蔡麗錦

隨著科技的進步，信息技術被廣泛用于各個領域。信息化檔案管理就是采取數(shù)字技術、掃描技術、計算機技術等先進的信息技術，把紙質檔案資料轉換成數(shù)字信息，并以數(shù)字形式存儲在計算機或服務器中的檔案管理方式[ 1 ]。人事檔案管理涉及檔案收集、鑒別、整理及應用等內容，將信息技術應用于教師人事檔案管理中具有極大優(yōu)勢。

問題的提出

檔案是對歷史的真實記錄，也是對日常事務、業(yè)務的反映。教師人事檔案是對教師個人經(jīng)歷、工作情況的真實記錄。做好教師人事檔案管理工作對于教師個人發(fā)展，提高教育管理水平而言具有重要意義。隨著國家的進步與發(fā)展，人們對檔案管理工作提出了新的要求。

2021年1月1日，新《中華人民共和國檔案法》正式施行，其涵蓋檔案的管理、檔案的利用和公布、檔案信息化建設等多個層面，其總則的第一條就提出了“提高檔案信息化建設水平”的要求。在新《中華人民共和國檔案法》的第五章中，第三十五條、第三十六條、第三十七條、第三十八條、第三十九條、第四十條和第四十一條均對檔案信息化建設提出了具體要求?？梢哉f，推進檔案管理信息化勢在必行，其中也包括教師人事檔案管理的信息化[ 2 ]。

教師人事檔案是教育檔案管理的重要內容，是教職工留存的重要記錄，也是教師干部任職提拔的重要依據(jù)。新《中華人民共和國檔案法》要求加快教師人事檔案管理信息化建設的步伐，依托信息化手段實現(xiàn)教師人事檔案管理工作的規(guī)范化與秩序化。

教師人事檔案管理信息化的優(yōu)勢

提高辦公效率

在教師人事檔案管理中引進信息技術，能實現(xiàn)對教師人事檔案資料的實時傳遞與信息共享，為學校領導決策提供第一手資料。同時，其還可以使檔案管理人員利用網(wǎng)絡平臺，在終端設備上快速查詢到所需的教師人事檔案資料。相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化教師人事檔案管理突破了時間與空間的限制，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，有效提高學校的辦公效率與管理水平[ 3 ]。

信息容量大

傳統(tǒng)教師人事檔案是紙質檔案，在對其進行存儲時需要安排專門的庫房存放。隨著教師隊伍的擴大，教師人事檔案的更新速度也逐漸加快。在教師人事檔案管理中，檔案管理人員需要花費大量的時間與精力進行檔案的收集、鑒別與整理，而傳統(tǒng)的紙質檔案管理不僅管理效率低，也容易因人力等因素出現(xiàn)差錯[ 4 ]。而信息化教師人事檔案管理能把紙質檔案轉換成數(shù)字形式，并存儲在數(shù)據(jù)庫中，這樣不僅能充分保障檔案資料的準確性與完整性，還能節(jié)省存儲空間[ 5 ]。

確保原始檔案的完整性

對紙質檔案進行數(shù)字化處理，能快速形成數(shù)字化檔案。在形成數(shù)字化檔案后，檔案使用者便可以通過終端設備檢索或查詢檔案資料，只有對數(shù)字化檔案存在疑問時，才需要調取紙質檔案核對。這樣能減少紙質檔案的使用頻率，以免因人為因素等導致紙質檔案發(fā)生損壞、缺頁或被篡改等。

信息化背景下教師人事檔案管理存在的不足

學校領導不重視教師人事檔案管理

當前，部分學校領導把精力全部放在提高教學質量上，片面地認為教師人事檔案管理工作屬于輔助性工作，對教師人事檔案管理工作不夠重視。盡管學校早就實現(xiàn)了多媒體教學、信息化教學，但教師人事檔案管理工作仍在沿用傳統(tǒng)檔案管理模式。雖然紙質檔案有一定的優(yōu)勢，但其利用率較低，而且紙質檔案管理工作需要配備大量的檔案管理人員，費時費力。另外，部分學校并未安排專職檔案管理人員負責教師人事檔案管理工作，而是由學校人事管理部門負責[ 6 ]。由于教師人事檔案管理人員身兼數(shù)職，未能將全部精力放在教師人事檔案管理工作上，所以難免在教師人事檔案管理工作中出現(xiàn)差錯。

