吳璐璐

（浙江新安邁圖有機(jī)硅有限責(zé)任公司）

干部人事檔案能夠從企業(yè)經(jīng)營(yíng)期間全面的考察干部的管理、業(yè)績(jī)等能力，是選拔任用干部的重要衡量指標(biāo)，其中記載該管理人員的基本信息、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)水平等，是現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理中的重要構(gòu)成部分，人力資源管理工作是無(wú)法離開(kāi)人事檔案的[1]。在科學(xué)技術(shù)發(fā)展下，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)人事檔案管理辦法不再適用于現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)環(huán)境，應(yīng)該充分運(yùn)用數(shù)字化建設(shè)對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，逐步讓人事檔案數(shù)據(jù)采集、整理、分析、保存等實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理[2]。通過(guò)建立信息系統(tǒng)對(duì)人事檔案實(shí)現(xiàn)多層面管理，轉(zhuǎn)變以往人工管理的方式，提升檔案管理效率。既可以利用數(shù)字化提升檔案資料保管的安全性，也可以避免檔案資料造假，這是實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理高質(zhì)量發(fā)展的重要手段，也是保障其實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的重要途徑。

一、企業(yè)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制形成后，全球經(jīng)濟(jì)進(jìn)入信息時(shí)代，信息技術(shù)在企業(yè)各個(gè)方面得到全面應(yīng)用，加上市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，人事檔案管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中越發(fā)重要，受到管理層高度關(guān)注[3]。而且，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在應(yīng)用中趨于成熟，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用普及，逐步建立人事檔案數(shù)字化模式，能夠有效提升管理效率，推動(dòng)人事管理高質(zhì)量發(fā)展，保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)[4]。

（一）提升人事管理水平

在使用數(shù)字化管理后，人事檔案管理工作高效化，通過(guò)明確登錄用戶和設(shè)備使用，將權(quán)限和責(zé)任進(jìn)行劃分，數(shù)字化技術(shù)為檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)提供技術(shù)支持和制度保障[5]。在以往人事檔案管理中，只能通過(guò)檔案管理人員對(duì)這些資料進(jìn)行整理、分類、歸檔、查閱、保管等，因其數(shù)量眾多，管理流程非常繁雜，效率也非常低下，甚至還會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤資料內(nèi)容。通過(guò)人事檔案數(shù)字化后，管理流程規(guī)范化，將以往重復(fù)、簡(jiǎn)單等流程進(jìn)行系統(tǒng)化，降低流程流轉(zhuǎn)次數(shù)，操作上更加方便[6]。管理人員在具備相應(yīng)權(quán)限后，通過(guò)信息管理系統(tǒng)可以進(jìn)行人員檢索，并且對(duì)信息資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，也能調(diào)閱干部檔案，包括但不限于資料查詢、下載等，將人事干部檔案管理實(shí)現(xiàn)一體化流程。在符合權(quán)限要求下，可以對(duì)外共享資料，增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)功能[7]。和紙質(zhì)檔案對(duì)比，數(shù)字化檔案安全性高，不用對(duì)檔案資料保管環(huán)境進(jìn)行考慮，不用做防潮防濕等工作，不用對(duì)保存空間進(jìn)行考慮，既能降低檔案管理成本，也能降低人員需求，充分提升現(xiàn)有空間利用率，推動(dòng)人事檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）檔案使用便捷化

現(xiàn)階段社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，所有領(lǐng)域都在提倡數(shù)字化趨勢(shì)，促使企業(yè)管理開(kāi)始呈現(xiàn)出數(shù)字化，逐步影響到企業(yè)管理的方方面面中，導(dǎo)致傳統(tǒng)人事檔案管理不能滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需求，甚至阻礙到經(jīng)營(yíng)管理質(zhì)量提升[8]。這類檔案資料相比數(shù)字檔案有著更強(qiáng)的原始性，但是利用效率不高，不方便實(shí)現(xiàn)共享，需要很多存儲(chǔ)設(shè)備和空間，基本上不符合現(xiàn)實(shí)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，給檔案管理工作帶來(lái)了很多挑戰(zhàn)，影響到檔案管理水平的提升。人事檔案數(shù)字化充分借助信息技術(shù)的發(fā)展，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字載體，通過(guò)文字存儲(chǔ)、視頻、掃描儀等軟件設(shè)備，將其存儲(chǔ)在各類儲(chǔ)存介質(zhì)上，并且可以被計(jì)算機(jī)設(shè)備識(shí)別，所有人事檔案資料都體現(xiàn)了信息化、數(shù)字化的特點(diǎn)，還可以對(duì)其進(jìn)行備份管理、實(shí)時(shí)共享等[9]。通過(guò)輸入關(guān)鍵詞可以檢索出相應(yīng)干部檔案信息資料，不會(huì)對(duì)原始檔案造成任何破壞，檔案管理成本逐步降低，人事檔案資料也不會(huì)受到空間、時(shí)間等限制，能夠隨時(shí)進(jìn)行共享。在干部檔案資料數(shù)字化后，可以進(jìn)行集中管理，也可以按照管理和工作需要，針對(duì)性設(shè)置權(quán)限，將管理工作簡(jiǎn)單化，提升檔案資料利用效率。

