楊錫森

（江蘇自動化研究所，江蘇 連云港 222006）

隨著裝備采購制度改革深化和國防裝備發(fā)展，軍工科研院所作為裝備采購市場的競爭主體，正面臨著合同履約方面的挑戰(zhàn)和機遇。一方面，由于承接和研制的合同數(shù)量不斷增長，無法按期交付的風(fēng)險逐漸增大[1]；另一方面，用戶逐步加強合同監(jiān)管和懲罰力度，合同履約執(zhí)行情況好的承研單位更容易獲得新的合同[2]。項目履約管理的研究多見于工程項目，是對合同中約定的節(jié)點進(jìn)行項目策劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制，對項目過程實施監(jiān)管和督促，及時發(fā)現(xiàn)和處理項目履約過程中的進(jìn)度問題或隱患，防控風(fēng)險，進(jìn)而推進(jìn)交付和合同付款工作的管理過程。項目履約管理的管理范圍可概括為項目執(zhí)行、項目績效、項目變更和項目評估[3]。項目履約管理的定義和管理范圍根據(jù)企業(yè)管理要求不同而不同，但本質(zhì)上都是合同履約要求下的項目管理。

項目管理是為了有效管理項目而制定的一整套原則和方法。針對項目的臨時性、獨特性、目標(biāo)性、約束性和周期性的特征，項目管理通過綜合利用十大知識領(lǐng)域體系來實現(xiàn)對項目啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾五大過程組的控制[4-5]。項目管理自20 世紀(jì)60 年代運用在“兩彈一星”以來，在軍工領(lǐng)域已被廣泛應(yīng)用，近年來，一些基于PMBOK 的項目管理商品軟件陸續(xù)應(yīng)用在航空、航天和船舶等行業(yè)，但由于軍品項目時間緊、需求變更頻繁和配套多，仍舊存在項目計劃管理與合同節(jié)點管理對接效率低、進(jìn)度反饋不及時和履約考核工作量大等影響履約率的管理問題[6]。因此設(shè)計與開發(fā)基于履約管理的項目管理系統(tǒng)是十分必要的。

1 項目履約管理要點與問題分析

1.1 項目履約管理要點

項目履約管理的目標(biāo)是提高履約率。履約率是將固定周期內(nèi)所有按期或提前完成的合同數(shù)量與計劃完成的合同數(shù)量相除得出。實施項目履約管理是提高履約率的有效手段，項目履約管理要點如下。

1.1.1 項目合同管理與項目計劃、進(jìn)度管理的關(guān)系處理

合同作為項目上級來源，合同信息的傳遞錯誤和不及時不僅影響項目策劃和執(zhí)行，還會使計算的考核結(jié)果缺乏實際意義，甚至造成錯誤的項目決策。因此做好項目合同管理與項目其他管理要素的關(guān)系處理是貫穿整個項目周期的重要管理工作。

1.1.2 履約考核辦法的制定與落實

履約考核辦法的制定不能僅考核合同節(jié)點的完成情況，針對方案設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、軟件開發(fā)和生產(chǎn)采購等環(huán)節(jié)也應(yīng)分別制定對應(yīng)的履約考核辦法，實現(xiàn)項目精細(xì)化管控，有利于識別科研生產(chǎn)瓶頸，同時也必須考慮辦法落實的可行性。

1.1.3 項目履約管理知識積累

項目履約管理知識包括項目計劃模板、交付物模板、文檔模板和管理制度等。以項目計劃模板為例，合理的計劃模板是在評估企業(yè)研發(fā)制造能力和關(guān)鍵節(jié)點的基礎(chǔ)上，經(jīng)過多輪更新、迭代后形成的寶貴知識，在編制項目計劃時通過引用計劃模板，不僅可以降低人工編制錯誤的幾率，更提升了項目計劃的可執(zhí)行性。

