牛飛飛

雖然有許多企業(yè)依據(jù)新發(fā)布的制度規(guī)定將信息化管理運(yùn)用到內(nèi)部控制的管理和分類之中，但仍舊發(fā)現(xiàn)許多問題。本文從內(nèi)部控制的視角入手，分析企業(yè)在良好的內(nèi)部控制制度下關(guān)于信息化管理的管理和使用方面存在的問題，為優(yōu)化信息化管理提出一些針對(duì)性較強(qiáng)的對(duì)策建議。

伴隨著國家此前發(fā)布的相關(guān)制度規(guī)定，企業(yè)的內(nèi)部控制逐漸有章可循。信息化管理作為企業(yè)經(jīng)營總和中重要的構(gòu)成部分，新的制度規(guī)定使其正式納入總經(jīng)營的管理和使用中。眾所周知，信息化管理是切實(shí)保證企業(yè)維護(hù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提條件。國家此前相繼發(fā)布過的相關(guān)規(guī)章制度，為企業(yè)良好的管理與使用信息化管理指明方向和道路。由于我國許多企業(yè)的信息化管理存在著數(shù)量繁雜、金額較大、固定性較強(qiáng)、種類較多等問題，而且關(guān)于信息化管理的內(nèi)部控制工作制度實(shí)行時(shí)間較晚、不夠完善也不夠合理，在信息化的管理和使用方面仍舊存在著許多急需解決的問題。因此增強(qiáng)企業(yè)信息化管理內(nèi)部控制工作、合理使用與分配信息化管理、提升信息技術(shù)使用成效、防止信息化管理或企業(yè)經(jīng)營出現(xiàn)失誤等，就顯得十分重要。

一、內(nèi)部控制體系下企業(yè)信息化管理的管理與使用存在的相關(guān)問題

（一）內(nèi)部控制環(huán)境較差

1.組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)不夠合理

部分企業(yè)未能設(shè)立應(yīng)有的財(cái)務(wù)管理部門和內(nèi)部審計(jì)部門，關(guān)于信息化的管理大都是由行政部門或后勤部門負(fù)責(zé)兼管的。企業(yè)的信息化管理方式較為分散，基本呈現(xiàn)出一種多方管理的勢(shì)頭，由多個(gè)不同的部門分別負(fù)責(zé)信息化管理的某一不同的工作環(huán)節(jié)，嚴(yán)重缺乏統(tǒng)一化的管理及調(diào)配制度。信息化管理的管理責(zé)任劃分不清，造成各個(gè)部門對(duì)信息化管理的管理責(zé)任都不明晰。有些企業(yè)盡管設(shè)立了專業(yè)的財(cái)務(wù)管理部門對(duì)信息化管理進(jìn)行日常監(jiān)管，但由于信息化管理的工作人員水平不夠、專業(yè)性不強(qiáng)、缺乏一定的信息化管理方面的專業(yè)理論知識(shí)，根本不了解信息化管理的分類、使用特性、使用年限等，最終使信息化管理成為無效管理。這些問題的產(chǎn)生與出現(xiàn)都會(huì)造成信息化管理的管理成效大打折扣，甚至出現(xiàn)信息化管理要么經(jīng)營過度要么浪費(fèi)流失的現(xiàn)象。

2.缺少信息化管理內(nèi)部控制思維

企業(yè)的主要資金來源于每年的經(jīng)營收入款項(xiàng)，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員又往往偏向于現(xiàn)金和銀行存款的管理，經(jīng)常忽視信息化管理的使用及管理，對(duì)信息化管理呈現(xiàn)出一種“看重購置、輕視管理”的現(xiàn)象，并不將單位內(nèi)部的成本計(jì)算納入自身的主要工作職責(zé)中，單純地以為只要將與公共事業(yè)相關(guān)的工作做好即可。

（二）工作程序有缺陷

1.信息化管理預(yù)算的管理不合理

一些企業(yè)在編寫信息化管理預(yù)算計(jì)劃時(shí)，往往都會(huì)采用不同部門分?jǐn)偩帉懙姆椒?，最后將其進(jìn)行簡單的分類匯總之后交由財(cái)務(wù)相關(guān)部門再次進(jìn)行編寫并分類匯總，將其中不超出上年或本年預(yù)算金額內(nèi)的一部分?jǐn)?shù)字直接編寫至月度或年度部門預(yù)算管理計(jì)劃中。各個(gè)部門在編寫自身的預(yù)算計(jì)劃時(shí)，都會(huì)從自身的實(shí)際利益角度出發(fā)提出信息化管理相關(guān)的購買計(jì)劃，而未曾從單位內(nèi)部是否已有相應(yīng)的信息化管理，或者工作需要或者長遠(yuǎn)打算出發(fā)，造成多個(gè)不同部門編寫的預(yù)算計(jì)劃安排不合理，形成重復(fù)購買或信息化管理閑置狀況，這也是信息化管理的一種過度浪費(fèi)問題。

