陳淑娟

（中交一公局集團(tuán)有限公司，福建 廈門 361021）

引言

隨著“后財(cái)務(wù)云時代”的到來，人工智能、云計(jì)算等新技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，且在國際、國內(nèi)社會經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型、數(shù)字化轉(zhuǎn)型的新形勢下，市場競爭日趨激烈，對企業(yè)持續(xù)優(yōu)化發(fā)展提出了更高的要求和站位。而作為企業(yè)運(yùn)營發(fā)展過程中舉足輕重的一環(huán)，合同管理既是貫穿企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各個環(huán)節(jié)的經(jīng)濟(jì)管理行為，也是一種法律行為。實(shí)踐證明：一旦合同合規(guī)管理在某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞，就會給企業(yè)和個人帶來巨大的損失。

一、研究背景

中交財(cái)務(wù)共享中心自成立以來，旨在打造財(cái)務(wù)人員由算到管的轉(zhuǎn)型，財(cái)務(wù)云時代的到來也帶來了新的變化，賦予財(cái)務(wù)人員合同合規(guī)管理職能，對財(cái)務(wù)人員的能力提出了更高的要求。根據(jù)財(cái)務(wù)共享中心財(cái)務(wù)云試運(yùn)行階段的現(xiàn)狀為例，從合同合規(guī)審查環(huán)節(jié)出發(fā)，揭示目前合同合規(guī)管理可能存在的現(xiàn)狀問題：事前合同簽訂不合規(guī)；事中合同履行不合規(guī)；事后合同不適當(dāng)履行時，違約責(zé)任及問責(zé)相關(guān)機(jī)制缺陷等三個方面。由此三方面展開具體論述，淺析問題原因并提出解決措施和合理化建議，進(jìn)而體現(xiàn)財(cái)務(wù)人員在企業(yè)合同合規(guī)管理過程中的價(jià)值。

二、合同合規(guī)管理存在的現(xiàn)狀問題

（一）事前：合同形式、內(nèi)容不合規(guī)。

合同形式、內(nèi)容的合規(guī)審核是一種主要針對合同文本、合同關(guān)鍵條款是否合規(guī)、合理而進(jìn)行審核的事前風(fēng)險(xiǎn)防范措施。根據(jù)財(cái)務(wù)共享中心合同合規(guī)審核環(huán)節(jié)收集整理的問題清單，存在的合同形式、內(nèi)容不合規(guī)主要有：

情景一：A公司與某電網(wǎng)有限責(zé)任公司簽訂的供電合同，合同內(nèi)容存在空白項(xiàng)，且落款處合同簽訂日期未填寫。

情景二：B公司與某人力資源有限公司簽訂的勞務(wù)派遣協(xié)議，合同未約定乙方需開具的發(fā)票類型及稅率。

情景三：C公司與衡水某貿(mào)易有限公司簽訂零星材料采購合同，合同總價(jià)8萬元，簽訂其他類合同，未按照公司物資管理制度簽訂物資采購合同。

情景四：D公司與某人力資源有限公司簽訂的勞務(wù)派遣協(xié)議，乙方簽字人非法定代表人，且未提供授權(quán)委托書。

1.結(jié)合以上的情景案例，合同形式、內(nèi)容不合規(guī)的問題主要有：（1）合同簽字、蓋章不完整、未加蓋騎縫章或未注明簽訂日期；（2）未按照公司合同范本要求，合同關(guān)鍵條款不合理、不合規(guī)；合同內(nèi)容存在空白項(xiàng)；（3）未按照公司相關(guān)合同制度管理要求，簽訂符合業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)類型的合同；（4）合同簽字人存在代理瑕疵。

2.針對統(tǒng)計(jì)的問題分析，可能給企業(yè)帶來的風(fēng)險(xiǎn)有：（1）合同形式瑕疵可能導(dǎo)致合同無效、合同效力待定風(fēng)險(xiǎn)，還可能導(dǎo)致合同糾紛和法律訴訟風(fēng)險(xiǎn)；（2）合同內(nèi)容瑕疵可能存在被篡改的風(fēng)險(xiǎn)和相關(guān)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；（3）合同類型瑕疵可能存在業(yè)務(wù)核算不準(zhǔn)確，導(dǎo)致審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）事中：合同履行不合規(guī)。

合同履行管理是指依據(jù)公司審批后的簽訂版合同，對合同執(zhí)行環(huán)節(jié)的合規(guī)性進(jìn)行審核和監(jiān)督。在這個前后銜接的關(guān)鍵環(huán)節(jié)中，相關(guān)業(yè)務(wù)人員要做到有效地規(guī)避合同執(zhí)行過程中可能產(chǎn)生的各種風(fēng)險(xiǎn)，合同履行不合規(guī)主要有：