檔案管理模式滯后

當前的教師人事檔案管理工作仍在采用傳統(tǒng)管理方法，在檔案載體、保存利用方法、管理制度等方面比較守舊，這一方面阻礙了檔案管理水平的提升，另一方面也不利于檔案價值的發(fā)揮。例如，有的檔案管理人員在裝訂教師人事檔案資料時隨意打洞，導致紙質檔案破壞嚴重。

對教師人事檔案的開發(fā)利用不到位

檔案開發(fā)利用是檔案管理的重要內容。教師人事檔案涵蓋教師的年齡、職稱、學歷、專業(yè)、執(zhí)教經(jīng)歷等信息，一方面能為教師人事管理提供有效依據(jù)，另一方面也能為學校教育管理、學科建設提供有力支持。但當前，教師人事檔案的開發(fā)利用還不到位，傳統(tǒng)的教師人事檔案管理方式導致教師人事檔案利用手續(xù)煩瑣，利用率低，也使得檔案管理服務教育管理的功能未能得到有效發(fā)揮。同時，當前的教師人事檔案管理多采取封閉式管理模式，將管理重點放在了檔案保存上，有權進行檔案開發(fā)利用的人員較少，開發(fā)利用檔案的機會也較少，這不僅縮小了檔案信息入口，還導致檔案利用率不高[ 7 - 8 ]。另外，由于教師人事檔案管理工作缺乏合適的檔案管理系統(tǒng)，當前的教師人事檔案還未完全實現(xiàn)數(shù)字化，很難發(fā)揮人才需求預測等功能，亦很難為學校領導決策提供有效依據(jù)。

檔案管理人員綜合素質不高

信息化背景下，檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素質會對教師人事檔案管理水平產(chǎn)生直接影響。當前，教師人事檔案管理工作普遍存在檔案管理人員專業(yè)能力不足及老齡化嚴重的問題。究其原因，一是教師人事檔案管理工作復雜煩瑣，不僅包括教師人事檔案的收集、鑒別、整理、歸類、存儲及使用等環(huán)節(jié)，還包含較多重復內容。尤其是新時期隨著教師隊伍建設的不斷完善，教師人事檔案也不斷更新，導致教師人事檔案管理的工作量不斷增加，而繁重的工作量會使檔案管理人員工作壓力增大，甚至讓部分檔案管理人員選擇辭職或轉崗，從而使檔案管理人員逐漸流失。二是薪酬待遇低。相較于其他崗位，檔案管理人員的薪酬待遇不高，并且多數(shù)年輕檔案管理人員只是將該項工作作為職業(yè)晉升的跳板，在積累了一定的專業(yè)經(jīng)驗后就會跳槽到發(fā)展空間更大的部門或單位。三是信息化水平不高。部分檔案管理人員由于年紀較大，學習能力不強，很難快速了解與全面掌握先進的辦公設備與檔案管理技術，對信息化檔案管理的基本操作不熟練，導致教師人事檔案管理效率較低。

信息化背景下教師人事檔案管理策略

革新管理理念

首先，信息化背景下要想提高教師人事檔案管理水平，要求學校配備專職檔案管理人員，并且督促檔案管理人員更新管理理念，使教師人事檔案管理工作和學校其他工作同步，為學校規(guī)范化、信息化發(fā)展夯實基礎。

其次，教師人事檔案管理信息化涉及數(shù)據(jù)錄入、維護及信息查詢等多個環(huán)節(jié)，是一項復雜的系統(tǒng)工程，所以學校要精準劃分教師人事檔案管理的工作內容，明確檔案管理人員職責，并在此基礎上明確劃分檔案管理流程。一是要制定完善的教師人事檔案管理辦法，明確教師人事檔案管理重點，同時，檔案管理人員要與時俱進，在做好檔案資料收集、整理與歸檔的基礎上，創(chuàng)新管理方法，提高檔案資料的利用率[ 9 ]。二是要緊緊圍繞信息化管理這一中心，建立與之相配套的檔案管理體制、管理制度，完善檔案管理的部門建設、人員建設、制度建設等，為信息化檔案管理工作的開展奠定好組織管理基礎。

引入信息系統(tǒng)

當前，很多學校的教師人事檔案管理工作仍在延續(xù)傳統(tǒng)的分散式管理方法，使得教師人事檔案資料分散在各個部門，這給檔案管理人員進行檔案資料的收集、整理和歸檔等工作帶來了極大的不便，還在無形中降低了檔案管理質量與效率。對此，學校要以信息化管理為契機，創(chuàng)新檔案管理方法[ 1 0 ]。