2.信息化管理的日常管理及使用不合規(guī)

許多企業(yè)并未嚴(yán)格制定相關(guān)的信息化管理使用管理及維護(hù)制度，對(duì)信息化管理的購買、使用、管理、維護(hù)、保養(yǎng)、清理、報(bào)廢等工作環(huán)節(jié)未能予以制度化，對(duì)與之相關(guān)的會(huì)計(jì)記賬及核算工作程序未曾予以流程化。企業(yè)由于不同部門之間的職權(quán)劃分、由過去傳統(tǒng)的手工記賬方式向現(xiàn)有的信息化記賬模塊轉(zhuǎn)變時(shí)出現(xiàn)工作差錯(cuò)或失誤、新購買的信息化設(shè)備未及時(shí)登記記賬、工作人員數(shù)量有限未按時(shí)有效地展開盤點(diǎn)清查工作等諸多原因的存在，幾乎普遍存在著信息化管理賬實(shí)不相符、具體真實(shí)的信息化管理盤存狀況不清等問題。

3.信息化管理的處置及清理程序不正規(guī)

企業(yè)的信息化管理如果出現(xiàn)落后等情況，一般都是由資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移、交換、出售、清理等原因造成的。在實(shí)踐工作中，許多上級(jí)企業(yè)經(jīng)常會(huì)直接調(diào)取下級(jí)企業(yè)的經(jīng)營成果而不通過任何調(diào)取或報(bào)批手續(xù)，還有一些企業(yè)對(duì)已達(dá)到報(bào)廢或清理?xiàng)l件的資產(chǎn)仍不進(jìn)行報(bào)廢或清理，還有一些損毀或盤虧的資產(chǎn)應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以賬務(wù)處理而不處理的，最終導(dǎo)致信息化管理賬實(shí)不相符，虛增了信息化管理的基本成果。另外還有一些信息化管理的處置及轉(zhuǎn)銷程序不正規(guī)，手續(xù)不完備、不齊全，未采用正確合理的處理或清理方法等導(dǎo)致信息化管理或經(jīng)營出現(xiàn)流失。

（三）內(nèi)部控制制度不完善

1.缺少科學(xué)系統(tǒng)的信息化管理及使用內(nèi)部控制工作制度

盡管企業(yè)在新發(fā)布的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和制度下有序推進(jìn)內(nèi)部控制制度的相關(guān)建設(shè)工作，完善了其內(nèi)部的控制工作手冊(cè)，但其推出的內(nèi)部控制工作手冊(cè)大多流于形式，照搬照抄其他企業(yè)或相關(guān)組織的理論框架和大致內(nèi)容，嚴(yán)重缺少關(guān)于自身的、針對(duì)性較強(qiáng)的內(nèi)容，這樣的內(nèi)部控制工作手冊(cè)不能作為與信息化管理相關(guān)的內(nèi)部控制工作制度可靠的來源與依據(jù)。信息化管理作為總經(jīng)營的重要部分，是總經(jīng)營控制的重要組成內(nèi)容，但內(nèi)部控制工作手冊(cè)中關(guān)于信息化管理的相關(guān)內(nèi)容僅僅只是簡單性、概括性的提及，內(nèi)容較為寬泛，并不能達(dá)到對(duì)信息化管理良好的使用及管理成效，更沒有起到任何的監(jiān)督效果，無法對(duì)信息化管理的使用及管理狀況展開有效反饋。

