林建奎

(中國恩菲工程技術有限公司，北京 100038)

設備、材料是工程建設的物質基礎和重要資源，材料管理以其周期長、環(huán)節(jié)多、涉及面廣、要求高而成為工程管理的難點。隨著工程規(guī)模越來越大，功能結構日趨復雜，使得設備、材料的采購數(shù)量龐大、種類繁多、規(guī)格復雜，采購費用越來越高，而項目建設周期在不斷縮短，項目實施各階段的交叉程度越來越深，設備、材料失控的現(xiàn)象日趨嚴重，工程項目的風險愈來愈大[1]，工程管理界越來越深切地認識到材料管理是工程建設項目管理的重要內(nèi)容，材料管理成效對于實現(xiàn)項目的進度、費用和質量目標至關重要。

傳統(tǒng)模式下的工程建設項目，設計、采購、施工分屬不同的合同管理主體，無法實現(xiàn)工程材料全過程、全方位的系統(tǒng)管理，而工程總承包管理模式則為實現(xiàn)工程材料全過程一體化管理提供了合同基礎。作為現(xiàn)代工程建設項目的主要承包模式之一，工程總承包模式目前已廣泛應用于多種領域的工程建設中。工程總承包的突出優(yōu)勢就是通過工程設計、采購和施工過程的有機結合，有利于實現(xiàn)各階段的合理銜接和有效協(xié)調[2]，實施項目全過程的進度、費用、質量、材料等一體化統(tǒng)籌控制[3]。開展工程總承包項目材料控制研究，加強總承包項目的材料管理，實現(xiàn)工程公司與國際接軌，是當前工程項目管理中十分必要和緊迫的現(xiàn)實任務。

1 材料控制的基本內(nèi)涵

一個工程項目的工作流、物資流和資金流構成了項目管理的三大“主流”管理內(nèi)容，貫穿于項目全過程，涉及到項目諸方面。而工程設備、材料組成的“物資流”是項目統(tǒng)籌控制中最基礎的管理對象，材料控制與進度控制、費用控制一起成為總承包項目一體化統(tǒng)籌控制的三大控制內(nèi)容[4]。

材料控制作為工程項目管理的新興學科，是項目一體化統(tǒng)籌控制的重要組成部分，是一項橫跨工程公司多個部門和專業(yè)、縱穿項目實施全過程的一項重要項目管理工作，包括工程材料的專業(yè)設計、數(shù)量統(tǒng)計、設計請購，采購采買、催交檢驗、交付裝運，直至現(xiàn)貨接收、倉儲管理、領用發(fā)放，以及安裝后的材料追溯等，伴隨著材料應用的整個項目周期[5，6]。

材料控制對設備、材料的數(shù)量和進度進行跟蹤監(jiān)控，配合相關部門對設備、材料的質量和費用實施綜合管理，協(xié)調設計、采購和施工的材料接口關系，在項目材料管理中居于設計、采購和施工之間邏輯關系的中心地位，對于更好地實現(xiàn)項目目標控制和總承包項目管理發(fā)揮著越來越重要的作用。

2 材料控制的體系程序

2.1 材料控制體系

在總承包項目組織體系中建立材料管理組織，設立材料控制工程師崗位，明確項目控制、設計、采購和施工各部門的材料管理職責。在項目管理系統(tǒng)中建立材料控制系統(tǒng)，包括材料統(tǒng)計控制系統(tǒng)、請購控制系統(tǒng)、采購控制系統(tǒng)、現(xiàn)場控制系統(tǒng)[7-9]。

材料控制系統(tǒng)通過項目控制職能把設計、采購和施工各階段的材料管理過程有機地統(tǒng)一起來，項目設計、采購(物流)和施工等部門作為材料控制系統(tǒng)的重要組成，按照材料管理職責各負其責。