情景一：A公司與湖南某人力資源服務(wù)有限公司簽訂的勞務(wù)派遣協(xié)議，合同約定執(zhí)行期限至2021年12月31日，該合同已超期仍在執(zhí)行。

情景二：B公司與蘭州某交通工程有限責(zé)任公司簽訂技術(shù)服務(wù)合同，合同中約定結(jié)算中逐期扣除5%質(zhì)量保證金，執(zhí)行中未每期扣除。

情景三：C公司為一般納稅人選擇一般計(jì)稅方式，與商城縣某物業(yè)管理有限公司簽訂服務(wù)合同，合同約定乙方應(yīng)提供6%稅率的增值稅專用發(fā)票,實(shí)際開具增值稅普通發(fā)票。

情景四：D公司與某人力資源服務(wù)有限公司簽訂勞務(wù)派遣協(xié)議，合同總額82萬，累計(jì)已執(zhí)行結(jié)算108萬，超合同總額。

1.結(jié)合以上的情景案例，合同履行不合規(guī)的問題主要有：（1）合同有效期限已到期仍繼續(xù)執(zhí)行；（2）未執(zhí)行合同條款，對于應(yīng)收應(yīng)扣保證金未收未扣、合同約定收取專用發(fā)票實(shí)際未收?。唬?）合同實(shí)際執(zhí)行金額、數(shù)量超合同總金額、約定數(shù)量。

2.針對統(tǒng)計(jì)的問題分析，可能給企業(yè)帶來的風(fēng)險(xiǎn)有：（1）合同工期延長、合同金額、標(biāo)的增減未及時簽訂補(bǔ)充協(xié)議，可能會造成企業(yè)合同履行期間合法權(quán)益無法受到保護(hù)，甚至產(chǎn)生法律糾紛；（2）未按合同規(guī)定收取相應(yīng)類型的發(fā)票，可能導(dǎo)致企業(yè)進(jìn)項(xiàng)稅額流失風(fēng)險(xiǎn)和相關(guān)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；（3）未按合同約定應(yīng)扣未扣保證金，可能存在缺陷責(zé)任期的質(zhì)保風(fēng)險(xiǎn)，增加缺陷索賠程序及成本；（4）合同執(zhí)行過程中未關(guān)注對方的經(jīng)營狀況變化，對方喪失履約能力，導(dǎo)致合同中止，增加企業(yè)自身的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

（三）事后：違約責(zé)任及問責(zé)機(jī)制缺陷。

案例：廈門某公司與湖南康灝鑫建筑工程有限公司（以下簡稱“湖南公司”）簽訂的工程分包合同發(fā)生的民生糾紛一案中，湖南公司上訴請求廈門某公司剔除已支付的工程款、借款及項(xiàng)目部提供的火工品、主材扣款外，還應(yīng)支付工程款640萬元；請求本案發(fā)生的全部上訴費(fèi)用由被上訴人廈門某公司承擔(dān)。

本案中廈門某公司與湖南公司簽訂工程專業(yè)分包合同，合同暫定總價(jià)662萬元，最終已實(shí)際完成的結(jié)算金額為準(zhǔn)。湖南公司簽訂合同后進(jìn)場施工，由于多方原因，湖南公司完成部分工程后中途退場，退場后多次向廈門某公司催討工程款，廈門某公司也出具《承諾書》：剔除已支付的工程款、借款及項(xiàng)目部提供的火工品、主材扣款外，保證負(fù)責(zé)計(jì)量金額工程款640萬元，用于支付黎某書工程款320萬元及民工、機(jī)械和材料等欠款320萬元。但后雙方對于此份《承諾書》的有效性存在爭議。本案查明：湖南公司法定代表人為黎某淼，系黎某書兒子，黎某書與黎某林借用湖南公司資質(zhì)合伙承攬涉案工程。

最終法院認(rèn)為，該工程分包合同依照當(dāng)時施行的《最高人民法院關(guān)于審理建設(shè)工程施工合同糾紛案件適用法律問題的解釋》（法釋〔2004〕 14 號）第一條：“建設(shè)工程施工合同具有下列情形之一的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同法第五十二條第（五）項(xiàng)的規(guī)定，認(rèn)定無效：（一）承包人未取得建筑施工企業(yè)資質(zhì)或者超越資質(zhì)等級的；（二）沒有資質(zhì)的實(shí)際施工人借用有資質(zhì)的建筑施工企業(yè)名義的；（三）建設(shè)工程必須進(jìn)行招標(biāo)而未招標(biāo)或者中標(biāo)無效的?！敝?guī)定，屬無效協(xié)議；且該《承諾書》系廈門某公司就支付湖南公司工程款作出的承諾，是雙方的真實(shí)意思表示，不違反法律行政法規(guī)的效力性強(qiáng)制性規(guī)定，屬有效協(xié)議。廈門某公司應(yīng)按《承諾書》的承諾向湖南公司支付相應(yīng)的工程款。