2.缺少與信息化管理及使用相關(guān)的內(nèi)外部審計(jì)監(jiān)督

部分企業(yè)由于未成立專業(yè)的內(nèi)部審計(jì)部門或雖已成立但工作人員數(shù)量較少、編制有限，內(nèi)部審計(jì)工作人員的主要工作范圍或權(quán)限僅僅涵蓋于審計(jì)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)記賬及核算流程，投資項(xiàng)目規(guī)劃、目標(biāo)、范圍、方向，專項(xiàng)資金的使用及管理，領(lǐng)導(dǎo)人員的離任責(zé)任審計(jì)、履職狀況，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益或利潤情況等方面的審計(jì)內(nèi)容，很少有內(nèi)部審計(jì)工作人員花費(fèi)大量的時(shí)間及精力去審計(jì)信息化管理的使用及管理。

二、內(nèi)部控制體系下增強(qiáng)企業(yè)信息化管理的管理與使用相關(guān)對(duì)策建議

（一）改善與信息化管理相關(guān)的內(nèi)部控制工作環(huán)境

1.改善企業(yè)人員組織架構(gòu)和工作崗位的設(shè)計(jì)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)時(shí)刻堅(jiān)持“以人員為核心”的管理理念，積極聽從本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一化管理。改善單位內(nèi)部人員組織架構(gòu)，確定與信息化管理及使用相關(guān)的各部門的工作權(quán)限和職責(zé)，例如信息化管理及使用部門、后勤部門、行政部門、財(cái)務(wù)部門、內(nèi)部審計(jì)部門等。通過明確各部門不同的工作職權(quán)及權(quán)限等方式清晰地進(jìn)行劃分，優(yōu)化與信息化管理相關(guān)的內(nèi)部控制工作環(huán)境。為了能夠有效實(shí)現(xiàn)并做到信息化管理的購買、管理、使用、維護(hù)、修理、盤點(diǎn)、清理、處置等不同工作流程的統(tǒng)一化，企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)專門的信息化管理使用及管理部門及崗位，分配具備足夠相關(guān)專業(yè)知識(shí)的工作人員，定期或不定期地對(duì)他們展開培訓(xùn)及再教育工作。

2.提升與信息化管理相關(guān)的內(nèi)部控制思維意識(shí)

在企業(yè)創(chuàng)造出一個(gè)良好的內(nèi)部控制工作環(huán)境與氛圍十分重要，單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)持續(xù)重視內(nèi)部控制的建設(shè)，正確認(rèn)識(shí)與評(píng)價(jià)關(guān)于信息化管理內(nèi)部控制的重要意義，起到表率引領(lǐng)作用，從自身做起，積極落實(shí)并配合與信息化管理相關(guān)工作，明確劃分信息化管理與使用部門及人員的各項(xiàng)工作內(nèi)容、職責(zé)與權(quán)限，最大限度保證每一項(xiàng)工作任務(wù)都能責(zé)任到人、落實(shí)到人。

（二）優(yōu)化信息化管理的使用及管理工作流程

1.增強(qiáng)信息化管理預(yù)算編制及安排等管理工作

企業(yè)在編寫月度或年度預(yù)算計(jì)劃過程中，應(yīng)當(dāng)要求各個(gè)不同部門依據(jù)自身實(shí)際狀況的需要，嚴(yán)格遵守節(jié)約節(jié)省原則予以編寫。相關(guān)信息化管理的管理及使用部門在嚴(yán)格遵守國家發(fā)布的有關(guān)信息化管理及使用制度辦法前提下，通過對(duì)單位內(nèi)部信息化管理的現(xiàn)有狀況、存在數(shù)量、使用及管理狀況、工作需要、長久發(fā)展等不同方面進(jìn)行綜合全面地考慮后，首先應(yīng)當(dāng)將閑置下來的信息化管理通過合理分配等方式將其充分利用起來，再結(jié)合不同企業(yè)的實(shí)際情況分類匯總他們的預(yù)算編寫計(jì)劃，最后統(tǒng)一向上級(jí)單位提出月度或年度的有關(guān)于信息化管理的購買預(yù)算編寫情況表，依照逐級(jí)上報(bào)、逐層審批的工作流程或權(quán)限報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門予以審批，最終可以使信息化管理的預(yù)算編制及安排等管理工作變得系統(tǒng)合理。