工程總承包項目材料控制組織體系如圖1所示。

圖1 材料控制組織體系

材料控制工程師負責材料控制日常工作，管理協(xié)調其他相關部門，監(jiān)控材料控制全流程的執(zhí)行成效及偏差糾正。設計經(jīng)理、采購經(jīng)理和施工經(jīng)理分別負責項目實施各階段的材料管控及督導，各部門相關崗位人員執(zhí)行各階段材料管理具體任務，及時提供有關材料管理過程信息數(shù)據(jù)。

2.2 材料控制流程

工程設備、材料經(jīng)過項目策劃、設計、采購(物流)、安裝等過程，最終形成工程實體，投入工程使用，進入設施運行管理環(huán)節(jié)。

項目物資流貫穿于總承包項目實施全過程，涉及到設計、采購和施工各階段及進度、費用、材料控制等多方面，項目實施各方均有責任按照材料控制工作流程參與到材料管理與控制工作中來，總承包項目材料控制主流程[9-11]，如圖2所示。

圖2 材料控制工作流程

材料控制工程師通過對項目全過程的材料數(shù)量、進度實施監(jiān)控，協(xié)調設計、采購和施工各部門完成各自職責范圍的材料管理任務，并將監(jiān)控情況及時向相關部門反饋，確保工程材料在規(guī)定的時限內(nèi)完成設計請購、采購訂貨、到場交貨、現(xiàn)場收發(fā)，使正確的材料、在正確的時間、用在正確的位置，確保工程依項目計劃進行，為實現(xiàn)項目總目標服務。

3 材料控制實施內(nèi)容

3.1 材料控制策劃

材料控制策劃是開展總承包項目材料控制工作的前提，策劃的內(nèi)容包括：制訂材料控制計劃，明確控制重點和控制基準，出版材料控制統(tǒng)一規(guī)定。

材料控制策劃的原則是在最經(jīng)濟的條件下保證材料進度和數(shù)量滿足項目實施的需要。要明確的控制基準有材料數(shù)量計劃、材料進度計劃和相應工作標準等。

材料數(shù)量計劃依據(jù)工程公司積累的設備材料數(shù)據(jù)庫的歷史項目數(shù)據(jù)、項目合同的具體要求、項目工作分解結構、設計分階段提出的設備材料表和設計變更等資料，材料控制工程師經(jīng)數(shù)據(jù)分析、處理、匯總，形成材料數(shù)量計劃，作為材料數(shù)量控制基準。

材料進度計劃依據(jù)項目總體進度計劃和施工進度安排，結合設計、采購和施工部門對材料進度的具體要求，提出材料到場時間進度要求，并以此為依據(jù)倒排確定設計材料表及請購單的提出時間、采購訂單完成和現(xiàn)場到貨時間，明確材料請購、詢價、訂單和到貨等重要狀態(tài)控制節(jié)點時間，并將這些主要控制節(jié)點分別納入設計、采購進度計劃中予以標記和明確，綜合以上材料進度計劃，形成材料進度控制基準。

隨著項目進展和材料估算的不斷更新，材料控制工程師不斷完善、動態(tài)更新材料估算數(shù)據(jù)和材料進度動態(tài)，分階段發(fā)布材料控制計劃，作為后續(xù)階段材料數(shù)量和材料進度的控制基準。

策劃、建立項目設備材料編碼系統(tǒng)并將其納入整個項目編碼系統(tǒng)，在項目實施的材料管理全過程，應遵循統(tǒng)一的材料編碼規(guī)則，以便被確切識別并順利實施后續(xù)的材料控制程序[12]。

材料控制計劃應對設備選型、材料規(guī)格選用，備品、備件原則，材料裕量等原則做出統(tǒng)一規(guī)定，規(guī)范設計各專業(yè)在項目實施中做到材料的物理屬性與管理屬性的統(tǒng)一，避免對后續(xù)采購、安裝乃至備件訂購帶來困難，避免造成材料浪費。

