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        財務信息化中應用ERP的探討

        2023-03-24 06:59:05段麗華
        中國經貿 2023年25期
        關鍵詞:流程環(huán)節(jié)財務

        段麗華

        ERP是企業(yè)資源計劃,在近年來得到飛速發(fā)展,也成了企業(yè)重要的管理工具。通過科學使用ERP,能夠幫助企業(yè)合理配置內部的各類資源,讓企業(yè)內部的各類信息實現(xiàn)集成控制。近年來很多企業(yè)開展財務信息化建設中,借助ERP有效提高管理水平,通過ERP位為企業(yè)工作流程奠定基礎,大幅提高了企業(yè)工作規(guī)范性。但是很多企業(yè)在執(zhí)行財務信息化中,使用ERP還處于起步階段,ERP的使用還存在一定問題,如何進一步推廣ERP在企業(yè)內部的應用,是當前大部分企業(yè)所需要思考的問題。本文通過對財務信息化中應用ERP進行探討,分析并論述了財務信息化中應用ERP的瓶頸及具體建議,對于企業(yè)的ERP體系建設具有一定價值。

        ERP的相關概念

        ERP是集成企業(yè)財務、進銷存、人力等系統(tǒng)為一體的企業(yè)管理軟件,在當前已成為現(xiàn)代企業(yè)管理中最重要的工具之一。ERP是基于企業(yè)信息技術,以供應商思想對企業(yè)的人力、物力、財力進行一體化管理的系統(tǒng),能夠綜合平衡企業(yè)各類資源,協(xié)調各環(huán)節(jié)工作,提高企業(yè)競爭力及管理效益。通過ERP管理思想,能夠幫助企業(yè)達成預期的管理目標,提高企業(yè)管理水平,借助一體化管理的理念滿足企業(yè)發(fā)展要求,將企業(yè)一切可利用的資源實現(xiàn)整合,提升企業(yè)競爭力。

        財務信息化中應用ERP的瓶頸

        第一,財務管理流程不科學。在開展財務信息化中應用ERP,要借助完善的信息化管理體系對財務工作進行優(yōu)化。但是很多企業(yè)的財務無法參與管理各環(huán)節(jié),財務工作的附加值較低,對管理的支持性較弱,無法充分發(fā)揮財務信息化的價值。

        第二,業(yè)財融合力度不足。企業(yè)在建設ERP之后,要讓財務和業(yè)務之間信息系統(tǒng)形成接口,保障財務能夠融入業(yè)務的第一線。但是部分企業(yè)由于財務信息和業(yè)務信息不互通,財務工作要了解業(yè)務工作的狀態(tài),只能通過Excel表格進行導出,導致管理效率大打折扣。

        第三,內部控制體系不完善。在內部控制建設背景下,企業(yè)要健全內部控制,優(yōu)化管理的全環(huán)節(jié)。但是很多企業(yè)在建立ERP系統(tǒng)之后,無法通過ERP系統(tǒng)對內部控制進行優(yōu)化控制,企業(yè)對關鍵環(huán)節(jié)的控制力度薄弱,很可能發(fā)生風險而影響企業(yè)的運營。

        第四,信息溝通不暢。企業(yè)推行信息溝通機制,要通過ERP對信息進行傳遞。但是很多企業(yè)的ERP系統(tǒng)建設不當,信息孤島的問題普遍發(fā)生,無法借助ERP系統(tǒng)對企業(yè)各類信息實現(xiàn)一體化整合管理。

        財務信息化中應用ERP的建議

        優(yōu)化財務管理流程 在傳統(tǒng)會計核算模式下,財務能夠對企業(yè)經濟業(yè)務活動進行基礎核算。在傳統(tǒng)會計核算工作中,財務與業(yè)務工作相分離,財務人員只能根據會計準則開展賬務處理,但相關信息無法第一時間流轉至業(yè)務環(huán)節(jié),財務無法掌握業(yè)務工作第一線狀態(tài)?;贓RP系統(tǒng)的管理,能夠通過業(yè)務模塊信息流轉,讓企業(yè)財務掌握業(yè)務工作動向,極大程度減少了財務人員的工作量,并通過憑證的自動匯總功能,最大程度減少手工登記賬簿帶來錯誤的問題,實現(xiàn)財務與業(yè)務流程的一體化管理,只要有業(yè)務活動發(fā)生,就能夠直接反映到財務核算中,實現(xiàn)財務與業(yè)務同步管理的目標,實現(xiàn)對業(yè)務活動的有效監(jiān)控。例如,企業(yè)在銷售收款業(yè)務中,企業(yè)在收到客戶訂單到商品出庫、收到貨款全環(huán)節(jié),企業(yè)會生成主營業(yè)務收入、主營業(yè)務成本、庫存商品、銀行存款等相關科目,但是相關科目僅能對各項事項進行概括性總結,無法精確體現(xiàn)出管理流程的實際狀況,如無法體現(xiàn)出哪類產品產生應收賬款等方面信息,相關財務核算精細化程度無法滿足企業(yè)工作需求。為促使財務掌握業(yè)務部門的需要,要編制一份報表來記錄銷售明細,需要在月末花費大量時間和精力開展對賬,并且相關工作依賴大量人工操作,降低了財務對業(yè)務監(jiān)督的效率。ERP系統(tǒng)能夠在企業(yè)管理中搭建完善的信息流,企業(yè)銷售部門在獲取相關信息之后,在收到客戶信息時,通過在系統(tǒng)中生產細致明細,在收到銷售訂單、完成發(fā)貨等環(huán)節(jié),系統(tǒng)中生成記錄,確保各類信息更準確,財務的信息能夠通過前端業(yè)務部門在ERP系統(tǒng)中的操作進行錄入,實現(xiàn)業(yè)務模塊自動生成相關財務信息,最大限度保障了財務數據具有準確性,讓財務人員從大量的基礎工作中解放出來。

