洪佩霞

（廣東省汕頭市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)與編碼所，廣東 汕頭 515031）

新時(shí)期背景下，科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，促進(jìn)多樣化儀器設(shè)備的發(fā)展[1]。儀器設(shè)備計(jì)量信息管理是支持儀器設(shè)備正常運(yùn)行的重要技術(shù)基礎(chǔ)，其管理水平直接影響著檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，進(jìn)而影響檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)聲譽(yù)。充分發(fā)揮儀器設(shè)備檔案依據(jù)、憑證作用，既可以為管理層決策提供科學(xué)依據(jù)，避免造成損失或浪費(fèi)；又可以為儀器設(shè)備的正常使用、維修和保養(yǎng)提供科學(xué)有效的技術(shù)支持，延長(zhǎng)使用壽命；還可以提高儀器設(shè)備利用效率，降低管理成本。各種各樣的檢驗(yàn)設(shè)備的計(jì)量檢定周期也不盡相同，所以在管理員管理檢測(cè)儀器中難度增大，按照以前傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不適合檢測(cè)行業(yè)發(fā)展的步伐，改變現(xiàn)行的管理方法，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的管理，可以有效克服以上問題，為檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)動(dòng)態(tài)管理儀器設(shè)備計(jì)量信息奠定基礎(chǔ)。

1 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備計(jì)量信息人工管理存在的弊端

傳統(tǒng)對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)設(shè)備人工管理模式比較適用于設(shè)備少，設(shè)備簡(jiǎn)單的情況，但現(xiàn)在檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)設(shè)備多，復(fù)雜多樣性，傳統(tǒng)的管理模式弊端比較多，主要存在以下幾個(gè)方面的問題。

1.1 管理流程復(fù)雜，計(jì)量信息更新不及時(shí)

傳統(tǒng)儀器設(shè)備計(jì)量信息管理工作具有流程煩瑣、工作量大等特點(diǎn)，包括申報(bào)、審批、實(shí)施計(jì)量檢測(cè)等多個(gè)環(huán)節(jié)，需由檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)、管理部門、檢驗(yàn)科室共同協(xié)作完成相關(guān)工作。在傳統(tǒng)人工管理過程中，需工作人員嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范完成、申報(bào)、登記等工作，制定儀器設(shè)備使用計(jì)劃、計(jì)量年度計(jì)劃等，保證儀器設(shè)備在有效期間內(nèi)做好計(jì)量管理工作，將計(jì)量結(jié)果準(zhǔn)確登記[2]。

1.2 儀器設(shè)備種類繁多，計(jì)量管理信息難以保全

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)開展的安全檢驗(yàn)項(xiàng)目中涉及化妝品、食品、藥品、保健品等多種類型儀器設(shè)備，因?yàn)樵O(shè)備比較多樣，計(jì)量信息管理工作難度加大。為了方便管理，一般檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)會(huì)對(duì)化妝品、食品、藥品、保健品等不同專業(yè)進(jìn)行劃分，分成各個(gè)檢驗(yàn)室，但負(fù)責(zé)儀器設(shè)備計(jì)量信息管理的人員是質(zhì)保室人員，對(duì)儀器并不熟悉，對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)要求太高，如果不進(jìn)行儀器設(shè)備計(jì)量信息化管理，會(huì)造成管理混亂，信息遺漏。無法保證檢測(cè)結(jié)果準(zhǔn)確性，無法提供技術(shù)支持。

1.3 儀器設(shè)備計(jì)量周期各不相同，不能同時(shí)查閱到期情況

檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)儀器設(shè)備品種繁多，不同設(shè)備計(jì)量周期都不一致。例如壓力表的檢定周期為半年，離子色譜和電感耦合等離子體質(zhì)譜儀校準(zhǔn)周期為2 年，而原子吸收的校準(zhǔn)周期為1 年，還有一些儀器設(shè)備需結(jié)合日常使用實(shí)際情況來確定檢定周期。在傳統(tǒng)管理模式中，要查詢儀器設(shè)備是否到期難度比較大，這樣難以掌握設(shè)備到期情況，增加了管理工作風(fēng)險(xiǎn)隱患[3]。

2 檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)計(jì)量信息標(biāo)準(zhǔn)化管理原則分析

科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)也隨著時(shí)代不斷進(jìn)步，與時(shí)代銜接，在各個(gè)管理環(huán)節(jié)中信息化管理可以提高工作效率和質(zhì)量。特別是儀器設(shè)備的管理，必須要采用計(jì)量信息化管理，才不會(huì)出現(xiàn)傳統(tǒng)管理中出現(xiàn)的問題，主要有以下四個(gè)原則：

