張客月

本文主要研究了地質勘查事業(yè)單位內部控制實施過程中存在的問題，分別從單位和業(yè)務層面進行分析，涉及的問題有內部控制工作制度、議事決策制度體系、組織架構設置、信息軟件系統(tǒng)、預算、采購、合同等，后文也相繼提出了對應的改進建議。希望本文的研究能夠為更多地質勘查類單位實現內部控制目標提供有價值的參考建議。

地質勘查事業(yè)單位內部控制問題研究

單位層面 第一，內部控制工作制度不完善，無法有序開展內部控制相關工作、風險評估工作、內控監(jiān)督檢查工作等。第二，組織架構設置不合理，現有勘查單位內部的組織架構、部門職責相對較粗放，更側重于主采礦業(yè)務，忽略了其他業(yè)務職責履行。第三，信息軟件系統(tǒng)存在漏洞。地質勘查事業(yè)單位內部涉及的數據信息都要及時匯總上報至上級財政部門，而且會精確到各部門。但是實際上各單位內部不同職能部門之間并沒有設置統(tǒng)一的數據口徑，以至于后續(xù)上級財政部門進行數據匯總時會出現口徑不同，無法統(tǒng)一核對匯總的情形，繼而進行手動轉換數據口徑，這樣既降低了工作效率，也增加了人工操作誤差。

業(yè)務層面 一是預算業(yè)務。預算環(huán)節(jié)的缺陷主要是編制方案和執(zhí)行環(huán)節(jié)，前者可能是因為單位內部預算編制工作并沒有實現全體人員參與，僅僅是部分崗位人員參與了編制，使得預算方案缺乏實操性，而且編制審核不嚴謹，容易出現刻意增加預算的風險。后者執(zhí)行力度弱可能是因為缺乏有效的監(jiān)督追蹤追責機制，使得個別項目超支嚴重，領導人員卻不以為然，最終造成了項目的收支實際遠遠偏離預期。二是資產業(yè)務。地質勘查單位內部資源涉密等級較高，而且日常工作使用的地形圖、信息系統(tǒng)、打印機等都屬于保密資產，為此要嚴格執(zhí)行國家資產保密制度體系。但是部分單位在實際業(yè)務活動開展中可能會忽略現有資產的保密工作，也沒有設置可行的資產保密制度和違規(guī)違法追責制度，避免個別情況下會出現泄密事故。三是采購業(yè)務。部分事業(yè)單位內部人員有限，并沒有設置單獨的資產管理人員和采購管理人員，而且單純地由資產管理人員同時肩負采購工作，這樣操作的風險性較大。而且因為個人時間精力有限，在進行采購前也沒有對采購計劃進行可行性論證，在選擇供應商方面也會存在著盲目性、局限性，最終可能會造成單位內部嚴重的資源、資金浪費。四是收支業(yè)務。單位內部收支業(yè)務內控缺陷會直接影響其最終效益的獲得，如常規(guī)存在的經營收入、支出流程不完善、應收賬款清收力度弱、簽字授權不嚴謹。支出簽字審批決定權在個別領導人，容易出現決策盲目、錯誤等情況。而且個別簽字決定人可能對具體的項目收支金額并沒有足夠太多了解，也會出現錯誤決策。五是合同管理。單位內部可能并沒有專業(yè)的合同方面人才，以至于合同草案編制、簽訂、履約等方面都存在著缺陷。具體體現在單位沒有專門的合同管理部門、合同草案文本不夠規(guī)范、合同簽訂前的事項調研不充分、合同簽署人員法律意識淡薄、合同檔案缺乏備份保存等。六是項目管理。地質勘查單位內部項目管控缺陷表現在：首先，單位核心業(yè)務部門是地質部門，也是技術集中部門，但是多數單位內部只會安排一個負責人，全權管控項目、技術、部門人員，而負責人更多的是有著地質專業(yè)知識背景的人員，對管理和項目安排方面并沒有足夠經驗。其次，地質工作類別較多，一個項目涉及的組別、技術手段眾多，但是不同人員個人技能、職業(yè)道德都有很大差異，最終地質工作質量、效率也無法得到保障。最后，現有薪酬制度設置不合理，地質工作薪酬一般都是由底薪和績效兩部分構成，底薪是固定的，但是績效是依據野外、戶外工作天數決定，所以會出現故意拖延進度增加收入的情況。

地質勘查事業(yè)單位優(yōu)化內部控制措施

單位層面 第一，健全內部控制工作制度。一方面，建立完善可行的內部控制風險評估制度。單位內部管理人員可以依據現有業(yè)務類型進行項目風險等級評估，并對關鍵風險點風險預防控制措施進行匯總。還要設置監(jiān)督管理、信息反饋制度，要求各業(yè)務活動項目實際實施過程中，上下級間能夠通暢地溝通交流，也能夠及時發(fā)現業(yè)務風險、流程漏洞等，并改善。另一方面，可完善內部控制監(jiān)督檢查機制。要求專崗人員每天進行日常內控工作檢查，對內部控制制度實施效果進行分析，評價其內控執(zhí)行效率，并反饋給相關領導層，及時進行制度體系的整改優(yōu)化。監(jiān)督審計部門人員還要不定期地對各部門內部控制實施結果進行抽查，追蹤整改事項，如果在規(guī)定時間內相關人員并沒有完成整改，則要上報領導層對其進行相應追責，最終所有監(jiān)管內容都要匯總在監(jiān)管制度體系報告中。