（三）提升檔案管理安全性

干部人事檔案資料對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)非常重要，需要在管理中保障其安全性。只有檔案資料安全性得以實(shí)現(xiàn)，才能更好實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。以往紙質(zhì)資料中，記載干部在企業(yè)中各方面情況，對(duì)考核、任用、晉升等起著重大作用，但是這類資料在長(zhǎng)期保管中容易受到內(nèi)外部各種因素的影響，導(dǎo)致資料出現(xiàn)腐蝕、霉變等，最終檔案資料模糊，直接影響到企業(yè)管理工作的進(jìn)展[10]。在使用數(shù)字化技術(shù)后，將紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化，如果單單從安全保存方面分析，不會(huì)讓資料出現(xiàn)丟失。并且，通過(guò)建立安全訪問(wèn)制度、權(quán)限管理制度、加密制度等，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行備份，也會(huì)及時(shí)對(duì)各類軟件進(jìn)行更新，以此實(shí)現(xiàn)檔案資料安全保存。也要重視網(wǎng)絡(luò)病毒防護(hù)，定期對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行殺毒，提升防火墻防護(hù)功能，保障人事檔案管理系統(tǒng)安全運(yùn)行，以此增強(qiáng)干部檔案資料信息安全性。通過(guò)這樣的方式，既可以保護(hù)檔案原件，也可以避免檔案資料出現(xiàn)丟失和損毀，延長(zhǎng)檔案保管期限，甚至可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久保存，提升檔案資料利用效率。

二、企業(yè)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的影響因素

（一）數(shù)字化程度低，制約檔案建設(shè)速度

企業(yè)干部人事檔案在管理中內(nèi)容豐富，過(guò)程繁雜，因其受到管理理念、技術(shù)應(yīng)用程度等方面的限制，導(dǎo)致數(shù)字化在檔案管理中應(yīng)用程度非常低。雖然很多企業(yè)都將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，也研發(fā)、購(gòu)買的相應(yīng)檔案管理軟件，但是卻沒(méi)有形成系統(tǒng)的數(shù)字化管理制度。特別是沒(méi)有對(duì)以往的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，導(dǎo)致干部資料庫(kù)中信息不足，難以對(duì)企業(yè)實(shí)際工作產(chǎn)生促進(jìn)作用。

（二）缺乏專業(yè)人員，影響檔案應(yīng)用程度

在企業(yè)干部人事檔案管理中，檔案管理工作主要由人力資源管理部門(mén)履行，需要專業(yè)人員使用專業(yè)知識(shí)才能進(jìn)行。但是，從數(shù)字化應(yīng)用程度看，在檔案數(shù)字化中很多人員不具備檔案管理知識(shí)，也沒(méi)有檔案管理的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，特別是數(shù)字化技術(shù)的普及使用，市場(chǎng)上基本上不存在數(shù)字化和檔案知識(shí)都具備的人員，直接影響到檔案數(shù)字化建設(shè)。一旦缺乏高質(zhì)量的檔案管理人員，是沒(méi)有辦法對(duì)企業(yè)實(shí)施的數(shù)字化過(guò)程進(jìn)行指導(dǎo)的，導(dǎo)致企業(yè)所完成的數(shù)字化建設(shè)是不符合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的。