        強化業(yè)財融合 在ERP應用的背景下,企業(yè)要讓財務為業(yè)務提供支持。傳統(tǒng)的財務工作是事后核算方面,財務無法全面參與到企業(yè)的業(yè)務流程中,財務信息與業(yè)務信息之間相互分離,財務無法對企業(yè)的業(yè)務活動實行有效監(jiān)控,也不利于為企業(yè)決策提供良好支持。ERP秉承著精細化管理的理念,能夠有效提高企業(yè)財務管理的效率和質量。借助ERP為企業(yè)實現(xiàn)事前預測、事中監(jiān)控、事后分析,實現(xiàn)對企業(yè)的精細化管理,讓財務透視業(yè)務的全過程,協(xié)助企業(yè)的業(yè)務流程實現(xiàn)科學管理,為企業(yè)價值最大化提供支持。企業(yè)在執(zhí)行ERP建設中,通過ERP能夠將企業(yè)內部的子系統(tǒng)之間實現(xiàn)一體化控制,實現(xiàn)財務和業(yè)務之間一體化管理,有效提高企業(yè)管理效益。ERP環(huán)境下財務信息來源于業(yè)務模塊,之后匯總到財務模塊,通過對財務核算、費用管理、固定資產管理、往來管理等環(huán)節(jié)實現(xiàn)一體化管理的機制,能夠讓財務與業(yè)務信息進行有效集成,所有業(yè)務情況都可以直接反映到財務數據中。通過一體化管理機制,能夠讓企業(yè)的財務監(jiān)督業(yè)務環(huán)節(jié),為業(yè)務工作流程提供支持。

        改進內部控制 第一,完善財務制度。ERP給財務管理帶來巨大影響,企業(yè)要讓財務和業(yè)務工作實現(xiàn)標準化管控,借助ERP系統(tǒng)為企業(yè)提供強大數據庫,通過健全制度讓企業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)規(guī)范管理,結合企業(yè)的管理流程形成標準化的控制措施,確保企業(yè)的業(yè)務核算環(huán)節(jié)工作規(guī)范,以此降低問題發(fā)生的可能性。例如在企業(yè)的存貨核算環(huán)節(jié),要建立完善的存貨核算制度,避免存貨賬實不符的風險。又如在應收賬款管理環(huán)節(jié),企業(yè)通過建立完善的授信與款項催收制度,確保企業(yè)的應收賬款得到科學管理,讓企業(yè)所有應收賬款信息能夠被及時獲取,并提高企業(yè)財務信息獲取的及時性,讓企業(yè)工作信息能夠得到及時反饋。

        第二,改進內部控制環(huán)境。首先,提高人員素養(yǎng)。ERP建設對財務人員而言是一場空前革命,ERP體系有效解決信息孤島,對財務信息進行整合。為了提高管理效益,企業(yè)不僅要求財務人員具有溝通能力,還要能夠對各項數據進行分析和處理。為此財務人員要具備專業(yè)知識,能夠從傳統(tǒng)大量數據處理的工作中解放出來,參與到財務分析、風險管理的環(huán)節(jié)中。其次,優(yōu)化財務組織設置,轉變財務管理工作職能。在實施ERP系統(tǒng)中,企業(yè)財務與業(yè)務部門信息實現(xiàn)一體化管理,各項財務模塊數據能夠實現(xiàn)自動流轉,企業(yè)的會計憑證、明細賬、總賬等相關信息能夠實現(xiàn)自動管理,大幅減少了人員的工作量,財務能夠快速、準確地收集和處理信息。同時ERP系統(tǒng)擴大了財務管理的內涵,在整個企業(yè)的管理中財務管理成為管理中樞,因此在未來財務人員要為企業(yè)的咨詢、分析等方面工作提供支持。財務人員要積極參與到內部控制、經營管理全環(huán)節(jié),包括參與企業(yè)的內部審計、成本分析等過程,讓企業(yè)在銷售到收款全環(huán)節(jié)形成一體化的集成管理,讓企業(yè)財務實現(xiàn)對管理流程全方位監(jiān)督和控制,減少管理環(huán)節(jié)中各類因素給企業(yè)帶來的影響,實現(xiàn)財務對管理者的服務。

