關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；檔案數(shù)字化；解決措施

中圖法分類(lèi)號(hào)：G273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1引言

國(guó)有企業(yè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保障力量，是為人民群眾提供基礎(chǔ)物質(zhì)生活保障的必要構(gòu)成部分，也是穩(wěn)定社會(huì)就業(yè)的有效力量，對(duì)國(guó)家長(zhǎng)治久安、社會(huì)秩序穩(wěn)定等產(chǎn)生重大作用。目前，國(guó)有企業(yè)基本實(shí)施多元化經(jīng)營(yíng)，其組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜化、經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)容豐富，進(jìn)而在經(jīng)營(yíng)管理、項(xiàng)目建設(shè)等活動(dòng)中產(chǎn)生了各種各樣的檔案信息資源，這些檔案承載著企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)開(kāi)展、文化建設(shè)等內(nèi)容，能夠使企業(yè)高效發(fā)展。檔案信息資源本身是國(guó)有企業(yè)重要資產(chǎn)的組成部分，檔案呈現(xiàn)出增長(zhǎng)速度快、載體多樣化、結(jié)構(gòu)豐富化等特點(diǎn)，因此，更加需要應(yīng)用先進(jìn)管理技術(shù)和科學(xué)管理理念對(duì)檔案實(shí)施管理。基于此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)落實(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)，有效提升檔案管理效率。

2國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的驅(qū)動(dòng)力分析

2.1宏觀層面

就宏觀層面而言，主要從3個(gè)方面推動(dòng)國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)。第一，經(jīng)濟(jì)形式變化給國(guó)有企業(yè)帶來(lái)更多挑戰(zhàn)，檔案數(shù)字化成為國(guó)有企業(yè)檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路。在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代中，國(guó)有企業(yè)必須發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟(jì)，這是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展質(zhì)量提升、效率增強(qiáng)、動(dòng)力創(chuàng)新的核心。完善數(shù)據(jù)資源體系，增強(qiáng)資源配置能力是現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)更好面對(duì)經(jīng)濟(jì)新形勢(shì)的有效手段。為確保國(guó)有企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展，應(yīng)當(dāng)加快檔案建設(shè)數(shù)字化，緊跟時(shí)代潮流，健全數(shù)據(jù)要素，充分利用新技術(shù)，提升國(guó)有企業(yè)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。第二，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，數(shù)字化發(fā)展是國(guó)有企業(yè)未來(lái)趨勢(shì)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革深化中，全球經(jīng)濟(jì)交融趨勢(shì)加快，國(guó)有企業(yè)承受的經(jīng)濟(jì)壓力越來(lái)越大，需要加強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力，才能保障國(guó)有企業(yè)經(jīng)濟(jì)地位和價(jià)值。應(yīng)當(dāng)加大科技投入，以保障數(shù)據(jù)和傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的深度融合，從而加快業(yè)務(wù)改革和流程優(yōu)化，把握時(shí)代發(fā)展的新機(jī)遇，滿足當(dāng)前市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)智能化、信息化的要求。第三，疫情影響下，促使檔案數(shù)字化成為趨勢(shì)。在疫情影響下，網(wǎng)絡(luò)辦公成為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)和業(yè)務(wù)運(yùn)行的重要方式，導(dǎo)致產(chǎn)生大量電子文件，增加了檔案管理難度。國(guó)有企業(yè)電子文件急需整理，然而傳統(tǒng)檔案管理模式無(wú)法滿足當(dāng)前檔案現(xiàn)狀，不能及時(shí)對(duì)實(shí)時(shí)共享的文件資料進(jìn)行處置，給國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。同時(shí)，不見(jiàn)面的審批方式，對(duì)電子文件的客觀性、可靠性等有著高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，電子文件質(zhì)量是否合格、是否存在價(jià)值等成為發(fā)揮電子文件憑證作用的重要依據(jù)，檔案數(shù)據(jù)成為國(guó)有企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)，也成為國(guó)有企業(yè)潛在的資產(chǎn)?；诖耍瑖?guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)能夠有效解決疫情防控期間檔案管理問(wèn)題，也可以更好地規(guī)劃后疫情時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向。