1.以《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力的通用要求》《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》作為依據(jù)，以此推動(dòng)管理工作的開展。

2.儀器設(shè)備的申報(bào)、審批中，大大提高質(zhì)量和效率。

3.重視儀器設(shè)備計(jì)量檢定校準(zhǔn)結(jié)果的數(shù)據(jù)，并對(duì)檢定和校準(zhǔn)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、比較。

4.在儀器設(shè)備的計(jì)量信息化管理中，必須要內(nèi)容準(zhǔn)確，流程要簡(jiǎn)便直接，保持檢驗(yàn)室和質(zhì)保室直接對(duì)話，避免繁瑣的流程，復(fù)雜的審批便于管理員操作。

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備計(jì)量信息標(biāo)準(zhǔn)化管理的內(nèi)容和流程，可分為以下四個(gè)方面：

一是儀器設(shè)備計(jì)量信息計(jì)劃申報(bào)。

二是儀器設(shè)備計(jì)量信息的應(yīng)急申報(bào)。

三是儀器設(shè)備計(jì)量信息登記。

四是儀器設(shè)備計(jì)量結(jié)果確認(rèn)。

儀器設(shè)備計(jì)量信息計(jì)劃申報(bào)，儀器設(shè)備計(jì)量認(rèn)證流程中，計(jì)量計(jì)劃申報(bào)材料主要內(nèi)容作為主要依據(jù)和重點(diǎn)考察內(nèi)容。確定申報(bào)內(nèi)容及申報(bào)流程，一般申報(bào)流程為檢驗(yàn)室室向管理部門提交申請(qǐng)，管理部門對(duì)檢驗(yàn)室申報(bào)材料進(jìn)行審查，完成后交由技術(shù)負(fù)責(zé)人再次審批，技術(shù)負(fù)責(zé)人審批后由對(duì)審批內(nèi)容進(jìn)行備案。計(jì)劃申報(bào)主要有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

一是儀器設(shè)備一般登記信息，即設(shè)備名稱、設(shè)備編號(hào)、規(guī)格型號(hào)、保管人、出廠編號(hào)和所屬檢驗(yàn)室等方面。

二是儀器設(shè)備登記計(jì)量信息，即檢定或校準(zhǔn)時(shí)間、檢定或校準(zhǔn)周期、檢定機(jī)構(gòu)、檢定結(jié)論、計(jì)量確認(rèn)書等方面。保證計(jì)劃設(shè)備全面、準(zhǔn)確、詳實(shí)[4]，在申報(bào)過程中，要保證申報(bào)信息完整和準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤，為檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備計(jì)量信息化管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

儀器設(shè)備計(jì)量信息的應(yīng)急申報(bào)，檢驗(yàn)室如果需要購(gòu)進(jìn)新設(shè)備，它會(huì)由檢驗(yàn)室填寫申請(qǐng)報(bào)告，報(bào)告由檢驗(yàn)室主任簽名，然后由質(zhì)保室主任確認(rèn)，質(zhì)保室主任簽名后送到單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人審批，最后由單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)急申報(bào)審批。如果設(shè)備是停用后重新啟用，可由檢驗(yàn)室提出申請(qǐng)，交由質(zhì)保室主任確認(rèn)，由技術(shù)負(fù)責(zé)人審批即可，這樣體現(xiàn)應(yīng)急的特性。

儀器設(shè)備計(jì)量信息登記，如果設(shè)備儀器已經(jīng)到了檢驗(yàn)周期，質(zhì)保室會(huì)根據(jù)設(shè)備計(jì)量登記的信息提示檢驗(yàn)室，然后由質(zhì)保室向計(jì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)提出計(jì)量檢定請(qǐng)求，確認(rèn)檢定時(shí)間后，通知檢驗(yàn)室檢驗(yàn)時(shí)間以及配合的事項(xiàng)。檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)對(duì)設(shè)備進(jìn)行計(jì)量檢定或校準(zhǔn)后，檢定機(jī)構(gòu)會(huì)根據(jù)檢驗(yàn)情況出具證書，包括檢定證書和校準(zhǔn)證書。質(zhì)保室對(duì)檢定證書進(jìn)行掃描，交由檢驗(yàn)室確認(rèn)，設(shè)備性能是否符合要求，儀器操作人員對(duì)證書上的數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)合格后，交由質(zhì)保室進(jìn)行信息登記，登記的信息需齊全。