（三）安全性不高，制約資料共享和利用

在大數(shù)據(jù)技術(shù)普遍使用中，干部人事檔案數(shù)字化正在面臨非常多的挑戰(zhàn)，其中不安全因素非常多，包括但不限于數(shù)據(jù)和原始檔案分割，檔案真實(shí)性無(wú)法保障；檔案資料存儲(chǔ)依賴于存儲(chǔ)設(shè)備，系統(tǒng)容易受到各方面因素的影響，造成系統(tǒng)崩潰、硬件毀壞，威脅到檔案資料的完整性；受到內(nèi)外部因素的影響，造成資料出現(xiàn)泄露或者篡改，導(dǎo)致檔案資料失去保密性。這些因素在數(shù)字化過(guò)程中，會(huì)一直存在，直接影響到整個(gè)檔案利用過(guò)程，甚至影響到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理。

三、企業(yè)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

（一）強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)，保障數(shù)字化工作落實(shí)

企業(yè)干部人事檔案存在的價(jià)值和意義，直接關(guān)乎到企業(yè)對(duì)管理人員的培養(yǎng)、考核等，對(duì)管理人員分配和任用等方面起到不可替代的作用。在科學(xué)技術(shù)持續(xù)發(fā)展中，各類信息技術(shù)相繼產(chǎn)生，其中大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)社會(huì)影響非常大，這要求企業(yè)人力資源部門(mén)和檔案管理部門(mén)應(yīng)該重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用，逐步將以往的檔案管理理念和技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，將檔案數(shù)字化建設(shè)納入到企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略目標(biāo)中，引起企業(yè)所有管理人員的重視，以此和經(jīng)營(yíng)管理戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)同部署、同落實(shí)等，加大對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的投入，包括資金、資源等。要對(duì)人事數(shù)字化建設(shè)的方向進(jìn)行明確，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況制定數(shù)字化建設(shè)方案，要確定好長(zhǎng)中短等各個(gè)階段的目標(biāo)，以此確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作在企業(yè)全面落實(shí)。因此，企業(yè)在進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字建設(shè)中，先要轉(zhuǎn)變管理層的認(rèn)知，讓企業(yè)重視該工作的數(shù)字化過(guò)程，最好的辦法就是將其納入到經(jīng)營(yíng)管理戰(zhàn)略中，才能讓全體管理人員進(jìn)行重視，以此讓數(shù)字化建設(shè)工作得以落實(shí)。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入，夯實(shí)數(shù)字化基礎(chǔ)保障

企業(yè)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)需要使用到大量的硬件和軟件設(shè)備，不同企業(yè)所實(shí)施的數(shù)字化建設(shè)要求不同、資金投入不同、管理人員不同等，對(duì)軟硬件要求也是不同的，這需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)軟硬件設(shè)備配置。企業(yè)人事檔案部門(mén)的上級(jí)部門(mén)應(yīng)該支持?jǐn)?shù)字化建設(shè)，將其資金投入費(fèi)用納入到預(yù)算管理中，結(jié)合需求不斷加大資金投入，采購(gòu)符合檔案數(shù)字化建設(shè)需要的軟件和硬件，保障數(shù)字化建設(shè)的功能實(shí)現(xiàn)。按照國(guó)家人事檔案相關(guān)規(guī)定，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行構(gòu)建，結(jié)合紙質(zhì)人事檔案的要求，對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并且對(duì)共享、保管、安全等制度進(jìn)行完善，既要對(duì)以往存在的人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，也要對(duì)新增的干部檔案資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)化錄入，不斷豐富干部檔案內(nèi)容。除此之外，還要重視人事檔案數(shù)字化是需要高素質(zhì)的專業(yè)化人才的，這需要對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行合理分析，對(duì)符合要求的進(jìn)行留用，并且制定好培訓(xùn)內(nèi)容，不斷增強(qiáng)數(shù)字化管理素養(yǎng)；對(duì)不符合要求的，應(yīng)該予以調(diào)崗，以此調(diào)整檔案管理人員隊(duì)伍。也要加強(qiáng)外部人員引進(jìn)，結(jié)合市場(chǎng)招聘制度，明確檔案管理人員招聘要求，以此健全數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍。通過(guò)這樣的辦法，能夠?yàn)槿耸聶n案數(shù)字化建設(shè)，提供高素質(zhì)管理人員支持，保障各項(xiàng)工作順利實(shí)現(xiàn)。因此，企業(yè)在進(jìn)行干部檔案數(shù)字化中，需要對(duì)基礎(chǔ)條件進(jìn)行保障，要從基礎(chǔ)設(shè)施和人員保障兩個(gè)方面，既要確保在建設(shè)中有相應(yīng)的軟硬件進(jìn)行支持，也要保障在工作實(shí)施中有數(shù)字化人員進(jìn)行支持，以此才能讓干部人事檔案數(shù)字化工作得以落實(shí)。