首先，信息化教師人事檔案管理需要先進的基礎設施作為支撐。學校需要加大資金投入，購置計算機、掃描儀、打印機等設備，引進先進的信息技術，為檔案管理信息化做好準備工作，確保教師人事檔案管理信息化的軟硬件設備充足。檔案管理人員應運用掃描、攝影技術對紙質檔案資料進行數(shù)字化處理，以便利用檔案管理平臺進行檔案管理。

其次，學校要利用信息技術建立教師人事檔案管理平臺，使用信息系統(tǒng)開展檔案資料的登記、錄入及更新工作。要把學校各部門與各個崗位有機聯(lián)系在一起，從而為人事檔案管理工作的順利開展奠定基礎，并利用信息系統(tǒng)統(tǒng)計各類信息數(shù)據(jù)，為檔案管理人員做好管理規(guī)劃工作提供精確數(shù)據(jù)[ 1 1 ]。同時，應根據(jù)檔案管理要求在信息系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)庫，以便檔案管理人員利用網(wǎng)絡實時查詢檔案信息，實現(xiàn)對檔案的實時利用[ 1 2 ]。另外，還應以個人為單位為教師建立文件夾，并設置檔案號作為文件夾名字，方便查詢、調取檔案。

最后，盡管信息化檔案管理具有高效、便捷的特點，但信息系統(tǒng)處于網(wǎng)絡中，有被黑客攻擊、病毒入侵的風險，所以，為了避免教師人事檔案資料泄密、被篡改等，學校要購置殺毒軟件，定期對信息系統(tǒng)進行病毒查殺；同時，檔案管理人員要做好信息系統(tǒng)維護工作，定期對教師人事檔案資料進行備份，并設置防火墻，加大病毒防范，盡量降低教師人事檔案資料的泄密風險。

做好檔案開發(fā)

信息化教師人事檔案管理有利于實現(xiàn)對教師人事檔案數(shù)據(jù)的合理分析與利用。把信息技術應用到教師人事檔案管理中，有助于為教師隊伍建設提供客觀依據(jù)，轉變傳統(tǒng)的憑經(jīng)驗決策的不利局面。例如，可以借助教師人事檔案管理平臺對教師隊伍的年齡結構、專業(yè)結構及教學能力等進行分析，計算出高級、中級等職稱的人員比例，并與其他學校進行橫向比較，從而為學校人才引進、提高辦學質量提供信息支持[ 1 3 ]。信息化背景下，教師人事檔案管理工作必須建立在精準的數(shù)據(jù)挖掘、分析的基礎上，以便為學科發(fā)展、績效考核、人員招聘等管理工作提供新思路，充分發(fā)揮教師的專業(yè)優(yōu)勢，促進學校的可持續(xù)發(fā)展。

加強隊伍建設

提高教師人事檔案管理質量，離不開高素質的檔案管理人才，所以，學校要打造一支職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)水平高的檔案管理隊伍。首先，學校要創(chuàng)造條件，對檔案管理人員進行相關業(yè)務知識、技能的培訓，著重加強對檔案管理人員計算機、信息化相關知識的培訓[ 1 4 ]。同時，根據(jù)教師人事檔案管理內容制訂培訓方案，確保培訓內容的科學性和實用性。培訓結束后，要對參訓人員進行考核，從而督促檔案管理人員在思想上高度重視檔案管理培訓工作，切實提高檔案管理人員的業(yè)務水平。其次，學校要拓寬人才聘用渠道，提高人才聘用標準，根據(jù)教師人事檔案管理要求，本著雙向選擇、優(yōu)先錄取的原則，引進業(yè)務能力強、檔案管理經(jīng)驗豐富的高水平人才，從而為提高檔案管理水平奠定人才基礎。最后，要適當提高檔案管理人員的薪酬待遇。學校要及時了解同行業(yè)薪酬水平，提高檔案管理人員的薪酬待遇，并為其晉升創(chuàng)造條件。同時，嚴格開展績效考核，制定完善的獎懲機制，并適當獎勵業(yè)務能力強的人員。

總而言之，信息化背景下，加強教師人事檔案管理，能提高教師人事檔案管理水平，提高教師人事檔案的利用率，并為教師人事檔案查詢提供快捷方式，助力學校健康發(fā)展。所以，學校要高度重視教師人事檔案管理信息化工作，革新教師人事檔案管理理念，創(chuàng)新教師人事檔案管理模式，增強檔案管理人員的業(yè)務素質，改善教師人事檔案管理的軟硬件設施，從而全方位提高教師人事檔案管理水平。

（作者單位：石獅市教師進修學校）

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