儀器設(shè)備計(jì)量結(jié)果確認(rèn)，質(zhì)保室對(duì)儀器設(shè)備計(jì)量信息進(jìn)行登記，并上傳檢定或校準(zhǔn)證書，檢驗(yàn)室通過信息化手段可以查到檢驗(yàn)結(jié)果。檢驗(yàn)室工作人員接到管理員下發(fā)的信息后，根據(jù)檢定或校準(zhǔn)證書上的數(shù)據(jù)與儀器的要求進(jìn)行比對(duì)，看儀器設(shè)備能否達(dá)到實(shí)驗(yàn)要求進(jìn)行確認(rèn)，并填寫打印確認(rèn)表。若儀器設(shè)備根據(jù)檢定或校準(zhǔn)結(jié)果達(dá)不到檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不符合標(biāo)準(zhǔn)對(duì)儀器的要求，檢驗(yàn)室會(huì)對(duì)儀器設(shè)備暫時(shí)停用，并報(bào)告給質(zhì)保室，質(zhì)保室會(huì)根據(jù)情況貼停用標(biāo)識(shí)，并啟動(dòng)維修程序。維修申請(qǐng)由檢驗(yàn)室提出，交由質(zhì)保室向儀器供應(yīng)商提出維修申請(qǐng)。

3 儀器設(shè)備計(jì)量信息標(biāo)準(zhǔn)化管理需要注意的事項(xiàng)

進(jìn)行計(jì)量信息化管理的目的是提高管理中的質(zhì)量和效率，在管理的過程中，必須簡(jiǎn)化管理程序，計(jì)量信息化標(biāo)準(zhǔn)化管理不但便于查詢，也讓各個(gè)環(huán)節(jié)簡(jiǎn)便，檢驗(yàn)室跟質(zhì)保室銜接更快，檢測(cè)機(jī)構(gòu)現(xiàn)在的檢測(cè)儀器品類很多，也各不相同，特別是檢驗(yàn)周期，在利用信息化手段管理計(jì)量信息時(shí)，需盡量保留儀器設(shè)備已計(jì)量的信息[5]，檢驗(yàn)室和質(zhì)保室可以隨時(shí)查詢?cè)O(shè)備的信息，同時(shí)它是動(dòng)態(tài)的，儀器設(shè)備必須在計(jì)量有效期內(nèi)使用，所以在質(zhì)保室管理中，需要在電腦中設(shè)置提示。如果檢驗(yàn)設(shè)備到了檢驗(yàn)周期，可以有預(yù)知作用，一般設(shè)置50 天預(yù)示到檢定周期的提示。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備計(jì)量信息化管理是隨著時(shí)代的發(fā)展而順應(yīng)時(shí)代的要求，隨著儀器設(shè)備不斷開發(fā)，需要對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行定期維護(hù)、軟件進(jìn)行定期更新，要與儀器設(shè)備的發(fā)展同步，并針對(duì)出現(xiàn)的問題采取措施。充分發(fā)揮檢驗(yàn)室與質(zhì)保室聯(lián)系的優(yōu)勢(shì)，不斷改進(jìn)，不斷進(jìn)步，為檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檢測(cè)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性提供保證。

4 儀器設(shè)備檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理

總體要求部分中，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)提出其在儀器設(shè)備檔案管理方面統(tǒng)領(lǐng)性要求，如應(yīng)設(shè)置專業(yè)部門、有專人負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案工作；負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案工作的人員應(yīng)經(jīng)過檔案管理法律法規(guī)、專業(yè)知識(shí)技能方面的培訓(xùn)；應(yīng)提出歸檔時(shí)紙質(zhì)規(guī)格要求等內(nèi)容。

4.1 歸檔范圍

根據(jù)不同的性質(zhì)，可以將儀器設(shè)備檔案的歸檔范圍為綜合管理類檔案、儀器設(shè)備技術(shù)類檔案和其他技術(shù)類檔案等。

綜合管理類檔案是檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)統(tǒng)籌管理本機(jī)構(gòu)內(nèi)的全部或部分儀器設(shè)備時(shí)生成的需要收集、整理、歸檔的技術(shù)類材料，如儀器設(shè)備臺(tái)賬（必須含有設(shè)備管理唯一性編號(hào)）、檢定/校準(zhǔn)方案、維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、期間核查計(jì)劃等。