2.2微觀層面

就微觀層面而言，主要從兩個(gè)方面推動(dòng)國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)。第一，保障經(jīng)營(yíng)管理。檔案管理應(yīng)當(dāng)是任何經(jīng)營(yíng)活動(dòng)開(kāi)展的基礎(chǔ)，也是落實(shí)各項(xiàng)項(xiàng)目建設(shè)和構(gòu)建企業(yè)文化的支撐力量。在信息技術(shù)普及過(guò)程中，國(guó)有企業(yè)信息數(shù)據(jù)方式具有多樣化，通過(guò)檔案數(shù)字化建設(shè)能夠有效提升經(jīng)營(yíng)管理效率，從而更好地建立企業(yè)文化。第二，符合業(yè)務(wù)數(shù)字化趨勢(shì)。當(dāng)前，國(guó)有企業(yè)全面實(shí)行辦公網(wǎng)絡(luò)化，發(fā)票、文件資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等電子文件較多，通過(guò)使用電子化資料能夠有效降低經(jīng)營(yíng)成本、提升管理效率。為更好地滿足業(yè)務(wù)活動(dòng)要求，國(guó)有企業(yè)需要把握電子文件應(yīng)用的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，特別是流轉(zhuǎn)階段尤為重要，將線上和線下進(jìn)行有機(jī)融合，從而實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)。

3國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題

3.1缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)意識(shí)

在國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中，各個(gè)層級(jí)管理層的認(rèn)知程度是不同的，但是只有管理層形成正確的認(rèn)知才能推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的落實(shí)，這是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要保障。一方面，從現(xiàn)有建設(shè)中了解到，檔案管理部門(mén)對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用認(rèn)知不足，如元數(shù)據(jù)，大量檔案人員都沒(méi)有對(duì)其形成正確認(rèn)知，在對(duì)原始檔案資料收集、整理中，沒(méi)有對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行獲取和保存。在檔案價(jià)值認(rèn)知上，檔案管理的部分人員認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有做好檔案保護(hù)和整理。一方面，在有的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，需要花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間以及工作量較多，特別是每個(gè)部門(mén)參與的檔案人員不專業(yè)，對(duì)檔案的關(guān)注力度差異大。另一方面，檔案數(shù)字化管理滯后。在檔案管理中，部分檔案資料并沒(méi)有在形成后就錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，更多是所有工作完成后才進(jìn)行檔案資料的數(shù)字化處理。有的國(guó)企缺乏對(duì)電子文件管理的經(jīng)驗(yàn)和制度，不具備數(shù)字化檔案管理能力。在檔案資料管理中，部分人員沒(méi)有對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行高度關(guān)注，部分檔案資料歸檔后出現(xiàn)內(nèi)容缺失，再利用價(jià)值率較低，直接影響檔案管理質(zhì)量。

3.2缺乏完善的檔案管理制度

首先，沒(méi)有完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度。有的國(guó)有企業(yè)在項(xiàng)目檔案管理方面，項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容多，工作量大，周期性長(zhǎng)，不同階段形成種類(lèi)、格式等不同的數(shù)據(jù)資料。要確保這些檔案資料的合理管理，需要構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度。結(jié)合具體情況分析，在整個(gè)項(xiàng)目管理中，不同單位或者部門(mén)所進(jìn)行的檔案管理都存在重大差異，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化制度作為指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量低下。其次，缺乏規(guī)范的檔案管理制度。在國(guó)企檔案管理中，沒(méi)有對(duì)各個(gè)階段檔案流轉(zhuǎn)進(jìn)行明確規(guī)定，沒(méi)有對(duì)檔案資料的真實(shí)性、合理性等進(jìn)行審核，也沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)的檔案處罰制度，因此，難以對(duì)檔案管理工作起到推動(dòng)作用，甚至產(chǎn)生更大的風(fēng)險(xiǎn)。最后，信息化建設(shè)不足。大部分國(guó)企信息化建設(shè)雖然起步晚，但是發(fā)展速度快，然而在財(cái)務(wù)方面對(duì)檔案管理的應(yīng)用是比較晚的，導(dǎo)致當(dāng)前開(kāi)展的檔案數(shù)字化建設(shè)存在諸多問(wèn)題，無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)需求。