根據(jù)合同范圍劃分總承包商與施工分包商的材料供貨范圍，理清材料供貨的界面分工，為材料管理責任和費用劃分提供依據(jù)。對技術含量高、質量要求嚴格、采購費用大的設備、材料由總承包商自行采購，而對市場化程度高的通用大宗材料、輔助材料、施工消耗品等，為便于統(tǒng)一考慮采購與施工的進度協(xié)調，通常委托施工分包商自行采購。

3.2 材料數(shù)量跟蹤與控制

材料的數(shù)量控制基于材料管理數(shù)據(jù)庫，材料管理數(shù)據(jù)庫是集材料設計統(tǒng)計、請購，采購訂貨、到貨，現(xiàn)場入庫、出庫以及需求計劃與領用發(fā)放于一體，以物資流為主線的集成數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，是對設計、采購和施工過程進行材料跟蹤監(jiān)控與管理的統(tǒng)一平臺，由材料控制工程師負責建立、管理和維護，材料管理的有關請購信息、訂單信息、催交檢驗信息、運輸信息、現(xiàn)場交接信息、現(xiàn)場出入庫信息等數(shù)據(jù)信息由相關部門崗位人員及時更新。項目本部和現(xiàn)場通過數(shù)據(jù)庫復制，保證數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和信息的準確，實現(xiàn)異地控制，各級材料管理人員可以根據(jù)相應權限隨時查詢材料數(shù)量及各種動態(tài)信息[13]。

設計是整個工程的主導，材料控制必須從總承包項目設計階段開始即進行材料統(tǒng)計匯總，按照項目工作分解結構，將材料數(shù)量輸入到材料統(tǒng)計控制系統(tǒng)。材料的設計總量即該材料的項目總需求，其數(shù)量等于施工圖設計的材料數(shù)量與設計變更量和設計裕量之和，是材料設計請購、采購訂貨、現(xiàn)場施工的數(shù)量控制基準。隨著材料設計的逐步深入，及時動態(tài)更新材料管理數(shù)據(jù)庫，以掌握項目材料的總體需求。

材料數(shù)量控制的關鍵，是把住“進”“出”兩個關口?！斑M”是指設計請購和訂單簽訂的“購”的環(huán)節(jié)，“出”是指材料現(xiàn)場“用”的環(huán)節(jié)。需要特別注意復雜設備、特殊材料的跟蹤控制。

設計請購單和采購訂單是材料控制的重點環(huán)節(jié)，材料控制工程師根據(jù)材料數(shù)量控制基準，嚴格審核請購的材料數(shù)量，經(jīng)批準后的請購單是采購實施的依據(jù)；根據(jù)請購單和數(shù)據(jù)庫的材料數(shù)量核實訂單的材料數(shù)量，可以避免材料漏訂或重復采購。

現(xiàn)場施工領料單是材料控制的另一個重點環(huán)節(jié)，材料控制工程師嚴格審核施工的材料需求計劃和施工領料單，經(jīng)批準后的材料需求計劃是材料領用的依據(jù)；根據(jù)材料需求計劃和領料單控制材料出庫數(shù)量，可以避免施工浪費或材料誤用。

在材料過程控制中，設計、采購和施工各部門按照各自職責及時動態(tài)地輸入材料的設計數(shù)量、裕量、請購量、訂購量、到貨量、庫存量、缺損量、剩余量等材料狀態(tài)信息，材料控制工程師據(jù)此掌握項目對材料的即時需求，做好現(xiàn)場材料的綜合平衡與控制，定期進行偏差計算和對比分析。如果發(fā)現(xiàn)缺、損、漏及補充訂貨等問題，材料控制工程師要分析原因，及時向有關部門發(fā)出預警報告，以采取適當措施及時糾正，重大事項報項目經(jīng)理決策，組織協(xié)調有關部門處理實施。