        第三,借助ERP對財務管理工作進行實時控制。基于ERP體系的應用,能夠讓企業(yè)實現(xiàn)信息整合與傳遞,讓企業(yè)不同系統(tǒng)之間形成一個整體,對企業(yè)供應鏈各環(huán)節(jié)實現(xiàn)高效控制,準確反映出企業(yè)經營狀況全過程,為企業(yè)提供準確的信息。對于存在問題的環(huán)節(jié),由財務做出相應整改機制,幫助企業(yè)獲取財務信息和非財務信息,滿足企業(yè)多樣化的信息需求,并通過ERP系統(tǒng)對企業(yè)各類信息進行控制,達到提高企業(yè)管理效率的目的?;贓RP系統(tǒng)由財務對企業(yè)的業(yè)務全環(huán)節(jié)進行跟蹤,要求在ERP系統(tǒng)中設置關鍵控制點,對關鍵控制點的執(zhí)行狀況進行跟蹤監(jiān)督,由財務控制機制實現(xiàn)對業(yè)務流程的管理。例如在應收賬款流程中生成導數,當發(fā)現(xiàn)應收賬款業(yè)務就要生成憑證并過到總賬。同時企業(yè)要能夠及時查看分析報告,為企業(yè)工作提供有效支持。又如在企業(yè)的存貨管理中,企業(yè)存貨相關狀態(tài)能夠被信息系統(tǒng)及時記錄,由信息系統(tǒng)記錄存貨的上下限,并由系統(tǒng)做出預警。當企業(yè)的存貨得到下限時及時由采購部門開展采購工作。通過對關鍵控制點進行管理,讓企業(yè)財務提高對業(yè)務的控制力度,注重對流程的實時監(jiān)管與有效管理,優(yōu)化企業(yè)管理流程控制的效果,幫助企業(yè)達到財務對工作流程的控制目標。通過建立企業(yè)財務與業(yè)務之間相互監(jiān)督、相互銜接的機制,讓各部門之間得到約束。

        完善信息溝通 ERP管理的一大優(yōu)勢是借助信息系統(tǒng)消除企業(yè)的信息孤島,通過對各類信息資源進行集成管理,將分散的信息資源實現(xiàn)無縫銜接,通過信息整合的方式實現(xiàn)信息共享,解決不同系統(tǒng)之間各自為政的問題。企業(yè)要結合自身實際情況,解決信息傳遞不暢的問題。很多企業(yè)產生信息孤島的主要原因是企業(yè)在信息建設的環(huán)節(jié)中,信息無法實現(xiàn)有效共享,再加上不同部門之間的信息存在差異,數據接口無法實現(xiàn)統(tǒng)一。通過優(yōu)化信息系統(tǒng)建設,能夠讓企業(yè)獲取有價值的信息,滿足企業(yè)不同環(huán)節(jié)信息傳遞的要求,實現(xiàn)對資源合理配置的目標,形成對企業(yè)各項信息的控制。例如在企業(yè)信息系統(tǒng)中,包括銷售模塊、采購模塊、存貨模塊等,以此搭建企業(yè)內部信息共享的平臺,讓不同模塊實現(xiàn)信息共享。在企業(yè)銷售模塊中錄入產品名稱、客戶信用額度等信息,在采購模塊中錄入供應商資料、存貨編碼等信息。企業(yè)的銷售部門在接到銷售訂單之后,將訂單傳遞給庫存模塊,庫存模塊結合是否有足夠存貨,分析是否需要采購。如果庫存不足,則將信息傳遞給采購模塊,向供應商發(fā)出采購申請,供應商提供貨物到達企業(yè)之后完成驗收,并將信息傳遞給銷售模塊完成發(fā)貨。在此過程中,相關信息的流轉能夠及時生成憑證,財務能夠掌握業(yè)務流轉的狀況,提高企業(yè)信息傳遞效率。

        ERP是現(xiàn)代企業(yè)管理工具,能夠幫助企業(yè)對內部各類資源進行科學配置。近年來企業(yè)之間的市場競爭日趨激烈,ERP作為完善的數據管理系統(tǒng),建設ERP能夠提高企業(yè)管理水平,幫助企業(yè)提升競爭力。在當前越來越多企業(yè)借助ERP體系優(yōu)化管理流程,通過多維度的數據分析工作,讓財務透視業(yè)務,實現(xiàn)各環(huán)節(jié)的銜接,從而提高企業(yè)管理水平。雖然ERP在當前被普遍,但是很多企業(yè)在ERP應用中還存在一定問題。為確保ERP全面應用到財務信息化建設當中,促使企業(yè)的財務和業(yè)務實行協(xié)同,本文對財務信息化中ERP體系的應用進行分析,能夠為企業(yè)財務信息化下建設ERP體系提供參考。

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