1.2 項目履約管理問題

根據(jù)軍工科研院所項目管理現(xiàn)狀和特點，結(jié)合項目履約管理要點，分析以下項目履約管理實際執(zhí)行時存在的問題。

1.2.1 項目計劃管理與合同節(jié)點管理對接工作效率低

項目計劃可分為履約計劃與非履約計劃。履約計劃是對合同要求節(jié)點的細(xì)化和補充，一般是由跨部門、轉(zhuǎn)階段的項目工作任務(wù)組成，納入履約考核；非履約計劃是部門或科室內(nèi)部計劃，不納入履約考核。由于裝備研制工作任務(wù)的緊迫性，科研院所在得到客戶初步需求后就要進(jìn)行項目立項，開展設(shè)計研發(fā)工作[7]。此時合同未簽訂，合同節(jié)點沒有正式確定，但項目主管必須根據(jù)預(yù)計的合同節(jié)點編制項目履約計劃，待到合同簽訂時，如果合同節(jié)點與預(yù)期不一致，需要對照合同節(jié)點調(diào)整項目履約計劃，如兩者不能建立高效的聯(lián)動機制，導(dǎo)致工作效率低，從而影響項目執(zhí)行。

1.2.2 進(jìn)度反饋不及時、執(zhí)行細(xì)節(jié)不直觀

項目進(jìn)度反饋方式可分為2 種，一種是人員通過詢問后手動填報，存在的問題是填報和審核進(jìn)度時需要通過詢問和查詢了解詳細(xì)進(jìn)展情況，耗時長、工作重復(fù)且進(jìn)度真實性無法保證，此外由于填報人員的主觀能動性不足、出差無法填報等原因，導(dǎo)致進(jìn)度反饋不及時；另一種是通過將任務(wù)下發(fā)下游系統(tǒng)，下游系統(tǒng)執(zhí)行完成后自動反饋進(jìn)度，存在的問題是該方式更適用于下達(dá)明確具體的產(chǎn)品生產(chǎn)計劃、元器件采購計劃，不適用于項目履約計劃這種總結(jié)性計劃。因此需要設(shè)計手動填報和接口自動獲取2 種方式結(jié)合的反饋方式。

1.2.3 全方位考核統(tǒng)計工作量大

科研院所的項目整體推進(jìn)需要依托合理詳細(xì)的考核制度，考核的重點是項目進(jìn)度完成情況，關(guān)鍵信息包括：任務(wù)提前完成天數(shù)、超期完成天數(shù)、協(xié)調(diào)后提前完成天數(shù)和協(xié)調(diào)后超期完成天數(shù)等，以上信息會對應(yīng)考核的加減分要求?？己说娜轿惑w現(xiàn)在可按項目重要程度、項目類型、項目階段劃分考核指標(biāo)，按月度、季度和年度來計算部門考核分?jǐn)?shù)。以上工作如果在線下登記需要項目主管整理和核對大量的數(shù)據(jù)，消耗大量的管理人力資源。

2 系統(tǒng)概述

項目管理系統(tǒng)的主體功能架構(gòu)如圖1 所示，主要包括立項管理、項目合同管理、計劃管理、進(jìn)度管理、履約考核管理、項目監(jiān)控看板功能，并通過接口獲取和提供企業(yè)其他系統(tǒng)項目相關(guān)數(shù)據(jù)。

圖1 項目管理系統(tǒng)功能架構(gòu)

系統(tǒng)采用B/S 架構(gòu)，系統(tǒng)架構(gòu)為4 層。其中，門戶層是本系統(tǒng)提供用戶訪問的操作界面，是全部功能的訪問入口，提供單點登錄功能；平臺應(yīng)用層是面向管理員用戶，執(zhí)行權(quán)限管理、角色分配和系統(tǒng)配置等表單及流程定義；平臺架構(gòu)層是由DOJO、Jquery Plugins、進(jìn)度指標(biāo)計算引擎和BPS 等前端架構(gòu)核心組件組成，主要執(zhí)行進(jìn)度計算、履約率計算和履約考核計算等功能。后臺核心組件由Spring3、Spring MVC、Hibernate3、Spring Security 及一些技術(shù)組件組成，主要執(zhí)行平臺層各模塊功能；服務(wù)層是由Tomcat 服務(wù)器和Oracle 數(shù)據(jù)庫搭建。