2.增強(qiáng)信息化管理的日常使用及管理工作

企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定切實(shí)可行的、符合單位實(shí)際情況的信息化管理使用及管理工作制度，描繪出有利的信息化管理使用及管理工作程序圖表。依照編寫的預(yù)算計(jì)劃展開信息化管理的購買任務(wù)，如果是政府統(tǒng)一采購項(xiàng)目中的信息化管理，還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)采購制度辦法和招投標(biāo)制度辦法予以執(zhí)行。收到購買的信息化管理后應(yīng)當(dāng)按照購買時(shí)的相關(guān)要求仔細(xì)認(rèn)真檢查信息化管理內(nèi)外部是否存在質(zhì)量問題，由專業(yè)的驗(yàn)收人員或單位內(nèi)部專業(yè)的信息化管理使用部門的工作人員予以查收，并開具相關(guān)的查收證明手續(xù)。針對(duì)信息化管理的使用管理、維修維護(hù)等方面工作任務(wù)，信息化管理使用部門的工作人員應(yīng)當(dāng)建立自身的信息化管理使用卡片或相關(guān)臺(tái)賬，對(duì)3信息化管理的詳細(xì)使用狀況都應(yīng)當(dāng)予以必要的記錄及說明。工作人員還應(yīng)當(dāng)充分利用企業(yè)內(nèi)部的信息化管理系統(tǒng)，對(duì)信息化管理展開實(shí)時(shí)性的有效監(jiān)管，對(duì)其使用性能、功能、折舊情況、良好程度、維修維護(hù)狀況等方面也要展開跟蹤管理。另外除了按照上級(jí)部門要求完成的相關(guān)信息化管理清查盤點(diǎn)等工作任務(wù)外，本級(jí)部門也應(yīng)當(dāng)及時(shí)建立健全信息化管理的清查盤點(diǎn)工作制度，對(duì)信息化管理定期或不定期展開清查盤點(diǎn)工作。通過相關(guān)部門的協(xié)調(diào)配合對(duì)信息化管理進(jìn)行實(shí)地清點(diǎn)，徹底掌握單位內(nèi)部信息化管理的盤存狀況、盤盈及盤虧情況，最大限度地保證信息化管理賬實(shí)相符。

3.規(guī)范信息化管理的處置工作

企業(yè)應(yīng)當(dāng)制作信息化管理的處置工作程序并按此予以執(zhí)行。信息化管理的處理程序包含因不同部門的劃分、整合、取消、增設(shè)以及關(guān)于資產(chǎn)管理的分配、轉(zhuǎn)移、交換、毀損、到達(dá)報(bào)廢年限予以報(bào)廢等多種工作程序，應(yīng)當(dāng)分門別類地按照規(guī)定程序逐級(jí)予以上報(bào)審批，請(qǐng)求上級(jí)主管部門或同級(jí)財(cái)政部門予以備案或批準(zhǔn)。對(duì)于有殘值的資產(chǎn)管理，確定資產(chǎn)管理的剩余凈殘值后予以處理，凈殘值上繳財(cái)政國庫，并相應(yīng)地做好信息化管理的賬務(wù)處理和實(shí)物處理的轉(zhuǎn)銷核銷工作。

4.關(guān)注與信息化管理及使用相關(guān)的內(nèi)外部審計(jì)工作

企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立相關(guān)的內(nèi)部審計(jì)部門，在內(nèi)部審計(jì)工作人員的選用方面應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選擇專業(yè)性強(qiáng)、理論水平高、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的人才。這些工作人員需要十分熟悉并了解有關(guān)于信息化管理項(xiàng)目的審計(jì)工作內(nèi)容及其注意事項(xiàng)；要求這些審計(jì)工作人員每年定期按次展開詳細(xì)認(rèn)真的內(nèi)部審計(jì)工作，提出相關(guān)的審計(jì)建議或意見，并要求不同部門予以改正或完善；內(nèi)部審計(jì)工作人員應(yīng)當(dāng)將每年完成的審計(jì)工作及任務(wù)情況及時(shí)上報(bào)給上級(jí)主管部門，做到高效的上傳下達(dá)。

結(jié)語：

總而言之，在內(nèi)部控制體系下對(duì)企業(yè)的信息化管理予以相應(yīng)的管理和控制，能夠起到一定的積極的良好作用，不過目前企業(yè)的信息化管理和使用方面仍舊存在著較多問題，需要企業(yè)不斷提高重視度，通過實(shí)施相關(guān)的有力對(duì)策，優(yōu)化企業(yè)信息化管理內(nèi)部控制的環(huán)境和氛圍，從而進(jìn)一步達(dá)到合理分配及使用信息化管理的良好成效，提高其使用和管理的工作效率，最終全面提升企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展能力及社會(huì)影響力。

（作者單位：三門峽市文化旅游交通發(fā)展集團(tuán)有限公司）