3.3 材料進度跟蹤與控制

材料進度控制計劃是材料進度控制的基準，材料控制工程師從設計材料數(shù)據(jù)表、請購單提出，采購訂貨、催交檢驗、運輸?shù)截?，現(xiàn)場驗收、倉儲保管，直至交付施工安裝為止，實行全過程的跟蹤控制，以使材料按計劃在允許的偏差范圍內(nèi)執(zhí)行[13，14]。

在項目進展的不同階段，材料進度控制的側重點有所不同。材料進度控制的關鍵，就是把握材料在“訂購、檢驗、運輸、領用”各階段的計劃監(jiān)控。需要重點監(jiān)控復雜設備、特殊材料和施工進度關鍵線路上的材料動態(tài)，特別關注漏訂、補訂設備材料的跟蹤控制，必要時采取特別措施(例如采用“空運”措施發(fā)運現(xiàn)場急需的材料等)，以保證施工進度的需要。

在工程設計階段，部分關鍵設備在初步設計階段就要實施采購，方能滿足項目總體進度要求。設計請購單進度、訂單進度、廠商提供設備確認圖進度，均與設計進度密切相關，處理不好相互節(jié)點的進度控制就有可能對下一步施工圖設計造成進度影響。而在施工安裝階段，供貨廠商的交貨進度、物流運輸進度又是施工進度的前提，處理不好可能對現(xiàn)場施工進度產(chǎn)生影響。所以，材料進度控制計劃要隨著項目的階段進展做出相應的調整，方可滿足項目進度控制的要求。

根據(jù)項目進展實際情況，材料控制工程師適時修正材料進度控制計劃，并建立監(jiān)測跟蹤制度，采用三月滾動控制計劃、月度計劃和周進度監(jiān)測報告、月度控制報告等多種形式進行材料進度計劃監(jiān)測的動態(tài)控制。

在材料過程控制中，控制、設計、采購和施工各部門按照各自職責跟蹤和監(jiān)測材料的進展狀態(tài)，及時動態(tài)地輸入材料的進度狀態(tài)信息，跟蹤監(jiān)測的內(nèi)容及深度要滿足材料進度控制基準的要求。請購單完成進度由控制部門負責統(tǒng)計，經(jīng)設計經(jīng)理確認后錄入系統(tǒng)；訂單完成進度和采購合同執(zhí)行進度由采購部門負責統(tǒng)計，經(jīng)采購經(jīng)理確認后錄入系統(tǒng)；現(xiàn)場接貨完成進度由施工材料管理工程師負責統(tǒng)計，經(jīng)施工經(jīng)理確認后錄入系統(tǒng)。

材料控制工程師定期對材料實際進展狀態(tài)與材料進度控制計劃進行跟蹤和趨勢分析，生成偏差報告，提出糾偏措施，及時向有關部門發(fā)出預警報告，重大事項報項目經(jīng)理決策，組織協(xié)調有關部門處理實施。

3.4 材料接口關系管理

工程總承包的管理優(yōu)勢，就是設計、采購和施工的三個階段可以由總承包商進行統(tǒng)一協(xié)調和管理，設計、采購和施工之間深度交叉，材料控制在設計、采購和施工這三個環(huán)節(jié)的材料接口管理至關重要，通過不間斷的過程監(jiān)控和及時協(xié)調，保證工程材料滿足項目順利實施的需要[15-18]。

3.4.1 設計與采購的接口關系

設計經(jīng)理組織設計專業(yè)按計劃及時提出請購文件，包括請購單和必要的技術文件，經(jīng)控制部門審核后提交采購經(jīng)理，作為材料采購的依據(jù)。設計經(jīng)理組織設計專業(yè)進行廠商技術方案評審，評審意見書面提交給采購經(jīng)理以便選擇確定供貨廠商。設計經(jīng)理組織設計專業(yè)參加廠商技術洽談會。