3.3缺乏復(fù)合型檔案管理人員

檔案數(shù)字化建設(shè)和傳統(tǒng)檔案管理工作是不同的，對(duì)檔案人員要求更高，但是從現(xiàn)有國(guó)企檔案管理人員分析，大部分檔案人員只有本科學(xué)歷，有的人員甚至專業(yè)不對(duì)口，這對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生不利影響。而且，大量國(guó)有企業(yè)所處行業(yè)專業(yè)性較強(qiáng)，然而檔案管理人員更多地只具備檔案知識(shí)，對(duì)相關(guān)企業(yè)從事的行業(yè)知識(shí)的了解非常欠缺。尤其是在檔案數(shù)字化建設(shè)中，需要檔案人員具備信息技術(shù)專業(yè)知識(shí)和應(yīng)用技能。具體而言，國(guó)有有業(yè)現(xiàn)有檔案人員構(gòu)成復(fù)雜，部分人員是兼職人員，對(duì)檔案內(nèi)容不夠了解，不能滿足業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)檔案資料的需求：有的檔案人員對(duì)檔案管理了解不夠，加上本職工作較多，檔案數(shù)字化管理效率和質(zhì)量低，難以保障檔案管理水平提升。

4國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

4.1加強(qiáng)檔案數(shù)字化變革，多元化提升檔案管理水平

首先，利用思維助力，明確檔案數(shù)字化建設(shè)方向。在國(guó)有企業(yè)中，檔案數(shù)字化建設(shè)需要決策者支持，決策者的高度參與直接影響到數(shù)字化檔案建設(shè)成效。國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)當(dāng)整體布局、集中規(guī)劃，才能有效落實(shí)。這種轉(zhuǎn)變過(guò)程需要從認(rèn)知方面開(kāi)始，讓國(guó)有企業(yè)所有人員轉(zhuǎn)變檔案管理思維，不斷加大檔案數(shù)字化建設(shè)宣傳，讓所有人員認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義。其次，借助行動(dòng)助力，充分發(fā)揮有關(guān)部門(mén)的作用。國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)當(dāng)與數(shù)字相關(guān)部門(mén)建立聯(lián)系，科學(xué)合理地融入相關(guān)部門(mén)的數(shù)字化建設(shè)中，以有效保障數(shù)字化建設(shè)符合時(shí)代要求，充分明確檔案建設(shè)方向。一方面，通過(guò)對(duì)國(guó)企檔案管理工作調(diào)整優(yōu)化，充分提升工作效率，促使資源收集和利用效率提升。另一方面，開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)，能夠?yàn)閲?guó)企檔案數(shù)字化建設(shè)提供借鑒意義，確保掌握檔案建設(shè)的方向，以此實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量數(shù)字化檔案建設(shè)。最后，使用資金助力，保障檔案建設(shè)需要。一方面，國(guó)企應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案建設(shè)的整體要求，明確資金需求，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)提供資金保障；另一方面，嚴(yán)格管控檔案建設(shè)資金的使用，科學(xué)合理分配建設(shè)經(jīng)費(fèi)，有效發(fā)揮資金的最大價(jià)值。