3 功能設(shè)計與實現(xiàn)

3.1 立項管理

立項管理為項目創(chuàng)建、項目信息統(tǒng)一管理的入口，包括項目群、項目立項功能。項目群是按層級展開的項目類結(jié)構(gòu)樹，用于將項目分類、所屬領(lǐng)域、業(yè)務(wù)主管部門和責(zé)任部門等屬性相同的項目進(jìn)行歸集，便于項目統(tǒng)一調(diào)整和權(quán)限分配。項目立項是在項目群搭建的結(jié)構(gòu)樹下創(chuàng)建項目信息，維護(hù)屬性包括：項目名稱、項目代號、責(zé)任部門、項目負(fù)責(zé)人、項目團隊成員、是否重點項目和合同編號等。項目信息經(jīng)過審批生效后，系統(tǒng)將立項成功信息推送項目負(fù)責(zé)人和項目團隊成員。

3.2 項目合同管理

項目合同管理用于記錄項目收入合同信息，支持合同登記、合同節(jié)點錄入、合同節(jié)點變更和合同進(jìn)度查看流程。合同信息登記用于維護(hù)合同名稱、合同編號、合同類型分類、合同內(nèi)容、是否正式合同和關(guān)聯(lián)項目。合同節(jié)點是在合同正式簽訂后編制，內(nèi)容包括節(jié)點名稱、計劃完成日期等信息，保存時如沒有與履約計劃關(guān)聯(lián)系統(tǒng)會提示，經(jīng)審批通過后發(fā)布生效。合同節(jié)點變更后可自動觸發(fā)對應(yīng)的項目履約計劃變更申請。合同進(jìn)度查看需要先將合同節(jié)點與項目履約計劃關(guān)聯(lián)，通過項目履約計劃進(jìn)度反饋實現(xiàn)合同進(jìn)度更新和匯總。

3.3 計劃管理

項目主管在線下簽發(fā)履約計劃書后，在系統(tǒng)中錄入項目履約計劃，包括任務(wù)名稱、責(zé)任部門、責(zé)任人、計劃類型、計劃完成時間、計劃協(xié)調(diào)完成時間、任務(wù)邏輯關(guān)系、任務(wù)協(xié)作團隊和交付物。在編制計劃的過程中，如項目主管在合同管理模塊中已錄入合同節(jié)點，在編制保存項目計劃時系統(tǒng)會提示需要同步將項目履約計劃與合同節(jié)點手動關(guān)聯(lián)，再經(jīng)審批后，由項目主管發(fā)布項目履約計劃。任務(wù)負(fù)責(zé)人收到發(fā)布后的項目履約計劃繼續(xù)進(jìn)行項目非履約計劃的編制，最終形成一本完整計劃。系統(tǒng)支持利用項目計劃模板快速生成項目計劃，已編制完成的項目計劃可以保存為項目計劃模板，供個人專用或集體使用。

3.4 進(jìn)度管理

進(jìn)度管理，包括項目進(jìn)度反饋和合同進(jìn)度匯總。項目進(jìn)度反饋的流程為任務(wù)責(zé)任人收到計劃即將到期的預(yù)警通知，根據(jù)任務(wù)的實際進(jìn)展情況填報完成狀態(tài)，系統(tǒng)自動取填報日期作為任務(wù)完成時間，經(jīng)審批通過后進(jìn)度生效。如任務(wù)責(zé)任人因出差無法查看預(yù)警，系統(tǒng)通過多人預(yù)警的機制同步通知項目負(fù)責(zé)人和項目主管督促執(zhí)行反饋。對于設(shè)計、生產(chǎn)和采購類型的項目任務(wù)計劃，系統(tǒng)通過接口獲取PLM、ERP 系統(tǒng)的設(shè)計、生產(chǎn)和采購數(shù)據(jù)，其進(jìn)度計算分別為已發(fā)布圖紙對圖紙總數(shù)、已完工生產(chǎn)訂單對生產(chǎn)訂單總數(shù)和采購到貨數(shù)量對采購總數(shù)的占比，此時任務(wù)負(fù)責(zé)人在進(jìn)展填報過程中只需要對獲取預(yù)置的值進(jìn)行修正。系統(tǒng)還提供手動實時獲取下游系統(tǒng)執(zhí)行情況的功能，便于審批領(lǐng)導(dǎo)再次確認(rèn)進(jìn)度，審批通過后的項目進(jìn)度生效。只有合同正式簽訂，與項目履約計劃關(guān)聯(lián)的合同節(jié)點才更新進(jìn)度，項目主管根據(jù)合同節(jié)點完成情況開展下一步對客戶的溝通、交付和收款業(yè)務(wù)。進(jìn)度管理軟件流程圖如圖2 所示。

