毛曼

在各個科室協(xié)同工作的過程中，醫(yī)院逐步形成了一套完整的檔案管理體系。醫(yī)院檔案主要包括黨群管理檔案、行政管理檔案、醫(yī)學科研檔案、醫(yī)療管理檔案、基礎建設檔案、財會工作檔案、統(tǒng)計工作檔案等。鑒于目前檔案資料的管理系統(tǒng)比較復雜，檔案數(shù)量也比較多，因此要對檔案的管理方式進行改革，這是一種有效推進文件工作科學化的嘗試，也是一種有效提高文件利用效率的方法[ 1 ]。新時代，互聯(lián)網(wǎng)技術在醫(yī)療工作中的應用越來越廣泛，可以將互聯(lián)網(wǎng)技術和PDCA循環(huán)有機結合起來，以推動醫(yī)療工作的順利開展，方便醫(yī)療資源的整合和利用。

PDCA循環(huán)理論概述

PDCA循環(huán)又稱戴明環(huán)，這一工作方法由美國質(zhì)量管理專家沃特·阿曼德·休哈特首先提出，并由戴明采納、宣傳，最終獲得普及，這一工作方法是質(zhì)量管理的科學方法。PDCA循環(huán)主要包含四個階段：計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）和處理（Action）。PDCA循環(huán)應用于醫(yī)院檔案管理工作主要有兩個優(yōu)點。一是PDCA循環(huán)本身具備較強的系統(tǒng)性，能幫助工作人員從整體上把握醫(yī)院檔案管理工作；二是將PDCA循環(huán)應用到醫(yī)院檔案管理中，有利于提升檔案管理工作的質(zhì)量，滿足人們?nèi)找嫣岣叩男畔⒎招枨骩 2 ]。首先，PDCA循環(huán)包含了質(zhì)量管理工作中最基礎的四個環(huán)節(jié)：計劃、執(zhí)行、檢查和處理，每個環(huán)節(jié)都要有一定的邏輯關系和嚴格的步驟。其次，PDCA循環(huán)是一個閉環(huán)系統(tǒng)，循環(huán)過程中存在著兩種基本關系，即先后順序關系和相互促進關系。在醫(yī)院檔案管理工作中應用PDCA循環(huán)來分析和解決問題，這是一個先有目標后有計劃、先有行動后有檢查、先有檢查后有處置的過程。最后，在醫(yī)院檔案管理工作中應用PDCA循環(huán)方法能為醫(yī)院檔案管理工作提供科學的依據(jù)和指導方法。

PDCA循環(huán)聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)在醫(yī)院檔案管理中的應用

計劃階段

計劃階段是PDCA循環(huán)的起始階段，在該階段，檔案管理者首先要明確需要開展哪些工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，醫(yī)院檔案管理工作可以依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，對檔案管理工作進行全方位的管理。首先，醫(yī)院可以根據(jù)自身情況建立檔案信息資源庫；其次，通過在檔案信息資源庫中建立知識庫，可以提高知識的查詢和利用效率，從而使醫(yī)院對現(xiàn)有知識進行系統(tǒng)化處理，實現(xiàn)知識的共享和應用。在計劃階段建立知識數(shù)據(jù)庫主要有兩個目的：一方面是為了實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的自動化和規(guī)范化，提高檔案管理工作的效率；另一方面是為了提升醫(yī)院檔案管理工作人員的知識水平[ 3 ]。知識庫可以對專家學者的科研成果及相關新聞資訊進行智能化整理和分析，從而提高知識篩選效率。例如，可以通過關鍵詞對已有科研成果實現(xiàn)快速檢索，進而實現(xiàn)知識共享。

執(zhí)行階段

執(zhí)行階段是PDCA循環(huán)的第二個環(huán)節(jié)。這一階段主要包含計劃與實施兩個方面，醫(yī)院檔案管理工作要從多個方面出發(fā)，通過運用PDCA循環(huán)的科學方法來實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。在執(zhí)行階段，主要對計劃階段制定的工作內(nèi)容進行落實，即根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作的實際情況，有針對性地對計劃進行修改和調(diào)整。由于PDCA循環(huán)具有不斷解決問題的特點，所以在醫(yī)院檔案管理工作中應用PDCA循環(huán)方法能夠從整體上把握計劃的具體內(nèi)容和落實方法?？傮w而言，PDCA循環(huán)方法具有以下優(yōu)點。一是PDCA循環(huán)方法能夠指導醫(yī)院檔案管理工作實施，提高醫(yī)院檔案管理工作的效率；二是PDCA循環(huán)方法有利于對醫(yī)院檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進行分析和總結；三是PDCA循環(huán)方法有利于解決醫(yī)院檔案管理工作中出現(xiàn)的新問題，提高醫(yī)院檔案管理工作的水平。另外，在執(zhí)行階段，要根據(jù)電子文件和電子檔案的實際情況開展工作。當前，電子文件和電子檔案管理方面還存在一定問題，主要表現(xiàn)為缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理機制以及電子文件歸檔與電子檔案利用之間存在矛盾等。在利用互聯(lián)網(wǎng)技術對醫(yī)院數(shù)據(jù)進行采集、傳輸、處理、存儲以及展示等過程中也需要利用PDCA循環(huán)方法來保證其科學性和合理性[ 4 ]。