設計經(jīng)理組織設計專業(yè)審查廠商的設備確認圖紙，經(jīng)審查確認的圖紙作為設計輸入條件；審查確認意見書面提交采購經(jīng)理返給供貨廠商，供貨廠商據(jù)此進行制造圖的設計或修改。 設計經(jīng)理協(xié)助處理設備制造過程的技術問題和質量問題，必要時組織設計專業(yè)參與設備、材料的檢驗工作。

采購過程發(fā)生的設備、材料的技術、質量、數(shù)量等變更，由設計經(jīng)理組織設計專業(yè)確認，書面確認文件經(jīng)項目經(jīng)理批準后提交采購實施材料變更。

3.4.2 采購與施工的接口關系

采購經(jīng)理將設備、材料運達現(xiàn)場的進度安排、發(fā)貨箱件清單及詳細裝箱單等，提前通知現(xiàn)場。施工經(jīng)理根據(jù)到貨計劃，組織做好接貨準備，落實存放場地、庫房設施、裝卸機具、開箱檢驗用具，落實接貨手續(xù)和人員，建立接貨臺帳。

對于暫不安裝和不宜過早開箱檢驗的設備、材料，雙方可先辦理預驗收，待安裝前再行開箱檢驗。該類設備、材料在出廠裝運前更應做好細致清點和檢查，以避免安裝時因缺件影響工期。

開箱檢驗發(fā)現(xiàn)的質量、缺損等缺陷問題要做好詳細記錄，由采購經(jīng)理聯(lián)系供貨廠商或物流運輸商解決。進口設備、材料需由商檢機構出具證明，以便向外商提出索賠。入庫后的設備、材料由庫房管理員做好維護、保養(yǎng)，保證設備、材料的存放條件和完好狀態(tài)。

安裝和調試過程中發(fā)現(xiàn)設備、材料質量問題，采購經(jīng)理應及時聯(lián)系供貨廠商，配合施工查找原因、采取措施，盡快解決問題。必要時，采購經(jīng)理可授權現(xiàn)場施工經(jīng)理全權處理。

項目完工后，倉庫管理員應將庫存材料分類清點、統(tǒng)計造冊，配合材料控制工程師對多余材料進行分類和確認來源，提交采購經(jīng)理和施工經(jīng)理備案，并報項目經(jīng)理審批多余材料處理方案，項目經(jīng)理指定專人負責處理。

4 結 語

材料控制把工程設計、采購和施工三部分的材料管理過程有機地統(tǒng)一起來，實現(xiàn)了工程材料在總承包項目的全過程管理。材料控制檢查和監(jiān)督材料的進度計劃和數(shù)量估算執(zhí)行情況，通過不間斷地跟蹤檢查和動態(tài)監(jiān)控，采取相應措施進行糾偏，實現(xiàn)工程材料按照準確的數(shù)量和合理的進度滿足項目實施的需要。

做好材料控制的前提是建立“一個系統(tǒng)”，即必須建立一套材料控制系統(tǒng)，材料控制工程師居于該系統(tǒng)的中心地位，負責項目材料控制日常管理，并對其他相關部門進行控制和協(xié)調。做好材料控制的核心是做好“兩個控制”，即認真做好材料的數(shù)量和進度兩個方面的控制，努力追求材料不漏采、不錯采、不重采、不多發(fā)、不錯發(fā)、不剩余，盡力保證按照項目進度要求及時、準確到場，滿足施工需要。做好材料控制的關鍵是協(xié)調好“三個環(huán)節(jié)”，即做好工程材料在項目實施過程的跟蹤控制及設計、采購和施工過程之間接口環(huán)節(jié)的管理協(xié)調，控制好項目全過程材料的數(shù)量和進度，協(xié)調處理好過程接口環(huán)節(jié)問題，實現(xiàn)工程材料從設計藍圖到工程實體轉化的過程控制，從根本上保證項目的進度、費用、質量和安全的項目總體目標。材料控制是在工程總承包項目中實現(xiàn)項目精細化管理、走向全過程集成化管理的必經(jīng)之路，在工程總承包管理實踐中有著廣闊的應用前景。