4.2重視檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，建立精細(xì)化檔案制度體系

在國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中，需要健全檔案管理制度，從而保障檔案數(shù)字化工作的有序開(kāi)展。精細(xì)化檔案制度既可以健全檔案管理內(nèi)容，也可以完善檔案數(shù)字化方面的內(nèi)容，提高檔案數(shù)字化管理水平。首先，檔案管理制度需要覆蓋企業(yè)所有內(nèi)容，明確檔案內(nèi)容、管理范圍、檔案格式、保管期限等，確保檔案資料的完整性。同時(shí)，需要對(duì)檔案管理流程進(jìn)行全面管控，明確檔案管理和利用中的權(quán)責(zé)。其次，建立檔案數(shù)字化制度。國(guó)有企業(yè)在開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)明確數(shù)字化建設(shè)的各個(gè)方面，以確保各項(xiàng)活動(dòng)有序推進(jìn)，具體包括電子文件歸檔、數(shù)字化檔案管理、元數(shù)據(jù)規(guī)范等。有效建立完善的檔案數(shù)字化管理流程，能夠確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作有效開(kāi)展。

4.3強(qiáng)化內(nèi)外并舉，增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)

首先，培育檔案數(shù)字化管理梯隊(duì)。在國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，吸納具體業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案管理、信息技術(shù)等方面的復(fù)合型人才，以有效調(diào)整優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)。結(jié)合當(dāng)前國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案管理特點(diǎn)，特別是針對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)檔案的管理人員，應(yīng)當(dāng)加大力度引進(jìn)熟悉各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)并且具備檔案管理專業(yè)能力的人才，以提升確保檔案數(shù)字化管理水平。而且，若要高效合理地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，則需引進(jìn)具備數(shù)字化意識(shí)、熟悉數(shù)字化知識(shí)、掌握數(shù)字化技術(shù)的專業(yè)檔案人才，以有效保障國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的開(kāi)展。一方面，要加大新人員的招聘。國(guó)有企業(yè)可以和高校合作，為其培養(yǎng)出針對(duì)性的檔案管理人員，既可以保障檔案人員就業(yè)，又可以滿足企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的要求。同時(shí)，可以加大市場(chǎng)招聘力度，從人力資源市場(chǎng)中獲取相應(yīng)的檔案管理人員，進(jìn)而有效提高國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。另一方面，也要加強(qiáng)以往檔案人員的培訓(xùn)，滿足數(shù)字化檔案建設(shè)需求。在針對(duì)以往檔案人員培訓(xùn)中，需要結(jié)合專業(yè)培訓(xùn)、溝通合作、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等措施，提升檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。企業(yè)可以開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)班、講座等，針對(duì)檔案知識(shí)和數(shù)字化應(yīng)用等內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)，充分提升檔案人員數(shù)字化水平。同時(shí)，也要加強(qiáng)不同單位、不同機(jī)構(gòu)等檔案人員之間的交流，讓不同國(guó)企單位分享檔案數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，以更好地進(jìn)行本企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)，也可以利用獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度，要求檔案管理人員對(duì)自己的工作成果進(jìn)行展示，通過(guò)對(duì)工作成果進(jìn)行評(píng)價(jià)，給予相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰，從而有效激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，以及對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的興趣，以推動(dòng)國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)高效發(fā)展。

5結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)代對(duì)國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提出了更高的要求，進(jìn)而促使國(guó)有企業(yè)對(duì)管理方式進(jìn)行調(diào)整，以更好地滿足數(shù)字時(shí)代的要求。檔案管理工作是國(guó)有企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的基礎(chǔ)，需要緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，加快開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)。通過(guò)對(duì)國(guó)有企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠有效實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)優(yōu)化、增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，也可以推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)，增強(qiáng)企業(yè)文化自信。因此，國(guó)有企業(yè)需要重視檔案數(shù)字化建設(shè)，并為各方面工作提供基礎(chǔ)準(zhǔn)備，從而實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

作者簡(jiǎn)介：

齊雪（1984—），本科，館員，研究方向：檔案數(shù)字化。