檢查階段

醫(yī)院檔案管理的檢查階段是指對醫(yī)院檔案管理工作進行自查、反饋以及改進等。檢查階段的工作可以有效解決醫(yī)院檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，提高檔案管理工作的質(zhì)量，為下一個階段的PDCA循環(huán)打下良好的基礎。首先，將互聯(lián)網(wǎng)管理模式應用于醫(yī)院檔案管理的檢查階段，有助于將傳統(tǒng)的現(xiàn)場監(jiān)督方式轉變?yōu)樵诰€監(jiān)督方式。現(xiàn)場監(jiān)督方式是指工作人員到現(xiàn)場對相關文件的完整性、準確性等進行核實和檢查。在線監(jiān)督方式是指將文件資料提交到相關系統(tǒng)中，由系統(tǒng)自動對其進行審核。在線監(jiān)督的方式可以保證文件資料的真實性、完整性。其次，應用聯(lián)網(wǎng)管理模式進行檢查，可以實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的全面、高效、可持續(xù)發(fā)展。傳統(tǒng)的現(xiàn)場監(jiān)督檢查過程較為耗時，這對醫(yī)院檔案管理工作造成了一定的影響，通過互聯(lián)網(wǎng)管理模式進行檢查能夠有效避免這些現(xiàn)象?；ヂ?lián)網(wǎng)管理模式下，醫(yī)院檔案管理工作能夠利用技術手段實現(xiàn)全過程管理和質(zhì)量控制，通過相關記錄可以實時跟蹤和監(jiān)督檔案管理工作，實現(xiàn)了對醫(yī)院檔案信息資源的保護和開發(fā)[ 5 ]。互聯(lián)網(wǎng)管理模式下的檢查環(huán)節(jié)不僅能夠有效地提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，也有利于提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。在傳統(tǒng)的監(jiān)督檢查中一旦發(fā)現(xiàn)問題就需要人工去糾正問題、解決問題，這種方法容易出現(xiàn)錯誤。但是運用互聯(lián)網(wǎng)管理模式來進行檢查則不會出現(xiàn)這種問題，這種模式下一旦發(fā)現(xiàn)問題就能夠及時反饋給相關負責人并加以解決，具有較強的主動性。

處理階段

對醫(yī)院檔案管理工作進行有效處理，將會使醫(yī)院檔案管理工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化，從而達到一個新的高度。因此，在信息時代，要想提升檔案管理工作的效果，就必須在醫(yī)院檔案管理工作的處理階段不斷進行改革和創(chuàng)新，重點關注檔案管理工作中存在的一些問題和失誤，同時總結經(jīng)驗教訓，找到問題的根源，實現(xiàn)檔案資源共享，提升檔案管理的科學性。只有對處理過程中產(chǎn)生的問題進行科學的分析，并對計劃階段的工作進行相應的改革和完善，才能最終形成一個完整的、可持續(xù)的發(fā)展機制。醫(yī)院應主動聽取檔案管理工作人員的建議，促進檔案管理工作形成良性的發(fā)展機制。例如，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，基于PDCA循環(huán)，利用網(wǎng)絡技術進行檔案管理可以實現(xiàn)檔案的高效標識，完善檔案的啟動和鑒定功能。在檔案資源快要到期的時候，系統(tǒng)能夠自動地識別和啟動，并向檔案管理員自動發(fā)送提示信息，檔案管理人員可以對檔案資源進行評估，并依據(jù)評估結果重新設定檔案的屬性。沒有利用價值的檔案將會被系統(tǒng)自動銷毀，并且在檔案銷毀數(shù)據(jù)庫中也能夠查找到已被銷毀的檔案。這樣就可以將互聯(lián)網(wǎng)技術運用到檔案管理中，從而極大地促進檔案管理的全面革新，并逐漸提升檔案管理的整體水平。

互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)合PDCA循環(huán)應用于醫(yī)院檔案管理的效果

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，將PDCA循環(huán)和互聯(lián)網(wǎng)技術相結合，可充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術在醫(yī)院檔案管理中的作用和PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢，提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，促進醫(yī)院檔案制度的改革。