（三）健全檔案管理流程，提升檔案資料安全性

在企業(yè)干部人事檔案數(shù)字化中，健全工作流程是保障數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的有效方式，也是提升數(shù)字化檔案質(zhì)量的保障措施。在信息時(shí)代中，要對(duì)干部人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，應(yīng)該從幾個(gè)方面進(jìn)行。第一，嚴(yán)格落實(shí)檔案查缺工作。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有人事檔案資料進(jìn)行分析，對(duì)其中所有資料進(jìn)行檢查，逐一進(jìn)行認(rèn)別，保障檔案資料完整性。第二，檔案資料整理編碼。對(duì)以往檔案資料進(jìn)行全面分析，按照檔案資料管理要求，將其進(jìn)行分類整理，并且進(jìn)行編碼。第三，檔案目錄錄入。在檔案分類整理后，應(yīng)該按照不同類別分別制作目錄，保障檔案目錄和檔案資料內(nèi)容保持一致。第四，檔案資料打印裝訂。按照企業(yè)檔案資料管理辦法，對(duì)原始檔案資料進(jìn)行打印裝訂。第五，檔案掃描。對(duì)所有整理好的檔案進(jìn)行分類掃描，并且儲(chǔ)存到檔案管理系統(tǒng)中。第六，檔案數(shù)據(jù)處理。在數(shù)字化中，檔案資料大部分都是通過(guò)上傳、掃描的，這要求其分辨率應(yīng)該很高，才能確保其質(zhì)量。應(yīng)該在檔案資料系統(tǒng)中設(shè)置好分辨率，對(duì)不符合的可以直接進(jìn)行去除，以此符合檔案歸檔要求。第七，檔案資料審核。在企業(yè)實(shí)施人事檔案數(shù)字化后，檔案資料都是通過(guò)原始資料數(shù)字化后實(shí)現(xiàn)的，通過(guò)對(duì)其內(nèi)容完整性、真實(shí)性等檢查，以此保障人事檔案資料的準(zhǔn)確性。因此，在數(shù)字化工作落實(shí)中，要制定好檔案數(shù)字化的工作流程，在進(jìn)行數(shù)字化中按照流程進(jìn)行一一實(shí)現(xiàn)，才能確保企業(yè)干部人事數(shù)字化工作得以實(shí)現(xiàn)。

（四）加大檔案資料利用，推動(dòng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展

企業(yè)在干部人事檔案數(shù)字化后，其本質(zhì)目的是對(duì)檔案資料的利用，找出檔案資料中存在的有價(jià)值的信息，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理提供相應(yīng)適合的人才，保障企業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。一方面，通過(guò)對(duì)人事檔案資料的開(kāi)發(fā)利用，能夠?qū)芾砣藛T各方面情況進(jìn)行全面分析，對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理人員考核評(píng)價(jià)，提供相應(yīng)的資料數(shù)據(jù)支持，保障企業(yè)在用人方面做出正確的決策。另一方面，企業(yè)通過(guò)對(duì)人事干部檔案數(shù)字化后，可以分析出現(xiàn)有管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，能夠給予不同人員相應(yīng)的薪資待遇，保障其價(jià)值在企業(yè)中得到實(shí)現(xiàn)，有助于管理人員留存，避免產(chǎn)生較高離職率。因此，人事檔案管理部門(mén)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化后的作用，充分利用檔案管理系統(tǒng)，逐步落實(shí)人力資源管理各項(xiàng)要求，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)用人、管人等目標(biāo)，推動(dòng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展水平持續(xù)上升。

四、結(jié)束語(yǔ)

在科學(xué)技術(shù)發(fā)展下，信息技術(shù)得到普遍應(yīng)用，對(duì)企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。在這種情況下，企業(yè)干部人事檔案數(shù)字化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，通過(guò)數(shù)字化在檔案管理中的應(yīng)用，能夠從干部檔案管理全過(guò)程出發(fā)，逐步從資料收集、分析、整理等形成一體化流程，讓檔案資料管理簡(jiǎn)單化，也可以節(jié)約檔案管理人員，更好實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享和利用。通過(guò)數(shù)字化技術(shù)對(duì)干部人事檔案進(jìn)行分析，能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營(yíng)管理提供精準(zhǔn)化的用人名單，以此推動(dòng)企業(yè)管理水平持續(xù)進(jìn)步。