法院最終判決：廈門某公司扣除已支付的工程款后還應(yīng)支付湖南公司316萬元，并從湖南公司起訴之日2021 年7 月9 日起按起訴時一年期貸款市場報(bào)價(jià)利率計(jì)付逾期付款資金占用利息至工程款付清之日止。廈門某公司承擔(dān)案件受理費(fèi)32000元。

通過案例分析可以看出，廈門某公司未嚴(yán)格審查合同乙方的資質(zhì)條件，且在湖南公司中途退場的違約行為發(fā)生后缺乏相應(yīng)的違約責(zé)任和問責(zé)機(jī)制，從而產(chǎn)生了極大的法律風(fēng)險(xiǎn)和訴訟風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)承擔(dān)大額的案件受理費(fèi)及法律訴訟費(fèi)。

針對上述存在的問題，我們展開分析，歸納以下三點(diǎn)原因：

首先，管理層對于合同管理工作不夠重視，簡單地認(rèn)為是只要完成公司的線上審核流程即可，對于線下合同文本負(fù)責(zé)簽字后，存在未填寫簽訂日期、容易忽視稅務(wù)事項(xiàng)信息或者在合同管理部門用印蓋章不完整時未起到監(jiān)督作用，缺乏相關(guān)的管理制度和手段。

其次，合同管理部門業(yè)務(wù)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)、缺乏基本功，忽視動態(tài)管理，未嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)公司的合同管理制度，在合同的訂立、執(zhí)行、變更或者解除、終止過程中，未能做到全方位跟蹤、監(jiān)督、管控。例如，對上、下游單位合同變更部分未及時洽談、談判，敲定合同具體事項(xiàng)，簽訂正式合同協(xié)議書。

最后，“后財(cái)務(wù)云時代”下賦予財(cái)務(wù)人員合同合規(guī)職能，但是大部分財(cái)務(wù)工作者對此認(rèn)知還比較匱乏，認(rèn)為合同應(yīng)該是合同管理部門的事情，或者應(yīng)該是管理層需要考慮的問題，財(cái)務(wù)人員在這個過程中起不到什么作用，對于報(bào)送到財(cái)務(wù)部門歸檔的合同，只是負(fù)責(zé)簽收，不太關(guān)注合同內(nèi)容。其實(shí)這是一種錯誤的想法，當(dāng)今財(cái)務(wù)人員的職能已經(jīng)不再是簡單的會計(jì)記賬、審核，而是上升到財(cái)務(wù)管理和價(jià)值創(chuàng)造層面，合同審核對于財(cái)務(wù)來說也是一項(xiàng)核心工作，通過合同看業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，避免財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，助力經(jīng)營管理，達(dá)到成本管控，最終實(shí)現(xiàn)公司效益增長。

三、擬解決措施和建議

事實(shí)上，對合同法律風(fēng)險(xiǎn)的掌握，一個企業(yè)的核心才能并非是其訴訟才能，而應(yīng)當(dāng)是合同的管理才能。企業(yè)可制定“以人員為中心、以制度為準(zhǔn)繩、以合同為依據(jù)、以問題為導(dǎo)向”的治理模式，具體如下：

（一）以人員為中心：提高合同管理人員及財(cái)務(wù)人員素質(zhì)。

加強(qiáng)合同管理部門以及合同管理人員的培訓(xùn)應(yīng)是公司合同管理的首要任務(wù)，可打造合同管理部門內(nèi)訓(xùn)師隊(duì)伍，開發(fā)合法合規(guī)內(nèi)容等高質(zhì)量課程，增強(qiáng)對合同管理人員及財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)，為此提高全員的合同治理意識。

（二）以制度為準(zhǔn)繩：建立合理、有效的合同治理模式。

首先，建立健全合同管理制度，例如合同歸檔管理制度、合同分類專項(xiàng)管理制度、合同審查制度等，嚴(yán)格執(zhí)行合同管理制度，使合同管理規(guī)范化、制度化；其次，明確合同業(yè)務(wù)部門、合同審查部門、合同批準(zhǔn)部門及合同歸檔部門和承辦人的職責(zé)；最后，財(cái)務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)初審時，嚴(yán)格以制度為標(biāo)尺，做到合同形式內(nèi)容審核、合同履行過程監(jiān)督、制定問題清單并定期督促復(fù)查的全過程把控，守好合同治理的最后一道防線。