儀器設(shè)備技術(shù)類檔案是儀器設(shè)備在購(gòu)置/租賃、驗(yàn)收/調(diào)試、運(yùn)行/使用、維護(hù)保養(yǎng)/維修、報(bào)廢等階段生成的需要收集、整理、歸檔的技術(shù)類材料。購(gòu)置階段的技術(shù)類檔案應(yīng)包括購(gòu)置申請(qǐng)書、技術(shù)論證材料、儀器設(shè)備購(gòu)置批準(zhǔn)書、儀器設(shè)備購(gòu)置合同、儀器設(shè)備到貨通知書、儀器設(shè)備的提貨單、進(jìn)口儀器設(shè)備的報(bào)關(guān)單、發(fā)票單據(jù)及運(yùn)單等相關(guān)資料等。租賃階段的技術(shù)類檔案應(yīng)包括租賃儀器設(shè)備技術(shù)論證材料、租用合同等。驗(yàn)收/調(diào)試階段的技術(shù)類檔案應(yīng)包括裝箱單、質(zhì)量檢驗(yàn)證書或合格證、使用操作說明書、保修單、檢驗(yàn)檢測(cè)設(shè)備的相關(guān)結(jié)構(gòu)原理圖及線路圖、維修保養(yǎng)信息資料、安裝調(diào)試記錄、準(zhǔn)確度/量程/精密度及穩(wěn)定性等技術(shù)性能方面的試驗(yàn)記錄等。運(yùn)行/使用階段的技術(shù)類檔案應(yīng)包括運(yùn)行/使用記錄、運(yùn)行環(huán)境監(jiān)控記錄、操作規(guī)程或作業(yè)指導(dǎo)書、檢定/校準(zhǔn)證書、檢定/校準(zhǔn)結(jié)果確認(rèn)記錄、修正因子使用記錄、期間檢查記錄等。維護(hù)保養(yǎng)/維修階段的技術(shù)類檔案應(yīng)包括維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程或作業(yè)指導(dǎo)書、維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃/記錄、維修記錄、搬遷/移動(dòng)記錄、搬遷/移動(dòng)驗(yàn)證記錄、流轉(zhuǎn)交接單等。報(bào)廢階段的技術(shù)類檔案應(yīng)包括報(bào)廢申請(qǐng)書、鑒定書、審批資料、報(bào)廢轉(zhuǎn)交單等。

其他設(shè)備技術(shù)類檔案是指有證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、參考物質(zhì)、試劑、消耗品等從購(gòu)置到消耗全生命周期生成的需要收集、整理、歸檔的技術(shù)類材料。包括采購(gòu)計(jì)劃、開箱驗(yàn)收和技術(shù)驗(yàn)收記錄、領(lǐng)用/歸還記錄、使用記錄、核查記錄、有證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)證書、期間核查方案/計(jì)劃/記錄等。

4.2 歸檔方式

根據(jù)儀器設(shè)備的生命周期特點(diǎn)，其檔案應(yīng)該動(dòng)態(tài)收集。檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)收集綜合管理類和其他技術(shù)類檔案，儀器設(shè)備使用人員應(yīng)及時(shí)將動(dòng)態(tài)生成的儀器設(shè)備技術(shù)類檔案移交給檔案管理人員。綜合管理類和其他設(shè)備技術(shù)類檔案可以采取集中管理、分類整理并歸檔、專柜保管的方式管理。技術(shù)類檔案可以按照一機(jī)一檔的原則進(jìn)行整理并歸檔。應(yīng)依據(jù)檔案材料形成的時(shí)間、材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排列，做到目錄清楚、分類準(zhǔn)確、編排有序。同類型的多個(gè)小型儀器設(shè)備如壓力表、鋼卷尺、溫度計(jì)等，可以按類別分別歸檔在一個(gè)檔案盒內(nèi)，進(jìn)行統(tǒng)一集中管理。完成報(bào)廢后的儀器設(shè)備，其技術(shù)檔案應(yīng)專柜保管。

4.3 維護(hù)與改進(jìn)

由于一方面儀器設(shè)備動(dòng)態(tài)使用過程中會(huì)生成新的檔案素材，例如每年新生成的計(jì)量證書、維修維護(hù)記錄等；另一方面管理要求發(fā)生變化也會(huì)生成新的材料，如資質(zhì)認(rèn)定管理政策發(fā)生改變。所以檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更新儀器設(shè)備檔案，以保證儀器設(shè)備技術(shù)檔案的全面性、完整性、及時(shí)性。

通過制定儀器設(shè)備檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理不僅可以做到“有法可依”，減少管理環(huán)節(jié)中人為因素管理的不規(guī)范性，還可以減少不符合的發(fā)生頻次，提升檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的管理水平，為檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供最可靠的技術(shù)支持，從而更大程序上滿足資質(zhì)認(rèn)定的要求。

5 結(jié)語(yǔ)

總之，檢驗(yàn)檢測(cè)設(shè)備計(jì)量管理向信息化和規(guī)范化管理的方向不會(huì)改變，這樣既保證了量值傳遞的準(zhǔn)確性，又提高了管理水平，還提高了效率，為檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檢測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供保證。