圖2 進(jìn)度管理軟件流程圖

在項目進(jìn)度反饋界面選擇待反饋的任務(wù)，初始化加載時，系統(tǒng)判斷任務(wù)的tasktype 類型值后通過接口獲取下游系統(tǒng)數(shù)據(jù)，再調(diào)用taskprogresscollectf 算法得出任務(wù)進(jìn)展百分比，更新到進(jìn)度信息中。人工修改保存后提交審核，審批通過后更新任務(wù)進(jìn)度信息，系統(tǒng)調(diào)用progresscollectf 算法向上匯總項目整體進(jìn)度信息。系統(tǒng)判斷合同檔案formallysigned 值更新合同節(jié)點進(jìn)度，調(diào)用contractcollectf 算法執(zhí)行合同進(jìn)度匯總。

3.5 履約考核管理

項目履約考核管理的主要功能是通過系統(tǒng)自動匯總項目信息，根據(jù)預(yù)設(shè)公式，計算得出履約率和履約考核指標(biāo)結(jié)果。以“部門履約能力”評分為例，其計算方法為考核周期內(nèi)業(yè)務(wù)部門承擔(dān)的履約計劃重點任務(wù)和一般任務(wù)進(jìn)度完成情況加權(quán)求和。重點項目下的履約計劃為重點任務(wù)，其他項目下的履約計劃為一般任務(wù)。任務(wù)完成情況在考慮延期天數(shù)等時間因素后根據(jù)公式計算得出，本計劃的任務(wù)延期天數(shù)是在比較計劃完成時間和實際完成時間的基礎(chǔ)上扣除緊前任務(wù)的延期天數(shù)得出。項目主管針對系統(tǒng)計算的結(jié)果提交審批通過后，履約考核結(jié)果正式生效，業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)和員工可以通過考核分析功能查看本部門的考核結(jié)果。系統(tǒng)支持按月度、季度和年度統(tǒng)計形成報表。系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)集成，實現(xiàn)履約考核結(jié)果與部門績效直接關(guān)聯(lián)。

3.6 項目監(jiān)控看板

項目監(jiān)控看板是面向所領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)的項目信息綜合展示，展示的內(nèi)容包括項目信息、合同進(jìn)度、項目進(jìn)度和履約考核結(jié)果等，通過看板個性化配置、多級展示、逐級鉆取的方式讓領(lǐng)導(dǎo)快速掌握科研院所發(fā)展運營情況，為后續(xù)項目資源協(xié)調(diào)和合同督促執(zhí)行提供數(shù)據(jù)支撐。領(lǐng)導(dǎo)通過在看板中填寫批注可直接發(fā)送任務(wù)和問題給項目負(fù)責(zé)人，所有的回復(fù)內(nèi)容會記錄在看板中，實現(xiàn)線上高效溝通和扁平化管理。

4 結(jié)束語

基于履約管理的項目管理系統(tǒng)是在全面分析項目履約管理要點和問題的基礎(chǔ)上，重點解決合同節(jié)點與項目履約計劃對接工作效率低、進(jìn)展反饋不及時準(zhǔn)確問題，規(guī)范項目立項、計劃編制、進(jìn)度反饋、項目監(jiān)控和合同信息登記等業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)線上履約考核，減少項目主管在項目監(jiān)管上的工作量，為領(lǐng)導(dǎo)和項目團隊成員展示履約考核結(jié)果，為科研院所的履約能力提升打下了基礎(chǔ)。