有利于提高檔案管理的信息化水平

隨著信息技術的迅速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理要適應時代發(fā)展的需要，及時更新的檔案管理模式。現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理信息化建設分為兩個階段，第一階段是信息技術在檔案管理中的應用，第二階段是信息技術和檔案管理工作的有機結合。當前，我國多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作還停留在第一階段，而且仍有很多醫(yī)院尚未實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理。因此，要想實現(xiàn)信息化管理，就必須對現(xiàn)有的檔案資源進行整合，實現(xiàn)資源共享。醫(yī)院要成立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的電腦和打印機等硬件設施，同時還要注重人員素質(zhì)的提高。隨著信息技術的發(fā)展，可以通過網(wǎng)絡和移動設備來實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

有利于提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量，因此，必須加大對檔案管理人員的培訓力度，不斷提高其業(yè)務能力和綜合素質(zhì)。首先，醫(yī)院管理者應從思想上認識到檔案管理工作的重要性；其次，應加強對檔案管理人員計算機、網(wǎng)絡安全等方面的培訓，使其能夠熟練掌握檔案管理軟件的使用方法，熟練運用數(shù)據(jù)庫技術、網(wǎng)絡安全技術等對檔案信息進行收集、整理和開發(fā)利用；最后，應通過開展交流活動來提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)知識水平與業(yè)務技能，并通過考核來提高員工的工作積極性，激發(fā)其對工作的熱情，促使醫(yī)院檔案管理工作順利開展。

能夠使檔案管理工作變得更加方便快捷

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，利用互聯(lián)網(wǎng)技術進行醫(yī)院檔案管理，可以極大地提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在具體實踐中，將互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)合PDCA循環(huán)應用于醫(yī)院檔案管理，能夠實現(xiàn)對各個流程的規(guī)范化管理，使得檔案管理工作更加方便快捷。首先是在醫(yī)院各科室中推廣使用PDCA循環(huán)理論，按照計劃、執(zhí)行、檢查、處理四個步驟進行醫(yī)院檔案管理工作，從而提高各個科室檔案管理的規(guī)范化程度和工作效率。其次是在互聯(lián)網(wǎng)平臺上建立一套檔案管理工作的標準體系，從流程上明確各個環(huán)節(jié)的職責分工，以PDCA循環(huán)理論為指導，進一步完善各流程、規(guī)范各環(huán)節(jié)，從而確保實現(xiàn)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理。最后是對PDCA循環(huán)應用于醫(yī)院檔案管理的效果進行評估和分析，根據(jù)評估結果對PDCA循環(huán)理論加以優(yōu)化調(diào)整，使其能夠更好地應用于實際工作中。

此外，隨著社會的發(fā)展，人們對檔案管理工作的要求越來越高，檔案管理工作人員要與時俱進，在工作中不斷提高自己的能力。在檔案管理過程中會出現(xiàn)很多問題，比如有些文件資料的歸檔不符合要求；檔案數(shù)量龐大，查找效率低下；文件資料數(shù)量多且分散等，PDCA循環(huán)聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)能夠讓這些問題迎刃而解。利用PDCA循環(huán)對檔案進行分類處理，能夠更好地分類管理檔案，既可以提高檔案管理人員的工作效率，也可以使檔案的查找和使用更加便捷。在文件資料歸檔完成后，可以利用PDCA循環(huán)對這些資料進行審核和整理。通過PDCA循環(huán)，檔案管理人員能夠及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案中的信息錯誤和不完整之處。而利用互聯(lián)網(wǎng)技術能夠使檔案管理人員與公眾之間的溝通變得更加便捷。在這個過程中，檔案管理人員可以及時接收反饋并解決問題，從而滿足用戶的需求。

綜上所述，PDCA循環(huán)聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)模式在醫(yī)院檔案管理中的應用是一種新型的管理模式，其不僅能提升醫(yī)院檔案管理的水平，也能實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設，促進檔案管理信息化、一體化和數(shù)字化發(fā)展，提升醫(yī)院服務質(zhì)量。隨著我國醫(yī)療體制改革的不斷深入以及國家對醫(yī)院綜合實力要求的提高，醫(yī)院在日常醫(yī)療服務過程中產(chǎn)生的醫(yī)療檔案數(shù)量會逐年增加，可見運用PDCA循環(huán)聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)模式在醫(yī)院檔案管理工作中具有重要意義。

本論文為2022年度秦皇島市社會科學發(fā)展研究立項課題“精細化管理在公立醫(yī)院會務管理中的探索與實踐”項目研究成果，項目標號：2022LX275。

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（作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院）