第二，優(yōu)化組織架構和崗位職責劃分。地質勘查單位要在新時代背景下發(fā)展，必然要改變業(yè)務活動管理思路，從過去經驗式管理逐漸轉變?yōu)橹贫润w系式管理。為此單位要依據戰(zhàn)略目標設置可行的組織架構和組織崗位職責。具體組織架構設置遵循的原則：框架的確定要依據單位現有戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、各職能部門職責確定要依據單位業(yè)務活動運營流程、各部門崗位的確定可依據核心業(yè)務活動。綜合考量后單位設置了審計科、保密科、探礦科、發(fā)展規(guī)劃科，每個科室都要有其詳細的工作職責。

第三，推進信息化系統(tǒng)建設。地質勘查單位設置信息化系統(tǒng)可參照市場上優(yōu)秀企事業(yè)單位設計模型，常規(guī)情況下設置的信息化系統(tǒng)必然包含幾大功能板塊：財務管理負責日常賬務記錄、查詢、報表編制等工作；人力資源管理負責人員調配、工資發(fā)放、崗位管理、培訓設計等工作；固定資產管理負責資產出入庫、使用、維護、處置、租賃等工作。

業(yè)務層面 第一，強化預算業(yè)務管控。其一單位可設置獨立存在的預算管理委員會，全面負責內部業(yè)務活動預算工作；其二要詳細劃分各職能部門在預算管理中擔任的職責；其三健全預算管理監(jiān)督管控機制；其四制定預算執(zhí)行制度體系；其五進行預算編制業(yè)務活動流程再造。

第二，增強資產業(yè)務管控。地質勘查事業(yè)單位內部資產都屬于國有資產，為了保障國有資產安全性、完整性，需要把每個資產落實到具體責任人，尤其是涉及保密資產、大型貴重資產、危險性資產，要安排專業(yè)的有能力的人管控、使用、維護保養(yǎng)。對于資產的管控還要定期進行盤點，確保資產賬實合一，可借鑒當前廣泛被應用的資產條形碼，各資產使用狀態(tài)、使用人、維護人等發(fā)生變動就要及時在系統(tǒng)中更新相關信息。

第三，加強采購業(yè)務管控。單位進行采購內部控制要格外關注其中幾個關鍵點——申請、審批、簽訂合同、采購、驗貨、支付貨款。采購內部控制制度設置要遵循不相容崗位相分離原則、遵循逐級授權審批原則、遵循嚴格的流程控制原則。控制環(huán)節(jié)主要是對采購申請?zhí)岢?、審批、物資選購、物資驗收環(huán)節(jié)的控制。另外采購環(huán)節(jié)還要求相關人員有專業(yè)性知識，能夠準確選擇最優(yōu)供應商，也能夠準確分辨與供應商關聯(lián)的各種預付賬款、應收賬款、應付賬款，并最大限度地為單位爭取利益，盡可能減少單位短期付款壓力。為了減少單位采購環(huán)節(jié)損失，可以增加多重審批核驗流程，要求采購全過程都能夠被監(jiān)管，確保采購環(huán)節(jié)合法合規(guī)。

第四，強化收支業(yè)務管控。經營收入流程：單位內部發(fā)展規(guī)劃人員需要同合作方簽訂合同→財務人員收到合同約定預付款→地質人員開展野外工作，履行合同內容→發(fā)展規(guī)劃人員要確認項目決算金額→財務人員依據決算金額出具發(fā)票→實際收到工程款或掛賬→財務人員確認收入并申報繳稅。對外支付流程：日常事項或專項項目報銷申請?zhí)岢觥涋k人取得相應票據→匯總票據，審核其真實性并簽字→部門負責人審核簽字→財務領導簽字確認→會計核驗票據真實性、合法性、合理性→票據制單→財務負責人復核簽字→出納付款→付現或轉賬。

第五，強化合同管理。地質勘查單位還要設置完善可行的合同管控制度，包含合同草案編制、審批、商談、簽訂、履約、追蹤、監(jiān)管、處理糾紛、補充內容、存檔等多個環(huán)節(jié)。單位有能力的情況下可設置單獨的檔案管理科室，內設合同管理崗位，如果人員有限則可把合同管理工作劃歸為發(fā)展規(guī)劃科職責。

簡述部分合同管理制度體系內容：合同調查制度，雙方簽署合同前對相關合約信息進行調研，對合作方經濟實力、行業(yè)口碑、履約能力、違約記錄等有全面了解；合同內容審核復查制度，要求相關人員、專業(yè)人員對合同起草內容條款進行復核，確保本單位權益不會被隨意侵害；聯(lián)席合同談判機制，要求合同談判小組人員有財務、技術、業(yè)務、審計、法律等多個專業(yè)，不可由一人決定合同簽訂與否，必要時可外聘優(yōu)秀專家協(xié)助談判；合同履約機制，簽訂合同后并不意味著結束，還需要安排專業(yè)人員對合同條款的執(zhí)行情況進行追蹤分析，確保對方嚴格依據合同內容執(zhí)行相關工作，如果在追蹤監(jiān)管中發(fā)現缺陷，必然要采取有效應對措施，減少單位損失。

第六，增強項目管控。勘查單位的管理不能墨守成規(guī)，局限于傳統(tǒng)管理框架中，需要不斷創(chuàng)新、不斷改進，而項目任務書的設計就是一種新穎的管理方式。項目任務書的設計能夠很好地量化各項目實際工作量，便于進行成本管控、項目質控、進度調配，如表1所示項目任務書格式及內容。

上文中針對地質勘查事業(yè)單位內部控制缺陷進行了描述，筆者經過一段時間的調研、查閱資料，提出了科學可行的有效優(yōu)化路徑，分別從單位層面和業(yè)務層面兩個角度著手，力求幫助各地質勘查類事業(yè)單位提高內部控制管理水平，實現更好的內部業(yè)務運營目標。