（三）以合同為依據(jù)：把好合同調(diào)查、審查和履行監(jiān)督環(huán)節(jié)。

財(cái)務(wù)人員應(yīng)參與合同管理。首先在合同談判與簽訂階段，重點(diǎn)領(lǐng)域在合同的起草、審查、會簽等；嚴(yán)格審查合同當(dāng)事人的主體資格、資信情況和履約能力，健全公司“不良資質(zhì)單位”資源庫；在完全了解合同背景的基礎(chǔ)上，提出專業(yè)化、合理化的財(cái)務(wù)意見與建議，確保合同關(guān)鍵性條款齊全、準(zhǔn)確，規(guī)避審計(jì)及稅務(wù)等風(fēng)險(xiǎn)；確保文字表述確切無誤，為業(yè)務(wù)核算合規(guī)性提供依據(jù)。在合同的履行階段，財(cái)務(wù)參與合同管理重點(diǎn)領(lǐng)域在合同的執(zhí)行與監(jiān)督、合同的變更、爭議解決等。在合同事務(wù)管理階段，財(cái)務(wù)參與合同管理重點(diǎn)領(lǐng)域在合同統(tǒng)計(jì)和備案管理、合同檔案管理。

（四）以問題為導(dǎo)向：堅(jiān)持問題導(dǎo)向，倒逼合同管理規(guī)范化。

發(fā)現(xiàn)問題、研究問題、解決問題是推動合同管理工作的重要動力。共享中心自成立以來便設(shè)置專崗咨詢?nèi)藛T，旨在對問題的解答與記錄。公司可結(jié)合日常咨詢事項(xiàng)制定問題清單，建立問題庫，從常見問題為導(dǎo)向?qū)贤芾砣藛T加強(qiáng)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力，同時強(qiáng)化財(cái)務(wù)審核，從而倒逼合同管理規(guī)范化。

總論

合同管理依法合規(guī)運(yùn)行是規(guī)范國有企業(yè)正常經(jīng)營的強(qiáng)有力保障，為進(jìn)一步深化合同管理工作，嚴(yán)把“事前、事中、事后”三道關(guān)：

一是事前防控，健全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和防范機(jī)制。規(guī)范公司協(xié)作單位招標(biāo)管理，提高經(jīng)營管控能力，降低經(jīng)營管理風(fēng)險(xiǎn)，重源頭管理，因此要堅(jiān)持以制度為綱，嚴(yán)格執(zhí)行《合同管理制度》等辦法，優(yōu)化審批流程，建立健全合同風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。通過“業(yè)財(cái)”一體化，從財(cái)務(wù)專業(yè)角度提出明確、具體的審批意見，執(zhí)行公司法務(wù)法律審查，多重把關(guān)，將風(fēng)險(xiǎn)管控關(guān)口前移，維護(hù)公司合法權(quán)益，防范合同簽訂法律風(fēng)險(xiǎn)。

二是事中把控，加強(qiáng)財(cái)務(wù)審核，強(qiáng)化合同動態(tài)管理。財(cái)務(wù)人員應(yīng)強(qiáng)化審核，制定問題清單、協(xié)助梳理合同履行風(fēng)險(xiǎn)問題，定期督促整改復(fù)查。公司通過常態(tài)化動態(tài)監(jiān)測，對合同履行情況進(jìn)行全程跟蹤，定期記錄項(xiàng)目執(zhí)行情況，各部門密切配合以減少項(xiàng)目合同中期爭議產(chǎn)生，以聯(lián)動機(jī)制保障合同目的實(shí)現(xiàn)。

三是事后控制，樹立合同管理最后屏障。健全合同管理應(yīng)急預(yù)案，財(cái)務(wù)人員配合合同管理部門多角度梳理合同主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，多層次制定應(yīng)對措施，一旦發(fā)生合同糾紛，第一時間啟動應(yīng)急機(jī)制，合法、高效地解決問題，減少公司的經(jīng)濟(jì)損失，做到事后不被動，筑牢合同履行最后一道防線。

因此，利用“云時代”搭建全覆蓋合同合規(guī)管理體系，將財(cái)務(wù)人員由算到管的角色轉(zhuǎn)變，更好帶動合同管理由規(guī)范化走向精細(xì)化，降低公司運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)國有企業(yè)合法權(quán)益。