,項目檔案部門接下來要按照檔案合同條款及時對各參建方項目檔案的內(nèi)容形式進(jìn)行監(jiān)督審查,其中大致可分為以下幾個方面:

        1.項目檔案質(zhì)量審查

        項目檔案作為記錄建設(shè)項目的重要數(shù)據(jù)資源,為了更好地確保項目檔案能夠服務(wù)建設(shè)單位,項目檔案的質(zhì)量審查就顯得尤為重要。鑒于檔案人員的專業(yè)局限性,在檔案質(zhì)量審查方面,需要建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位一起合作才能嚴(yán)格把控項目檔案的質(zhì)量。項目檔案不僅要嚴(yán)格符合檔案的五性原則,更要為工程部門提供準(zhǔn)確無誤的信息資源,對于涉及建設(shè)工程技術(shù)上面的資料要依次請相關(guān)檔案形成部門確認(rèn)無誤之后才能編制。項目檔案人員則要對檔案的形式、材料、歸檔范圍、整理規(guī)范、歸檔要求等方面進(jìn)行審查。

        2.項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)

        項目建設(shè)方要定期對各參建方組織檔案培訓(xùn),可以邀請建設(shè)項目檔案方面的專家對項目檔案的收集整理方式方法向各參建方進(jìn)行深度的指導(dǎo),也可以讓建設(shè)單位的項目檔案人員同參建單位的檔案資料員進(jìn)行溝通和交流,讓雙方都能夠了解彼此對于檔案工作的想法,以此來找到項目檔案的突破點,創(chuàng)新工作方法。如此一來,可以對前期形成的檔案進(jìn)行查找問題,也可以對后期還未歸檔的檔案進(jìn)行改進(jìn)來消除歸檔檔案的質(zhì)量缺陷。

        3.項目檔案進(jìn)度審核

        項目檔案部門在接收檔案之后往往還會做大量的整理編目工作,鑒于建設(shè)項目驗收工作時間緊,任務(wù)重,這就要求項目檔案移交進(jìn)度上面要有嚴(yán)格的把控。為了保障項目檔案的及時歸檔,建設(shè)方有權(quán)向參建方根據(jù)合同要求編制項目檔案歸檔計劃及移交清單,對未按照進(jìn)度要求的參建方可以扣除部門工程進(jìn)度款的方式來提高參建方對項目檔案的重視程度,以此來確保項目檔案能及時跟進(jìn)工程進(jìn)度。

        4.交付審簽

        當(dāng)前,項目檔案之所以呈現(xiàn)出一種“散放式”的狀態(tài),跟各參建方責(zé)任劃分不明確,互相推脫有很大關(guān)系。當(dāng)前項目管理部門和其他參建方都秉持一個觀點即項目檔案就應(yīng)該由檔案部門負(fù)責(zé),而《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》【DA/T28-2018】明確指出項目檔案“誰形成,誰負(fù)責(zé)”“誰形成,誰整理”。所以項目檔案從根本上出現(xiàn)質(zhì)量問題各參建方是有部分責(zé)任的。當(dāng)前參建方缺少經(jīng)濟(jì)制約,對項目檔案工作不認(rèn)真對待,嚴(yán)重影響了項目檔案的歸檔質(zhì)量。為了把控建設(shè)項目檔案合同化管理順利進(jìn)行,必要時應(yīng)采取交付審簽制度即在移交項目檔案時,項目管理部門、財會部門、檔案部門要實行三方審簽制度,只有等三方全部簽字同意項目檔案質(zhì)量通過建設(shè)單位要求,才能進(jìn)行項目款的支付。這種做法對提高項目檔案在項目管理中的地位,提升參建方對項目檔案工作的重視程度,乃至提升項目檔案管理水平都具有非常重要意義。

        四、結(jié)語

        項目檔案管理納入合同管理是多方面的,加強(qiáng)各單位之間的溝通協(xié)調(diào),完善相應(yīng)的檔案配套設(shè)施,實現(xiàn)合同中所約束的各項獎懲制度都是項目檔案得以順利發(fā)展的前提條件。合同化管理下的項目檔案管理為當(dāng)前的項目檔案提供了有效的管理手段和方法,從實際工作中可以看出,建設(shè)項目檔案合同化管理規(guī)范了項目檔案的歸檔過程,提升了項目檔案在項目管理中的地位,本文希望通過初步的探索來將合同管理與項目檔案管理相結(jié)合,從而促進(jìn)建設(shè)項目檔案管理工作按照一條有序的道路繼續(xù)前行。

        參考文獻(xiàn):

        [1] 劉海波.合同管理強(qiáng)化項目檔案管理的做法[J].中國檔案,2010(9):50-51

        [2] 田煜.建設(shè)項目檔案合同化管理模式的探索[J].業(yè)務(wù)研究,2013(4):30-31

        [3] 鄒新貝.淺析房地產(chǎn)企業(yè)合同檔案的精益化管理[J].城建檔案,2021(3)

        [4] 王玉霞.淺析合同管理在國有企業(yè)管理中的重要作用[J].上海商業(yè),2022(12)

        [5] DA/T28-2018,《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》(S)

        作者單位:中國核動力研究設(shè)計院

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